Verwenden der Konversationsbereinigung zum Löschen redundanter Nachrichten in Outlook

Was ist eine Unterhaltung?

Möglicherweise kennen Sie eine Unterhaltung unter dem Begriff E-Mail-Thread. Bei einer Unterhaltung handelt es sich um den vollständigen Satz der E-Mail-Nachrichten – von der ersten Nachricht bis zu sämtlichen Antworten. Die Nachrichten einer Unterhaltung weisen denselben Betreff auf.

Wenn Sie beispielsweise eine Nachricht an eine Person senden und diese darauf antwortet, entsteht eine Unterhaltung. In vielen Unterhaltungen werden viele Antworten hin und her gesendet. Mehrere Personen antworten möglicherweise auf unterschiedliche Nachrichten in der Unterhaltung.

Was geschieht beim Aufräumen von Unterhaltungen?

Beim Aufräumen von Unterhaltungen wird der Inhalt der einzelnen Nachrichten in der Unterhaltung ausgewertet. Wenn eine Nachricht in einer der Antworten vollständig enthalten ist, wird die vorherige Nachricht gelöscht. Lesen Sie dazu das nachstehende Beispiel.

Jeff sendet eine Nachricht an Anne und Tim. Anne antwortet sowohl an Jeff als auch an Tim, und in ihrem Outlook Nachrichtentext ist Jeffs vollständige ursprüngliche Nachricht enthalten. Jetzt sieht Tim Annes Nachricht und antwortet sowohl auf Jeff als auch auf Anne. Tims Antwort enthält alle vorherigen Nachrichten in der Unterhaltung. Mit "Unterhaltung aufräumen" können sämtliche Nachrichten gelöscht werden – der letzten Nachricht von Tim, weil diese Nachricht eine Kopie aller vorherigen Nachrichten enthält.

Das Aufräumen von Unterhaltungen eignet sich am besten bei Unterhaltungen mit zahlreichen Antworten in beide Richtungen, insbesondere wenn viele Personen beteiligt sind.

Entfernen überflüssiger Nachrichten

1. (Klassisches Menüband) Wählen Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Löschen die Option Bereinigen aus.

   

   (Vereinfachtes Menüband) Wählen Sie auf der Registerkarte Start den Pfeil neben Löschen aus.

   

2. Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:

   • Unterhaltung aufräumen    Die aktuelle Unterhaltung wird überprüft, und überflüssige Nachrichten werden gelöscht.

   • Ordner aufräumen    Alle Unterhaltungen im ausgewählten Ordner werden überprüft, und überflüssige Nachrichten werden gelöscht.

   • Ordner & Unterordner bereinigen    Alle Unterhaltungen im ausgewählten Ordner und allen darin enthaltenen Ordnern werden überprüft, und überflüssige Nachrichten werden gelöscht.

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Ändern der Optionen zum Aufräumen von Unterhaltungen

Sie können angeben, welche Nachrichten nicht in das Aufräumen einbezogen und wohin gelöschte Nachrichten verschoben werden sollen.

1. Wählen Sie die Registerkarte Datei aus.

2. Wählen Sie Optionen aus.

3. Wählen Sie E-Mail aus.

4. Führen Sie unter Unterhaltung aufräumen eine der folgenden Aktionen aus:

   • Wenn Sie ändern möchten, wohin Elemente verschoben werden, wechseln Sie für Bereinigte Elemente in diesen Ordner, wählen Sie Durchsuchen und dann einen Outlook Ordner aus. Nachrichten werden standardmäßig in den Ordner Gelöschte Elemente verschoben. Wenn Ihr Outlook-Profil mehrere E-Mail-Konten enthält, verfügt jedes Konto über einen eigenen Ordner Gelöschte Elemente. Nachrichten werden in den Ordner Gelöschte Elemente verschoben, der dem jeweiligen E-Mail-Konto entspricht.

   • Soll die Ordnerstruktur von Elementen repliziert werden, die mit Aufräumen gelöscht wurden (bei Verwendung des Befehls Ordner und Unterordner aufräumen), wählen Sie Beim Aufräumen von Unterordnern die Ordnerhierarchie im Zielordner neu herstellen aus.

     Hinweis:  Diese Option steht nicht zur Verfügung, wenn als Ziel der Ordner Gelöschte Elemente angegeben wurde.

   • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Ungelesene Nachrichten nicht verschieben , um nachrichten, die Sie nicht gelesen haben, immer beizubehalten. Es wird empfohlen, diese Option nicht auszuwählen. Die verbleibenden Nachrichten der Unterhaltung umfassen alle gelöschten Nachrichten, z. B. derjenigen, die Sie möglicherweise nicht gelesen haben.

   • Um kategorisierte Nachrichten immer beizubehalten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Kategorisierte Nachrichten nicht verschieben . Diese Option sollten Sie auswählen. Kategorien gelten für bestimmte Nachrichten, und das Löschen einer kategorisierten Nachricht würde zum Verlust dieser Nachricht führen.

   • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Gekennzeichnete Nachrichten nicht verschieben, um alle gekennzeichneten Nachrichten immer beizubehalten. Diese Option sollten Sie auswählen. Kennzeichnungen gelten für bestimmte Nachrichten, und das Löschen einer gekennzeichneten Nachricht würde zum Verlust dieser Nachricht führen.

   • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Nicht digital signierte Nachrichten verschieben , um alle digital signierten Nachrichten immer beizubehalten. Diese Option sollten Sie auswählen.

   • Wenn die ursprüngliche Nachricht immer beibehalten werden soll, wenn jemand die Nachricht ändert, wenn sie in Antworten enthalten ist, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Wenn eine Antwort eine Nachricht ändert, das ursprüngliche Kontrollkästchen nicht verschieben . Diese Option sollten Sie auswählen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass Sie über eine vollständige Aufzeichnung des gesamten Inhalts der Unterhaltung verfügen, falls eine Person die in einer Antwort enthaltene Nachricht ändert.

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Siehe auch