SharePoint bietet eine skalierbare, funktionsreiche Oberfläche zum Verwalten von Inhalten. Wenn Sie eine große Menge an Dateien verwalten müssen, sollten Sie eine Dokumentcenter-Websitevorlage verwenden. Diese Vorlage ist für die umfangreiche Dokumentverwaltung optimiert. Es kann Zeit sparen und Ihnen helfen, effizienter zu sein. Versionen, Dokument-IDs, Dokumentenmappen, Metadatennavigation und Inhaltstypen sind in der Vorlage enthalten.
Eine Dokumentcenterwebsite funktioniert für beide folgenden Szenarien:
- Erstellungsumgebung In einer Dokumentcenter-Erstellungsumgebung erstellen und bearbeiten Benutzer Tausende von Dokumenten oder Medienobjekten, die in einem zentralen Repository gespeichert sind.
- Inhaltsarchiv In einem Inhaltsarchiv, z. B. einem Wissensdatenbank, speichern oder anzeigen Benutzer Dokumente.
In diesem Artikel erfahren Sie mehr über die Features in einer Dokumentcenter-Websitevorlage.
Informationen zum Erstellen eines Dokumentcenters finden Sie unter Verwenden von Vorlagen zum Erstellen verschiedener Arten von SharePoint-Websites.
Was befindet sich auf einer Dokumentcenterwebsite?
Die Dokumentcenter-Websitevorlage enthält Features, die es einfacher und effizienter machen, große Dokumentengruppen zu erstellen und zu verwalten. In den meisten Fällen kann ein Websitebesitzer jede dieser Features separat hinzufügen. Die Dokumentcenter-Websitevorlage aktiviert automatisch die empfohlenen Dokumentverwaltungsfeatures. In den folgenden Abschnitten werden diese Features kurz beschrieben.
Ein Dokumentcenter kann als Erstellungsumgebung oder als Inhaltsarchiv genutzt werden. In einer Erstellungsumgebung checken die Benutzer Dateien häufig ein und aus und erstellen Ordnerstrukturen für diese Dateien. Die Versionsverwaltung ist aktiviert, und frühere Versionen jedes Dokuments werden beibehalten. Darüber hinaus können Workflows den Lebenszyklus von Dokumenten steuern.
Im Gegensatz dazu findet in einem Inhaltsarchiv nur sehr wenig Erstellung statt. Die Benutzer zeigen Dokumente lediglich an oder laden Dokumente herauf. Die Dokumentcenter-Websitevorlage unterstützt das Erstellen eines Inhaltsarchivs namens Wissensdatenbank Archive. In der Regel enthalten Wissensdatenbanken einzelne Versionen von Dokumenten, und eine Website kann auf Millionen von Dateien skaliert werden. In einem typischen Szenario, z. B. einem technischen Supportcenter für eine große organization, können Tausende von Personen auf den Inhalt zugreifen, um sie hauptsächlich zu lesen. Nur einige würden neue Inhalte auf die Website hochladen.
Die folgenden Elemente beschreiben einige SharePoint-Features, die Sie in eine Dokumentcenterwebsite einschließen können. Zusätzlich zu diesen Funktionen passen einige Organisationen das Aussehen und die Navigation eines Dokumentcenters an. Einige fügen benutzerdefinierte Webparts hinzu.
Metadatennavigation
Verwaltete Metadaten sind ein System, das Dokumenten in SharePoint bestimmte Begriffe zuweist. Anschließend können Sie diese Begriffe verwenden, um die Dokumente zu klassifizieren. Sie können Metadaten auch verwenden, um ein leistungsstarkes Navigationstool für Benutzer zu erstellen, das ihnen helfen kann, das gewünschte Tool schnell zu finden.
Angenommen, Ihr Unternehmen verfügt über eine Wissensdatenbank, die Artikel enthält, die Personen bei der Behandlung von Problemen mit Produkten unterstützen. Sie können Metadatenbegriffe erstellen, mit denen Benutzer Informationen nach Produkt, Problemtyp oder anderen Eigenschaften filtern können.
Dokument-IDs
Auf einer Dokumentcenterwebsite erhält jeder Inhalt eine eindeutige ID, die nicht mit dem Dokumentspeicherort verknüpft ist, z. B. ein URL-Link. Dies bedeutet, dass die ID unverändert bleibt, wenn Sie das Dokument verschieben oder umbenennen. Sie können die ID verwenden, um einen dauerhaften Link für das Dokument zu erstellen und fehlerhafte Links zu minimieren.
Versionen
Versionen werden auf einer Dokumentcenterwebsite automatisch aktiviert. Dies bedeutet, dass Sie automatisch über einen Verlauf aller verschiedenen Versionen einer Datei verfügen. In einem Dokumentüberprüfungsprozess bedeutet dies beispielsweise, dass Sie über einen Datensatz aller Aktualisierungen verfügen, die während des Überprüfungszyklus eingegeben wurden. Sie können Updates nachverfolgen, Antwortende kontaktieren usw. Wenn ein Problem mit der aktuellen Version eines Artikels auftritt, können Sie außerdem schnell zur letzten als fehlerfrei bekannten Version rückgängig machen.
Inhaltstypen
Ein Inhaltstyp ist eine bestimmte Art von Inhalt zusammen mit einer Gruppe von Einstellungen für den Inhalt. Wenn jemand ein Dokument mit einem definierten Inhaltstyp erstellt, erhält es automatisch alle entsprechenden Einstellungen für diesen Inhaltstyp. Ein Dokumentcenter kann über eine Sammlung von Inhaltstypen verfügen– verschiedene Arten von Dokumenten, Videos, Vorlagen usw.
Inhaltsorganisation
Die Inhaltsorganisation ist nicht automatisch in einer Dokumentcenterwebsite enthalten, viele Benutzer fügen sie jedoch hinzu. Die Inhaltsorganisation ist ein SharePoint-Feature, mit dem Sie die allgemeine organization und Struktur von Elementen verwalten können. Mithilfe von Metadaten oder Inhaltstypen kann die Inhaltsorganisation Dokumente und andere Elemente automatisch an bestimmte Speicherorte weiterleiten. In einem Wissensdatenbank kann z. B. die Inhaltsorganisation automatisch alle neuen Übermittlungen an eine spezielle Bibliothek weiterleiten, die Artikel für ein bestimmtes Produkt sammelt.