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Aufbewahrungsrichtlinien sind Teil der Messaging-Datensatzverwaltungstechnologie (Messaging Records Management, MRM), die für E Microsoft Exchange Server- Microsoft 365-Konten verfügbar ist. MRM erleichtert die Aufbewahrung von Nachrichten, die zur Erfüllung von Organisationsrichtlinien oder gesetzlichen Vorschriften erforderlich sind, sowie das Entfernen von Inhalten, die keinen juristischen oder geschäftlichen Wert mehr besitzen.

Hinweis: Für dieses Feature gelten Microsoft Outlook- und Exchange Server-Lizenzanforderungen. Weitere Informationen finden Sie unter Lizenzanforderungen für das persönliche Archiv und Aufbewahrungsrichtlinien.

Informationen zu Aufbewahrungsrichtlinien

Organisationen können Standardaufbewahrungsrichtlinien für alle E-Mail-Elemente in einem Exchange Server- oder Microsoft 365-Postfach, spezifische Richtlinien für Standardordner wie "Posteingang", "Entwürfe", "Gesendete Elemente", "Gelöschte Elemente" und "Junk-E-Mail" erstellen oder Aufbewahrungsrichtlinien erstellen, die Benutzer auf Ordner oder einzelne Elemente anwenden können. Alle diese Optionen oder eine Kombination dieser Optionen können von Ihrem Administrator oder Exchange Server Microsoft 365 konfiguriert werden.

Wichtig: Bei Fragen hinsichtlich der Aufbewahrungsrichtlinien Ihres Unternehmens sollten Sie in den Richtlinien Ihres Unternehmens nachschlagen oder sich an die Rechtsabteilung wenden.

Das Zuweisen einer Aufbewahrungsrichtlinie gestaltet sich einfacher auf Ordnerebene als bei jeder Nachricht einzeln. Selbst wenn einem Ordner eine Aufbewahrungsrichtlinie zugewiesen ist, können Sie dennoch eine oder mehrere Nachrichten auswählen und nur diesen eine andere Richtlinie zuweisen. Eine einer Nachricht zugewiesene Richtlinie hat Vorrang vor allen geerbten Ordnerrichtlinien.

Wichtig: Alle Aufbewahrungsrichtlinien, die ein Datum umfassen, bis zu dem die E-Mail-Nachricht gelöscht wird, werden im Nachrichtenkopf der E-Mail angezeigt. Wenn die angewendete Aufbewahrungsrichtlinie jedoch eine Aufbewahrungsrichtlinie ist und das Löschen der E-Mail-Nachricht nicht erforderlich ist, werden der Richtlinienname und die Beschreibung möglicherweise nicht im Kopf der E-Mail-Nachricht oder in der Kopfzeile des Lesebereichs angezeigt. 

Zuweisen einer Aufbewahrungsrichtlinie zu einem E-Mail-Ordner

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf einen E-Mail-Ordner, um das Kontextmenü anzuzeigen, und wählen Sie Eigenschaften aus.

  2. Wählen Sie die Registerkarte Richtlinie und dann Ihre Ordnerrichtlinie aus. Standardmäßig verwendet ein Ordner automatisch alle Richtlinien, die dem übergeordneten Ordner bereits zugewiesen sind.
    Sie können eine Aufbewahrungsrichtlinie auf einen gesamten Ordner anwenden.

Zuweisen einer Aufbewahrungsrichtlinie zu E-Mails

  1. Klicken Sie in der Nachrichtenliste auf eine Nachricht.
     

    Tipp: Halten Sie zum Auswählen mehrerer Nachrichten die STRG-TASTE gedrückt, während Sie auf die einzelnen Nachrichten klicken.

  2. Wählen Sie im Menüband Richtlinie zuweisen aus.

    Zuweisen einer Richtlinie zu einem Element über das Menüband

  3. Die Aufbewahrungsrichtlinie für eine Nachricht wird in der Kopfzeile des Lesebereichs unter den Empfängernamen angezeigt und umfasst das Ablaufdatum. 

Der Befehl Richtlinie zuweisen fehlt im Menüband.

Wenn der Befehl Richtlinie zuweisen im Menüband fehlt, befindet er sich möglicherweise im Überlaufmenü. Klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts im Menüband, und die Schaltfläche Richtlinie zuweisen sollte angezeigt werden. Es ist auch möglich, dass ihr Exchange Server-Administrator oder Ihr Microsoft 365-Administrator die Aufbewahrungs- und Archivrichtlinien für Ihr Konto nicht aktiviert hat oder Sie keine Outlook-Lizenz verwenden, die dieses Feature enthält. Weitere Informationen finden Sie unter Lizenzanforderungen für das persönliche Archiv und Aufbewahrungsrichtlinien.

Entfernen einer Aufbewahrungsrichtlinie

Wenn Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie von einer E-Mail entfernen, gilt dann die Ordnerrichtlinie für das Element, wenn eine zugewiesen ist.

  1. Klicken Sie in der Nachrichtenliste auf eine Nachricht.

  2. Wählen Sie im Menüband Richtlinie zuweisen aus.

  3. Klicken Sie unter Aufbewahrungsrichtlinie auf Ordnerrichtlinien verwenden.

Die Aufbewahrungsrichtlinie für eine Nachricht wird in der Kopfzeile des Lesebereichs unter den Empfängernamen angezeigt und umfasst das Ablaufdatum. 

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