Mögliche Aktionen
Sie können Calendar Anweisungen verwenden, um routinemäßige Besprechungsaktionen zu automatisieren, damit Ihr Zeitplan fokussiert bleibt. Diese kurze Anleitung zeigt, was Sie tun können und wie Sie es in weniger als zwei Minuten einrichten können.
- Besprechungen automatisch annehmen: Nehmen Sie wichtige Besprechungen von bestimmten Personen oder nach Betreff automatisch an, wenn Ihr Kalender kostenlos ist.
- Besprechungen automatisch ablehnen: Lehnen Sie Besprechungen mit niedriger Priorität mit Themen, Schlüsselwörtern oder Zeitfenstern ab. Sie können besprechungen, die mit vorhandenen Ereignissen in Ihrem Kalender in Konflikt geraten, auch automatisch ablehnen.
- Besprechungen folgen: Halten Sie Ihre Zeit frei, während Sie auf dem Laufenden bleiben. Weitere Informationen finden Sie unter Folgen einer Besprechung in Outlook.
- Abgesagte Besprechungen entfernen: Sauber abgebrochene Ereignisse automatisch auf, um Unübersichtlichkeit zu reduzieren.
Wo Sie es verwenden können
Sie können Copilot in neuem Outlook oder in der Microsoft 365 Copilot-App verwenden. Sie können auch mit den Outlook-Einstellungen beginnen.
Einrichten in Copilot
Öffnen Sie Copilot im neuen Outlook oder in der Microsoft 365 Copilot-App. Im Feld Message Copilot können Sie Folgendes fragen:
- "Besprechungen immer von meinem Vorgesetzten annehmen, wenn mein Kalender kostenlos ist"
- "Abgebrochene Besprechungen automatisch löschen"
- "Besprechungen mit dem Thema Sprechstunden verfolgen"
- "Besprechungen, die mit vorhandenen Besprechungen in Konflikt geraten, immer ablehnen"
Copilot zeigt eine Bestätigung an, dass Sie Ihre Optionen überprüfen können. Genehmigen Sie, um die Anweisungen zu speichern.
Einrichten über Outlook-Einstellungen
- Öffnen Sie das neue Outlook für Windows oder Outlook im Web.
- Wählen Sie Einstellungen aus.
- Wählen Sie Copilot aus, und Calendar Anweisungen.
- Wählen Sie Anweisungen erstellen aus.
- Outlook öffnet Copilot, um Sie durch die Schritte zu führen.
Verwalten und Überprüfen von Aktionen
Sie können Aktionen für Copilot im neuen Outlook oder in der Microsoft 365 Copilot-App verwalten und überprüfen.
- Zeigen Sie die letzten Aktionen in Copilot an, um akzeptierte, abgelehnte, gefolgte und entfernte Besprechungen anzuzeigen.
- Aktualisieren oder löschen Sie eine Anweisung jederzeit mithilfe von Copilot.
- Fordern Sie nach einer gefolgten Besprechung eine Zusammenfassung an, um Ergebnisse und Links zu Artefakten zu erhalten, sofern verfügbar.
Wenn die Einstellung Konflikte für die automatische Ablehnung in Outlook eingerichtet ist
Outlook enthält eine integrierte Kalendereinstellung zum automatischen Ablehnen von Einladungen, die mit vorhandenen Ereignissen in Konflikt stehen. Diese Einstellung ist getrennt von Calendar Anweisungen vorhanden.
Wichtig
Wenn Sie sowohl die integrierte Einstellung für die automatische Ablehnung als auch eine Copilot-Anweisung aktiviert haben, kann die integrierte Einstellung ausgeführt werden, bevor Copilot die Möglichkeit hat, Ihre anderen Anweisungen auszuwerten. Erwägen Sie, den einen oder den anderen Ansatz zu verwenden, um eine konsistente Erfahrung zu erzielen.
Verwenden Sie stattdessen Copilot-Anweisungen:
Mit Calendar Anweisungen können Sie dasselbe Verhalten erreichen, indem Sie Copilot sagen: "Besprechungen, die mit vorhandenen Besprechungen in Konflikt stehen, immer ablehnen." Copilot-Anweisungen funktionieren in der Cloud, sodass sie auch dann gelten, wenn Ihre Desktop-App nicht geöffnet ist.
Tipp
- Verwenden Sie Personen- und Betrefffilter, um Regeln als Ziel zu verwenden. Nehmen Sie beispielsweise Besprechungen von Ihrem Vorgesetzten an oder folgen Sie Besprechungen mit dem Thema "Vierteljährliche Überprüfung".
- Fügen Sie die Bedingung "wenn mein Kalender frei ist" hinzu, wenn Sie Konflikte vermeiden möchten.
- Das Folgende teilt dem Organisator die Absicht mit, ohne Ihre Zeit zu blockieren.
- Wenn Sie zuvor in Outlook die Einstellung "Einladungen automatisch ablehnen, die mit vorhandenen Ereignissen in Konflikt stehen" verwendet haben, sollten Sie stattdessen eine Copilot-Anweisung verwenden, um eine konsistentere Erfahrung auf allen Ihren Geräten zu erzielen.