Erstellen und Anzeigen von Outlook-Regeln mit Microsoft 365 Copilot

Microsoft 365 Copilot in Outlook unterstützt Sie beim Erstellen und Überprüfen von Posteingangsregeln in natürlicher Sprache. Sie können Copilot bitten, Regeln einzurichten, die eingehende E-Mails organisieren, z. B. das Verschieben, Kategorisieren oder Löschen von Nachrichten, und schnell überprüfen, welche Regeln aktiv sind, ohne die Seite Regeleinstellungen zu öffnen.

Erstellen von Outlook-Regeln mit Copilot

Sie können Outlook-Regeln erstellen, indem Sie beschreiben, was Mit zukünftigen E-Mails geschehen soll:

• Erstellen Sie eine Regel, um E-Mails von Alex in den Ordner "Später lesen" zu verschieben.
• Kategorisieren Sie E-Mails von meinem Vorgesetzten als Wichtig.
• Verschieben Sie E-Mails mit "Rechnung" im Betreff in den Ordner Rechnungen.
• Löschen Sie Newsletter aus newsletters@contoso.com.

Copilot interpretiert Ihre Anforderung und übersetzt sie in eine Outlook-Regel.

Vor dem Erstellen einer Regel

Vor dem Vornehmen von Änderungen zeigt Copilot eine Zusammenfassung der Regel an und bittet um Bestätigung. In der Zusammenfassung ist klar und deutlich zu erkennen:

• Die Bedingung (z. B. E-Mails von Alex)
• Die Aktion (Verschieben, Kategorisieren oder Löschen)
• Dass die Regel nur für zukünftige E-Mails gilt

Beim Erstellen der Regel werden keine vorhandenen E-Mails geändert.

Wenn Ordner oder Kategorien nicht vorhanden sind

Wenn sich die Regel auf einen Ordner oder eine Kategorie bezieht, der noch nicht vorhanden ist, erklärt Copilot, was erstellt werden muss, und fordert eine einzelne Bestätigung an. Beispiel:

• Wenn der Zielordner nicht vorhanden ist, bestätigt Copilot die gemeinsame Erstellung des Ordners und der Regel.
• Wenn die Kategorie nicht vorhanden ist, bestätigt Copilot, dass die Kategorie erstellt und auf die Regel angewendet wird.

Es wird nichts erstellt, bis Sie dies bestätigen. Nach der Genehmigung werden der Ordner oder die Kategorie und die Regel gemeinsam erstellt.

Anzeigen von Outlook-Regeln mit Copilot

Sie können Copilot bitten, die Regeln anzuzeigen, die bereits in Ihrem Postfach vorhanden sind:

• Zeigen Sie mir meine aktuellen Regeln an.
• Meine Posteingangsregeln auflisten.
• Zeigen Sie Details für die Regel an, die E-Mails von Alex verschiebt.

Copilot zeigt eine schreibgeschützte Liste von Regeln an, einschließlich:

• Regelname
• Bedingungen und Aktionen
• Gibt an, ob die Regel aktiviert oder deaktiviert ist.

Das Anzeigen von Regeln erfordert keine Bestätigung und ändert nichts in Ihrem Postfach.

Verwalten von Regeln in Outlook-Einstellungen

Wenn Sie Änderungen an einer Regel vornehmen möchten, z. B. Bearbeitungsbedingungen, Löschen einer Regel, Deaktivieren oder Ändern der Regelreihenfolge, verwenden Sie die Einstellungen für Regeln von Outlook.

Wenn Copilot eine Regel erstellt oder anzeigt, enthält sie einen Link zu Outlook-Regeleinstellungen . Wenn Sie diesen Link auswählen, wird die Einstellungsseite für native Outlook-Regeln geöffnet, auf der Sie Ihre Regeln vollständig verwalten können.

Beschränkungen

Von Copilot erstellte Regeln sind Standardmäßige Posteingangsregeln. Daher können sie:

• Gilt nur für zukünftige eingehende Nachrichten (vorhandene E-Mails werden nicht rückwirkend verarbeitet)
• Sind in den in Outlook integrierten Regeleinstellungen sichtbar und verwaltbar, wo Sie sie bearbeiten oder löschen können

In Outlook für iOS und Android:

• Sie können Copilot verwenden, um Regeln zu erstellen und vorhandene Regeln anzuzeigen.
• Der Link Einstellungen für Outlook-Regeln ist nicht verfügbar. Um Regeln zu bearbeiten oder zu verwalten, öffnen Sie Outlook im Web oder auf dem Desktop.

Wo Regeln in Copilot verfügbar sind

Das Erstellen und Anzeigen von Outlook-Regeln ist über Microsoft 365 Copilot Chat (Arbeitsmodus) verfügbar. Sie müssen Outlook nicht öffnen, um es zu verwenden. Die ganzseitige Copilot-Benutzeroberfläche ermöglicht Es Ihnen, von überall aus auf Ihre Outlook-E-Mails zu reagieren.

Outlook-Regeln sind auch im Copilot-Seitenbereich für Microsoft 365-Apps verfügbar, auch wenn Sie in Outlook arbeiten.

Zu den unterstützten Apps und Plattformen gehören:

• Microsoft 365 Copilot (ganzseitige Benutzeroberfläche)

• Copilot-Seitenbereich in Microsoft 365-Apps, einschließlich Outlook auf:

  • Klassisches Outlook für Windows
  • Neues Outlook für Windows
  • Outlook für das Web
  • Outlook für Mac
  • Outlook für iOS
  • Outlook für Android