Wenn Sie ein Microsoft 365- oder Microsoft Exchange-Konto mit Outlook verwenden, können Sie Ereignisse oder Besprechungen planen und den Terminplanungs-Assistenten und die Raumsuche verwenden, um deren Planung zu vereinfachen.
Erstellen eines neuen Ereignisses oder einer neuen Besprechung
Wechseln Sie vom seitlichen Navigationsbereich zum Fenster "Kalender", und wählen Sie "Neues Ereignis" aus.
Im Fenster "Neues Ereignis " können Sie das Ereignis benennen, erforderliche Personen hinzufügen, die Uhrzeit festlegen, es als wiederkehrendes Ereignis/Meeting festlegen, einen Ort hinzufügen, eine Erinnerung festlegen und eine Nachricht hinzufügen.
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern, um einen Termin zu speichern, oder auf Senden, um die Einladung an alle zu senden, die Sie hinzugefügt haben. Sie wird zu der Uhrzeit und am Datum in Ihrem Kalender angezeigt, die Sie ausgewählt haben.
Verwenden des Terminplanungs-Assistenten
Wenn Sie mehrere Personen einladen, kann es etwas kompliziert werden, die Kalender aller Teilnehmer zu verwalten, um eine Uhrzeit zu finden, die für alle passt. Der Terminplanungs-Assistent hilft dabei, dies zu vereinfachen.
Klicken Sie auf das Dropdownmenü neben Neue Nachricht , und wählen Sie Neues Ereignis aus.
Wählen Sie im Fenster "Neues Ereignis " auf der Symbolleiste "Weitere Elemente anzeigen (...)" und dann " Terminplanungs-Assistent" aus.
Es wird eine Zeile für jeden zuvor eingegebenen Empfänger sowie die Verfügbarkeit des ausgewählten Standorts angezeigt (falls verfügbar). Sie können auch erforderliche oder optionale Teilnehmer direkt aus dem Terminplanungs-Assistenten hinzufügen.
- Zeiten, in denen Ihre Teilnehmer beschäftigt sind, werden rot angezeigt. Die Zeiten, zu denen Ihre Teilnehmer einen Termin mit Vorbehalt haben, werden in roten und weißen diagonalen Streifen angezeigt, die Zeiten, in denen Ihre Teilnehmer an einem anderen Ort arbeiten, und Zeiten außerhalb der Arbeitszeiten Ihrer Teilnehmer werden in hellgrauen und weißen diagonalen Streifen angezeigt.
- Zeiten, in denen Ihre Teilnehmer beschäftigt sind, werden rot angezeigt. Die Zeiten, zu denen Ihre Teilnehmer einen Termin mit Vorbehalt haben, werden in roten und weißen diagonalen Streifen angezeigt, die Zeiten, in denen Ihre Teilnehmer an einem anderen Ort arbeiten, und Zeiten außerhalb der Arbeitszeiten Ihrer Teilnehmer werden in hellgrauen und weißen diagonalen Streifen angezeigt.
Klicken Sie auf eine Uhrzeit, um ein blaues Kästchen zu platzieren, das Ihnen hilft, eventuelle Konflikte zu erkennen. Sie können auch auf die Ränder des blauen Feldes klicken und ziehen, um die Dauer des Ereignisses oder der Besprechung zu verlängern oder zu verkürzen.
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie oben auf dem Bildschirm auf "Fertig ", um zum Fenster "Neues Ereignis " mit den von Ihnen vorgenommenen Änderungen zurückzukehren. Überprüfen Sie, ob alles korrekt ist, und klicken Sie auf Speichern , um es zu senden.
Verwenden der Raumsuche
Wählen Sie in einem neuen Ereignis oder einer neuen Besprechung in der Symbolleiste "Weitere Elemente anzeigen (...)" und dann "Terminplanungs-Assistent" aus.
Klicken Sie auf Standort hinzufügen und dann auf Alle Räume durchsuchen , falls verfügbar.
Hinweis
Wenn die Option "Raumsuche" nicht angezeigt wird, sind Sie möglicherweise nicht bei einem Konto mit Zugriff auf Standortinformationen angemeldet. Wenden Sie sich an Ihren IT-Administrator, um Unterstützung zu erhalten.
In der Raumsuche können Sie das Gebäude, den Raumtyp, die Kapazität, die Etage und die Funktionen (z. B. ob der Raum über Audio, Video, Projektor usw. verfügt) auswählen.
Nachdem Sie aus den verfügbaren Optionen ausgewählt haben, werden im Abschnitt "Vorgeschlagen " unten die Räume gesucht. Wenn ein Raum zum Zeitpunkt Ihrer Besprechung verfügbar ist, wird in grünem Text " Verfügbar " angezeigt, und wenn er bereits gebucht oder geschlossen ist, wird in rotem Text "Nicht verfügbar " angezeigt.
Antworten auf Veranstaltungen oder Besprechungen
- Wenn Sie auf eine E-Mail mit einer Veranstaltungs- oder Besprechungseinladung klicken, klicken Sie darauf und Sie sehen ein RSVP-Fenster.
- Wenn Sie auf "Annehmen", "Mit Vorbehalt" oder "Ablehnen" klicken, wird Ihre Antwort sofort gesendet. Wenn Sie also eine optionale Nachricht hinzufügen oder eine neue Zeit vorschlagen möchten, tun Sie dies zuerst. Sie können auch das Kontrollkästchen "E-Mail-Organisator" aktivieren, wenn Sie keine Bestätigungs-E-Mail senden möchten.
- Wenn Sie Ihre RSVP ändern müssen, wechseln Sie zu Ihrem Kalender, suchen Sie das Ereignis oder die Besprechung, und doppelklicken Sie darauf, um es zu öffnen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche RSVP bearbeiten , um das RSVP-Fenster anzuzeigen und Ihre Auswahl zu ändern.
