Bewährte Methoden für die Projektkommunikation in Project Online

Gilt für

Project Online

Als Projektmanager kommunizieren Sie mit vielen Projektbeteiligten – von den Teammitgliedern, die Projektaufgaben ausführen, bis hin zu organization Führungskräften und Projektkunden. Da Kommunikation so entscheidend für den Erfolg Ihres Projekts ist und Sie verschiedene Arten von Informationen an verschiedene Arten von Projektbeteiligten kommunizieren, benötigen Sie einen soliden Projektkommunikationsplan. Sie können Project Web App über Ihr Project Online-Abonnement verwenden, um viele Aspekte Ihres Kommunikationsplans zu implementieren und die richtigen Arten von Informationen mit den richtigen Personen auszutauschen.

Inhalt dieses Artikels

Warum ist Projektkommunikation so wichtig?
Bewährte Methoden für die Kommunikation in einem Projekt
Veröffentlichen des Kommunikationsplans in Project Online
Teammitgliedern zeigen, wie sie auf den Projektzeitplan zugreifen können
Identifizieren und Einrichten der richtigen Berichte

Warum ist Projektkommunikation so wichtig?

Mit so vielen Personen, die an einem einzelnen Projekt beteiligt sind, groß oder klein, spielt die Kommunikation eine enorme Rolle beim Erfolg oder Misserfolg des Projekts. Wenn die Kommunikation fehlt, kann es bei Ihrem Projekt zu Fehlschlägen wie Annahmen, Duplizierungen oder dem Gegenteil, Lücken im Aufwand kommen. Darüber hinaus können die Beteiligten das Gefühl haben, dass sie sich in isolierten Silos befinden, die ungehört und nicht unterstützt werden, was zu einer schlechten Moral und einer sinkenden Produktivität führen kann.

Auf der anderen Seite, wenn kommunikation gut ist, kann Ihr Projekt Effizienz bei Der Prozess, erkennung und Prävention von Problemen und Risiken, innovative Problemlösung und Entscheidungsfindung auf der Grundlage fundierter Fakten erleben. Die Förderung einer guten Kommunikation in einem Projekt verbessert die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr Projekt im Zeitplan bleibt und das Budget einhält.

Was ist überhaupt gute Kommunikation? Sie tauscht die richtigen Informationen mit den richtigen Personen aus. Sicherstellen, dass die Beteiligten auf allen Ebenen gehört werden. Kanäle für formelle und informelle Gespräche, die das Projekt in Richtung seines Ziels voranbringen.

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Bewährte Methoden für die Kommunikation in einem Projekt

Der richtige Zeitpunkt, um über Die Projektkommunikation nachzudenken, ist, wenn Sie sich in der Planungsphase Ihres Projekts befinden. Tatsächlich kann das Hinzufügen der Kommunikationsprozessentwicklung zu den ersten Aufgaben Ihres Projekts dem Team signalisieren, dass effektive Kommunikation die Aufgabe jedes Teammitglieds ist und der Schlüssel zum Erfolg des Projekts ist.

In den folgenden Abschnitten werden vier Fragen beschrieben, die Sie berücksichtigen müssen, wie die Kommunikation während des Lebenszyklus Ihres Projekts gehandhabt wird und wie Sie Ihre Antworten in einen Kommunikationsplan zusammenstellen, der für jeden geeignet ist.

Mit wem müssen Sie kommunizieren?

Sie müssen mit allen kommunizieren, die ein Interesse am Erfolg des Projekts haben oder daran beteiligt sind, d. h. mit den Projektbeteiligten. Denken Sie darüber nach, wer diese Beteiligten sind. Sie befinden sich wahrscheinlich auf verschiedenen Ebenen im organization, und einige sind möglicherweise außerhalb Ihrer organization. Hier sind einige mögliche Projektbeteiligte:

Mitglieder des Projektteams. Diese Personen erledigen die eigentliche Arbeit des Projekts.
Projektportfolio-Manager. Wenn Sie eine größere organization sind, die viele Projekte gleichzeitig ausführt, müssen Sie möglicherweise mit einem Portfolio-Manager kommunizieren.
Ressourcen-Manager. Wenn Ihr organization größtenteils projektbasiert ist, müssen Sie wie bei einem Portfoliomanager möglicherweise eng mit einem Ressourcenmanager zusammenarbeiten, der sicherstellt, dass die Mitarbeiter mit den richtigen Qualifikationen für die verschiedenen Projekte verfügbar sind.
Geschäftsleitung. Das obere Management muss in der Regel wissen, wie das Projekt läuft, insbesondere in Bezug auf Zeitplan und Kosten.
Sponsor oder Kunde. Möglicherweise gibt es einen Sponsor oder Kunden, der sich von der Geschäftsleitung unterscheidet und für das Projekt bezahlt.
Vertreter des Endbenutzers. Diese Person stellt diejenigen dar, von denen das Projekt wahrscheinlich profitiert oder auf andere Weise beeinflusst wird, wenn es abgeschlossen ist.

Welche Arten von Informationen benötigen sie?

Da die erste Kommunikationsregel darin besteht, Ihre Zielgruppe zu kennen, erzielen Sie die höchste Rendite für Ihre Kommunikationsinvestitionen, wenn Sie Ihre Kommunikation an das anpassen, was die einzelnen Beteiligten wissen müssen.

Die Mitglieder des Projektteams müssen z. B. wissen, welchen Aufgaben sie zugewiesen sind und wer von ihren Aufgaben abhängig ist, um wiederum ihre Arbeit zu erledigen. Sie müssen wahrscheinlich auch gelegentlich den vollständigen Projektzeitplan sehen, um ein gutes Gefühl für den Umfang und die fokussierte Richtung zu erhalten.

Im Gegensatz zu Teammitgliedern, die die wichtigsten Details benötigen, benötigen Führungskräfte oder Projektsponsoren eine sehr allgemeine Zusammenfassung der Entwicklung des Projekts. Sie befassen sich am meisten mit der Leistung gegenüber dem Projektzeitplan und -budget und möchten wissen, ob das Projekt auf dem richtigen Weg ist, um seine Ziele zu erreichen.

Sehen Sie sich Ihre Liste der Projektbeteiligten an, und denken Sie über das Projekt aus ihrer Sicht nach. Dadurch können Sie bestimmen, welche Informationen mit ihnen ausgetauscht werden sollen und welche Form diese Kommunikation annehmen soll. Sprechen Sie auch mit Ihren Projektbeteiligten, und finden Sie heraus, was und wie sie am liebsten kommunizieren.

Wie oft müssen die verschiedenen Arten der Kommunikation stattfinden?

Versuchen Sie, die richtige Balance zu finden: Zu wenig Kommunikation und das Projekt riskiert mehr Pannen als es sollte; Zu viel Kommunikation und verärrte Beteiligte fühlen, dass die Anstrengungen beschäftigt sind, die die Zeit für die Implementierung oder Überwachung des Projekts beeinträchtigen.

Wöchentliche status Berichte und Arbeitszeittabellen sind ein Standard für Aktualisierungen des Zeitplans des Projektteams, obwohl häufig 20-minütige tägliche "Stand-up"-Besprechungen bevorzugt werden. Ebenso können Sponsoren und Kunden eine wöchentliche Zusammenfassung des Projektzeitplans und der Kostenleistung wünschen. Wenn Sie mit einem Portfoliomanager oder einem Endbenutzervertreter einchecken, kann die Kommunikation möglicherweise monatlich oder sogar vierteljährlich erfolgen.

Jedes Projekt und seine Kommunikationsbedürfnisse sind anders. Berücksichtigen Sie sorgfältig die Häufigkeit der Kommunikation mit den verschiedenen Projektbeteiligten an Ihrem Projekt. Sprechen Sie erneut mit Ihren Projektbeteiligten darüber, was sie brauchen, und sind Sie bereit, Anpassungen vorzunehmen, die dem Projekt und seinen Mitarbeitern entsprechen.

Welche Technologie wird zum Austausch von Informationen verwendet?

Machen Sie sich mit den Technologieressourcen der organization vertraut, die Ihnen und Ihren Projektbeteiligten zur Verfügung stehen. Regelmäßige persönliche Besprechungen und der Austausch von Informationen per E-Mail sind häufig die Norm. Besprechungen mit einem Tool wie Skype for Business können jedoch für geografisch verteilte Beteiligte unerlässlich sein und Audio, Video, Bildschirmfreigabe und ein virtuelles Whiteboard umfassen. Instant Messaging (Chat, Chat) kann unmittelbarer und punktualer sein als E-Mail und den Beteiligten helfen, die benötigten Informationen schneller zu erhalten. Mit einem Tool wie Yammer kann Sich Ihr Team in einem privaten sozialen Netzwerk miteinander verbinden. Sie können Informationen teilen, über Prozesse chatten, Probleme lösen und Entscheidungen treffen.

Was auch immer Sie entscheiden, versuchen Sie, die technologietechnischen Tools zu verwenden, mit denen jeder vertraut ist. Aber zögern Sie nicht, eine neue Technologie auszuprobieren, wenn sie den Anforderungen des Projekts und des Teams entspricht, oder kehren Sie zu einer "altmodischen" Kommunikationsmethode zurück, wenn dies am besten ist. Es geht darum, eine bessere Zusammenarbeit in Ihrem Projektteam zu ermöglichen.

Erstellen eines Projektkommunikationsplans

Nachdem Sie Ihre Projektbeteiligten identifiziert und ermittelt haben, welche Arten von Informationsaustausch mit ihnen erforderlich sind und wie oft, sind Sie bereit, den Projektkommunikationsplan zu erstellen. Es muss nicht ausführlich sein. Es kann sich einfach um eine einseitige Zusammenfassung oder eine einfache Tabelle sein, die das Gelernte destilliert und die Bühne für eine gute Kommunikation während des gesamten Projektlebenszyklus darstellt.

Veröffentlichen Sie den Kommunikationsplan mit Ihrem Projekt, damit alle Beteiligten jederzeit Darauf zugreifen können. Besuchen Sie es in regelmäßigen Abständen erneut. Sich ändernde Bedingungen im Projekt können eine Änderung Ihrer regulären Kommunikationsstrategien rechtfertigen. Der Wechsel zwischen Projektphasen, z. B. von der Planung zur Ausführung oder von der Ausführung zum Abschluss, kann auch unterschiedliche Kommunikationsanforderungen erfordern.

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Veröffentlichen des Kommunikationsplans in Project Online

Sie haben viele Möglichkeiten, um eine gute Kommunikation zu ermöglichen, wenn Sie mit Project Web App in Project Online arbeiten. Zunächst können Sie den Kommunikationsplan sowie alle anderen Ihrem Projekt zugeordneten Dokumente der Dokumentbibliothek für das Projekt hinzufügen.

Wählen Sie in der Schnellstartleiste Projekte aus.
Wählen Sie im Projektcenter den Namen des Projekts aus, dem Sie den Kommunikationsplan hinzufügen möchten.
Wählen Sie in der Schnellstartleiste Dokumente aus. Die Seite Dokumente für das Projekt wird geöffnet.
Wählen Sie auf der Menüleiste Hochladen aus.
Navigieren Sie durch Ihr Dateisystem, um den Kommunikationsplan zu suchen und auszuwählen, und wählen Sie dann Öffnen aus. Ihre Datei wird der Dokumentbibliothek für das Projekt hinzugefügt.

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Teammitgliedern zeigen, wie sie auf den Projektzeitplan zugreifen können

Ihre Teammitglieder verwenden hauptsächlich Project Online, um ihre Arbeitszeittabellen zu übermitteln oder den Fortschritt für Aufgaben einzugeben. Sie können aber auch auf den vollständigen Zeitplan zugreifen – wichtig, um das Gesamtbild des Projekts zu sehen und zu verstehen, wer auf die Erfüllung ihrer Aufgaben wartet.

Wählen Sie in der Schnellstartleiste Projekte aus.
Wählen Sie im Projektcenter den Namen des Projekts aus. Das Projekt wird geöffnet und zeigt alle Vorgänge an, wer den Vorgängen zugewiesen ist, wann sie gestartet und abgeschlossen werden sollen, welche Vorgänge voneinander abhängig sind und vieles mehr.

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Identifizieren und Einrichten der richtigen Berichte

Ein wichtiger Aspekt der Projektkommunikation ist die Berichterstattung. Sie identifizieren, richten Berichte ein und führen sie in regelmäßigen Abständen aus, die von Teammitgliedern, dem Portfolio-Manager, dem Ressourcen-Manager, der oberen Verwaltung, kunden und anderen Beteiligten benötigt werden.

Project Web App enthält eine Reihe von Beispielberichten, die Ihnen den Einstieg in einige Grundlagen der Berichterstellung erleichtern. Diese Beispielberichte sind:

Dashboard "Projektübersicht"
Projektübersicht
Ressourcenübersicht

Um die Beispielberichte anzuzeigen, wählen Sie auf der Schnellstartleiste Berichte aus.
Wählen Sie auf der angezeigten Seite PWA-Berichte Ihre Sprache aus. Die drei Beispielberichte sind aufgeführt.
Klicken Sie auf einen Berichtsnamen, um den Bericht in Excel für das Web zu öffnen.