Sie können es zugeben – Sie haben eine Microsoft Excel-Tabelle verwendet, um Ihre Projekte zu verwalten, und Sie sehen nicht wirklich einen guten Grund für eine Veränderung. Sie sind nicht allein.
Es ist verlockend, einen Projektplan in Excel zu starten, da es Ihnen hilft, alle Ihre Projekte schnell aufzulisten, sie wie gewünscht anzuordnen und sogar etwas zu erstellen, das einer Gantt-Diagrammansicht ähnelt. Aber eine Tabellenkalkulation ist unzureichend, wenn es darum geht, Änderungen an Ihrem Projekt zu berechnen.
Wenn Sie mit mehreren Projekten, unterbrochenen Zeitplänen und freigegebenen Ressourcen jonglieren, wird das Verwalten eines Zeitplans in einer Tabellenkalkulation zu einer überwältigenden Aufgabe. Mit seinem dynamischen Planungsmodul, Ressourcenverwaltungstools und Unterstützung für eine bessere Kommunikation kann Microsoft Project Ihnen helfen, auf dem laufenden zu bleiben.
Inhalt dieses Artikels
- Nutzen Sie die Vorteile der unternehmensweiten Ressourcenverwaltung
- Lassen Sie Project die Auswirkungen von Datumsänderungen berechnen
- Verwenden flexibler Berichtsverfahren
- Integration mit Excel
Nutzen Sie die Vorteile der unternehmensweiten Ressourcenverwaltung
Was geschieht beim Nachverfolgen von Projekten mit Tabellenkalkulationen, wenn eine einzelne Ressource mehreren Projekten zugewiesen wird? Sie müssen Ressourcen außerhalb Ihres Projektplans entweder manuell oder mit einem Drittanbieterprogramm verwalten. Ressourcen werden oft unbeabsichtigt überlastet, und Sie können viel Zeit damit verbringen, die Arbeit neu zu planen.
Mit Microsoft Project Server können alle Projekte in Ihrer Organization auf einen zentralen, unternehmensweiten Ressourcenpool zurückgreifen. Auf diese Weise können Projektmanager die Verfügbarkeit einer Ressource schnell anzeigen, bevor sie einem Vorgang zugewiesen wird.
Lassen Sie Project die Auswirkungen von Datumsänderungen berechnen
Angenommen, Sie verfolgen ein Projekt in einer Tabellenkalkulation. Dieses Projekt hat einen Vorgang, der erst gestartet werden kann, wenn ein anderes Projekt ein bestimmtes Ergebnis liefert. Diese Leistung ist für den 18. Juni geplant. Es ist jetzt der 25. Juni, und Sie warten immer noch darauf. Wie lange dauert es, Ihr Arbeitsblatt mit einem neuen Datum für die Aufgabe zu aktualisieren, die von diesem Ergebnis abhängt? Vielleicht nicht lange, wenn sich die Aufgabe dem Ende des Projekts nähert, aber was ist, wenn sie sich dem Anfang nähert? Und was ist, wenn Ihr Projekt weit über 50 Aufgaben hat? Über 100 Aufgaben?
Project kann Ihnen mit seinem dynamischen Planungsmodul helfen, Ihren Projektzeitplan und Ihre Ressourcenzuordnungen schnell anzupassen. Es verarbeitet eine Datumsänderung und ihre Auswirkungen nahtlos und berücksichtigt alle Abhängigkeiten, Lieferungen und Ressourcenzuweisungen. Project berechnet nicht nur den Zeitplan automatisch neu, sondern hebt auch die Änderungsdaten hervor, sodass Sie die Auswirkungen jeder Zeitplanverschiebung schnell erkennen können.
Verwenden flexibler Berichtsverfahren
In zehn Minuten haben Sie ein spontanes Treffen mit Ihrem Vorgesetzten, um den Status Ihres Projekts zu besprechen. Sie möchten einen Bericht über den Fortschritt Ihres Projekts mitbringen, aber so kurzfristig ist das Beste, was Sie tun können, Ihre Tabelle zu drucken und zu hoffen, dass alle Daten korrekt sind. Sie möchten Ihrem Vorgesetzten einen robusteren Bericht über Ihr Projekt zur Verfügung stellen, aber das ist so kurzfristig nicht möglich, wenn Sie eine Tabellenkalkulation verwenden.
Mit Project können Sie schnell einen visuellen Bericht erstellen, der eine Vorlage verwendet, die die Daten in ein Pivotdiagramm in Microsoft Visio Professional exportiert. Sie können auswählen, welche Felder im Bericht hervorgehoben werden sollen, einschließlich aller benutzerdefinierten Felder, die Sie für Ihr Projekt eingerichtet haben, und einen sauberen, präzisen Bericht für Ihre Besprechung mit der Verwaltungsebene präsentieren.
Integration mit Excel
Wenn Sie Ihre Projektdaten nach Excel exportieren, können Sie weiterhin die leistungsstarken Tabellenkalkulationsfunktionen nutzen und gleichzeitig Project nutzen, um den Zeitplan und die Ressourcen Ihres Projekts zu verfolgen. Sie können Excel-Daten auch in Ihren Projektplan importieren oder darin einbetten.