Obwohl es wichtig ist, die Stunden, die Sie an Ihren Aufgaben in Project Web App arbeiten, zu drehen, ist es ebenso wichtig, mit Ihrem Projektmanager darüber zu kommunizieren, wie die Dinge allgemeiner laufen.
In diesem Artikel behandeln wir:
- Zeit im Gegensatz zu Vorgangsfortschritt: Worin liegt der Unterschied?
- Wo gebe ich den Fortschritt meiner Vorgänge ein?
- Hinzufügen von Kommentaren über Ihre Arbeit
Zeit im Gegensatz zu Vorgangsfortschritt: Worin liegt der Unterschied?
Bevor wir darüber sprechen, wie der Vorgangsfortschritt in Project Web App gemeldet wird, ist es wichtig, dass wir die Unterschiede zwischen Zeit und Vorgangsfortschritt im Klaren sind.
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Die Zeit/Arbeitszeit ist die Anzahl von Stunden, die Sie tatsächlich für die Arbeit an einem bestimmten Vorgang aufgewendet haben. Und diese Angabe tragen Sie in Ihre Arbeitszeittabelle ein, um die Anzahl von Stunden zu erfassen, die Sie im Laufe der Arbeitswoche für verschiedenen Aufgaben aufgewendet haben. |
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Vorgangsfortschritt ist ein Oberbegriff für solche Dinge wie den Prozentsatz an Arbeit, der abgeschlossen ist (% abgeschlossen), und die bis zur Fertigstellung eines Vorgangs verbleibende Arbeit (Restarbeit). |
Das Einreichen des Vorgangsfortschritts ist eine Möglichkeit, eine breitere Beschreibung Ihrer Sicht des Fortschritts bei Ihren Vorgängen zu erfassen.
Hier ein entsprechendes Beispiel ...
In diesem Beispiel werden Sie einem Vorgang zugewiesen, der planmäßig 40 Stunden in Anspruch nehmen soll.
Sie haben am Montag 8 Stunden auf den Vorgang aufgewendet, 4 Stunden am Dienstag und 8 Stunden am Mittwoch, insgesamt also 20 Stunden.
| Mo | Di | Mi | Do | Fr | SUMME | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Ist | 8 | 4 | 8 | 0 | 0 | 20 |
| Geplant | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 40 |
Dies ist die Zeit , die Sie in eine Arbeitszeittabelle eingeben würden.
Sehen wir uns nun die Von Ihnen ausgeführte Arbeit aus der Perspektive des Vorgangsfortschritts an.
Obwohl 20 von 40 Stunden für den Vorgang aufgewendet wurden, haben Sie möglicherweise nicht den Eindruck, dass Sie 50 % der Arbeit abgeschlossen haben.
Vielleicht sind Sie gut vorangekommen und haben 75% des Vorgangs abgeschlossen, oder Sie liegen zurück, etwa bei 25%.
20 von 40 Stunden sehen etwa so aus:
Aber tatsächlich liegen Sie vielleicht vor dem Zeitplan, etwa so:
Oder hinter dem Plan, wie hier:
Wenn Sie Den geschätzten Prozentsatz der Fertigstellung mitteilen, ist dies Ihr Vorgangsfortschritt. Auch das Kommunizieren der geschätzten verbleibenden Stunden für einen Vorgang (verbleibend Arbeit) ist ein Vorgangsfortschritt.
Fahren wir im Beispiel fort: Nach dem Abschließen von 20 der geplanten 40 Stunden für einen Vorgang stellt sich bei Ihnen vielleicht das Gefühl ein, dass Sie noch mehr als 20 Stunden Arbeit vor sich haben, bis der Vorgang abgeschlossen ist. Indem Sie Ihre Einschätzung der verbleibenden Arbeit an Ihren Projektmanager übermitteln, kommunizieren Sie den Vorgangsstatus.
Soweit klar, aber noch einmal: Warum gehen wir so vor?
Denken Sie daran, dass es genau wie bei Arbeitszeittabellen auch bei der Berichterstellung über den Vorgangsfortschritt nicht um Sie geht. Es geht um das Projekt selbst und darum, sicherzustellen, dass Arbeiten zeitgerecht und unter Einhaltung des Budgets erledigt werden.
Wenn die Aufgabe, an der Sie arbeiten, aus irgendeinem Grund länger dauert als erwartet, kann Ihr Projektmanager möglicherweise dinge neu anordnen , damit das gesamte Projekt nicht entgleist wird.
Selbst wenn Sie Ihre Arbeit mit ganzem Einsatz verrichten, laufen die Dinge nicht immer wie erwartet. Jeder gute Projektmanager weiß das, also betonen Sie es nicht besonders, wenn der Fortschritt Ihres Vorgangs nicht dem Zeitplan entspricht. Seien Sie einfach ehrlich, teilen Sie mit, wie die Dinge stehen, dann haben Sie Ihren Teil geleistet, um das Projekt im Plan zu halten.
Wo gebe ich den Fortschritt meiner Vorgänge ein?
Das ist in gewisser Weise eine schwierige Frage. Es gibt zwei Möglichkeiten, Project Web App für die Eingabe des Vorgangsfortschritts einzurichten.
Separate Ansichten für Arbeitszeit und Vorgangsfortschritt. Wenn Ihr organization Project Web App auf diese Weise eingerichtet hat, geben Teammitglieder die Zeit in der Arbeitszeittabellenansicht und den Vorgangsfortschritt in der Ansicht Vorgänge ein und übermitteln sie.
- Geben Sie Ihre Arbeitszeit wie folgt ein: Als Stunden in der Ansicht "Arbeitszeittabelle"
- Geben Sie den Vorgangsfortschritt wie folgt ein: Als "% abgeschlossen" und "Verbleibende Arbeit" in der Vorgangsansicht
Eine kombinierte Ansicht für Arbeitszeit und Vorgangsfortschritt. Wenn Ihr organization Project Web App auf diese Weise eingerichtet hat, können Teammitglieder sowohl den Zeit- als auch den Vorgangsfortschritt in der Arbeitszeittabellenansicht erfassen. Der Vorgangsfortschritt wird in diesem Fall statt durch "% abgeschlossen" durch die zusätzlich zur verbleibenden Arbeit erforderlichen Stunden Ihrer Arbeitszeit angegeben.
- Geben Sie Ihre Arbeitszeit wie folgt ein: Als Stunden in der Ansicht "Arbeitszeittabelle"
- Geben Sie den Vorgangsfortschritt wie folgt ein: Als verbleibende Arbeit in der Ansicht "Arbeitszeittabelle"
Die "kombinierte Ansicht"-Methode (die Ihr Administrator möglicherweise als "Einzeleintragsmodus" bezeichnet) beseitigt die Notwendigkeit, Dinge an zwei Stellen aufzuzeichnen, aber Sie verlieren die Möglichkeit, den Prozentsatz abgeschlossen in einem allgemeineren Sinne zu melden ("Ich bin etwa 25 % mit dieser Aufgabe erledigt."). Es gibt also Vor- und Nachteile. Letztendlich gehen Sie als Teammitglied einfach mit dem, was Ihr organization gewählt hat, aber manchmal ist es hilfreich, die Details hinter den Kulissen zu kennen.
Sind Sie bereit, Ihren Vorgangsfortschritt hinzuzufügen?
Hinzufügen von Kommentaren über Ihre Arbeit
Eine andere Möglichkeit, Ihren Vorgangsfortschritt zu kommunizieren, besteht einfach darin, beim Senden von Aktualisierungen an Ihren Projektmanager ein paar Kommentare hinzuzufügen. Es kann vorkommen, dass Sie erläutern müssen, warum die Abläufe bei einem Vorgang länger als geplant dauern ("Ich habe 20 Stunden Restarbeit hinzugefügt, weil..."), oder dass Sie zu den Arbeiten der vergangenen Woche mehr Details ausführen möchten ("Ich habe 6 Stunden für diesen Vorgang am Dienstag aufgewendet, als ich...").
Wenn Sie Kommentare hinzufügen möchten, aktivieren Sie im Menüband das Kontrollkästchen Kommentar bei Übermittlung, bevor Sie Ihre Arbeitszeittabelle oder den Vorgangsfortschritt übermitteln. Dann können Sie ein Kommentarfeld ausfüllen, bevor die Änderungen an den Projektmanager gesendet werden.