Tipps für Adressenlisten

Egal, wie clever Ihre Sendung ist, es wird wenig Auswirkungen haben, wenn Sie sie an die falschen Leute senden. Sie können Ihre Adressenliste auf Namen und Adressen beschränken oder weitere Details zu jedem Kunden angeben, damit Sie die Kunden in Segmente kategorisieren können, die für Ihr Unternehmen sinnvoll sind.

Je mehr Sie Ihre Sendung auf ein Kundensegment ausrichten, das wahrscheinlich an einem bestimmten Angebot interessiert ist, desto höher ist die Erfolgsquote Ihrer Sendung. Planen Sie, zwischen einem Drittel und der Hälfte der Zeit und des Budgets Ihrer Mailingkampagne zu verwenden, um Ihre Adressenliste für die Ausrichtung auf die entsprechenden Kundensegmente zu verfeinern.

Verwenden von Kundendaten

Nachdem Sie Informationen zu Ihren Kunden und potenziellen Kunden erhalten haben, kann die Nachverfolgung der gemeinsamen Attribute sehr nützlich sein. Je mehr Details Sie in Ihrer Mailingliste erfassen, desto mehr Optionen für die Ausrichtung Ihrer Sendungen haben Sie.

Stellen Sie jedoch sicher, dass die detaillierten Daten, die Sie nachverfolgen, die Daten sind, die Sie verwenden werden. Je mehr Komplexität Sie Ihrer Mailingliste hinzufügen, desto mehr Arbeit müssen Sie erledigen, um Ihre Liste zu verwalten.

Beispielsweise können Sie Kundendaten auf eine der folgenden Arten verwenden:

• Drucken von Adressetiketten Erstellen Sie Adressetiketten, für die Sie nur Namens- und Adressinformationen benötigen.
• E-Mail an Kunden in einem bestimmten Gebietsschema Filtern Sie Ihre Adressenliste nach Ort oder Postleitzahl, sodass Sie eine Promotion einfach nur für Kunden ankündigen können, die an einem bestimmten Ort leben.
• Hinzufügen einer personalisierten Begrüßung Personalisieren Sie eine Sendung, indem Sie den Vor- oder Nachnamen der Empfänger in eine Begrüßungszeile einfügen, indem Sie den Namen in die Datenfelder Titel, Vorname und Nachname unterteilen.
• Fokus auf Empfänger eines bestimmten Alters Informieren Sie Kunden über Produkte oder Dienstleistungen, die für die Lebensphase dieser Kunden geeignet sind (z. B. Planung der Pensionierung in den Zwanzigern oder Planung der Pensionierung in den fünfziger Jahren), indem Sie die Geburtsdatum Ihrer Kunden als Geburtsjahr (z. B. "1945") erfassen.
  Wenn Sie allen Kunden, deren Geburtstag im aktuellen Monat liegt, ein Werbegeschenk anbieten möchten, können Sie deren Geburtsdatum als Monat, Tag und Jahr erfassen (z. B. "1. Januar 2000").
• Separate Sendungen nach Geschlecht anpassen Kündigen Sie eine neue Produktlinie nur für Männer oder nur Frauen an, indem Sie das Geschlecht jedes Kunden ("männlich" oder "weiblich") in Ihre Mailingliste einschließen.
• Verwenden des Kaufverlaufs Senden Sie spezielle Ankündigungen an diejenigen, die kürzlich größere Einkäufe getätigt haben, oder benachrichtigen Sie Kunden, wenn Sie neue Modelle ihrer Lieblingsmarken haben. Dazu müssen Sie den Kaufverlauf der Kunden nachverfolgen. Sie können Kunden auch über ähnliche Produkte benachrichtigen ("Kunden, die gekauft haben, was Sie gekauft haben, haben dies auch gekauft").
• E-Mail senden, um das Porto zu speichern Sparen Sie Die Versandkosten für ein reines Einladungsereignis, indem Sie E-Mail-Einladungen an die Kunden senden, die ihre E-Mail-Adressen angeben. Sie können ihre Druck-Einladungen zuerst adressieren, indem Sie einen Seriendruck durchführen und nach Kunden filtern, die keine E-Mail-Adressen haben. Anschließend können Sie eine E-Mail-Einladung erstellen, indem Sie einen Seriendruck durchführen und nach den Kunden filtern, die über E-Mail-Adressen verfügen.

Erstellen einer Adressenliste

Im Einfachsten ist eine Mailingliste eine Textdatei, die Empfängerdatensätze in gemeinsame Felder unterteilt. Solche Listen haben in der Regel die Form von Arbeitsblättern oder Tabellen, wobei jeder Datensatz in einer eigenen Zeile in Spalten unterteilt ist, die die einzelnen Datenfelder enthalten, wie die hier abgebildete einfache Mailingliste.

Eine komplexe Liste kann zusätzliche Datenfelder enthalten, z. B. Produktgröße und Farbpräferenzen, Kaufverlauf, Geburtsdatum und Geschlecht.

Wenn Sie zum ersten Mal eine Mailingliste erstellen, können Sie dies tun, ohne Publisher zu verlassen. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen einer Adressliste für den Seriendruck.

Kombinieren von Listen aus mehreren Quellen

Unabhängig davon, ob Sie Adressenlisten haben oder diese kaufen, ermöglicht Publisher das Kombinieren und Bearbeiten von Kundenlisten aus mehreren Quellen in Publisher. Sie können auswählen, was für Sie am besten geeignet ist, indem Sie Ihre Herausgeber-Adressenliste aus einer beliebigen Kombination anderer Listen zusammenstellen, die in Excel, Outlook und Access erstellt wurden.

Geben Sie die hinzuzufügende Liste an.

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen auf Seriendruck>schrittweisen Step-Mail Seriendruck-Assistent.
   Wenn die Veröffentlichung mit einer Empfängerliste verbunden ist, überprüfen Sie die Verbindung, und klicken Sie dann auf der Registerkarte Sendungen auf Empfängerliste bearbeiten. Wenn die Veröffentlichung nicht mit einer vorhandenen Empfängerliste verbunden ist, klicken Sie im Seriendruckbereich auf Weiter: Erstellen oder Herstellen einer Verbindung mit einer Empfängerliste, und wählen Sie dann die gewünschte Liste aus.

2. Führen Sie im Dialogfeld Seriendruckempfänger unter Zu Empfängerliste hinzufügen eine der folgenden Aktionen aus:

   • Klicken Sie auf Neue Liste eingeben, fügen Sie im Dialogfeld Neue Adressliste die gewünschten Einträge hinzu, und klicken Sie dann auf OK.
   • Klicken Sie auf Vorhandene Liste verwenden, wählen Sie im Dialogfeld Datenquelle auswählen eine Datenquelle aus, und klicken Sie dann auf Öffnen.
   • Klicken Sie auf Aus Outlook-Kontakten auswählen (wenn Sie zur Auswahl eines E-Mail-Profils aufgefordert werden, klicken Sie auf das gewünschte Profil), und klicken Sie dann auf OK. Wählen Sie im Dialogfeld Kontakte auswählen einen Ordner oder eine Verteilerliste aus, und klicken Sie dann auf OK.

Beheben von Abweichungen beim Kombinieren von Listen

Wenn Sie eine Adressenliste zu einer anderen hinzufügen, enthält ein oder mehrere Felder in der hinzugefügten Liste möglicherweise keine Übereinstimmung in der vorhandenen Liste. Die Adressliste, die Sie hinzufügen, kann z. B. ein Feld "Unternehmensname " enthalten, die ursprüngliche Liste jedoch nicht.

Publisher fordert Sie auf, Nichtübereinstimmungen zwischen Feldern in den verschiedenen Quelllisten zu beheben, indem sie das Dialogfeld Zu Empfängerliste hinzufügen öffnen.

1. Wählen Sie im Dialogfeld Zu Empfängerliste hinzufügen ein Feld aus, das in der Spalte Übereinstimmend nicht aktiviert ist, wählen Sie in der Liste Empfängerlistenfelder mit übereinstimmenden Feldern das Feld aus, dem es entsprechen soll, und klicken Sie dann auf Übereinstimmung.

2. Vergewissern Sie sich im Dialogfeld Übereinstimmungsfeld , dass das ausgewählte Feld unter Mit Empfängerlistenfeld übereinstimmen aufgeführt ist, oder wählen Sie ein anderes aus, und klicken Sie dann auf OK.

3. Wenn Sie Ihrer Empfängerliste ein neues Feld hinzufügen müssen, um eine Übereinstimmung zu treffen, wählen Sie das Feld aus, das Sie in der neuen Liste hinzufügen möchten (die linke Liste im Dialogfeld Zu Empfängerliste hinzufügen ), klicken Sie auf Hinzufügen, und klicken Sie dann auf OK. Hinzugefügte Felder werden unter Neue Felder angezeigt, die der Empfängerliste hinzugefügt werden sollen.

   Tipp

   Entfernen Sie ein hinzugefügtes Feld, indem Sie es im Listenfeld Neue Felder zum Empfänger hinzufügen auswählen und dann auf Entfernen klicken.

Gewusst wie Mit Feldern übereinstimmen, wenn Publisher mich nicht dazu auffordert?

• Klicken Sie im Aufgabenbereich Seriendruck unter Weitere Elemente auf Adressfelder und dann auf Felder übereinstimmen.

Speichern einer Verknüpfung in einer kombinierten Liste

Sie können eine Verknüpfung zur kombinierten Liste für die Verwendung in anderen Mailings erstellen. Wenn Sie einen einzelnen Eintrag in der kombinierten Liste bearbeiten, wird der bearbeitete Eintrag auch in der ursprünglichen Quelldatei aktualisiert, wenn diese Datei zur Bearbeitung verfügbar ist. Wenn Sie die ursprüngliche Quelldatei nicht aktualisieren möchten, exportieren Sie die Empfängerliste in eine neue Datei.

1. Klicken Sie im Aufgabenbereich Seriendruck (Schritt 3: Erstellen von zusammengeführten Veröffentlichungen) unter Vorbereitung auf die Nachverfolgung dieser Sendung auf Verknüpfung in empfängerliste speichern.
2. Geben Sie im Dialogfeld Datei speichern im Feld Dateiname einen Namen für die kombinierte Adressliste ein.
   Standardmäßig wird die Adressliste im Ordner Meine Datenquellen gespeichert. Es empfiehlt sich, die Adressliste hier gespeichert zu lassen, weil dies der Standardordner ist, in dem Publisher nach Datenquellen sucht.
3. Klicken Sie auf Speichern.

Verfeinern einer Empfängerliste

Wenn die Felder in den verschiedenen Quelllisten übereinstimmen, werden alle Datensätze in der vorhandenen Liste im Dialogfeld Seriendruckempfänger angezeigt, in dem Sie die Empfänger filtern, sortieren und auswählen können, die in den Seriendruck aufgenommen werden sollen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben jedem Empfänger, den Sie einschließen möchten, und deaktivieren Sie das Kontrollkästchen neben jedem Empfänger, den Sie ausschließen möchten.

Auswählen oder Löschen aller Elemente

• Aktivieren oder deaktivieren Sie das Kontrollkästchen in der Überschriftenzeile.

Filtern von Elementen in der Liste

Wenn Sie nur bestimmte Einträge in Ihrer Liste verwenden möchten, können Sie die Liste nach einem bestimmten Feld oder Kriterium filtern. Nach dem Filtern der Liste können Sie Datensätze mithilfe der Kontrollkästchen ein- und ausschließen.

1. Klicken Sie auf den Pfeil neben der Spaltenüberschrift des Elements, nach dem Sie filtern möchten.

2. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

   • Klicken Sie auf (Leer), um alle Datensätze anzuzeigen, in denen das entsprechende Feld leer ist.

   • Klicken Sie auf (Nonblanks), um alle Datensätze anzuzeigen, in denen das entsprechende Feld Informationen enthält.

   • Klicken Sie auf (Erweitert), um das Dialogfeld Filtern und Sortieren zu öffnen, mit dem Sie nach mehreren Kriterien filtern können.

     Hinweis

     Sie können das Dialogfeld Filtern und Sortieren auch öffnen, indem Sie im Dialogfeld Seriendruckempfänger unter Empfängerliste einschränken auf Filter klicken.

3. Tipp

   Wenn Ihre Datenquelle Datensätze enthält, die dieselben Informationen gemeinsam nutzen, und die Spalte 10 oder weniger eindeutige Werte enthält, können Sie nach bestimmten Informationen filtern. Wenn beispielsweise mehrere Adressen vorhanden sind, die Australien als Land oder Region auflisten, können Sie nach Australien filtern.

4. Dann werden im Dialogfeld Seriendruckempfänger nur diese Datensätze angezeigt. Klicken Sie auf (Alle), um alle Datensätze erneut anzuzeigen.

Sortieren von Elementen in der Liste

Wenn Sie Elemente in alphabetischer Reihenfolge anzeigen möchten, können Sie sie in der Liste sortieren.

• Klicken Sie im Bereich Seriendruckempfänger auf die Spaltenüberschrift des Elements, nach dem Sie sortieren möchten.
  Wenn Sie die Liste beispielsweise alphabetisch nach Nachname anzeigen möchten, klicken Sie auf die Spaltenüberschrift Nachname.
• Um nach mehreren Kriterien zu sortieren, klicken Sie unter Empfängerliste einschränken auf Sortieren. Wählen Sie im Dialogfeld Filtern und Sortieren die Kriterien aus, nach denen Sie sortieren möchten.

Suchen von Duplikaten

Um doppelte Sendungen zu vermeiden, können Sie Datensätze in Ihrer kombinierten Liste suchen und entfernen, für die die meisten (aber nicht unbedingt alle) Felder übereinstimmen.

1. Klicken Sie im Dialogfeld Seriendruckempfänger unter Empfängerliste einschränken auf Duplikate suchen.
2. Lassen Sie im Dialogfeld Duplikate suchen nur die Einträge aktiviert, die Sie einschließen möchten, und klicken Sie dann auf OK.

Suchen eines bestimmten Empfängers oder einer Gruppe von Empfängern, die ein gemeinsames Attribut verwenden

Sie können die Liste durchsuchen, um eine einzelne Person oder eine Gruppe von Personen zu identifizieren, die gemeinsame Attribute teilen (z. B. den Nachnamen, die Postleitzahl oder den Geburtsmonat).

1. Klicken Sie im Dialogfeld Seriendruckempfänger unter Empfängerliste einschränken auf Empfänger suchen.
2. Geben Sie im Dialogfeld Eintrag suchen das Attribut ein, das Sie im Textfeld Suchen suchen suchen möchten, geben Sie das bzw. die felder an, die Sie durchsuchen möchten, und klicken Sie dann auf Weiter suchen.