Konfigurieren der direkten Datensatzverwaltung

Durch die Möglichkeit zum Verwalten von Datensätzen auf jeder Website können Datensatzverwalter besser steuern, wie geschäftliche und juristische Datensätze von langfristigem Wert gehandhabt werden. Bei der "direkten" Datensatzverwaltung können die Datensätze auch Teil eines Arbeitsbereichs für die Zusammenarbeit sein und neben anderen Dokumenten, an denen Sie arbeiten, bestehen.

Je nach der organisatorischen Struktur der Lösung für die Datensatzverwaltung können Sie die direkte Datensatzverwaltung auf der Websitesammlungsebene aktivieren und die manuelle Deklaration von Datensätzen auf der Listen- oder Bibliotheksebene deaktivieren. Für Listen und Bibliotheken ist die manuelle Deklaration von Datensätzen jedoch standardmäßig aktiviert, wenn das Feature auf der Websitesammlungsebene aktiviert ist.

Aktivieren der direkten Datensatzverwaltung in SharePoint

Falls noch nicht geschehen, müssen Sie die direkte Datensatzverwaltung aktivieren, bevor Sie diese Aufgaben ausführen können. Wenn Sie es aktiviert haben, überspringen Sie diese Schritte.

1. Navigieren Sie zur Website auf oberster Ebene.
2. Klicken Sie auf Einstellungen, und klicken Sie dann auf Websiteeinstellungen.
   Klicken Sie in einer mit einer SharePoint-Gruppe verbundenen Website auf Einstellungen, dann auf Websiteinhalte und dann auf Websiteeinstellungen.
3. Klicken Sie unter Websitesammlungsverwaltung auf Websitesammlungs-Features.
4. Suchen Sie unter Websitesammlungsfeatures nach Direkte Datensatzverwaltung , und klicken Sie auf Aktivieren.

Konfigurieren der direkten Datensatzverwaltung für eine Websitesammlung

Wenn Ihre Lösung für die Datensatzverwaltung mehrere Websites umfasst, haben Sie folgende Möglichkeiten zum Konfigurieren der Datensatzverwaltungseinstellungen:

• Geben Sie an, welche Arten von Einschränkungen für ein Dokument gelten sollen, wenn dieses als Datensatz deklariert wird.
• Geben Sie an, ob für alle Listen oder Bibliotheken einer Website die manuelle Deklaration von Datensätzen zulässig ist.
• Geben Sie an, wer Dokumente manuell als Datensätze deklarieren und die Deklaration aufheben kann.

So konfigurieren Sie die direkte Datensatzverwaltung für eine Websitesammlung

1. Navigieren Sie zur Website auf oberster Ebene.

2. Klicken Sie auf Einstellungen, und klicken Sie dann auf Websiteeinstellungen.
   Klicken Sie in einer mit einer SharePoint-Gruppe verbundenen Website auf Einstellungen, dann auf Websiteinhalte und dann auf Websiteeinstellungen.

3. Klicken Sie unter Websitesammlungsverwaltung auf Einstellungen für Datensatzdeklaration.

4. Wählen Sie auf der Seite "Einstellungen für Datensatzdeklaration" im Abschnitt Datensatzeinschränkungen die gewünschte Option für die Art der Einschränkungen aus, die für ein Element gelten sollen, wenn dieses als Datensatz deklariert wird. Diese Einstellung hat keinen Einfluss auf Elemente, die bereits als Datensätze deklariert wurden.

   • Keine weiteren Einschränkungen Diese Einschränkung ist nützlich, wenn zwar für Datensätze eine andere Aufbewahrungsrichtlinie als für andere Elemente gelten soll, das Löschen oder Bearbeiten der Datensätze jedoch möglich sein soll.
   • Löschen blockieren Dies ist die Standardeinschränkung für das Datenarchiv.
   • Bearbeiten und Löschen blockieren Diese Einschränkung ist nützlich, wenn Sie ein Dokument vollständig sperren möchten, sodass es nicht bearbeitet oder gelöscht werden kann. Das Dokument wird mit einem Vorhängeschlosssymbol angezeigt, um zu verdeutlichen, dass das Element gesperrt ist.

5. Wählen Sie im Abschnitt Verfügbarkeit der Datensatzdeklaration die gewünschte Option aus, um anzugeben, ob Elemente in Listen und Bibliotheken standardmäßig manuell als Datensätze deklariert werden können. Bei Auswahl der Option Standardmäßig nicht für alle Speicherorte verfügbar können Elemente nur mit einer Richtlinie oder einem Workflow als Datensätze deklariert werden.
   Es gibt eine Option im Abschnitt Verfügbarkeit der Datensatzdeklaration, mit dem Sie die Deklaration eines Datensatzes aufheben können. Hierzu klicken Sie in Konformitätsdetails neben Datensatzstatus auf Datensatzdeklaration aufheben. Sie werden aufgefordert zu bestätigen, dass Sie die Deklaration des Elements als Datensatz aufheben möchten.

   Hinweis

   Die Option zum Aufheben der Datensatzdeklaration wird nur für Elemente angezeigt, die zuvor als Datensatz deklariert wurden.

6. Geben Sie im Abschnitt Deklarationsrollen die Benutzertypen an, die Elemente als Datensätze deklarieren und die Deklaration aufheben können.

   • Allen Listenteilnehmern und Administratoren Alle Benutzer, die über die Berechtigung "Elemente bearbeiten" für eine Liste verfügen, können Elemente als Datensätze deklarieren und die Deklaration aufheben.
   • Nur Listenadministratoren Nur Benutzer mit der Berechtigung "Listen verwalten" für eine Liste können Elemente als Datensätze deklarieren und die Deklaration aufheben.
   • Nur Richtlinienaktionen Nur durch Richtlinienaktionen oder unter dem Systemkonto ausgeführten benutzerdefinierten Code können Elemente als Datensätze deklariert und Deklarationen aufgehoben werden.

7. Klicken Sie auf OK.

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Konfigurieren der direkten Datensatzverwaltung für eine Liste oder Bibliothek

Sie können Datensatzverwaltungseinstellungen konfigurieren, um die Erstellung von Datensätzen in bestimmten Listen oder Bibliotheken auf einer Website zuzulassen oder zu unterbinden. Außerdem können Sie Listen und Bibliotheken so konfigurieren, dass alle diesen hinzugefügten Elemente automatisch als Datensätze deklariert werden.

So konfigurieren Sie die direkte Datensatzverwaltung für eine Liste oder Bibliothek

1. Wechseln Sie zu der Liste oder Bibliothek, die Sie für die Datensatzverwaltung konfigurieren möchten.

2. Klicken Sie für Bibliotheken unter Bibliothekstools auf die Registerkarte Bibliothek und für Listen unter Listentools auf die Registerkarte Liste.

3. Klicken Sie im Menüband für die Bibliothek auf Bibliothekeinstellungen. Bei Verwendung von Listen klicken Sie auf Listeneinstellungen.
   Klicken Sie in SharePoint Online auf Einstellungen und dann auf Listeneinstellungen oder Bibliothekseinstellungen.

   Hinweis

   Falls die in diesem Verfahren genannte Menübandschaltfläche nicht angezeigt wird, müssen Sie möglicherweise die Bildschirmauflösung oder die Größe des Browserfensters anpassen, damit alle verfügbaren Schaltflächen im Menüband sichtbar werden. Sie können auch auf die Gruppenschaltfläche klicken, um die Optionen in dieser Gruppe einzublenden.

4. Klicken Sie auf der Seite "Listeneinstellungen" auf Einstellungen für Datensatzdeklaration.

5. Führen Sie auf der Seite Datensatzdeklarationseinstellungen im Abschnitt Verfügbarkeit der manuellen Datensatzdeklaration eine der folgenden Aktionen aus:

   • Legen Sie fest, ob die Standardeinstellung der Websitesammlung verwendet werden soll.
   • Lassen Sie die manuelle Deklaration von Datensätzen für die Liste bzw. Bibliothek zu.
   • Legen Sie fest, dass die manuelle Deklaration von Datensätzen für diese Liste bzw. Bibliothek nie zulässig sein soll.

6. Wählen Sie im Abschnitt Automatische Deklaration aus, ob dieser Liste bzw. Bibliothek hinzugefügte Elemente automatisch als Datensätze deklariert werden sollen.

7. Klicken Sie auf OK.