Das Datenarchiv soll als zentrales Repository dienen, in dem die Organisation alle Datensätze speichern und verwalten kann, wie juristische oder finanzbezogene Dokumente. Es unterstützt den gesamten Datensatzverwaltungsprozess, von der Erfassung über die Verwaltung bis hin zur Verlagerung von Datensätzen.
Die Datenarchiv-Websitevorlage ähnelt anderen SharePoint-Websites insofern, als sie als allgemeines Repository für Dokumente dient und die Zusammenarbeit von Websitebenutzern ermöglicht. Bei der Datenarchiv-Websitevorlage handelt es sich jedoch um eine vorkonfigurierte Website, die speziell entworfen wurde, um Organisationen beim Implementieren von Programmen für die Datensatzverwaltung und -aufbewahrung zu unterstützen. Versionsverwaltung, Überwachung, Metadatenverwaltung, eDiscovery und anpassbares Datensatzrouting sind integrierte Features, die Ihnen eine effektivere Verwaltung von Datensätzen ermöglichen.
Hinweis
In SharePoint haben wir die Verwendung von Aufbewahrungsbezeichnungen zum Deklarieren von Inhalten als Datensätze eingeführt, wodurch die Notwendigkeit ersetzt wird, das Datenarchiv zu verwenden. Wenn Sie das Datenarchiv verwenden, können Sie es weiterhin zusammen mit Aufbewahrungsbezeichnungen verwenden. Für die Datensatzverwaltung wird jedoch empfohlen, Aufbewahrungsbezeichnungen anstelle des Datensatzcenters zu verwenden.
Definieren eines Plans für die Datensatzverwaltung
Beim Entwerfen einer Datenarchiv-Website zum Implementieren eines Datensatzverwaltungsprogramms müssen auf oberster Ebene die folgenden zwei wichtigen Schritte berücksichtigt werden:
- Eine Organisation muss eine Strategie und einen formellen Plan für die Datensatzverwaltung entwickeln. Dazu ist eine Zusammenarbeit erforderlich, in deren Rahmen die Aufgaben von Datensatzverwaltern, Compliancebeauftragten, IT-Spezialisten und Knowledge Management-Beauftragten koordiniert werden.
- Eine Organisation muss dann mindestens eine Datenarchiv-Website konfigurieren, um den Plan für die Datensatzverwaltung zu implementieren.
In den folgenden Abschnitten werden die wichtigsten Elemente der einzelnen Schritte erläutert.
Planen der Datensatzverwaltung
Bevor eine Organisation eine Datenarchiv-Website als Lösung zur Datensatzverwaltung konfiguriert, sollte sie einen formellen Plan für die Strategie bei der Datensatzverwaltung entwickeln. Dabei hängt es von den einzelnen Organisationen oder Unternehmen ab, welche Elemente ein solcher Plan enthält. Die folgenden Dokumente und Prozesse sind allerdings in den meisten Plänen zur Datensatzverwaltung enthalten:
Dateiplan Ein Dateiplan beschreibt die Arten von Dokumenten oder Elementen, die ein organization als offizielle Geschäftsdatensätze bestätigt. In dem Plan ist aufgeführt, wo diese Datensätze gespeichert sind und wie die einzelnen Datensatztypen sich voneinander unterscheiden. Der Dateiarchivplan dient als umfassende Sammlung von Richtlinien, Prozessen und Anweisungen zum Erstellen, Speichern und Verwalten von Datensätzen. Ein solcher Plan sollte alle Datensätze enthalten, unabhängig von ihrem Speichermedium, also auch in Papierform vorliegende Dokumente, Blogs, Wikis, E-Mails und elektronische Dateien. In dem Plan sollte angegeben sein, wie die Datensätze klassifiziert, gesichert und endgültig gelöscht werden. Besondere Datensatzkategorien sollten gekennzeichnet sein, z. B. "Vertraulich", "Wichtig", "Geschäftsgeheimnis" oder "Privilegiert". Darüber hinaus sollte in dem Dateiarchivplan auch festgelegt sein, welche Benutzer für die Verwaltung der einzelnen Datensatztypen verantwortlich sind.
Datensatzbibliotheken Datensatzbibliotheken sind im Wesentlichen Dokumentbibliotheken, die Sie erstellen, um wichtige Datensätze zu klassifizieren und zu speichern. Sie erstellen für jeden beizubehaltenden Datensatztyp eine Datensatzbibliothek. Datensätze werden basierend auf den in der Inhaltsverwaltung konfigurierten Einstellungen automatisch an die richtige Bibliothek geleitet.
Inhaltstypen Sie erstellen Inhaltstypen, um die Typen von Datensätzen zu definieren, die Ihr organization zum Speichern und Identifizieren eindeutiger Eigenschaften für jeden Datensatztyp benötigt. Durch die Definition von Inhaltstypen für bestimmte Arten von Datensätzen kann die Organisation sicherstellen, dass alle diese Inhaltsgruppen einheitlich verwaltet werden. Office-Dokumente, PDF- und TIFF-Dateien (gescannte Bilder), E-Mail, Sofortnachrichtenunterhaltungen, Videos und physische Datensätze können alle mit von Ihnen erstellten Inhaltstypen klassifiziert und gespeichert werden. Jeder als "Vertrag" bezeichnete Datensatz wird im Datensatzverwaltungssystem von SharePoint beispielsweise auf dieselbe einheitliche Art und Weise behandelt. Das Verwenden von Inhaltstypen zum Klassifizieren und Speichern von Datensätzen ist eine Alternative zur Verwendung von Datensatzbibliotheken.
Aufbewahrungszeitplan Ein Aufbewahrungszeitplan gibt an, wie lange die einzelnen Datensatztypen im Dateiplan beibehalten werden müssen (aufbewahrungszeitraum), und der Prozess für die Löschung, wenn er das Ende dieses Zeitraums erreicht (der Löschungsprozess). Die Richtlinien in einem Aufbewahrungszeitplan basieren meistens auf gesetzlichen Bestimmungen, Risiken für die Organisation und geschäftlichen Anforderungen. Darüber hinaus werden in einem Aufbewahrungszeitplan normalerweise auch die Eventualitäten für das Risikomanagement beschrieben, die den Aufbewahrungszeitraum für die einzelnen Datensatztypen bestimmen.
Dokument zu Konformitätsanforderungen In einem Dokument mit den Complianceanforderungen werden die Regeln definiert, die IT-Systeme für die Datensatzverwaltung einhalten müssen, welche Funktionen sie besitzen müssen, und welche Arten der regelmäßigen Überwachung sie unterstützen müssen, um die Konformität sicherzustellen.
- Formaler Prozess zum Anhalten der Löschung von Datensätzen Dieser Prozess, der häufig als "Hold" bezeichnet wird, beschreibt, wie ein organization die Löschung von Datensätzen aussetzt, wenn Ereignisse wie Rechtsstreitigkeiten, Überwachungen oder Untersuchungen auftreten.
- System zur Überwachung und Berichterstellung des Umgangs mit Datensätzen Um sicherzustellen, dass Mitarbeiter Datensätze gemäß definierten Richtlinien und Prozessen ablegen, darauf zugreifen und diese verwalten, muss ein Datensatzverwaltungsprogramm über einen Prozess oder ein System zum Überwachen und Melden der Verarbeitung von Datensätzen verfügen.
Konfigurieren einer Datenarchiv-Website
Nachdem eine Organisation ihre Datensatzverwaltung ausführlich geplant und einen formellen Plan dazu entwickelt hat, kann sie eine Datenarchiv-Website erstellen und konfigurieren, um die Implementierung des Programms zu erleichtern.
Zum Konfigurieren einer Datenarchiv-Website müssen Sie die folgenden Schritte durchführen:
Erstellen Sie Datensatzbibliotheken oder -listen, um die im Dateiarchivplan angegebenen Datensatztypen zu verwalten und zu speichern.
- Es wird empfohlen, für jeden Inhaltstyp im Datensatzplan eine eigene Datensatzbibliothek zu erstellen.
- Beim Übermitteln von Datensätzen an das Datenarchiv werden sie an die relevante Liste oder Bibliothek geleitet.
Erstellen Sie Spalten für die relevanten Dokumentbibliotheken, Listen oder Inhaltstypen, in denen die Metadaten für die im Dateiarchivplan angegebenen Datensatztypen angezeigt werden sollen.
Geben Sie für jeden Datensatztyp auf der Datenarchiv-Website die Informationsverwaltungsrichtlinien an. Diese Richtlinien sollten die Aufbewahrungszeiträume und Überwachungsanforderungen enthalten, die im Dateiarchivplan und Aufbewahrungsplan der Organisation angegeben wurden.
Konfigurieren Sie die Inhaltsorganisation so, dass jeder Datensatztyp an den richtigen Ort geleitet wird. Werden Datensätze manuell oder programmgesteuert an die Datenarchiv-Website übermittelt, ermittelt die Anwendung anhand dieses Features, wie die Datensätze dort klassifiziert werden und wohin sie gesendet werden sollen.