Eine Möglichkeit zur Steuerung der Dokumentzusammenarbeit besteht darin, das Auschecken von Dateien vorzuschreiben, insbesondere, wenn mehrere Benutzer Zugriff auf die Bibliothek haben. Wenn eine Bibliotheksausleihe erforderlich ist, können andere Personen sie nicht überschreiben. Sie laufen jedoch Gefahr, andere Personen daran zu hindern, die neuesten Änderungen zu sehen oder selbst Änderungen vorzunehmen. Wenn andere Personen an dem Dokument arbeiten müssen, ist es wichtig, dass Dateien schnell wieder eingecheckt werden.
Hinweis
Konfigurieren Sie Ihre Bibliothek nicht so, dass das Auschecken erforderlich ist, wenn Benutzer beabsichtigen, Dokumente in der Bibliothek gemeinsam zu erstellen. Benutzer können nicht gleichzeitig an Dokumenten arbeiten, wenn das Auschecken bei Bedarf aktiviert ist.
Auschecken von Dateien zur Bearbeitung erforderlich
Hinweis
Nur Benutzer mit Vollzugriffs- oder Entwurfsberechtigungen können Bibliotheken so einrichten, dass das Auschecken von Dateien erforderlich ist.
- Wechseln Sie in die Bibliothek, in der Sie arbeiten möchten.
- Wählen Sie Einstellungen
>Bibliothekseinstellungen.
Wenn diese Menüelemente nicht angezeigt werden, wählen Sie im Menüband die Option "Bibliothek" und dann in der Gruppe "Einstellungen" die Option "Bibliothekseinstellungen" aus. - Wählen Sie auf der Seite EinstellungenWeitere Bibliothekseinstellungen aus (für SharePoint Classic unter Allgemeine Einstellungen). Klicken Sie auf Versionsverwaltungseinstellungen.
- Wählen Sie im Abschnitt Auschecken erforderlich unter Dokumente müssen ausgecheckt werden, bevor sie bearbeitet werden können?die Option Ja.
- Um Ihre Einstellungen zu speichern und zur Seite Bibliothekseinstellungen zurückzukehren, wählen Sie OK aus.
Was geschieht, wenn das Ausleihen in einer Bibliothek erforderlich ist?
| Wenn Sie dies tun ... | Das passiert... |
|---|---|
| Erstellen einer Datei oder Hinzufügen einer Datei zu einer Bibliothek | Die Datei wird zunächst für Sie ausgecheckt. Sie müssen es in der Bibliothek einchecken, bevor andere es sehen und verwenden können. |
| Öffnen einer Datei zur Bearbeitung | Die Datei wird automatisch für Sie ausgecheckt, wenn Sie Bearbeiten auswählen. Ein Meldungsdialogfeld weist Sie darauf hin, dass die Datei ausgecheckt wird, und bietet Ihnen die Möglichkeit, sie in Ihrem lokalen Entwurfsordner zu bearbeiten. Nach dem Auschecken wird das Dateisymbol mit einem grünen, nach unten zeigenden Pfeil überdeckt, der anzeigt, dass die Datei jetzt ausgecheckt ist. Niemand sonst kann die Datei ändern, und niemand sonst kann Ihre Änderungen sehen, während Sie sie ausgecheckt haben. |
| Änderungen an den Informationen zur Datei (Eigenschaften) vornehmen | Wenn die Datei noch nicht ausgecheckt wurde, müssen Sie sie auschecken, bevor Sie Änderungen an ihren Eigenschaften vornehmen können, z. B. Titel, Name des Autors, Fälligkeitsdatum, Wortanzahl usw. Ihre Änderungen werden erst wirksam, wenn Sie die Datei wieder einchecken. |
| Versuch, eine Datei zu öffnen, die an eine andere Person ausgecheckt wurde | Die Optionen "Auschecken" und "Einchecken" sind nicht verfügbar. Sie können keine Datei auschecken, die von einer anderen Person ausgecheckt wurde. Wenn Sie dies versuchen, wird ein Meldungsdialogfeld angezeigt, das Sie darüber informiert, dass die Datei von einer anderen Person ausgecheckt wurde. Um herauszufinden, wer die Datei ausgecheckt hat, zeigen Sie auf das Dateisymbol. Der Name der Person, die es ausgecheckt hat, erscheint in einer QuickInfo. Sie können sich an diese Person wenden, um das Einchecken der Datei anzufordern, wenn Sie es schnell benötigen. |
| Datei einchecken | Sie werden aufgefordert, einen Kommentar zu den von Ihnen vorgenommenen Änderungen einzugeben. Wenn Ihre Bibliothek Versionen nachverfolgt, wird Ihr Kommentar Teil des Versionsverlaufs. Wenn sowohl Haupt- als auch Nebenversionen verfolgt werden, werden Sie aufgefordert auszuwählen, welche Art von Version Sie einchecken möchten. Weitere Informationen zur Versionsverwaltung finden Sie unter Siehe auch. |
| Datei für längere Zeit ausgecheckt lassen | Niemand sonst kann Ihre Änderungen sehen oder die Datei bearbeiten, während Sie sie ausgecheckt haben. Dies ist zwar während der Zeit hilfreich, in der Sie Änderungen vornehmen, kann aber auch andere daran hindern, die ihnen zugewiesenen Aufgaben auszuführen. Es entspricht sowohl guter Geschäftspraxis als auch allgemeiner Höflichkeit, die Datei so schnell wie möglich wieder einzuchecken, nachdem Sie sie ausgecheckt haben. Unter bestimmten Umständen muss ein Administrator möglicherweise ein Einchecken der Datei erzwingen. |