Erstellen und Aktualisieren einer externen Datenspalte in einer Liste oder Bibliothek

Sie können einer nativen Liste oder Bibliothek einen speziellen Spaltentyp hinzufügen, der als externe Datenspalte bezeichnet wird. Mit dieser Spalte können Sie eine Spalte mit Daten aus einer externen Datenquelle mit anderen Spalten in einer nativen Liste oder Bibliothek kombinieren. Da eine externe Datenspalte zu einer systemeigenen Liste oder Bibliothek hinzugefügt wird, können alle zugehörigen Listen- oder Bibliotheksfunktionen verwendet werden, z. B. Versionsverwaltung, Genehmigungen, Ein- und Auschecken sowie Dateianlagen.

Weitere Informationen finden Sie unter Suchen von Inhalten zu externen Daten.

Inhalt dieses Artikels

• Bevor Sie beginnen
• Beispiele für die Verwendung externer Datenspalten
• Erstellen einer externen Datenspalte in einer Liste oder Bibliothek
• Aktualisieren einer Spalte für externe Daten
• Aktualisieren einer Spalte für externe Daten

Bevor Sie beginnen

Für die Arbeit mit externen Daten sind mehrere Aufgaben erforderlich, um einen sicheren Zugriff auf die Daten zu ermöglichen. Die folgenden Informationen können Ihnen bei der Planung Ihrer nächsten Schritte helfen. Wenn beim Arbeiten mit externen Daten Probleme auftreten, können Sie das Problem anhand dieser Informationen ermitteln. Um auf externe Daten zuzugreifen, müssen Sie oder ein Administrator folgende Schritte ausführen:

Vorbereiten der externen Datenquelle Möglicherweise muss ein Administrator ein Konto erstellen und Berechtigungen für die Datenquelle bereitstellen, um sicherzustellen, dass die richtigen Personen Zugriff auf die Daten haben und die Daten nicht in die falschen Hände geraten. In einer externen Datenbank kann der Administrator auch bestimmte Tabellen, Sichten, Abfragen usw. erstellen, um die Ergebnisse auf das Erforderliche zu beschränken und die Leistung zu verbessern.

Konfigurieren von SharePoint-Diensten und -Konten Ein Administrator muss Business Data Connectivity Services und Secure Store Service aktivieren.

Konfigurieren von Secure Store Services Ein Administrator muss Folgendes tun: Bestimmen Sie den besten Zugriffsmodus für die externe Datenquelle, erstellen Sie eine Zielanwendung, und legen Sie die Anmeldeinformationen für die Zielanwendung fest.

Konfigurieren von Business Data Connectivity Services Ein Administrator muss sicherstellen, dass der Benutzer, der den externen Inhaltstyp erstellt, über die Berechtigung für den Business Data Connectivity-Metadatenspeicher verfügt und dass die entsprechenden Benutzer Zugriff auf den externen Inhaltstyp haben, auf dem die externe Liste basiert.

Erstellen eines externen Inhaltstyps Ein Benutzer muss einen externen Inhaltstyp definieren, der Informationen zu Verbindungen, Zugriff, Betriebsmethoden, Spalten, Filtern und anderen Metadaten enthält, die zum Abrufen der Daten aus der externen Datenquelle verwendet werden.

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Beispiele für die Verwendung externer Datenspalten

In den folgenden Abschnitten werden einige praktische Anwendungen des Hinzufügens einer externen Datenspalte zu einer Liste oder Bibliothek beschrieben.

Kundenverträge und Kontaktinformationen Sie verfügen über eine Dokumentenbibliothek, die Kundenverträge enthält. Alle Ihre Kundeninformationen werden jedoch in einer Branchenanwendung (z. B. SAP oder Microsoft CRM) verwaltet, die über eine Datenquelle verfügt, die sich außerhalb von SharePoint-Produkten befindet. Sie möchten die Verträge des Kunden in der Dokumentenbibliothek nachverfolgen, aber sicherstellen, dass die zugehörigen Kundeninformationen aktuell sind und nicht unnötig dupliziert werden. Sie können dies tun, indem Sie der Bibliothek eine oder mehrere externe Datenspalten hinzufügen, um jedem in der Bibliothek gespeicherten Vertrag den entsprechenden Kundennamen und die entsprechende Telefonnummer zuzuordnen. Die Spalte "Externe Daten" erleichtert die Eingabe oder Aktualisierung der richtigen Informationen und ruft automatisch die Kundeninformationen aus der externen Datenquelle ab. In diesem Szenario können Sie auch ein strukturiertes Word-Dokument erstellen, das die Werte der externen Datenspalten in ein Word-Dokument hochstuft, damit Sie die Werte im Dokumentinformationsfenster oder mithilfe von Word-Inhaltssteuerelementen bearbeiten können.

Grundlegende Produktdaten mit Bildern Sie haben eine Bildbibliothek erstellt, die Fotos der Produkte enthält, die Ihre Organization verkauft. Sie fügen der Bibliothek eine Spalte für externe Daten hinzu, die über eine externe Datenbank auf den Produktnamen, den Produktcode und den aktuellen Preis zugreift. Sie stellen jedoch sicher, dass die externen Daten beim Erstellen des externen Inhaltstyps schreibgeschützt sind. Ihre Unternehmensregeln und -prozesse erfordern, dass Änderungen an Produktinformationen über das Datenbanksystem vorgenommen werden. Jetzt können aber mehr Personen im Unternehmen allgemeine Produktinformationen zusammen in einer Bibliotheksansicht sehen.

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Erstellen einer externen Datenspalte in einer Liste oder Bibliothek

1. Navigieren Sie zur SharePoint-Website und dann zur Liste oder Bibliothek.

   Hinweis

   Sie können einer externen Liste keine Spalte für externe Daten hinzufügen.

2. Klicken Sie auf Liste oder Bibliothek,>Listeneinstellungen oder Bibliothekseinstellungen.

3. Klicken Sie im Abschnitt Spalten auf Spalte erstellen.

4. Geben Sie den Namen der Spalte ein, z. B. Customer, und klicken Sie dann unter Spaltentypen auf Externe Daten.

5. Klicken Sie unter Externer Inhaltstyp auf die Auswahl für externe Inhaltstypen, und wählen Sie dann das entsprechende Element aus der Liste der externen Inhaltstypen aus, z. B. CustomerCRM.

6. Legen Sie fest, wie alle für den externen Inhaltstyp definierten Aktionen behandelt werden sollen, indem Sie eine oder mehrere der folgenden Aktionen ausführen:

   • Um ein Menü mit einer oder mehreren Aktionen anzuzeigen, klicken Sie auf Menü "Aktionen anzeigen".
   • Damit die Spalte für externe Daten die Standardaktion ausführt, wenn diese Option ausgewählt ist, klicken Sie auf Diese Spalte mit der Standardaktion des externen Inhaltstyps verknüpfen.

7. Klicken Sie unter Spalte hinzufügen, um jedes dieser zusätzlichen Felder anzuzeigen, auf Alle Felder auswählen , oder wählen Sie einen oder mehrere bestimmte Feldnamen aus, z. B. Kundenname und Telefonnummer.

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Aktualisieren einer Spalte für externe Daten

1. Navigieren Sie zur SharePoint-Website und dann zur Liste oder Bibliothek.
2. Hinzufügen oder Bearbeiten eines Elements in der Liste oder der Eigenschaften der Dokumentbibliothek.
3. Klicken Sie im Textfeld der Spalte "Externe Daten", z. B. "Kundenname", auf die Auswahl "Externe Datenelemente".
   Der Autor des externen Inhaltstyps muss die Funktionsweise der Auswahl externer Datenelemente definieren, indem er ein entsprechendes Identitätsfeld auswählt und einen oder mehrere Filter erstellt, damit Sie den richtigen Wert schnell finden können. Ist dies nicht der Fall, wenden Sie sich an den Autor des externen Inhaltstyps oder an Ihren Administrator.
4. Wählen Sie im Dialogfeld den entsprechenden Eintrag aus, z.B. Nancy Davolio, und klicken Sie dann auf OK.

Die Daten werden in der externen Liste und der externen Datenquelle aktualisiert.

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Aktualisieren einer Spalte für externe Daten

Aus Leistungsgründen werden die Daten in einer Spalte für externe Daten auf einem Server oder Dienst zwischengespeichert, und es werden möglicherweise nicht die neuesten Werte aus dem externen Datensystem angezeigt. Um sicherzustellen, dass die angezeigten externen Daten aktuell sind, können Sie die Spalte für externe Daten aktualisieren. Seien Sie jedoch vorsichtig bei einem Aktualisierungsvorgang, da dies je nach Einrichtung der externen Daten sehr lange dauern kann.

1. Navigieren Sie zur SharePoint-Website und dann zur Liste oder Bibliothek.
2. Klicken Sie in der Spaltenüberschrift der Spalte für externe Daten auf Aktualisieren.
3. Legen Sie auf der Seite "Aktualisieren" fest, ob Sie nur den aktuellen Ordner oder den aktuellen Ordner und alle seine Unterordner aktualisieren möchten.
4. Klicken Sie auf OK.

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