Erstellen und Aktualisieren einer externen Datenspalte in einer Liste oder Bibliothek

Sie können einer nativen Liste oder Bibliothek einen speziellen Spaltentyp hinzufügen, der als externe Datenspalte bezeichnet wird. Mit dieser Spalte können Sie eine Spalte mit Daten aus einer externen Datenquelle mit anderen Spalten in einer nativen Liste oder Bibliothek kombinieren. Da eine externe Datenspalte zu einer systemeigenen Liste oder Bibliothek hinzugefügt wird, können alle zugehörigen Listen- oder Bibliotheksfunktionen verwendet werden, z. B. Versionsverwaltung, Genehmigungen, Ein- und Auschecken sowie Dateianlagen.

Weitere Informationen finden Sie unter Suchen von Inhalten zu externen Daten.

Inhalt dieses Artikels

• Bevor Sie beginnen
• Grundlegendes zu Beispielen für die Verwendung externer Datenspalten
• Erstellen einer externen Datenspalte in einer Liste oder Bibliothek
• Aktualisieren einer externen Datenspalte
• Aktualisieren einer externen Datenspalte

Bevor Sie beginnen

Das Arbeiten mit externen Daten erfordert mehrere erforderliche Aufgaben, um den sicheren Zugriff auf die Daten zu ermöglichen. Die folgenden Informationen können Ihnen helfen, Ihre nächsten Schritte zu planen. Wenn Beim Versuch, mit externen Daten zu arbeiten, Probleme auftreten, können Ihnen diese Informationen außerdem helfen, das Problem zu identifizieren. Um auf externe Daten zuzugreifen, müssen Sie oder ein Administrator folgendes tun:

Vorbereiten der externen Datenquelle Ein Administrator muss möglicherweise ein Konto erstellen und Berechtigungen für die Datenquelle erteilen, um sicherzustellen, dass die richtigen Personen Zugriff auf die Daten haben und die Daten nicht in die falschen Hände gelangen. In einer externen Datenbank möchte der Administrator möglicherweise auch bestimmte Tabellen, Sichten, Abfragen usw. erstellen, um die Ergebnisse auf die erforderlichen Elemente zu beschränken und die Leistung zu verbessern.

Konfigurieren von SharePoint-Diensten und -Konten Ein Administrator muss Business Data Connectivity Services und Secure Store Service aktivieren.

Konfigurieren von Secure Store Services Ein Administrator muss folgendes tun: Ermitteln des besten Zugriffsmodus für die externe Datenquelle, Erstellen einer Zielanwendung und Festlegen der Anmeldeinformationen für die Zielanwendung.

Konfigurieren von Business Data Connectivity Services Ein Administrator muss sicherstellen, dass der Benutzer, der den externen Inhaltstyp erstellt, über die Berechtigung für den Business Data Connectivity-Metadatenspeicher verfügt und dass die entsprechenden Benutzer Zugriff auf den externen Inhaltstyp haben, auf dem die externe Liste basiert.

Erstellen eines externen Inhaltstyps Ein Benutzer muss einen externen Inhaltstyp definieren, der Informationen zu Verbindungen, Zugriff, Vorgangsmethoden, Spalten, Filtern und anderen Metadaten enthält, die zum Abrufen der Daten aus der externen Datenquelle verwendet werden.

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Grundlegendes zu Beispielen für die Verwendung externer Datenspalten

In den folgenden Abschnitten werden einige praktische Verwendungsmöglichkeiten für das Hinzufügen einer externen Datenspalte zu einer Liste oder Bibliothek beschrieben.

Kundenverträge und Kontaktinformationen Sie verfügen über eine Dokumentbibliothek, die Kundenverträge enthält. Alle Ihre Kundeninformationen werden jedoch in einer Branchenanwendung (z. B. SAP oder Microsoft CRM) verwaltet, die über eine Datenquelle verfügt, die sich außerhalb von SharePoint-Produkten befindet. Sie möchten die Verträge des Kunden in der Dokumentbibliothek nachverfolgen, aber sicherstellen, dass die zugehörigen Kundeninformationen auf dem neuesten Stand sind und nicht unnötig dupliziert werden. Dazu können Sie der Bibliothek eine oder mehrere externe Datenspalten hinzufügen, um jedem in der Bibliothek gespeicherten Vertrag den entsprechenden Kundennamen und die entsprechende Telefonnummer zuzuordnen. Die Spalte "Externe Daten" erleichtert die Eingabe oder Aktualisierung der richtigen Informationen und ruft die Kundeninformationen automatisch aus der externen Datenquelle ab. In diesem Szenario können Sie auch ein strukturiertes Word Dokument erstellen, das die Werte der externen Datenspalten zu einem Word Dokument herunterstuft, damit Sie die Werte im Dokumentinformationsbereich oder mithilfe von Word Inhaltssteuerelementen bearbeiten können.

Grundlegende Produktdaten mit Bildern Sie haben eine Bildbibliothek erstellt, die Fotos der Produkte enthält, die Ihr organization verkauft. Sie fügen der Bibliothek eine externe Datenspalte hinzu, die über eine externe Datenbank auf den Produktnamen, den Produktcode und den aktuellen Preis zugreift. Sie stellen jedoch sicher, dass die externen Daten schreibgeschützt sind, wenn der externe Inhaltstyp erstellt wird. Ihre Unternehmensregeln und -prozesse erfordern, dass änderungen an Produktinformationen über das Datenbanksystem vorgenommen werden. Jetzt können aber mehr Personen im Unternehmen allgemeine Produktinformationen zusammen in einer Bibliotheksansicht sehen.

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Erstellen einer externen Datenspalte in einer Liste oder Bibliothek

1. Navigieren Sie zur SharePoint-Website, und navigieren Sie dann zur Liste oder Bibliothek.

   Hinweis

   Sie können einer externen Liste keine externe Datenspalte hinzufügen.

2. Klicken Sie aufListen- oder Bibliothekslisteneinstellungen> oder Bibliothekseinstellungen.

3. Klicken Sie im Abschnitt Spalten auf Spalte erstellen.

4. Geben Sie den Namen der Spalte ein, z . B. Customer, und klicken Sie dann unter Spaltentypen auf Externe Daten.

5. Klicken Sie unter Externer Inhaltstyp auf die Auswahl für externe Inhaltstypen, und wählen Sie dann das entsprechende Element aus der Liste der externen Inhaltstypen aus, z. B. CustomerCRM.

6. Entscheiden Sie, wie Sie alle Aktionen behandeln möchten, die für den externen Inhaltstyp definiert sind, indem Sie eine oder mehrere der folgenden Aktionen ausführen:

   • Um ein Menü mit einer oder mehreren Aktionen anzuzeigen, klicken Sie auf Menü "Aktionen anzeigen".
   • Damit die externe Datenspalte bei Auswahl die Standardaktion ausführt, klicken Sie auf Diese Spalte mit der Standardaktion des externen Inhaltstyps verknüpfen.

7. Klicken Sie unter Spalte hinzufügen, um jedes dieser zusätzlichen Felder anzuzeigen auf Alle Felder auswählen , oder wählen Sie einen oder mehrere spezifische Feldnamen aus, z. B. CustomerName und PhoneNumber.

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Aktualisieren einer externen Datenspalte

1. Navigieren Sie zur SharePoint-Website, und navigieren Sie dann zur Liste oder Bibliothek.
2. Fügen Sie ein Element in der Liste oder die Eigenschaften der Dokumentbibliothek hinzu, oder bearbeiten Sie es.
3. Klicken Sie im Textfeld externe Datenspalte, z. B. Kundenname, auf die Auswahl für externe Datenelemente.
   Der Autor des externen Inhaltstyps muss definieren, wie die Auswahl für externe Datenelemente funktioniert, indem er ein geeignetes Identitätsfeld auswählt und mindestens einen Filter erstellt, damit Sie schnell den richtigen Wert finden können. Wenn dies nicht der Fall ist, wenden Sie sich an den Autor des externen Inhaltstyps oder an Ihren Administrator, um Unterstützung zu erhalten.
4. Wählen Sie im Dialogfeld den entsprechenden Eintrag aus, z. B. Nancy Davolio, und klicken Sie dann auf OK.

Die Daten werden in der externen Liste und der externen Datenquelle aktualisiert.

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Aktualisieren einer externen Datenspalte

Aus Leistungsgründen werden die Daten in einer externen Datenspalte auf einem Server oder Dienst zwischengespeichert und zeigen möglicherweise nicht die neuesten Werte aus dem externen Datensystem an. Um sicherzustellen, dass die angezeigten externen Daten aktuell sind, können Sie die Spalte für externe Daten aktualisieren. Achten Sie jedoch darauf, einen Aktualisierungsvorgang auszuführen, da dies je nach Einrichtung der externen Daten sehr lange dauern kann.

1. Navigieren Sie zur SharePoint-Website, und navigieren Sie dann zur Liste oder Bibliothek.
2. Klicken Sie in der Spaltenüberschrift der externen Datenspalte auf Aktualisieren.
3. Entscheiden Sie auf der Seite Aktualisieren, ob Sie nur den aktuellen Ordner oder den aktuellen Ordner und alle zugehörigen Unterordner aktualisieren möchten.
4. Klicken Sie auf OK.

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