Planen von Steuerelementen für Dokumentversionsverwaltung, Inhaltsgenehmigung und Auschecken in SharePoint

Zusammenfassung: Erfahren Sie, wie Sie die Versionsverwaltung, Inhaltsgenehmigung und das Auschecken in SharePoint 2013 verwenden, um Dokumentversionen während ihres gesamten Lebenszyklus zu steuern.

In diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie die Versionsverwaltung, die Genehmigung von Inhalten und das Auschecken in SharePoint Server 2016 planen, um Dokumentversionen während ihres gesamten Lebenszyklus zu steuern.

Bevor Sie diesen Artikel lesen, sollten Sie den Planungsprozess für die Dokumentverwaltung verstehen, der unter Übersicht über die Dokumentverwaltung in SharePoint 2013 beschrieben wird.

Inhalt dieses Artikels:

• Informationen zu Versionsverwaltung, Inhaltsgenehmigung und Auscheckvorgängen
• Planen der Versionsverwaltung
• Planen der Inhaltsgenehmigung
• Aus- und Einchecken planen

Informationen zu Versionsverwaltung, Inhaltsgenehmigung und Auscheckvorgängen

SharePoint Server 2016 enthält die folgenden Features, mit denen Sie Dokumente in einer Dokumentbibliothek steuern können:

• Die Versionsverwaltung ist die Methode, mit der aufeinander folgende Iterationen eines Dokuments nummeriert und gespeichert werden.
• Die Inhaltsgenehmigung ist die Methode, mit der Websitemitglieder mit genehmigenden Berechtigungen die Veröffentlichung von Inhalten steuern.
• Auschecken und Einchecken sind die Methoden, mit denen Benutzer besser steuern können, wann eine neue Version eines Dokuments erstellt wird, und auch Änderungen kommentieren können, die sie beim Einchecken eines Dokuments vorgenommen haben.

Sie konfigurieren Einstellungen für die in diesem Artikel beschriebenen Content Governance-Features in Dokumentbibliotheken. Um diese Einstellungen für Bibliotheken in Ihrer Lösung freizugeben, können Sie Dokumentbibliotheksvorlagen erstellen, die Ihre Einstellungen für die Inhaltsgovernance enthalten. Dadurch wird sichergestellt, dass neue Bibliotheken Ihre Entscheidungen zur Content Governance widerspiegeln.

Weitere Informationen zur Versionsverwaltung finden Sie unter Aktivieren und Konfigurieren der Versionsverwaltung für eine Liste oder Bibliothek.

Planen der Versionsverwaltung

Die Standardversionskontrolle für eine Dokumentbibliothek hängt von der Websitesammlungsvorlage ab. Sie können jedoch die Versionskontrolle für eine Dokumentbibliothek entsprechend Ihren speziellen Anforderungen konfigurieren. Jede Dokumentbibliothek kann über eine andere Versionskontrolle verfügen, die am besten für die Art der Dokumente in der Bibliothek geeignet ist. SharePoint Server 2016 hat drei Versionsoptionen:

• Keine Versionsverwaltung Gibt an, dass keine früheren Versionen von Dokumenten gespeichert werden. Wenn die Versionsverwaltung nicht verwendet wird, können frühere Versionen von Dokumenten nicht abgerufen werden, und der Dokumentverlauf wird auch nicht beibehalten, da Kommentare, die jede Iteration eines Dokuments begleiten, nicht gespeichert werden. Verwenden Sie diese Option für Dokumentbibliotheken, die unwichtige Inhalte enthalten oder Inhalte, die nie geändert werden.
• Erstellen von Hauptversionen Gibt an, dass nummerierte Versionen von Dokumenten beibehalten werden, indem ein einfaches Versionsschema verwendet wird (z. B. 1, 2, 3). Um die Auswirkungen auf den Speicherplatz zu steuern, können Sie angeben, wie viele frühere Versionen beibehalten werden sollen, wobei die aktuelle Version zurückgezählt wird.
  In der Hauptversionsverwaltung können jedes Mal, wenn eine neue Version eines Dokuments gespeichert wird, alle Benutzer, die über Berechtigungen für die Dokumentbibliothek verfügen, den Inhalt anzeigen. Verwenden Sie diese Option, wenn Sie nicht zwischen Entwurfsversionen von Dokumenten und veröffentlichten Versionen unterscheiden möchten. In einer Dokumentbibliothek, die von einer Arbeitsgruppe in einer Organisation verwendet wird, bietet sich die Hauptversionsverwaltung beispielsweise an, wenn jeder im Team alle Iterationen jedes Dokuments anzeigen können muss.
• Erstellen von Haupt- und Nebenversionen (Entwurfsversionen) Gibt an, dass nummerierte Versionen von Dokumenten beibehalten werden, indem ein Haupt- und ein Nebenversionsschema verwendet werden (z. B. 1.0, 1.1, 1.2, 2.0, 2.1). Versionen, die auf .0 enden, sind Hauptversionen, und Versionen, die mit einer Erweiterung ungleich Null enden, sind Nebenversionen. Frühere Haupt- und Nebenversionen von Dokumenten werden zusammen mit aktuellen Versionen gespeichert. Um die Auswirkungen auf den Speicherplatz zu steuern, können Sie angeben, wie viele frühere Hauptversionen beibehalten werden sollen, wobei die aktuelle Version zurückgezählt wird. Sie können auch angeben, wie viele Hauptversionen, die beibehalten werden, ihre jeweiligen Nebenversionen enthalten sollen. Wenn Sie beispielsweise angeben, dass Nebenversionen für zwei Hauptversionen beibehalten werden sollen und die aktuelle Hauptversion 4.0 ist, werden alle Nebenversionen, die bei 3.1 beginnen, beibehalten.
  In der Haupt- und Nebenversionsverwaltung können alle Benutzer, die über Leseberechtigungen verfügen, Hauptversionen von Dokumenten anzeigen. Sie können festlegen, welche Benutzer auch Nebenversionen anzeigen können. In der Regel empfehlen wir, dass Sie den Benutzern, die Elemente bearbeiten können, die Berechtigung zum Anzeigen von und Arbeiten mit Nebenversionen erteilen und Benutzer mit Leseberechtigungen auf das Anzeigen von Hauptversionen beschränken.
  Verwenden Sie die Haupt- und Nebenversionsverwaltung, wenn Sie zwischen veröffentlichten Inhalten, die von einem Publikum angezeigt werden können, und Entwurfsinhalten, die noch nicht zur Veröffentlichung bereit sind, unterscheiden möchten. Verwenden Sie z. B. auf einer Website für das Personalwesen, auf der organisatorische Vorteile beschrieben werden, Haupt- und Nebenversionsverwaltung, um den Zugriff der Mitarbeiter auf Leistungsbeschreibungen einzuschränken, während die Beschreibungen überarbeitet werden.

Planen der Inhaltsgenehmigung

Verwenden Sie die Inhaltsgenehmigung, um die Bereitstellung von Inhalten für eine Zielgruppe zu formalisieren und zu steuern. So benötigt beispielsweise ein Unternehmen, das Inhalte als eines seiner Produkte oder Dienstleistungen veröffentlicht, möglicherweise eine rechtliche Prüfung und Genehmigung vor der Veröffentlichung der Inhalte.

Ein Dokumententwurf, der auf die Genehmigung des Inhalts wartet, hat den Status "Ausstehend". Wenn eine genehmigende Person das Dokument überprüft und den Inhalt genehmigt, kann es Benutzern mit Leseberechtigungen angezeigt werden. Ein Dokumentbibliotheksbesitzer kann die Inhaltsgenehmigung für eine Dokumentbibliothek aktivieren und optional der Bibliothek einen Workflow zuordnen, um den Genehmigungsprozess auszuführen.

Die Art und Weise, wie Dokumente zur Genehmigung übermittelt werden, hängt von den Versionsverwaltungseinstellungen in der Dokumentbibliothek ab:

• Keine Versionsverwaltung Wenn die Versionsverwaltung nicht verwendet wird und Änderungen an einem Dokument gespeichert werden, wechselt der Status des Dokuments in "Ausstehend". SharePoint Server 2016 behält die frühere Version des Dokuments bei, sodass Benutzer mit Leseberechtigungen es weiterhin anzeigen können. Nachdem die ausstehenden Änderungen genehmigt wurden, wird die neue Version des Dokuments Benutzern mit Leseberechtigungen zur Ansicht bereitgestellt, und die frühere Version wird nicht beibehalten.
  Wenn die Versionsverwaltung nicht verwendet wird und ein neues Dokument in die Dokumentbibliothek hochgeladen wird, wird es der Bibliothek mit dem Status "Ausstehend" hinzugefügt und kann von Benutzern mit Leseberechtigungen erst angezeigt werden, wenn es genehmigt wurde.
• Erstellen von Hauptversionen Wenn die Hauptversionsverwaltung verwendet wird und Änderungen an einem Dokument gespeichert werden, wechselt der Status des Dokuments in "Ausstehend", und die vorherige Hauptversion des Dokuments wird Benutzern mit Leseberechtigungen zur Ansicht bereitgestellt. Nachdem Änderungen am Dokument genehmigt wurden, wird eine neue Hauptversion des Dokuments erstellt und Benutzern mit Leseberechtigungen zur Verfügung gestellt, und die vorherige Hauptversion wird in der Verlaufsliste des Dokuments gespeichert.
  Wenn die Hauptversionsverwaltung verwendet wird und ein neues Dokument in die Dokumentbibliothek hochgeladen wird, wird es der Bibliothek mit dem Status "Ausstehend" hinzugefügt und kann von Benutzern mit Leseberechtigungen erst angezeigt werden, wenn es als Version 1 genehmigt wurde.
• Erstellen von Haupt- und Nebenversionen (Entwurfsversionen) Wenn Haupt- und Nebenversionsverwaltung verwendet werden und Änderungen an einem Dokument gespeichert werden, hat der Autor die Wahl, eine neue Nebenversion des Dokuments als Entwurf zu speichern oder eine neue Hauptversion zu erstellen, wodurch der Status des Dokuments in "Ausstehend" geändert wird. Nachdem die Änderungen am Dokument genehmigt wurden, wird eine neue Hauptversion des Dokuments erstellt und Benutzern mit Leseberechtigungen zur Verfügung gestellt. Bei der Haupt- und Nebenversionsverwaltung werden sowohl Haupt- als auch Nebenversionen von Dokumenten in der Verlaufsliste eines Dokuments aufbewahrt.
  Wenn die Haupt- und Nebenversionsverwaltung verwendet wird und ein neues Dokument in die Dokumentbibliothek hochgeladen wird, kann es entweder im Status Entwurf als Version 0.1 zur Bibliothek hinzugefügt werden, oder der Autor kann sofort die Genehmigung anfordern. In diesem Fall wird der Status des Dokuments "Ausstehend" geändert.

Aus- und Einchecken planen

Sie können verlangen, dass Benutzer Dokumente aus einer Dokumentbibliothek auschecken, bevor sie die Dokumente bearbeiten. Das obligatorische Aus- und Einchecken bietet folgende Vorteile:

• Bessere Kontrolle, wann Dokumentversionen erstellt werden. Wenn ein Dokument ausgecheckt ist, kann der Autor das Dokument speichern, ohne es einzuchecken. Andere Benutzer der Dokumentbibliothek können diese Änderungen nicht sehen, und es wird keine neue Version erstellt. Eine neue Version (für andere Benutzer sichtbar) wird nur erstellt, wenn ein Autor ein Dokument eincheckt. Dies gibt dem Autor mehr Flexibilität und Kontrolle.
• Bessere Erfassung von Metadaten. Wenn ein Dokument eingecheckt wird, kann der Autor Kommentare schreiben, welche die Änderungen beschreiben, die am Dokument vorgenommen wurden. Dadurch wird eine fortlaufende historische Aufzeichnung der Änderungen erstellt, die an dem Dokument vorgenommen wurden.

Wenn Ihre Lösung erfordert, dass Benutzer Dokumente ein- und auschecken, um sie zu bearbeiten, können Sie Features in Office 2016-Clientanwendungen verwenden, die diese Aktionen unterstützen. Benutzer können Dokumente auschecken, Auscheckvorgänge rückgängig machen und Dokumente aus Office 2016-Clientanwendungen einchecken.

Wenn ein Dokument ausgecheckt wird, wird es für die ausschließliche Bearbeitung durch den Benutzer gesperrt. Wenn der Benutzer Änderungen an dieser Datei speichert, werden die Änderungen hochgeladen und auf dem Server gespeichert. Die Änderungen sind für den Benutzer privat und für andere nicht sichtbar. Wenn der Benutzer bereit ist, das Dokument einzuchecken, werden die neuesten Änderungen für andere sichtbar gemacht und veröffentlicht.

Von Office 2016-Clientanwendungen aus können Benutzer auch auswählen, dass ausgecheckte Dokumente auf dem Server belassen werden sollen, indem sie die Optionen zum Bearbeiten von Inhalten ändern.

Planung der Dokumentverwaltung in SharePoint 2013