Verwenden eines Workflows mit drei Status

Der Workflow mit drei Status verfolgt die status eines Listenelements über drei Zustände (Phasen) nach. Es kann verwendet werden, um Geschäftsprozesse zu verwalten, bei denen Organisationen eine große Anzahl von Problemen oder Artikeln nachverfolgen müssen, z. B. Kundensupportprobleme, Vertriebsleads oder Projektaufgaben. Die drei Zustände für einen Projekttask können z. B. Nicht gestartet, In Bearbeitung und Abgeschlossen sein.

Inhalt dieses Artikels

• Wie funktioniert der Workflow mit drei Status?

• Einrichten einer Liste für die Verwendung mit einem Workflow mit drei Status

  • Erstellen einer Issue-Tracking-Liste
  • Erstellen einer benutzerdefinierten Liste für die Verwendung mit einem Workflow mit drei Status
  • Anpassen einer benutzerdefinierten Liste für die Verwendung mit einem Workflow mit drei Status
  • Hinzufügen eines Workflows mit drei Status zu einer Liste

• Manuelles Starten eines Workflows mit drei Status für ein Element

• Abschließen einer Workflowaufgabe in einem Workflow mit drei Zuständen

Wie funktioniert der Workflow mit drei Status?

Der Workflow mit drei Zuständen unterstützt Geschäftsprozesse, bei denen Organisationen die status eines Problems oder Elements über drei Zustände und zwei Übergänge zwischen den Zuständen nachverfolgen müssen. Bei jedem Übergang zwischen den Zuständen weist der Workflow einer Person eine Aufgabe zu und sendet dieser Person eine E-Mail-Benachrichtigung zu der Aufgabe. Wenn die betreffende Aufgabe durchgeführt wurde, aktualisiert der Workflow den Status des Elements und wechselt zur nächsten Phase. Der Workflow mit drei Status funktioniert mit der Listenvorlage Problemnachverfolgung . Sie kann jedoch mit jeder Liste verwendet werden, die so eingerichtet ist, dass sie eine Auswahlspalte mit drei oder mehr Werten enthält. Die Werte in dieser Auswahlspalte dienen als Zustände, die der Workflow nachverfolgt.

Eine Liste kann mehr als eine Auswahlspalte enthalten, und die Auswahlspalte kann mehr als drei Werte aufweisen. Der Workflow mit drei Status kann jedoch nur so konfiguriert werden, dass eine der Auswahlspalten und nur drei der Werte in der ausgewählten Auswahlspalte verwendet werden. Wenn Sie einer Liste oder Bibliothek einen Workflow mit drei Status hinzufügen, wählen Sie eine Auswahlspalte und drei der von der Spalte bereitgestellten Werte aus.

Der Workflow mit drei Status kann verwendet werden, um Geschäftsprozesse zu verwalten, bei denen Organisationen eine große Anzahl von Problemen oder Elementen nachverfolgen müssen, z. B. Kundensupportprobleme, Vertriebsleads oder Projektaufgaben. Beispielsweise können die Mitarbeiter in einem kleinen Ereignisplanungsunternehmen eine Problemverfolgungsliste und einen angepassten Workflow mit drei Status verwenden, um die vielen Aufgaben im Zusammenhang mit Ereignissen zu verwalten, die sie planen. Der Workflow verfolgt die Ereignisplanungsaufgaben über drei Zustände nach: Aktiv, Bereit zur Überprüfung und Abgeschlossen. Alle Ereignisvorbereitungsaufgaben im Zusammenhang mit einem bestimmten Ereignis werden in eine Problemverfolgungsliste kompiliert, die für dieses Ereignis erstellt und als Aktiv markiert wurde. Die Ereigniskoordinatorin weist ihren Teammitgliedern einzelne Aufgaben zu und startet dann den Workflow für diese Elemente, um die Arbeit an der Ereignisaufgabe zu initiieren.

Wenn der Workflow gestartet wird, wird eine Aufgabe für die angegebene Person erstellt. Wenn ein Teammitglied eine Aufgabe erhält, führt es die Arbeit aus, die zum Abschließen der Aufgabe erforderlich ist. Dies kann eine Arbeit sein, die außerhalb der Liste oder Website auftritt, auf der sich die Problemnachverfolgungsliste befindet. Wenn ein Teammitglied beispielsweise eine Workflowaufgabe zum Entwickeln eines Cateringplans erhält, kontaktiert es ein Cateringunternehmen und arbeitet dann mit diesem zusammen, um einen Plan zu entwickeln. Wenn der Cateringplan erstellt wird, markiert das Teammitglied seine Workflowaufgabe als abgeschlossen. An diesem Punkt aktualisiert der Workflow die status der Ereignisaufgabe in der Issue-Tracking-Liste von Aktiv in Ready for Review und erstellt eine zweite Aufgabe für den Ereigniskoordinator, um den Cateringplan zu überprüfen. Nachdem der Ereigniskoordinator den Cateringplan überprüft und genehmigt hat, markiert er seine Workflowaufgabe als abgeschlossen, und der Workflow aktualisiert die status der Aufgabe von Ready for Review to Complete.

Die Aktionen im Workflow mit drei Status im vorherigen Beispiel verwenden den folgenden Prozess:

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Einrichten einer Liste für die Verwendung mit einem Workflow mit drei Status

Bevor Sie einen Workflow mit drei Status verwenden können, müssen Sie eine Liste mit den Elementen einrichten, die Sie mit dem Workflow nachverfolgen oder verwalten möchten. Die Listenvorlage "Problemnachverfolgung " funktioniert mit dem Workflow mit drei Status. Sie können jedoch auch eine benutzerdefinierte Liste erstellen, die mit diesen Workflows verwendet werden soll. Wenn Sie eine benutzerdefinierte Liste erstellen, stellen Sie sicher, dass die Liste mindestens eine Auswahlspalte enthält, die drei oder mehr Auswahlwerte enthält. Wenn Sie Ihren Workflow für die Verwendung mit der Liste einrichten, geben Sie die Spalte Choice an, die die Zustandswerte enthält, die der Workflow nachverfolgt.

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Erstellen einer Issue-Tracking-Liste

Standardmäßig können Sie einen Workflow mit drei Status mit jeder Liste verwenden, die Sie aus der Listenvorlage Problemnachverfolgung erstellen.

1. Klicken Sie im Menü Einstellungen auf App hinzufügen.

2. Klicken Sie auf der Seite Ihre Apps auf Problemnachverfolgung, und geben Sie einen Namen für die Liste ein. Der Listenname ist erforderlich.

3. Wenn Sie eine Beschreibung für die Liste angeben möchten, klicken Sie auf Erweiterte Optionen.

   • Geben Sie im Feld Beschreibung eine Beschreibung zum Zweck der Liste ein. Die Eingabe der Beschreibung ist optional.

4. Klicken Sie auf Erstellen.

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Erstellen einer benutzerdefinierten Liste für die Verwendung mit einem Workflow mit drei Status

Wenn Sie eine benutzerdefinierte Liste für die Verwendung mit einem Workflow mit drei Status erstellen möchten, müssen Sie mindestens eine Auswahlspalte hinzufügen, die mindestens drei Zustandswerte enthält, die vom Workflow nachverfolgt werden.

1. Klicken Sie im Menü Einstellungen auf App hinzufügen.
2. Klicken Sie auf der Seite Ihre Apps auf Benutzerdefinierte Liste, und geben Sie einen Namen für die Liste ein. Der Listenname muss angegeben werden.
3. Wenn Sie eine Beschreibung für die Liste angeben möchten, klicken Sie auf Erweiterte Optionen.
4. Geben Sie im Feld Beschreibung eine Beschreibung zum Zweck der Liste ein. Die Eingabe der Beschreibung ist optional.
5. Auf 'Erstellen' klicken.

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Anpassen einer benutzerdefinierten Liste für die Verwendung mit einem Workflow mit drei Status

1. Klicken Sie auf die benutzerdefinierte Liste, die Sie im vorherigen Schritt erstellt haben.
2. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Liste, und klicken Sie dann in der Gruppe Einstellungen auf Listeneinstellungen.
3. Klicken Sie unter Spalten auf Spalte erstellen.
4. Geben Sie im Abschnitt Name und Typ unter Spaltenname den Namen der Spalte ein, die Sie zum Angeben der Zustandswerte für den Workflow verwenden möchten. Beispielsweise können Sie den Namen workflow state (Workflowstatus) eingeben.
5. Wählen Sie unter Der Informationstyp in dieser Spalte ist die Option Auswahl (Menü zur Auswahl) aus.
6. Geben Sie im Abschnitt Zusätzliche Spalteneinstellungen unter Beschreibung eine optionale Beschreibung für die Spalte ein.
7. Klicken Sie unter Erforderlich, dass diese Spalte Informationen enthält auf Ja.
8. Geben Sie im Listenfeld unter Jede Auswahl in einer separaten Zeile eingeben drei oder mehr Auswahlwerte ein, die Sie für diese Spalte verwenden möchten. Diese Werte werden zu den Zuständen für den Workflow. Sie können z. B. Aktiv, Bereit zur Überprüfung und Vollständig als drei Optionen eingeben.
9. Wählen Sie unter Optionen anzeigen mit entweder Dropdownmenü oder Optionsfelder aus.
10. Klicken Sie unter Ausfülloptionen zulassen auf Nein.
11. Geben Sie an, ob Sie einen bestimmten Standardwert für diese Spalte oder der Standardansicht für die Liste hinzufügen möchten.
12. Klicken Sie auf OK.

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Hinzufügen eines Workflows mit drei Status zu einer Liste

Sie müssen einer Liste einen Workflow mit drei Zuständen hinzufügen, bevor Sie ihn für Elemente in dieser Liste verwenden können. Wenn Sie einer Liste einen Workflow mit drei Status hinzufügen, geben Sie an, welche Spalte in der Liste die Zustandswerte enthält, die vom Workflow nachverfolgt werden sollen. Außerdem geben Sie Informationen dazu an, was in jeder Phase des Workflows erfolgen soll. Beispielsweise können Sie den Betreff und den Text für die E-Mail-Warnungen angeben, die Empfänger der Aufgabe erhalten.

Der Workflow mit drei Status ist für die meisten Arten von Websites standardmäßig aktiviert. Ein Websitesammlungsadministrator kann das Feature jedoch deaktivieren. Wenn der Workflow mit drei Status nicht verfügbar ist, wenden Sie sich an den Websitesammlungsadministrator.

1. Öffnen Sie die Liste, der Sie einen Workflow mit drei Status hinzufügen möchten.

2. Klicken Sie auf die Registerkarte >Listeneinstellungen, oder klicken Sie auf die Einstellungen für den Bibliothekstyp, den Sie öffnen. Klicken Sie in einer Dokumentbibliothek beispielsweise auf Einstellungen für Dokumentbibliothek.

3. Klicken Sie unter Berechtigungen und Verwaltung auf Workfloweinstellungen.

4. Klicken Sie auf der Seite Workfloweinstellungen auf Workflow hinzufügen.

5. Klicken Sie auf der Seite Workflow hinzufügen im Abschnitt Workflow unter Workflowvorlage auswählen auf Drei Status.

6. Geben Sie im Abschnitt Name einen eindeutigen Namen für den Workflow ein.

7. Geben Sie im Abschnitt Aufgabenliste eine Aufgabenliste an, die mit dem Workflow verwendet werden soll.

   Hinweis

   • Sie können die Standardliste Aufgaben verwenden oder eine neue erstellen. Wenn Sie die Standardmäßige Aufgabenliste verwenden, können Workflowteilnehmer ihre Workflowaufgaben einfach finden und anzeigen, indem sie die Ansicht Meine Aufgaben der Aufgabenliste verwenden.
   • Erstellen Sie eine neue Aufgabenliste, wenn die Aufgaben für diesen Workflow vertrauliche oder vertrauliche Daten offenlegen, die Sie von der allgemeinen Aufgabenliste trennen möchten.
   • Erstellen Sie eine neue Aufgabenliste, wenn Ihr organization über viele Workflows verfügt oder wenn Workflows viele Aufgaben umfassen. In diesem Fall können Sie Aufgabenlisten für jeden Workflow erstellen.

8. Wählen Sie im Abschnitt Verlaufsliste eine Verlaufsliste aus, die mit diesem Workflow verwendet werden soll. In der Verlaufsliste werden alle Ereignisse angezeigt, die während jeder instance des Workflows auftreten.

   Hinweis

   Sie können die Standardliste Verlauf verwenden oder eine neue erstellen. Wenn Ihr organization viele Workflows enthält, sollten Sie für jeden Workflow eine separate Verlaufsliste erstellen.

9. Führen Sie im Abschnitt Startoptionen eine der folgenden Aktionen aus:

   • Wenn Sie zulassen möchten, dass der Workflow manuell gestartet wird, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Zulassen, dass dieser Workflow von einem authentifizierten Benutzer mit Teilnahmeberechtigungen manuell gestartet wird . Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Berechtigungen verwalten von Listen zum Starten des Workflows erforderlich , wenn Sie zusätzliche Berechtigungen zum Starten des Workflows benötigen möchten.
   • Wenn der Workflow beim Erstellen neuer Elemente automatisch gestartet werden soll, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Diesen Workflow beim Erstellen eines neuen Elements starten .

10. Klicken Sie auf Weiter.

11. Wählen Sie im Abschnitt Workflowzustände unter Feld "Auswahl" auswählen die Spalte Auswahl aus der Liste aus, die die Werte enthält, die Sie für die Zustände in Ihrem Workflow verwenden möchten, und wählen Sie dann die Spaltenwerte aus, die Sie für den Anfangszustand, den Mittleren Zustand und den Endgültigen Zustand des Workflows verwenden möchten.

12. Geben Sie in den beiden Abschnitten Angeben, was beim Initiieren eines Workflows geschehen soll (Optionen für die erste Aufgabe im Workflow) und Angeben, was geschehen soll, wenn ein Workflow in seinen mittleren Zustand wechselt (Optionen für die zweite Aufgabe im Workflow) die folgenden Informationen an:
    Vorgangsdetails

Feld	Beschreibung
Aufgabentitel:	Optional können Sie den Nachrichtentitel ändern, der in der Aufgabe angezeigt wird, wenn der Workflow initiiert wird oder den mittleren Zustand erreicht. Wenn Sie das Kontrollkästchen Listenfeld einschließen aktivieren, wird das ausgewählte Feld am Ende der Nachricht hinzugefügt.
Aufgabenbeschreibung:	Geben Sie alle Informationen ein, die Sie in die Beschreibung der Aufgabe aufnehmen möchten. Wenn Sie das Kontrollkästchen Listenfeld einschließen aktivieren, wird das ausgewählte Feld am Ende der Nachricht hinzugefügt. Wenn Sie das Kontrollkästchen Link zu Listenelement einfügen aktivieren, ist ein Link zum Listenelement in der Beschreibung enthalten.
Fälligkeitsdatum der Aufgabe:	Wenn Sie ein Fälligkeitsdatum für den Vorgang angeben möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Listenfeld einschließen , und wählen Sie dann die Datumsspalte aus der Liste aus, die die Datumsinformationen enthält, die Sie für das Fälligkeitsdatum verwenden möchten.
Aufgabe zugewiesen an:	Um die Aufgabe einer person zuzuweisen, die in der Liste angegeben ist, klicken Sie auf Listenfeld einschließen, und wählen Sie dann die Spalte aus der Liste aus, die die benutzerinformationen enthält, die Sie verwenden möchten. Wenn dieser Workflow gestartet wird, wird die erste Aufgabe der Person zugewiesen, deren Name in dieser Spalte für das Workflowelement angezeigt wird. Um diese Aufgabe in allen Instanzen dieses Workflows einer von Ihnen angegebenen Person zuzuweisen, klicken Sie auf Benutzerdefiniert, und geben Sie dann den Namen der Person ein, der Sie die Aufgabe zuweisen möchten.

1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen E-Mail-Nachricht senden , wenn die Workflowteilnehmer E-Mail-Benachrichtigungen zu ihren Workflowaufgaben erhalten sollen.

   Hinweis

   Wenn Sie sicherstellen möchten, dass Workflowteilnehmer nach dem Starten von Workflows E-Mail-Benachrichtigungen und Erinnerungen zu ihren Workflowaufgaben erhalten, wenden Sie sich an ihren Websitesammlungsadministrator, um zu überprüfen, ob E-Mail für Ihre Website aktiviert ist.

   Details zu E-Mail-Nachrichten

Feld	Beschreibung
Gewünschte Aktion	Geben Sie den Namen der Person ein, an die eine E-Mail-Benachrichtigung zur Workflowaufgabe gesendet werden soll. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Aufgabe zugewiesen einschließen, wenn Sie die E-Mail-Warnung an den Aufgabenbesitzer senden möchten.
Betreff	Geben Sie die Betreffzeile ein, die Sie für die E-Mail-Warnung verwenden möchten. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Aufgabentitel verwenden , wenn Sie den Aufgabentitel zur Betreffzeile der E-Mail-Nachricht hinzufügen möchten.
Text	Geben Sie die Informationen ein, die im Nachrichtentext der E-Mail-Warnung angezeigt werden sollen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Link zu Listenelement einfügen , wenn Sie einen Link zum Listenelement in die Nachricht einfügen möchten.

1. Klicken Sie auf OK.

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Manuelles Starten eines Workflows mit drei Status für ein Element

Ein Workflow mit drei Status muss zuerst einer Liste hinzugefügt werden, um ihn für die Verwendung für Elemente in dieser Liste verfügbar zu machen. Weitere Informationen finden Sie in den vorherigen Abschnitten.

Ein Workflow mit drei Status kann so konfiguriert werden, dass er automatisch gestartet wird, wenn einer Liste neue Elemente hinzugefügt werden, oder er kann so konfiguriert werden, dass Benutzer mit bestimmten Berechtigungen den Workflow manuell starten können. Einige Workflows können beide Optionen zulassen.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um einen Workflow mit drei Zuständen für ein Listenelement manuell zu starten. Sie müssen über die Berechtigung Elemente bearbeiten für die Liste verfügen. Einige Workflows erfordern möglicherweise, dass Sie über die Berechtigung Listen verwalten verfügen.

1. Öffnen Sie die Liste, die das Element enthält, für das Sie einen Workflow mit drei Status starten möchten.

2. Klicken Sie auf die Auslassungspunkte neben dem Element, für das Sie einen Workflow starten möchten, und klicken Sie im angezeigten Menü auf Workflows.

   Hinweis

   Der Befehl Workflows ist nur verfügbar, wenn sich das Element in einer Liste oder Bibliothek befindet, der mindestens ein Workflow zugeordnet ist.

3. Klicken Sie im Menü Einstellungen auf Alle Websiteinhalte anzeigen.

4. Klicken Sie unter Neuen Workflow starten auf den Namen des Workflows mit drei Status, den Sie starten möchten.
   Der Workflow wird sofort gestartet.

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Abschließen einer Workflowaufgabe in einem Workflow mit drei Zuständen

Um eine Workflowaufgabe in einem Workflow mit drei Status abzuschließen, müssen Sie mindestens über die Berechtigung Elemente bearbeiten für die Aufgabenlisten verfügen, in denen die Workflowaufgaben aufgezeichnet werden.

1. Öffnen Sie die Liste Aufgaben für die Website, und wählen Sie dann im Menü Ansicht die Option Meine Aufgaben aus, um Ihre Workflowaufgabe zu suchen.

   Hinweis

   Wenn der Workflow nicht die Aufgabenliste der Standardwebsite verwendet, wird Ihre Workflowaufgabe möglicherweise nicht in der Aufgabenliste angezeigt. Navigieren Sie zu der Liste oder Bibliothek, in der das Workflowelement gespeichert ist, um ihre Workflowaufgabe zu finden. Zeigen Sie auf den Namen des Elements, das Sie abschließen möchten, klicken Sie auf den angezeigten Pfeil, und klicken Sie dann auf Workflows. Klicken Sie auf der Seite Workflowstatus unter Ausgeführte Workflows auf den Namen des Workflows, an dem Sie beteiligt sind. Klicken Sie unter Aufgaben auf die Workflowaufgabe, und fahren Sie dann mit Schritt 3 fort.

2. Öffnen Sie die Liste, die das Element enthält, für das Sie als abgeschlossen markieren möchten.

3. Zeigen Sie auf den Namen der Aufgabe, die Sie abschließen möchten, klicken Sie auf den angezeigten Pfeil, und klicken Sie dann auf Element bearbeiten.

4. Geben Sie im Dialogfeld Aufgaben die Informationen ein, die zum Abschließen der Aufgabe angefordert werden, oder wählen Sie sie aus, und klicken Sie dann auf Speichern.

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