Computer erleichtern Es Organisationen, viele Inhalte und viele verschiedene Arten von Inhalten zu erstellen. People Informationen benötigen, und sie schaffen eine erstaunliche Anzahl von Möglichkeiten, diese Informationen zu erfassen: Dokumente, E-Mail-Nachrichten, Arbeitsblätter, Diagramme, Präsentationen, Videos und Webseiten, um nur einige der Möglichkeiten zu nennen.
Wenn dieser Inhalt nicht verwaltet wird, kann es schwierig sein, die benötigten Inhalte zu finden oder nachzuverfolgen, was passiert. Enterprise Content Management (ECM) mit SharePoint-Produkten bietet Ihnen Tools zum Organisieren und Verwalten von Inhalten während des gesamten Inhaltslebenszyklus, von der Erstellung bis zum Archiv. SharePoint ECM integriert die vertrauten Tools des Microsoft Office-Systems in die zentralen Verwaltungs- und Zusammenarbeitsfunktionen von SharePoint-Produkten und -Technologien.
Inhalt dieses Artikels
Dokumentverwaltung
ECM in SharePoint-Produkten und -Technologien verbessert die Produktivität und bietet die folgenden Features, mit denen Sie eine Sammlung von Dokumenten verwalten können:
- Zentrales Verwalten vielfältiger Inhalte Speichern Sie Inhalte in einem zentralen Repository, das Personen dabei hilft, die Informationen zu finden, freizugeben und zu verwenden.
- Einfaches Arbeiten mit Dokumenteigenschaften Mit dem Dokumentinformationsbereich können Sie Dokumenteigenschaften (Metadaten) direkt im Dokument durchsuchen und bearbeiten.
- Globales Verwalten von Metadaten Erstellen von Ausdruckssätzen und Gruppen, die das Organisieren und Auffinden von Inhalten erleichtern
- Ein beliebiges Dokument eindeutig machen Dokument-IDs stellen einen eindeutigen Bezeichner für jedes Medienobjekt in der Inhaltssammlung bereit...
- Zeit sparen und Einstellungen wiederverwenden Mit Inhaltstypen können Sie freigegebene Einstellungen für einen bestimmten Inhaltstyp zuweisen, z. B. einem Manuellen oder einer Spezifikation.
- Steuern des Zugriffs auf Informationen. Eindeutig definierte Berechtigungen bieten Ihnen eine Fülle von Tools zum Steuern des Zugriffs auf Informationen auf jeder Ebene, von einem einzelnen Dokument bis zur Website selbst.
- Optimieren der gemeinsamen Dokumentverarbeitung Mit integrierten Dokumentworkflows können Sie dokumentorientierte Prozesse direkt über Office-Desktopprogramme starten, nachverfolgen und daran zusammenarbeiten.
Digital Media Management
SharePoint-Produkte und -Technologien verfügen über integrierte Funktionen zum Wiedergeben und Verwalten digitaler Medieninhalte wie Video und Audio. Im Folgenden finden Sie einige Höhepunkte dieser Funktionen:
- Direktes Wiedergeben von Medieninhalten Video- und Audioplayer sind in SharePoint-Produkte integriert. Sie können Video und Audio direkt über ein Portal, ein Team oder eine Veröffentlichungswebsite, über eine von der Community generierte Website und über verwaltete Lern- und Schulungswebsites wiedergeben.
- Verwenden optimierter Medienbibliotheken Medienobjektbibliotheken in SharePoint Server sind für Medieninhalte optimiert. Alle hilfreichen Verwaltungsfeatures einer Dokumentbibliothek sind verfügbar, z. B. Metadaten, Inhaltstypen und eindeutige IDs. Darüber hinaus bieten Medienobjektbibliotheken Miniaturansichten von Bildern und Videos mit integrierter Möglichkeit, eine Vorschau eines Videos wiederzugeben.
Verwaltung von Unterlagen
Die integrierten Datensatzverwaltungsfunktionen in SharePoint-Produkten ermöglichen Es Organisationen, Geschäftsdatensätze im endgültigen Zustand zu speichern und zu schützen. Organisationen können Informationsverwaltungsrichtlinien auf Geschäftsdatensätze anwenden. Dies trägt dazu bei, das Risiko von Rechtsstreitigkeiten zu mindern, indem sichergestellt wird, dass die Informationen den Vorschriften oder Unternehmensrichtlinien entsprechen.
- Verbessern der Einhaltung gesetzlicher und gesetzlicher Bestimmungen Implementieren Sie Richtlinien für die Aufbewahrung, den Schutz und die Überwachung von Geschäftsdatensätzen, um sicherzustellen, dass diese Datensätze angemessen aufbewahrt werden. Überwachungspfade liefern internen und externen Prüfern den Nachweis, dass Die Datensätze ordnungsgemäß aufbewahrt wurden.
- Schützen von geschäftlichen und wichtigen Datensätzen Ein sicheres Repository trägt dazu bei, dass Datensätze in einem gesperrten, endgültigen Zustand gespeichert werden.
Sicherstellen einer einfachen Ermittlung von Rechtsstreitigkeiten Stellen Sie sicher, dass Sie informationen, die für die rechtliche Ermittlung erforderlich sind, kostengünstig abrufen können. Platzieren Sie einen speziellen Halteraum für bestimmte Datensätze, um die Zerstörung zu verhindern.
Web Content Management
Mit den Web Content Management-Features in können Sie folgende Aktionen ausführen:
- Schnelles und einfaches Erstellen und Veröffentlichen von Inhalten Verwenden Sie vertraute Tools, um Webinhalte rechtzeitig zu erstellen und zu veröffentlichen.
- Beibehalten eines konsistenten Erscheinungsbilds auf Ihren Websites Erstellen Sie genehmigte master Seiten und Seitenlayouts, mit denen Branding und Navigation der Website einmal angegeben und von Inhaltsautoren wiederverwendet werden können.
- Geringere Bereitstellungs- und Verwaltungskosten für Ihre Websites Implementieren Sie eine einzelne mehrschichtige Infrastruktur zum Veröffentlichen von Inhalten in Intranet-, Extranet- und Internetwebsites.