Jede Vorlage, die in Access enthalten ist, ist eine vollständige Nachverfolgungsanwendung, die vordefinierte Tabellen, Formulare, Berichte, Abfragen, Makros und Beziehungen enthält. Diese Vorlagen sind sofort einsatzbereit, sodass Sie eine neue Datenbank erstellen können, die auf einer Vorlage basiert und schnell einsatzbereit ist. Es kann jedoch vorkommen, dass Sie Ihre neue Datenbank ändern möchten, z. B. um ein Feld hinzuzufügen oder umzubenennen oder einen Bericht zu ändern.
In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie die gängigsten Änderungen durchführen, die Sie möglicherweise auf eine Datenbank anwenden möchten, die aus einer Vorlage erstellt wurde. Ausführlichere Informationen zu bestimmten Bereichen finden Sie unter den Links zu Artikeln.
Inhalt dieses Artikels
Grundlegendes zu Tabellen und Feldern
Wenn Sie eine Datenbank erstellen, speichern Sie Ihre Daten in Tabellen – themenbasierte Listen von Zeilen und Spalten. Sie speichern die Informationselemente, die Sie nachverfolgen möchten, in Feldern (auch spalten genannt). In einer Tabelle Kontakte können Sie beispielsweise Felder für Nachname, Vorname, Telefonnummer und Adresse erstellen. Für eine Products-Tabelle können Sie Felder für Produktname, Produkt-ID und Preis erstellen.
Es ist wichtig, dass Sie die Felder sorgfältig auswählen. Beispielsweise ist es in der Regel eine schlechte Idee, ein Feld zum Speichern eines berechneten Werts zu erstellen. In den meisten Fällen können Sie Access den Wert berechnen, wenn er benötigt wird. Wenn Sie Felder auswählen, versuchen Sie, Informationen in den kleinsten nützlichen Teilen zu speichern. Anstatt beispielsweise einen vollständigen Namen in einem einzelnen Feld zu verwenden, sollten Sie den Vor- und Nachnamen separat speichern. Wenn Sie ein Informationselement melden, sortieren, suchen oder eine Berechnung durchführen müssen, sollten Sie es im Allgemeinen selbst in ein Feld einfügen.
Weitere Informationen zum Entwerfen einer Datenbank und zum Auswählen von Feldern finden Sie im Artikel Grundlagen des Datenbankentwurfs.
Ein Feld weist bestimmte definierende Merkmale auf. Beispielsweise verfügt jedes Feld über einen Namen, der das Feld innerhalb einer Tabelle eindeutig identifiziert. Ein Feld verfügt auch über einen Datentyp, der ausgewählt wird, um den zu speichernden Informationen zu entsprechen. Der Datentyp bestimmt die Werte, die gespeichert werden können, und die Vorgänge, die für diese Werte ausgeführt werden können, sowie den Speicherplatz, der für die einzelnen Werte reserviert werden soll. Jedem Feld ist auch eine Gruppe von Einstellungen zugeordnet, die als Eigenschaften bezeichnet werden, die die Darstellungs- oder Verhaltensmerkmale des Felds definieren. Die Format-Eigenschaft definiert beispielsweise das Anzeigelayout eines Felds, d. h. wie es angezeigt werden soll, wenn es angezeigt wird.
Einfügen, Hinzufügen oder Erstellen eines neuen Felds in einer Tabelle
Sie können einer Tabelle in der Datenblattansicht ganz einfach ein Feld hinzufügen. Sie können einer Tabelle in der Entwurfsansicht jedoch auch ein Feld hinzufügen. In der Datenblattansicht fügen Sie das Feld hinzu, indem Sie einige Daten in die Zelle unterhalb der Spaltenüberschrift Zum Hinzufügen klicken eingeben. Sie können der Tabelle auch ein Feld in der Entwurfsansicht hinzufügen.
Weitere Informationen zum Hinzufügen eines Felds zu einer Tabelle in der Datenblattansicht finden Sie im Artikel Hinzufügen oder Löschen einer Spalte in einem Datenblatt.
Weitere Informationen zum Hinzufügen eines Felds zu einer Tabelle in der Entwurfsansicht finden Sie im Artikel Erstellen einer Tabelle und Hinzufügen von Feldern.
Hinweis: Wenn Sie einer Tabelle ein neues Feld hinzufügen, wird das Feld nicht automatisch ihren vorhandenen Formularen und Berichten hinzugefügt. Sie müssen das Feld diesen Formularen und Berichten manuell hinzufügen, damit es darin angezeigt wird.
Löschen eines Felds aus einer Tabelle
Wenn möglich, sollten Sie es vermeiden, ein Feld aus einer Datenbank zu löschen, die aus einer der bereitgestellten Vorlagen generiert wurde. Es ist wahrscheinlich, dass das Feld in anderen Datenbankobjekten wie Formularen und Berichten verwendet wird. Daher führt das Löschen des Felds zu Konsequenzen, wenn Sie versuchen, die anderen Datenbankobjekte zu verwenden, die das Feld verwenden. Die Datenbankobjekte funktionieren nicht wie erwartet. Sie müssen alle Verweise auf das Feld aus allen Objekten entfernen, die es verwenden, damit diese anderen Objekte ordnungsgemäß funktionieren.
Wenn Sie entscheiden, dass Sie ein Feld aus einer Datenbank löschen müssen, das aus einer Vorlage generiert wurde, können Sie dies entweder in der Datenblattansicht oder in der Entwurfsansicht tun. Wenn andere Datenbankobjekte auf das gelöschte Feld verweisen, müssen Sie diese anderen Objekte ändern, um den Verweis zu entfernen. Wenn ein Bericht beispielsweise ein Steuerelement enthält, das an das gelöschte Feld gebunden ist, und Sie den Bericht ausführen, wird eine Fehlermeldung angezeigt, da Access die Daten für das Feld nicht finden kann.
Wenn Sie ein Feld löschen, löschen Sie alle in diesem Feld gespeicherten Informationen endgültig. Aus diesem Grund sollten Sie beim Löschen von Feldern vorsichtshalber vorgehen und eine Sicherungskopie Ihrer Datenbank erstellen, bevor Sie das Feld löschen.
Bevor Sie ein Feld löschen können, müssen Sie sicherstellen, dass es nicht an Tabellenbeziehungen beteiligt ist. Wenn Sie versuchen, ein Feld zu löschen, für das Beziehungen vorhanden sind, warnt Access Sie, dass Sie zuerst die Beziehungen löschen müssen.
Eine schrittweise Anleitung zum Löschen einer Tabellenbeziehung finden Sie im Artikel Erstellen, Bearbeiten oder Löschen einer Beziehung.
Schritt-für-Schritt-Anweisungen zum Löschen von Feldern aus Tabellen finden Sie im Artikel Löschen eines Felds.
Umbenennen eines Felds oder einer Tabelle
Wenn möglich, sollten Sie vermeiden, ein Feld oder eine Tabelle in einer Datenbank umzubenennen, die aus einer der bereitgestellten Vorlagen generiert wurde. Es ist wahrscheinlich, dass das Feld oder die Tabelle in anderen Datenbankobjekten wie Formularen und Berichten verwendet wird. Daher kann das Umbenennen des Felds oder der Tabelle Konsequenzen haben, wenn Sie versuchen, die anderen Datenbankobjekte zu verwenden, die das Feld oder die Tabelle verwenden. Die anderen Objekte funktionieren möglicherweise nicht wie erwartet, wenn sie weiterhin auf den alten Namen verweisen. Damit die anderen Objekte ordnungsgemäß funktionieren, muss der alte Name in den neuen Namen geändert werden. Wenn das Kontrollkästchen AutoKorrektur ausführen in der Kategorie Aktuelle Datenbank des Dialogfelds Zugriffsoptionen aktiviert ist, wird ein Großteil dieser Arbeit automatisch für Sie erledigt.
Möglicherweise möchten Sie den Text ändern, der in einer Spaltenüberschrift in der Datenblattansicht angezeigt wird. Sie können dies tun, ohne das Feld umbenennen zu müssen. Wenn Sie nur den Text in der Spaltenüberschrift ändern und das Feld nicht umbenennen möchten, lesen Sie den Abschnitt Ändern des Texts, der in einer Spaltenüberschrift angezeigt wird.
Bei Bedarf können Sie eine Tabelle im Navigationsbereich umbenennen oder ein Feld in der Datenblatt- oder Entwurfsansicht umbenennen. Bevor Sie dies tun, sollten Sie erwägen, die Option AutoKorrektur für Namen zu aktivieren, wenn sie noch nicht aktiviert ist.
Aktivieren der AutoKorrektur-Option "Name"
Wenn Sie ein Datenbankobjekt umbenennen, z. B. ein Feld, eine Tabelle, ein Formular oder einen Bericht, soll die Namensänderung in der Regel in der gesamten Datenbank weitergegeben werden. Andernfalls funktionieren Objekte, die auf den alten Namen verweisen, nicht wie erwartet. Access stellt die AutoKorrektur-Funktion namens bereit, mit der die Namensänderungen weitergegeben werden können. Standardmäßig ist autoKorrektur für Namen für alle neuen Datenbanken in Access aktiviert. Wenn sie jedoch deaktiviert ist, können Sie es wie folgt aktivieren.
Aktivieren der AutoKorrektur-Option "Name"
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Klicken Sie auf Datei > Optionen.
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Klicken Sie im Dialogfeld Zugriffsoptionen im linken Bereich auf Aktuelle Datenbank.
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Aktivieren Sie unter Name AutoKorrektur-Optionen das Kontrollkästchen AutoKorrektur-Informationen für Den Namen nachverfolgen , und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen AutoKorrektur ausführen .
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Wenn Sie eine Tabelle beibehalten möchten, in der jede änderung protokolliert wird, die von Name AutoKorrektur ausgeführt wird, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Änderungen an Protokollname AutoKorrektur .
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Klicken Sie auf OK.
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Klicken Sie zum Speichern der Änderungen auf der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf Speichern.
Hinweis: Die Namens-AutoKorrektur-Funktion ist nicht identisch mit dem AutoKorrektur-Feature. Das AutoKorrektur-Feature Name korrigiert Verweise zwischen Objekten. Die AutoKorrektur-Funktion korrigiert häufig falsch geschriebene Wörter oder Ausdrücke.
Umbenennen eines Felds in der Datenblattansicht
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Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle, in der Sie das Feld umbenennen möchten.
Die Tabelle wird in der Datenblattansicht geöffnet.
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Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschrift für das Feld, das Sie umbenennen möchten, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Feld umbenennen .
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Geben Sie den neuen Namen für das Feld ein, und drücken Sie dann die EINGABETASTE.
Umbenennen eines Felds in der Entwurfsansicht
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Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle, in der Sie das Feld umbenennen möchten, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Entwurfsansicht .
Die Tabelle wird in der Entwurfsansicht geöffnet.
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Klicken Sie auf die Zelle in der Spalte Feldname für das Feld, das Sie umbenennen möchten.
Tipp: Um den gesamten Feldnamen auszuwählen, zeigen Sie links neben dem ersten Zeichen im Namen, bis der Zeiger in einen Pfeil wechselt, und klicken Sie dann auf .
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Bearbeiten Sie den Text, um das Feld umzubenennen.
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Klicken Sie zum Speichern der Änderungen auf der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf Speichern.
Umbenennen einer Tabelle
Sie können eine Tabelle und die meisten anderen Datenbankobjekte direkt über den Navigationsbereich umbenennen.
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Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle, die Sie umbenennen möchten, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Umbenennen .
Hinweis: Sie müssen alle geöffneten Objekte schließen, die auf die Tabelle verweisen, bevor Sie sie umbenennen können.
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Geben Sie den neuen Namen ein, und drücken Sie dann die EINGABETASTE.
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Klicken Sie zum Speichern der Änderungen auf der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf Speichern.
Ändern des Texts, der in einer Spaltenüberschrift angezeigt wird
Ein Untertitel ist ein Titel oder eine Überschrift, die Sie einem Feld zuweisen können, indem Sie die Caption-Eigenschaft des Felds festlegen. Die Untertitel ist unabhängig vom Feldnamen – jedes Feld hat einen Feldnamen und kann auch einen Untertitel haben. Beispielsweise kann es sich bei Ihrem Feldnamen um ein einzelnes Wort ohne eingebettete Leerzeichen handeln. Anschließend können Sie die Caption-Eigenschaft verwenden, um einen aussagekräftigeren Namen zu erstellen, der Leerzeichen enthält. Access zeigt die Untertitel anstelle des Feldnamens in der Datenblattansicht und in Beschriftungen und Überschriften in Abfragen, Formularen und Berichten an.
Wenn Sie keinen Text für die Caption-Eigenschaft angeben, wird standardmäßig der Feldname verwendet.
Wenn Sie den Namen ändern möchten, der in der Überschrift für eine Spalte in der Datenblattansicht angezeigt wird, können Sie dies tun, ohne den Feldnamen zu ändern, indem Sie die Caption-Eigenschaft des Felds festlegen. Gehen Sie wie folgt vor, um die Caption-Eigenschaft eines Felds zu ändern:
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Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle, in der Sie die Untertitel ändern möchten, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Entwurfsansicht.
Die Tabelle wird in der Entwurfsansicht geöffnet.
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Klicken Sie auf die Zelle in der Spalte Feldname für das Feld, dessen Caption-Eigenschaft Sie festlegen möchten.
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Klicken Sie im unteren Abschnitt unter Feldeigenschaften auf der Registerkarte Allgemein auf Beschriftung.
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Geben Sie einen neuen Untertitel für das Feld ein.
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Klicken Sie zum Speichern der Änderungen auf der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf Speichern.
Wenn Sie die Tabelle das nächste Mal in der Datenblattansicht öffnen, wird die Untertitel anstelle des Feldnamens in der Spaltenüberschrift angezeigt.
Hinzufügen eines Felds zu einem Formular oder Bericht
Wenn Sie eine Datenbank erstellen, die auf einer Vorlage basiert, enthält Ihre Datenbank eine Reihe von integrierten, vordefinierten Formularen und Berichten, mit denen Sie sofort arbeiten können. Möglicherweise stellen Sie jedoch fest, dass Sie einem Formular oder Bericht ein zusätzliches Feld hinzufügen möchten. Wenn Sie einem Formular oder Bericht ein Feld hinzufügen, erstellen Sie ein so genanntes Steuerelement.
Steuerelemente sind Objekte, die Daten anzeigen, Aktionen ausführen und Ihnen das Anzeigen und Bearbeiten von Informationen ermöglichen, mit denen die Benutzeroberfläche verbessert wird (beispielsweise Bezeichnungsfelder und Bilder). Steuerelemente können gebunden, ungebunden und berechnet werden.
Eine vollständige Liste der Steuerelementtypen, die Sie in Formularen und Berichten verwenden können, finden Sie im Artikel Einführung in Steuerelemente.
Hinzufügen eines Felds zu einem Formular oder Bericht in der Layoutansicht
Nachdem Sie ein Formular oder einen Bericht erstellt haben, können Sie das Design ganz einfach optimieren, indem Sie in der Layoutansicht arbeiten. Indem Sie die tatsächlichen Livedaten als Leitfaden verwenden, können Sie die Feldbreiten anpassen und die Felder neu anordnen. Sie können neue Felder auf dem Formular oder Bericht platzieren und die Eigenschaften für das Formular oder den Bericht und die zugehörigen Steuerelemente festlegen.
Um zur Layoutansicht zu wechseln, klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf das Formular oder den Bericht, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Layoutansicht . Alternativ können Sie auf der Leiste Access status auf die Schaltfläche Layoutansicht klicken, oder Sie können mit der rechten Maustaste auf die Dokumentregisterkarte für das Formular oder den Bericht klicken und dann im Kontextmenü auf Layoutansicht klicken.
Öffnen des Eigenschaftenblatts
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Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Tools auf Eigenschaftenblatt.
Tastenkombination Drücken Sie F4.
Sie können den Bereich Feldliste verwenden, um Felder aus der zugrunde liegenden Tabelle oder Abfrage zu Ihrem Entwurf hinzuzufügen. Klicken Sie zum Anzeigen des Bereichs Feldliste auf der Registerkarte Format in der Gruppe Steuerelemente auf Vorhandene Felder hinzufügen. Anschließend können Sie Felder direkt aus dem Bereich Feldliste in Ihr Design ziehen.
Anzeigen des Bereichs "Feldliste"
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Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Extras auf Vorhandene Felder hinzufügen.
Hinzufügen eines Felds aus dem Bereich Feldliste
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Um ein einzelnes Feld hinzuzufügen, ziehen Sie das Feld aus dem Bereich Feldliste in den Abschnitt, an dem es im Formular oder Bericht angezeigt werden soll.
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Wenn Sie mehrere Felder gleichzeitig hinzufügen möchten, halten Sie STRG gedrückt, und klicken Sie auf die gewünschten Felder. Ziehen Sie die ausgewählten Felder auf das Formular oder den Bericht.
Wenn Sie die Felder in einem Abschnitt ablegen, erstellt Access ein gebundenes Textfeld-Steuerelement für jedes Feld und platziert automatisch ein Bezeichnungssteuerelement neben jedem Feld.
Weitere Informationen zu Formularen und Berichten finden Sie in den Artikeln Hinzufügen eines Felds zu einem Formular oder Bericht, Erstellen eines Formulars in Access und Erstellen eines einfachen Berichts.
Hinzufügen eines Felds, in dem Dokumente, Dateien oder Bilder gespeichert werden
Sie können Access verwenden, um ein Feld mit dem Datentyp Anlage hinzuzufügen, um ein oder mehrere Dokumente, Dateien oder Bilder zu speichern. Sie können ein Anlagefeld verwenden, um mehrere Dateien in einem einzigen Feld zu speichern. Sie können sogar mehrere Dateitypen in diesem Feld speichern. In einer Datenbank für Arbeitskandidaten können Sie beispielsweise einen oder mehrere Lebensläufe zusätzlich zu einem Foto an den Datensatz für jeden Kontakt anfügen.
Hinzufügen eines Anlagefelds zu einer Tabelle
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Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle, der Sie das Feld hinzufügen möchten, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Entwurfsansicht .
Die Tabelle wird in der Entwurfsansicht geöffnet.
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Klicken Sie in der Spalte Feldname auf die erste leere Zeile, und geben Sie einen Namen für das neue Feld ein.
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Klicken Sie in der Spalte Datentyp auf die angrenzende Zelle, und wählen Sie dann in der Liste Anlage aus.
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Klicken Sie zum Speichern der Änderungen auf der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf Speichern.
Access zeigt möglicherweise eine Meldung an, die besagt, dass Sie Ihre Änderungen nach dem Speichern der Tabelle nicht rückgängigmachen können. Dies bedeutet, dass Sie das Feld nicht in einen anderen Datentyp konvertieren können, aber Sie können das Feld löschen, wenn Sie der Meinung sind, dass Sie einen Fehler gemacht haben.
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Klicken Sie auf Ja , um die Änderung zu bestätigen.
Nachdem Sie der Tabelle das Feld Anlage hinzugefügt haben, können Sie das Dialogfeld Anlagen verwenden, um einem Datensatz Dokumente, Dateien oder Bilder hinzuzufügen.
Hinzufügen einer Anlage zu einem Feld
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Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle, der Sie die Anlage hinzufügen möchten.
Die Tabelle wird in der Datenblattansicht geöffnet.
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Doppelklicken Sie in der Tabelle auf das Anlagefeld.
Das Dialogfeld Anlagen wird angezeigt.
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Klicken Sie auf Hinzufügen.
Das Dialogfeld Datei auswählen wird angezeigt.
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Verwenden Sie die Liste Suchen in , um zu der Datei oder den Dateien zu navigieren, die Sie an den Datensatz anfügen möchten, wählen Sie die Datei(n) aus, und klicken Sie dann auf Öffnen.
Beachten Sie, dass Sie mehrere Dateien eines beliebigen unterstützten Datentyps auswählen können.
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Klicken Sie im Dialogfeld Anlagen auf OK, um Ihrer Tabelle die Dateien hinzuzufügen.
Access fügt die Dateien dem Feld hinzu und erhöht die Zahl, die die Anlagen entsprechend angibt.
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Wiederholen Sie diese Schritte nach Bedarf, um dem aktuellen Feld oder anderen Feldern in der Tabelle Dateien hinzuzufügen.
Weitere Informationen zu Anlagenfeldern finden Sie im Artikel Anfügen von Dateien und Grafiken an die Datensätze in Ihrer Datenbank.
Ändern der Darstellung eines Felds
Sie können anpassen, wie ein Feld angezeigt wird, wenn es angezeigt wird. Sie können beispielsweise Anzeigeformate festlegen, die in der gesamten Datenbank verwendet werden sollen, z. B. in Formularen und Berichten oder beim Öffnen einer Tabelle in der Datenblattansicht. Um ein Anzeigeformat festzulegen, legen Sie die Format-Eigenschaft eines Felds fest. Die Format-Eigenschaft des Felds wird dann automatisch von neuen Formularen und Berichten geerbt, die Sie erstellen.
Festlegen des Anzeigeformats in der Datenblattansicht
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Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle, die das Feld enthält, dessen Format Sie festlegen möchten.
Die Tabelle wird in der Datenblattansicht geöffnet. -
Klicken Sie auf das Feld, dessen Anzeigeformat Sie festlegen möchten.
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Klicken Sie auf der Registerkarte Felder in der Gruppe Formatierung in der Dropdownliste neben Format auf den Pfeil, und wählen Sie dann ein Format aus.
Das Feld wird mit dem neuen Anzeigeformat angezeigt.
Festlegen des Anzeigeformats in der Entwurfsansicht
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Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle, die das Feld enthält, dessen Anzeigeformat Sie ändern möchten, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Entwurfsansicht .
Die Tabelle wird in der Entwurfsansicht geöffnet.
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Klicken Sie auf das Feld, dessen Anzeigeformat Sie festlegen möchten.
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Klicken Sie unter Feldeigenschaften auf der Registerkarte Allgemein auf das Feld Format .
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Klicken Sie auf die Dropdownliste, und wählen Sie ein Anzeigeformat aus.
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Klicken Sie zum Speichern der Änderungen auf der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf Speichern.
