Inhaltstypen in SharePoint sind wichtig für die Verwaltung von Metadaten und die Gewährleistung der Konsistenz in Ihrer Organization. Jeder Inhalt in SharePoint wird aus einem Inhaltstyp erstellt. In diesem Leitfaden erfahren Sie, was Inhaltstypen sind und wie Sie Inhaltstypen effektiv erstellen, veröffentlichen und verwalten.
Was ist ein Inhaltstyp?
Ein Inhaltstyp in SharePoint ist eine wiederverwendbare Sammlung von Vorlagen, Metadaten (Spalten), Workflows, Verhalten und anderen Einstellungen für eine Kategorie von Elementen oder Dokumenten. Ein Inhaltstyp zieht ein Element und Informationen zu dem Element zusammen. Das Element kann eine von vielen verschiedenen Arten von Dateien, ein Dokument, eine Excel-Arbeitsmappe oder sogar ein Status für einen Statusbericht sein. Es kann sich auch um eine Liste oder einen Ordner handeln. Ein Inhaltstyp ordnet diesem Element wichtige Metadaten oder andere Informationen zu, z. B. eine Vorlage oder eine Aufbewahrungsrichtlinie. Sie ermöglicht Ihnen die zentrale und wiederverwendbare Verwaltung der Einstellungen für eine Kategorie von Informationen.
Standardinhaltstypen und benutzerdefinierte Inhaltstypen
SharePoint enthält standardmäßig viele integrierte Inhaltstypen. Sie können die vordefinierten Inhaltstypen, z. B. "Leeres Dokument" oder "Ankündigung", ohne Änderungen verwenden, oder Sie können benutzerdefinierte Inhaltstypen erstellen, um die individuellen Anforderungen Ihrer Organization zu erfüllen.
Standardinhaltstypen
Hier ist eine kurze Liste einiger Standardinhaltstypen in SharePoint. Es gibt noch viele weitere, die Sie sehen können, wenn Sie sich die Seite "Websiteeinstellungen" auf einer SharePoint-Website ansehen.
- Dokumentinhaltstypen: Einfache Seite, Dokument, Formular, Link und Wiki-Seite
- Ordnerinhaltstypen: Ordner-, Diskussions- und Sammelvorgang
- Inhaltstypen auflisten: Ankündigung, Ereignis, Kontakt, Problem, Link, Reservierungen, Aufgabe und mehr
Dies ist nur ein Beispiel für die breite Palette verfügbarer Inhaltstypen. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die auf Ihrer Website verfügbaren Standardtypen anzuzeigen:
Alle Standardinhaltstypen anzeigen
Hinweis
Sie müssen mindestens über die Rolle "Websitebesitzer" verfügen, um alle Standardinhaltstypen einer SharePoint-Website anzeigen zu können.
- Wählen Sie die Liste aus, mit der Sie auf der Schnellstartleiste arbeiten möchten, oder wählen Sie Einstellungen
- Wählen Sie Websiteinformationen aus.
- Wählen Sie dann "Alle Websiteeinstellungen anzeigen" aus.
- Wählen Sie unter Web Designer-KatalogeWebsiteinhaltstypen aus.
- Auf der Seite "Inhaltstypkatalog " werden die Inhaltstypen (z. B. Bericht, Bild oder Dokument), das übergeordnete Element (z. B. Dokument, Element oder Rich Media-Objekt) und die Quelle (in der Regel Ihre aktuelle Website) angezeigt.
Informationen dazu, wie die integrierten Inhaltstypen miteinander in Beziehung stehen, finden Sie unter SharePoint in Microsoft 365 Standardinhaltstyphierarchie.
Siehe Hinzufügen eines Inhaltstyps zu einer Liste oder Bibliothek
Benutzerdefinierte Inhaltstypen
Benutzerdefinierte Inhaltstypen können es Benutzern erleichtern, konsistent zu sein. Obwohl es viele integrierte Inhaltstypen gibt, möchten Sie möglicherweise benutzerdefinierte Inhaltstypen für Ihre organization erstellen. Jede organization hat individuelle Anforderungen und unterschiedliche Arten von Inhalten. Dies können beispielsweise formelle Verträge, Berichte, Verkaufsangebote, Entwurfsspezifikationen, Unternehmensverfahren usw. sein. Sie können separate Inhaltstypen erstellen, um diese Vielfalt besser zu bewältigen.
Inhaltstypen können für fast jedes Element in SharePoint definiert werden. Dazu gehören Dokumente und andere Dateien, Listenelemente, Mediendateien und Ordner. Sie können die folgenden Attribute für jeden Inhaltstyp angeben. Diese Attribute werden jedes Mal automatisch zugeordnet, wenn ein Benutzer ein neues Dokument oder eine andere Datei eines bestimmten Inhaltstyps erstellt.
- Die Dokumentvorlage, wenn es sich um ein Dokument handelt
- Informationsverwaltungsrichtlinien, die Aufbewahrungs- und Überwachungsrichtlinien angeben
- Spalten (Metadaten), die dem Inhalt zugeordnet sind
- Workflows, die Elemente dieses Inhaltstyps verwenden können
- Benutzerdefinierte Features
Beispielsweise können Sie einen Verkaufsvertragsinhaltstyp definieren und ihn der Bibliothek hinzufügen, die Ihr Team verwendet. Wenn jemand dann ein Verkaufsangebot erstellen möchte, wählt er einfach die Option Verkaufsvertrag aus dem Menü Neues Dokument .
Ein Dokumentinhaltstyp wie dieser Verkaufsvertrag kann folgende Attribute aufweisen:
Die Vorlage für das Dokument
Spalten, die dem Inhalt zugeordnet sind, wobei jede Spalte ein Metadatenelement darstellt. Die folgende Liste enthält beispielsweise einige häufig verwendete Dokumentmetadaten:
- Verkäufer
- Kundenunternehmen
- Bestellnummer
und so weiter...
Eine Anforderung, das Dokumentinformationsfenster automatisch anzuzeigen und erforderliche Informationen jedes Mal zu sammeln, wenn ein Benutzer eine neue Datei dieses Typs erstellt
Einstellungen für die Informationsverwaltung, die die Aufbewahrungsrichtlinie beschreiben, ob sie überwacht werden kann usw
Erstellen benutzerdefinierter Inhaltstypen
Um einen benutzerdefinierten Websiteinhaltstyp zu erstellen, beginnen Sie immer mit einem vorhandenen Inhaltstyp, unabhängig davon, ob Sie eine vorhandene Kategorie verwenden oder eine neue Kategorie erstellen möchten. Sie können aus der großen Sammlung vordefinierter Websiteinhaltstypen im Inhaltstypkatalog auswählen. Der neue Websiteinhaltstyp erbt alle Attribute des übergeordneten Inhaltstyps, z. B. die Dokumentvorlage, die schreibgeschützte Einstellung oder die Spalten. Nach der Erstellung können Sie jedes dieser Attribute ändern. Sie können beispielsweise eine andere Vorlage verwenden, als im übergeordneten Element angegeben ist.
Gehen Sie folgendermaßen vor, um einen benutzerdefinierten Inhaltstyp zu erstellen:
Benutzerdefinierte Inhaltstypen erstellen
- Wählen Sie die Liste aus, mit der Sie auf der Schnellstartleiste arbeiten möchten, oder wählen Sie Einstellungen
- Wählen Sie "Websiteinformationen" und dann " Alle Websiteeinstellungen anzeigen" aus.
- Wählen Sie unter Web Designer-KatalogeWebsiteinhaltstypen aus.
- Wählen Sie auf der Seite Inhaltstypkatalogdie Option + Inhaltstyp erstellen aus.
- Geben Sie im Bereich "Inhaltstyp erstellen " einen Namen und eine Beschreibung für Ihren benutzerdefinierten Inhaltstyp ein.
- Wählen Sie "Verwenden einer vorhandenen Kategorie" oder "Neue Kategorie erstellen" aus.
- Wählen Sie unter Übergeordneter Inhaltstyp ein übergeordnetes Element aus, z. B. Inhaltstypen für digitale Objekte oder Dokumentinhaltstypen. Unter dem übergeordneten Inhaltstyp ändert sich das Dropdownfeld. Wählen Sie einen spezifischeren übergeordneten Inhaltstyp aus. Wenn Sie z. B. Ordnerinhaltstypen ausgewählt haben, können Sie es in diesem Feld auf Diskussion, Ordner oder Sammelvorgang eingrenzen.
- Wählen Sie Erstellen aus.
Veröffentlichen von Inhaltstypen
Inhaltstypen werden für eine Website definiert und gelten auf dieser Website und ihren Unterwebsites. Manchmal möchten Sie aber einen bestimmten Inhaltstyp auf mehreren Websites oder in Websitesammlungen verwenden. Beispielsweise kann Ihre Organization eine Standardvorlage für Dokumente verwenden, die standardisierte Metadaten erfordern. Da alle Benutzer im Unternehmen diesen Inhaltstyp für Dokumente verwenden sollen, eignet er sich für die Veröffentlichung in allen Websitesammlungen. Oder vielleicht erstellt die Konstruktionsabteilung einen Inhaltstyp für Entwurfsspezifikationen und möchte ihn nur in den technischen Websitesammlungen veröffentlichen.
Da Inhaltstypen Metadaten enthalten, sind Inhaltstypen und Metadaten sehr eng miteinander verknüpft. Ein Managed Metadata Service in SharePoint ermöglicht es, einen Inhaltstyp auf den Websites zu veröffentlichen, auf denen er verwendet wird. Websites und Websitesammlungen, die Teil des verwalteten Metadatendiensts sind, werden als "Abonnentenwebsites" bezeichnet.
Ein verwalteter Metadatendienst muss explizit erstellt und konfiguriert werden. Um die Veröffentlichung von Inhaltstypen einzuschließen, gibt der Administrator eine bestimmte Websitesammlung als Hub an. Verbundene Anwendungen und Websitesammlungen können die Inhaltstypen auf dem Hub abonnieren. Durch die Konfiguration von Managed Metadata Services ermöglichen Sie eine zentrale Verwaltung von Inhaltstypen. Inhaltstypen werden auf der Hubwebsite erstellt, und Updates können automatisch an die Abonnentenwebsites verteilt werden.
Weitere Informationen zum Veröffentlichen von Inhaltstypen finden Sie unter Veröffentlichen eines Inhaltstyps aus einem Hub für die Veröffentlichung von Inhalten .