Alles, was Sie wissen müssen, um effektiven Alternativtext zu schreiben

Wenn ein Bild mehr als tausend Wörter wert ist, was ist es dann für Personen wert, die nicht sehen können? In unserer digitalen Welt ist es für Personen mit Sehbehinderungen einfach, kritische Informationen zu verpassen oder frustrierend und negativ zu sein. Stellen Sie sich beispielsweise vor, ein Hauptredner sendet seine Präsentation nach einer Konferenz. Die Präsentation enthält Infografiken, um einen wichtigen Punkt zu veranschaulichen. Ohne Beschreibungen der Infografiken kann jeder mit sehbehinderten Personen die Infografik nicht verstehen und verpasst wichtige Informationen.

Alternativtext (Alternativtext) ist beschreibender Text, der die Bedeutung und den Kontext eines visuellen Elements in einer digitalen Einstellung, z. B. auf einer App oder Webseite, vermittelt. Wenn Sprachausgabe wie Microsoft-Sprachausgabe, JAWS und NVDA digitale Inhalte mit Alternativtext erreichen, wird der Alternativtext laut vorgelesen, sodass die Benutzer besser verstehen können, was sich auf dem Bildschirm befindet. Gut geschriebener, beschreibender Alternativtext reduziert die Mehrdeutigkeit erheblich und verbessert die Benutzerfreundlichkeit.

Die Menschen hören Wörter objektiv, verstehen sie aber subjektiv. In diesem Thema wird beschrieben, wie Sie effektiven Alternativtext in Microsoft Office verstehen, schreiben und verwenden.

Eine Gruppe von Personen, die vor einem Computer sitzen

Wann wird Alternativtext verwendet?

Bilder und Bilder

Achten Sie darauf, den Inhalt und den Zweck eines Bilds präzise und eindeutig zu vermitteln. Der Alternativtext darf nicht länger als ein oder zwei Sätze sein– meistens werden einige sorgfältig ausgewählte Wörter verwendet. Überlegen Sie, was an einem Bild wichtig ist. Ein wichtiger Kontext kann beispielsweise die Einstellung, die Emotionen in den Gesichtern der Personen, die Farben oder die relative Größe sein.

Alternativtextbereich mit einem Beispiel für Alternativtext in Word für Windows.

Wiederholen Sie den umgebenden Textinhalt nicht als Alternativtext, oder verwenden Sie Ausdrücke, die sich auf Bilder beziehen, z. B. "eine Grafik von" oder "ein Bild von". Im folgenden Beispiel bezieht sich der Alternativtext auf das Bild und beschreibt den Inhalt des Bilds nicht ausreichend.

Beispiel für einen schlechten Alternativtext in Word für Windows.

Diagramme, Flussdiagramme und Diagramme

Verwenden Sie beim Umgang mit Objekten, die detaillierte Informationen bereitstellen, z. B. eine Infografik, Alternativtext, um die im Objekt vermittelten Informationen zur Verfügung zu stellen. Eine Beschreibung eines Diagramms als "Ein Balkendiagramm mit Umsätzen im Laufe der Zeit" wäre beispielsweise für blinde Personen nicht hilfreich. Versuchen Sie, die Einsicht zu vermitteln. beispiel: "Ein Balkendiagramm, das den Umsatz im Laufe der Zeit zeigt. Im Juli hat der Umsatz der Marke A den Umsatz der Marke B übertroffen und im Laufe des Jahres weiter zunehmen."

Alternativtext sollte den Anfangspunkt, den Fortschritt und den Abschluss von Flussdiagrammen klar beschreiben.

Beispiel für Alternativtext für ein Kreisdiagramm in Word für Windows.

Videos

Videos, die ihren Inhalt nicht erläutern, erfordern Alternativtext, um die visuelle Benutzeroberfläche zu beschreiben, auch wenn der Benutzer Musik, Hintergrundsounds und Sprache hört. Alternativtext sollte inhalt und Zweck des Videos beschreiben.

Im Idealfall sollte ein Video einen zweiten Audiospur mit einer Beschreibung der Videoelemente enthalten, die rein visuell sind und für Sehbehinderte nicht zugänglich sind.

Wann soll alternativtext nicht verwendet werden?

Dekorative visuelle Objekte

Dekorative Objekte sind optisch interessant, aber nicht informativ (z. B. stilistische Rahmen). Personen, die Bildschirmlesegeräte verwenden, hören, dass diese dekorativ sind, damit sie wissen, dass ihnen keine wichtigen Informationen fehlen. Um ein visuelles Element als dekorativ zu markieren, aktivieren Sie einfach das Kontrollkästchen Als dekorativ markieren, wenn der Bereich Alternativtext geöffnet ist. Das Texteingabefeld wird ausgegraut.

Bereich "Alternativtext" mit ausgewählter Option "Als Dekorativ markieren" in Word für Windows.

Tipp: Wenn Sie Ihr Dokument als PDF exportieren, werden alle visuellen Elemente, die Sie als dekorativ gekennzeichnet haben, automatisch als Artefakte markiert, was bedeutet, dass sie von bildschirmleserischen Personen ignoriert werden, wenn Sie durch PDFs navigieren. 

Datenschnitte und Tabellen

Wenn die Microsoft Office Barrierefreiheitsprüfung ein Objekt nicht kennzeichnen kann, wenn alternativtext fehlt, müssen Sie dafür keinen Alternativtext schreiben. Datenschnitte und Tabellen sind Beispiele für diese Objekte.

Wie füge ich Einem Objekt Alternativtext hinzu?

  1. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Objekt, und wählen Sie Alternativtext bearbeiten aus.

      Excel Win32 Menü Alternativtext für Formen bearbeiten
    • Wählen Sie das Objekt aus. Wählen Sie Format > Alternativtext aus.

      Schaltfläche "Alternativtext" im Menüband von Outlook für Windows
  2. Geben Sie im Bereich Alternativtext ein bis zwei Sätze in das Textfeld ein, um das Objekt und dessen Kontext für Benutzer zu beschreiben, die es nicht sehen können.

    Dialogfeld "Alternativtext" in Word für Windows

Tipps zum Verwenden von Alternativtext in Microsoft Office

  • Denken Sie daran, die Microsoft Office Barrierefreiheitsprüfung während des Überprüfungsprozesses zu verwenden. Sie überprüft, ob alle relevanten visuellen Inhalte Alternativtext enthalten, und enthält außerdem weitere Vorschläge zur Verbesserung der Barrierefreiheit Ihrer Inhalte, z. B. zum Überprüfen von Kontrastverhältnissen. Zum Ausführen der Barrierefreiheitsprüfung klicken Sie einfach im Menüband auf die Registerkarte Überprüfen, und klicken Sie dann auf Barrierefreiheit überprüfen. Weitere Informationen zur Barrierefreiheitsprüfung finden Sie unter Verbessern der Barrierefreiheit mit der Barrierefreiheitsprüfung.

  • Verwenden Sie keinen Dateinamen, doppelten Text oder URLs als Alternativtext. Diese werden von der Barrierefreiheitsprüfung kennzeichnen, da sie für sehbehinderte Benutzer nicht nützlich sind. Weitere Informationen finden Sie unter Regeln für die Barrierefreiheitsprüfung.

  • Wenn es eine Gruppe von Objekten gibt, die eine semantische Gruppe bildet, z. B. eine Gruppe von Fotos, die alle Hunde anzeigen, weisen Sie alternativtext für die gesamte Gruppe zu. Wenn Objekte aus Formatierungsgründen zusammengruppiert wurden, aufheben Sie die Gruppierung der Objekte, und weisen Sie für jedes Objekt den geeigneten Alternativtext zu.

Tipp: Zum Überprüfen und Korrigieren eines Worts, das Sie im Bereich Alternativtext eingeben, klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf das Wort, und wählen Sie aus den vorgeschlagenen Alternativen aus.

Hinweis: Wenn Sie die Microsoft Office eine Weile verwendet haben, haben Sie möglicherweise bemerkt, dass der Bereich Alternativtext früher zwei Felder hatte: Titel und Beschreibung. Jetzt verwenden wir ein einzelnes Beschreibungsfeld– es wurde festgestellt, dass die Verwendung eines einzelnen Felds sowohl für Sie als Autor als auch für alle Benutzer, die eine Bildschirmleseausgabe verwenden, um den Inhalt zu nutzen, einfacher und weniger verwirrend ist.

Automatischer Alternativtext

In Microsoft 365 kann Alternativtext automatisch generiert werden. Wenn Sie ein Bild einfügen, wird möglicherweise am unteren Rand des Bilds eine Leiste mit automatisch generierten Alternativtext angezeigt.

In Office 2019 wird Alternativtext nicht automatisch generiert, wenn Sie ein Bild einfügen. Wenn Sie automatischen Alternativtext hinzufügen möchten, wählen Sie im Bereich Alternativtext die Schaltfläche Beschreibung für mich generieren aus. Je nach Inhalt des Bilds enthält das Feature manchmal beschreibende Tags, und manchmal erhalten Sie vollständige Sätze.

Wenn automatischer Alternativtext generiert wird, denken Sie daran, ihn im Bereich Alternativtext zu überprüfen und zu bearbeiten und alle dort hinzugefügten Kommentare wie "Beschreibung mit hoher Sicherheit generiert" zu entfernen.

Ein Bild mit automatisch generierten Alternativtext am unteren Rand des Bilds in Word für Windows.

Aktivieren des automatischen Alternativtexts

Bevor Sie automatischen Alternativtext verwenden können, müssen Sie Office Intelligent Services in einem beliebigen Office-Produkt aktivieren.

  1. Wählen Sie Datei > Optionen >Allgemein aus, und überprüfen Sie, ob Dienste aktivieren unter Intelligente Office-Dienste ausgewählt ist.

  2. Wählen Sie die Registerkarte Erleichterte Bedienung aus, und überprüfen Sie, ob Unter Automatischer Alternativtext automatisch generieren für mich ausgewählt ist.

Deaktivieren des automatischen Alternativtexts

  1. Wählen Sie Datei > Optionen > Erleichterte Bedienung aus, und deaktivieren Sie unter Automatischer Alternativtext die Option Alternativtext automatisch generieren für mich.

Wo finden Sie Funktionsrichtlinien für Alternativtext

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