Eine Abfrage ist eine Reihe von Anweisungen, die Sie für die Arbeit mit Daten verwenden können. Sie führen eine Abfrage aus, um diese Anweisungen auszuführen. Neben der Rückgabe von Ergebnissen , die sortiert, gruppiert oder gefiltert werden können, kann eine Abfrage auch Daten erstellen, kopieren, löschen oder ändern.
In diesem Artikel wird erläutert, wie Abfragen ausgeführt werden, und es werden nur kurze Übersichten über die verschiedenen Arten von Abfragen bereitgestellt. Der Artikel behandelt auch Fehlermeldungen, die beim Ausführen verschiedener Arten von Abfragen auftreten können, und enthält Schritte, die Sie ausführen können, um diese Fehler zu umgehen oder zu beheben.
Dieser Artikel enthält keine schrittweisen Anweisungen zum Erstellen von Abfragen.
Wichtig: Sie können keine Aktionsabfragen ausführen, wenn eine Datenbank im deaktivierten Modus ausgeführt wird. Dies ist ein Modus mit eingeschränkter Funktionalität, den Access unter bestimmten Umständen zum Schutz Ihrer Daten verwendet. Möglicherweise wird eine Dialogfeldwarnung oder eine Warnung in der Meldungsleiste angezeigt.
Weitere Informationen zum deaktivierten Modus und zum Aktivieren von Aktionsabfragen finden Sie im Abschnitt Ausführen einer Aktionsabfrage.
Inhalt dieses Artikels
Ausführen einer Auswahl- oder Kreuztabellenabfrage
Sie verwenden Auswahlabfragen und Kreuztabellenabfragen zum Abrufen und Präsentieren von Daten sowie zum Bereitstellen von Formularen und Berichten mit Daten. Wenn Sie eine Auswahl- oder Kreuztabellenabfrage ausführen, zeigt Access die Ergebnisse in Datenblattansicht an.
Ausführen der Abfrage
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Suchen Sie die Abfrage im Navigationsbereich.
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Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
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Doppelklicken Sie auf die Abfrage, die Sie ausführen möchten.
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Klicken Sie auf die Abfrage, die Sie ausführen möchten, und drücken Sie dann die EINGABETASTE.
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Wenn die Abfrage, die Sie ausführen möchten, derzeit in Entwurfsansicht geöffnet ist, können Sie sie auch ausführen, indem Sie im Menüband auf der Registerkarte Entwurfin der GruppeErgebnisse auf Ausführen klicken, die Teil des Microsoft Office Fluent-Benutzeroberfläche ist.
Ausführen einer Aktionsabfrage
Es gibt vier Arten von Aktionsabfragen: Anfügen von Abfragen, Löschen von Abfragen, Aktualisieren von Abfragen und Tabellenerstellungsabfragen. Mit Ausnahme von Tabellenerstellungsabfragen (die neue Tabellen erstellen) nehmen Aktionsabfragen Änderungen an den Daten in Tabellen vor, auf denen sie basieren. Diese Änderungen lassen sich nicht einfach rückgängigmachen, z. B. durch Drücken von STRG+Z. Wenn Sie Änderungen mithilfe einer Aktionsabfrage vornehmen, die Sie später nicht vornehmen möchten, müssen Sie die Daten in der Regel aus einer Sicherungskopie wiederherstellen. Aus diesem Grund sollten Sie immer sicherstellen, dass Sie über eine neue Sicherung der zugrunde liegenden Daten verfügen, bevor Sie eine Aktionsabfrage ausführen.
Sie können das Risiko der Ausführung einer Aktionsabfrage verringern, indem Sie zunächst eine Vorschau der Daten anzeigen, auf die reagiert wird. Sie können auf zwei Arten vorgehen:
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Zeigen Sie die Aktionsabfrage in der Datenblattansicht an, bevor Sie sie ausführen. Öffnen Sie hierzu die Abfrage in der Entwurfsansicht, klicken Sie im Access- Statusleiste auf Ansicht , und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Datenblattansicht . Um zur Entwurfsansicht zurückzukehren, klicken Sie erneut auf Ansicht und dann im Kontextmenü auf Entwurfsansicht .
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Ändern Sie die Abfrage in eine Auswahlabfrage, und führen Sie sie dann aus.
Hinweis: Achten Sie darauf, mit welcher Art von Aktionsabfrage (Anfügen, Aktualisieren, Tabellenerstellung oder Löschen) Sie beginnen, damit Sie die Abfrage wieder in diesen Typ ändern können, nachdem Sie eine Vorschau der Daten mit dieser Methode angezeigt haben.
Ausführen einer Aktionsabfrage als Auswahlabfrage
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Öffnen Sie die Aktionsabfrage in der Entwurfsansicht.
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Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Abfragetyp auf Auswählen.
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Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.
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Ausführen der Abfrage
Wenn Sie bereit sind, eine Aktionsabfrage auszuführen, doppelklicken Sie im Navigationsbereich darauf, oder klicken Sie darauf, und drücken Sie dann die EINGABETASTE.
Wichtig: Standardmäßig deaktiviert Access alle Aktionsabfragen in einer Datenbank, es sei denn, Sie geben an, dass Sie der Datenbank vertrauen. Sie können angeben, dass Sie einer Datenbank vertrauen, indem Sie die Meldungsleiste direkt unterhalb des Menübands verwenden.
Vertrauen einer Datenbank
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Klicken Sie in der Meldungsleiste auf Optionen.
Das Dialogfeld Microsoft Office-Sicherheitsoptionen wird angezeigt
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Wählen Sie Diesen Inhalt aktivieren aus, und klicken Sie dann auf OK.
Ausführen einer Parameterabfrage
Ein Parameterabfrage fordert Sie zur Eingabe eines Werts auf, wenn Sie ihn ausführen. Wenn Sie den Wert angeben, wendet die Parameterabfrage ihn als Feldkriterium an. Auf welches Feld das Kriterium angewendet wird, wird im Abfrageentwurf angegeben. Wenn Sie keinen Wert angeben, wenn Sie dazu aufgefordert werden, interpretiert die Parameterabfrage Ihre Eingabe als leere Zeichenfolge.
Eine Parameterabfrage ist immer auch ein anderer Abfragetyp. Die meisten Parameterabfragen sind Auswahlabfragen oder Kreuztabellenabfragen, aber auch Anfüge-, Tabellenerstellungs- und Aktualisierungsabfragen können Parameterabfragen sein.
Sie führen eine Parameterabfrage gemäß ihrem anderen Abfragetyp aus, verwenden aber im Allgemeinen das folgende Verfahren.
Ausführen der Abfrage
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Suchen Sie die Abfrage im Navigationsbereich.
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Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
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Doppelklicken Sie auf die Abfrage, die Sie ausführen möchten.
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Klicken Sie auf die Abfrage, die Sie ausführen möchten, und drücken Sie dann die EINGABETASTE.
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Wenn die Parameteraufforderung angezeigt wird, geben Sie einen Wert ein, der als Kriterium angewendet werden soll.
Ausführen einer SQL-spezifischen Abfrage
Es gibt drei Standard Typen von SQL-Abfrage: Union-Abfragen, Pass-Through-Abfragen und Datendefinitionsabfragen.
Union-Abfragen kombinieren Daten aus zwei oder mehr Tabellen, aber nicht auf die gleiche Weise wie andere Abfragen. Während die meisten Abfragen Daten durch Verkettung von Zeilen kombinieren, kombinieren Union-Abfragen Daten durch Anfügen von Zeilen. Union-Abfragen unterscheiden sich von Anfügeabfragen darin, dass Union-Abfragen die zugrunde liegenden Tabellen nicht ändern. Union-Abfragen hängen die Zeilen in einem Recordset an, das nach dem Schließen der Abfrage nicht beibehalten wird.
Passthrough-Abfragen werden nicht von der Datenbank-Engine verarbeitet, die in Access enthalten ist. Stattdessen werden sie direkt an einen Remotedatenbankserver übergeben, der die Verarbeitung durchführt, und dann die Ergebnisse an Access zurückübergibt.
Datendefinitionsabfragen sind ein spezieller Abfragetyp, der keine Daten verarbeitet. Stattdessen erstellen, löschen oder ändern Datendefinitionsabfragen andere Datenbankobjekte.
SQL-spezifische Abfragen können nicht in der Entwurfsansicht geöffnet werden. Sie können nur in der SQL-Ansicht geöffnet oder ausgeführt werden. Mit Ausnahme von Datendefinitionsabfragen wird sie durch Ausführen einer SQL-spezifischen Abfrage in der Datenblattansicht geöffnet.
Ausführen der Abfrage
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Suchen Sie die Abfrage im Navigationsbereich.
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Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
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Doppelklicken Sie auf die Abfrage, die Sie ausführen möchten.
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Klicken Sie auf die Abfrage, die Sie ausführen möchten, und drücken Sie dann die EINGABETASTE.
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Problembehandlung bei einer Fehlermeldung
In der folgenden Tabelle sind einige häufige Fehlermeldungen aufgeführt, die möglicherweise auftreten. Diese Fehler können entweder als Meldung in einer Zelle (anstelle eines erwarteten Werts) oder als Fehlermeldung angezeigt werden. Die Abschnitte, die der Liste folgen, enthalten Verfahren, die Sie verwenden können, um diese Fehler zu beheben.
Hinweis: Dieser Inhalt dieser Tabelle ist nicht erschöpfend. Wenn sie die erhaltene Fehlermeldung nicht enthält, können Sie Feedback senden, indem Sie das Formular am Ende dieses Artikels verwenden und spezifische Informationen zur Fehlermeldung in das angegebene Kommentarfeld einfügen.
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Fehlermeldung |
Problem |
Lösung |
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Typkonflikt im Ausdruck |
Die Abfrage kann Felder verknüpfen, die unterschiedliche Datentypen aufweisen. |
Überprüfen Sie den Abfrageentwurf, und stellen Sie sicher, dass die verknüpften Felder denselben Datentyp aufweisen. Anweisungen finden Sie im Abschnitt Überprüfen der verknüpften Felder in Ihrer Abfrage. |
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Datensatz wird gelöscht |
Dies kann auftreten, wenn entweder das Objekt oder die Datenbank beschädigt ist. |
Komprimen und Reparieren der Datenbank. Anweisungen finden Sie im Abschnitt Komprimieren und Reparieren Ihrer Datenbank. |
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Zirkelverweis durch Alias |
Der einem Feld zugewiesene Alias entspricht einer Komponente des Ausdrucks für dieses Feld. Ein Alias ist ein Name, der einem beliebigen Ausdruck in der Zeile Feld des Abfrageentwurfsbereichs zugewiesen wird, der kein tatsächliches Feld ist. Access weist Ihnen den Alias zu, wenn Sie dies nicht selbst tun; Beispiel: EXPR1. Auf einen Alias folgt unmittelbar ein Doppelpunkt (:) und dann der Ausdruck. Wenn Sie die Abfrage ausführen, wird der Alias zum Spaltennamen im Datenblatt. |
Ändern Sie den Alias. Anweisungen finden Sie im Abschnitt Ändern eines Feldalias. |
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#Error |
Dieser Fehler kann auftreten, wenn der Wert eines berechneten Felds größer als der wert ist, der von der Einstellung der FieldSize-Eigenschaft des Felds zulässig ist. Dies tritt auch auf, wenn der Nenner eines berechneten Felds null (0) ist oder ausgewertet wird. |
Stellen Sie sicher, dass der Nenner des berechneten Felds nicht als Null (0) ausgewertet wird. Ändern Sie ggf. die FieldSize-Eigenschaft . |
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#Deleted |
Der Datensatz, auf den verwiesen wird, wurde gelöscht. |
Wenn der Datensatz versehentlich gelöscht wurde, muss er aus einer Sicherung wiederhergestellt werden. Wenn der Löschvorgang beabsichtigt ist, können Sie diese Fehlermeldung verwerfen, indem Sie UMSCHALT+F9 drücken, um die Abfrage zu aktualisieren. |
Überprüfen der verknüpften Felder in Ihrer Abfrage
Um die Datentypen von Feldern in einer Abfrage zu überprüfen, sehen Sie sich die Quelltabellen in der Entwurfsansicht an und überprüfen die Eigenschaften für die Felder, die Sie überprüfen.
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Öffnen Sie die Abfrage in der Entwurfsansicht. Verknüpfungen werden als Linien angezeigt, die Felder in den Quelltabellen verbinden. Notieren Sie sich die Tabellen- und Feldnamen für jeden Join.
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Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf jede Tabelle, in der mindestens ein Feld in Der Abfrage verknüpft ist, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht.
1. Verknüpfte Felder mit verschiedenen Datentypen.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Tabelle, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht.
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Vergleichen Sie für jeden Join die Werte in der Spalte Datentyp des Tabellenentwurfsrasters für die felder, die an diesem Join beteiligt sind.
1. Überprüfen Sie den Datentyp der verknüpften Felder in der Tabellenentwurfsansicht.
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Wenn Sie zu einer Tabelle wechseln möchten, damit Die zugehörigen Felder angezeigt werden, klicken Sie auf die Registerkarte mit dem Namen dieser Tabelle.
Komprimieren und Reparieren Ihrer Datenbank
Die Ausführung des Hilfsprogramms Datenbank komprimieren und reparieren in Access kann die Leistung Ihrer Datenbank verbessern. Dieses Hilfsprogramm erstellt eine Kopie der Datenbankdatei und ordnet bei Fragmentierung neu an, wie die Datenbankdatei auf dem Datenträger gespeichert wird. Nach Abschluss des Komprimierungs- und Reparaturprozesses hat die komprimierte Datenbank verschwendeten Speicherplatz beansprucht und ist in der Regel kleiner als das Original. Indem Sie die Datenbank häufig komprimieren, können Sie dazu beitragen, die optimale Leistung der Datenbankanwendung zu gewährleisten und Fehler zu beheben, die durch Hardwareprobleme, Stromausfälle oder Überspannungen und ähnliche Ursachen entstehen.
Nach Abschluss des Komprimierungsvorgangs wird die Abfragegeschwindigkeit erhöht, da die zugrunde liegenden Daten in die Tabellen auf zusammenhängenden Seiten umgeschrieben wurden. Das Scannen zusammenhängender Seiten ist viel schneller als das Scannen fragmentierter Seiten. Abfragen werden auch nach jeder Datenbankkomprimierung optimiert.
Während des Komprimierenvorgangs können Sie den ursprünglichen Namen für die komprimierte Datenbankdatei verwenden, oder Sie können einen anderen Namen verwenden, um eine separate Datei zu erstellen. Wenn Sie denselben Namen verwenden und die Datenbank erfolgreich komprimiert wurde, ersetzt Access automatisch die ursprüngliche Datei durch die komprimierte Version.
Festlegen einer Option, die diesen Prozess automatisiert
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Klicken Sie auf Datei > Optionen, um das Dialogfeld Access-Optionen zu öffnen.
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Klicken Sie auf Aktuelle Datenbank , und aktivieren Sie unter Anwendungsoptionen das Kontrollkästchen Bei Schließen komprimen .
Dies führt dazu, dass Access die Datenbank bei jedem Schließen automatisch komprimiert und repariert.
Manuelles Komprimieren und Reparieren Ihrer Datenbank
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Klicken Sie auf Datenbanktools > Datenbank komprimen und reparieren.
Ändern eines Feldalias
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Öffnen Sie die Abfrage in der Entwurfsansicht.
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Suchen Sie im Abfrageentwurfsraster nach Feldern mit Aliasen. Diese haben einen Doppelpunkt am Ende des Feldnamens, wie in Name:.
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Überprüfen Sie jeden Alias, um sicherzustellen, dass der Alias nicht mit dem Namen eines Felds übereinstimmt, das Teil des Aliasausdrucks ist. Wenn dies der Fall ist, ändern Sie den Alias.
