Auswerten von Projektänderungsanforderungen

Von Jane Suchan, PMP

Unkontrollierte Veränderungen sind eines der größten Gegner eines Projektmanagers.     Deshalb kann ein solider Change Management-Prozess der beste Freund eines Projektmanagers sein. Durch die Einführung dieser Art von Prozess können Sie das, was der Kunde angefordert hat, in den erforderlichen Zeitleiste und innerhalb des vereinbarten Budgets liefern. Ohne Änderungssteuerung wird der Projektumfang zu einem beweglichen Ziel, und Sie laufen Gefahr, einen oder mehrere Erfolgsfaktoren Ihres Projekts zu verpassen. Die Fähigkeit, Änderungen zu verwalten und zu steuern, insbesondere die des Projektumfangs, ist ein Schlüssel zum Erreichen von Zielen und ein typischer Leistungsindikator für einen Projektmanager. Projektänderungen sind unausweichlich, und Sie müssen darauf vorbereitet sein, sich damit auseinanderzusetzen, wenn es nicht geschieht.

Ausgleich von Change Management und Bürokratie

Eine Herausforderung für Projektmanager besteht darin, die Notwendigkeit abzuwägen, den Projektwandel zu kontrollieren und gleichzeitig unangemessene Bürokratie zu vermeiden. Die Frage ist: Wo ist der Wendepunkt? Da jedes Projekt eindeutig ist, variiert der Punkt, an dem die Änderungssteuerung nicht mehr wertschöpfend ist und in bürokratischen Aufwand umgewandelt wird, von Projekt zu Projekt.

Einige Ihrer Projektbeteiligten oder sogar Mitglieder Ihres Projektteams sind möglicherweise der Meinung, dass die Einführung der Änderungskontrolle Ihre Möglichkeit ist, das gefürchtete Schleichen des Bereichs zu vermeiden, und dass Sie nicht bereit sind, flexibel zu sein und das Beste für Ihren Kunden und das Unternehmen zu tun. Es ist wichtig, diese Wahrnehmung zu zerstreuen. Lassen Sie sie wissen, dass das, was Sie tun, genau das Gegenteil ist: Sie implementieren einen effizienten Prozess, um die angeforderten Änderungen konsistent zu bewerten. Wenn die Änderung als gute Idee angesehen wird, verfügen Sie über Prozesse, um bei Bedarf zu reagieren.

Seitenanfang

Der Projektänderungsmanagementplan

Damit Sie schnell reagieren können, beschreibt ein Projektänderungsmanagementplan, was geschieht, wenn Abweichungen auftreten. Es ist nicht dazu gedacht, Änderungen zu verhindern. Vielmehr soll ein Prozess skizziert werden, der deutlich macht, wie Änderungen kommuniziert werden, wie Entscheidungen getroffen werden und wie das Projekt entsprechend angepasst wird.

Seitenanfang

Einführung der Änderungssteuerung

Sie sollten Ihren Änderungssteuerungsprozess in Kraft setzen, sobald Sie eine Baseline für wichtige Ergebnisse erstellen, z. B. Geschäftsanforderungen und Zeitplan. Das Projektteam und die Projektbeteiligten – und alle anderen, die von Änderungen im Projekt betroffen sind – sollten den Change Management-Plan überprüfen und unterstützen, bevor Sie ihn ins Spiel bringen.

Kleine Änderungen, die sich nur wenig auf den Gesamterfolg des Projekts auswirken, sollten nicht die gleichen Rigorosen mit sich bringen, wie sie an Anforderungen oder Meilensteine für kritische Pfade vorgenommen werden. Der Projektänderungsmanagementplan muss angeben, wann eine formale Projektänderungsanforderung (PCR) erforderlich ist. Beispiel:

• Welche Schwellenwerte gelten für Zeitplan- und Budgetänderungen?

• Gibt es Änderungen, die immer eine Änderungsanforderung erfordern?

• Welche Änderungen kann der Change Management-Prozess überspringen?

Eine Vorsicht hier: Oft sind es viele kleine Änderungen, die den Schaden anrichten, und nicht die großen, offensichtlichen. Berücksichtigen Sie dies beim Definieren Ihrer PCR-Kriterien. Ihr Change Management-Plan sollte beispielsweise Änderungsanforderungskategorien definieren, z. B. was haupt- oder nebengeordnet ist:

• Wichtige Änderungen    Diese sollten dokumentiert als PCR. Wichtige Projektänderungen:

  • Beeinflussen Sie Anforderungen oder Arbeitselemente auf dem kritischen Pfad, wodurch wichtige Meilensteine oder das Enddatum des Gesamtprojekts um einen bestimmten Prozentsatz oder eine bestimmte Dauer verzögert werden. Für jedes Projekt sollten wichtige Änderungskriterien definiert werden.

  • Zusätzliche Finanzierung erforderlich (in Dollar oder Prozentsatz des Budgets). Auch hier sollte der Betrag für jedes Projekt definiert werden.

• Geringfügige Änderungen    Für diese Routineänderungen ist keine PCR erforderlich. Kleinere Änderungen:

  • Wirken Sie sich nicht wesentlich auf den Plan aus. Sie verlängern den Fertigstellungstermin von Meilensteinen oder Vorgängen nicht mit Projektabhängigkeiten.

  • Keine negativen finanziellen Auswirkungen haben. Dadurch tritt keine Abweichung des Projektbudgets auf.

Seitenanfang

Tipps zum Auswerten von Änderungsanforderungen

Der Projektänderungsmanagementplan sollte auch Informationen darüber enthalten, wie Änderungsanforderungen ausgewertet werden. Es ist wichtig, dass die Kriterien für diese Bewertung festgelegt werden, bevor sie benötigt wird, damit keine Zeit verschwendet wird, um einen Konsens zu erzielen. Das Festlegen dieser Parameter trägt dazu bei, veränderungen mit allgemeinen Geschäftszielen und Vorteilen in Einklang zu bringen.

Im Folgenden finden Sie einige typische Fragen, die Sie beim Auswerten einer Änderungsanforderung berücksichtigen sollten:

• Werden die Geschäftsanforderungen durch diese Änderung ergänzt oder geändert?

• Gibt es eine Problemumgehung, oder ist diese Änderung für den Gesamterfolg des Projekts notwendig?

• Erfordert diese Änderung eine Erhöhung der Mittel?

• Verzögert sich dadurch das Enddatum des Projekts?

• Auch wenn diese Änderung negative Auswirkungen auf dieses Projekt haben kann, führt sie zu erheblichen Geschäftlichen Aufwärtseffekten, die es lohnen?

• Ist es sinnvoller, diese Änderung jetzt in Kraft zu setzen, als sie zu verzögern? Wird die Verzögerung das Unternehmen am Ende mehr Geld kosten?

• Wurden alle betroffenen Beteiligten berücksichtigt, und unterstützen sie die Änderung?

• Sind vertragliche Auswirkungen zu berücksichtigen? Werden z. B. Verpflichtungen mit externen Anbietern aufgrund dieser Änderung nicht erfüllt?

Seitenanfang

Genehmigen von Projektänderungsanforderungen

Es ist auch wichtig zu definieren, wer angeforderte Änderungen genehmigen oder nicht genehmigen kann. Es ist üblich, verschiedene Autoritätsebenen zu definieren, damit routinemäßige Änderungen effizient behandelt werden können, während wichtige Änderungen die erforderliche Aufmerksamkeit erhalten.

Wenn sich eine vorgeschlagene Änderung auf den Umfang des Projekts auswirkt, sollten Sie dies als geschäftliche Entscheidung betrachten, die eine Genehmigung des Projektsponsors erfordert. Wenn der Bereich nicht betroffen ist, können das Projektteam und der Sponsor entscheiden, dass der Projektmanager die Befugnis hat, die Änderung innerhalb bestimmter Grenzen zu genehmigen. Bei einigen Projekten werden Änderungskontrollboards erstellt und regelmäßig einberufen, um Änderungsanforderungen zu berücksichtigen und zu genehmigen. Im organization können verschiedene Änderungskontrollboards vorhanden sein, die verschiedene Arten von Änderungsanforderungen verarbeiten. Ein Kontrollgremium für technische Änderungen kann sich z. B. mit Technologieproblemen befassen.

Eine einfache Möglichkeit, die Richtlinien für die Genehmigung von Änderungsanforderungen zusammenzufassen, ist eine Tabelle wie die folgende, die auf einem Beispielprojekt basiert:

Seitenanfang

Die große Auszahlung

Projektteams sind immer bestrebt, zur Projektausführung zu gelangen, manchmal auf Kosten einer effektiven Planung. Es ist verlockend, Tastenkombinationen zu nehmen und davon auszugehen, dass Sie während des Gehens dinge herausfinden werden. Wenn ein gut entwickelter Änderungskontrollprozess eingerichtet ist, bevor Änderungen auftreten, wird sich dies erheblich auszahlen und insgesamt bessere Projektergebnisse erzielen. Wenn sie die Subjektivität aus der Änderungskontrolle herausnehmen, kann das Projektteam Schwankungen effizient und effektiv verarbeiten. Ein gut durchdachter, detaillierter Change Management-Plan, der von Teammitgliedern und Projektbeteiligten akzeptiert wurde, spart Zeit und Geld, von dem Projektmanager nie genug haben.

Seitenanfang