Die Verwaltung eines ausgelasteten Kalenders kann überwältigend sein, insbesondere wenn eingehende neue Ereignisse mit vorhandenen Ereignissen in Konflikt stehen. Um Ihnen zu helfen, organisiert zu bleiben, kann Copilot persönliche Termine und 1:1-Besprechungen (Besprechungen mit Ihnen und einer anderen Person) neu planen, wenn Konflikte auftreten, wodurch der manuelle Aufwand reduziert wird, den Sie einplanen müssen, um Ihren Zeitplan reibungslos zu halten.
Sie haben die Kontrolle
Sie entscheiden die Datums- und Uhrzeitangaben, die akzeptabel sind, wenn Copilot für Sie neu planen muss, und Sie können jederzeit überprüfen, was Copilot neu geplant hat, im Outlook-Benachrichtigungsbereich. Email Benachrichtigungen sind ebenfalls bald verfügbar, um Sie auf dem Laufenden zu halten. Und wie immer können Sie das Datum und die Uhrzeit für Ihre Ereignisse aus Ihrem Kalender ändern, wann immer Sie möchten.
Aktivieren der Option Automatische Neuplanung mit Copilot
Sie können Copilot ereignisse oder Serien automatisch neu planen lassen, wenn Sie das neue Outlook für Windows, Outlook im Web oder die Microsoft 365-Calendar in Microsoft Teams verwenden.
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Erstellen Sie ein neues Ereignis oder eine neue Reihe, oder öffnen Sie ein vorhandenes Ereignis oder eine reihe.
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Aktivieren Wenn Konflikte auftreten, lassen Sie Copilot dieses Ereignis neu planen.
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Wählen Sie Ihre akzeptablen Tage und Zeiten aus, um die besten Alternativen zu finden, wenn Copilot für Sie neu planen muss (dieser Schritt ist optional, aber Sie erhalten bessere Ergebnisse, wenn Sie Tage und Uhrzeiten auswählen).
Einige Dinge, die Sie über automatische Neuplanung und Serie wissen sollten
Wenn Sie eine neue Serie erstellen und die automatische Neuplanung mit Copilot deaktiviert ist, können Sie sie später nicht für eine einzelne instance der Serie aktivieren.
Wenn Sie eine neue Serie erstellen und automatische Neuplanung mit Copilot aktivieren, kann die Option für eine einzelne instance später deaktiviert werden, Aber Sie können Ihre zulässigen Tage und Uhrzeiten für einen einzelnen instance nicht ändern.
Copilot wird nur neu geplant, wenn später Konflikte auftreten
Copilot plant Ihr Ereignis automatisch basierend auf Ihren akzeptablen Tagen und Uhrzeiten nur dann neu, wenn:
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Sie akzeptieren ein neues Ereignis, das gleichzeitig auftritt.
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Planen oder neu planen Sie ein neues Ereignis, das gleichzeitig auftritt.
Andernfalls bleibt Ihr Ereignis an den ursprünglichen Tagen und Uhrzeiten.
Hinweis: Bei der Auswertung von Konflikten werden nur Ereignisse mit status ausgelastet oder außer Haus berücksichtigt. Dies bedeutet, dass Copilot nicht neu planen wird, wenn es in Ihrem Kalender einen Konflikt mit einem Ereignis gibt, für das die automatische Neuplanung mit Copilot aktiviert ist, Ihr status für die in Konflikt stehende Besprechung jedoch auf "Mit Vorbehalt" festgelegt ist.
Überprüfen Sie den Outlook-Benachrichtigungsbereich, um zu sehen, was Copilot neu geplant hat.
Benachrichtigungen zu Änderungen an Ihren Ereignissen werden im Outlook-Benachrichtigungsbereich angezeigt und enthalten Folgendes:
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Das Ereignis wurde erfolgreich neu geplant.
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Das Ereignis konnte nicht innerhalb Ihrer Einstellungen neu geplant werden.
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Das Ereignis hat sich geändert und kann nicht mehr automatisch neu geplant werden (z. B. wenn einem Ereignis später weitere Personen hinzugefügt werden).
In Zukunft sendet Copilot auch E-Mails für wichtige Benachrichtigungen.
Sie können Ihre Benachrichtigungseinstellungen über die Outlook-Einstellungen verwalten.
Szenarien, die sich auf die automatische Neuplanung auswirken
Tipp: In all diesen Szenarien wissen Sie, was mit Informationen im Outlook-Benachrichtigungsbereich passiert.
Wenn eines dieser Dinge passiert, kann Copilot keine Neuplanung für Sie durchführen. Wenn die automatische Neuplanung bereits aktiviert war, benachrichtigt Copilot Sie, dass die Besprechung nicht mehr für Sie verwaltet wird.
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Es werden mehrere Teilnehmer hinzugefügt, oder die Besprechung wird an weitere Teilnehmer weitergeleitet. Konferenzräume zählen nicht als Teilnehmer.
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Ein Ereignis ist länger als 5 Stunden, einschließlich ganztägiger Ereignisse.
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Eine Serie wird mit einer Wiederholung weniger häufig als monatlich geplant (z. B. alle 2 Monate).
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Eine Reihe wird an einem bestimmten Datum des Monats (z. B. dem 3. jedes Monats) geplant.
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Ein Ereignis oder eine Reihe wird in einem sekundären oder freigegebenen Kalender geplant.
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Ein Ereignis oder eine Reihe wird als Abwesenheit angezeigt
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Der Teilnehmer lehnt Ihre 1:1-Besprechung ab. Copilot weiß nicht, ob die Ablehnung des Teilnehmers darauf hindeutet, dass die Besprechung abgebrochen oder neu geplant werden sollte. In Zukunft akzeptiert Copilot automatisch neue Zeitvorschläge von Teilnehmern.
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Das Ereignis oder die Reihe ist aus folgenden Gründen nicht geeignet:
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Es sind keine Zeiten verfügbar (Copilot hat 5 Mal versucht, eine Zeit zu finden, und konnte es nicht).
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Das Neuplanungslimit wurde erreicht (das Ereignis wurde bereits 5-mal automatisch neu geplant, was darauf hinweist, dass es wahrscheinlich keine Priorität hat, und die Fortsetzung der Neuplanung ist möglicherweise nicht die richtige Lösung).
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Häufig gestellte Fragen
Was sehen Teilnehmer, wenn Copilot automatisch neu plant?
Derzeit wissen die Teilnehmer nicht, dass Copilot die Besprechung neu geplant hat. Sie erhalten eine regelmäßige Besprechungsaktualisierungsnachricht, als ob Sie die Besprechungszeit geändert hätten. Wir denken aktiv darüber nach, wie wir dies verbessern können, also senden Sie vorschläge über Hilfe > Feedback.
Wie wählt Copilot, wann eine Neuplanung erfolgen soll, wenn es mehrere kostenlose Zeiten gibt?
Copilot wählt die verfügbare Zeit aus, die der ursprünglichen Uhrzeit der Besprechung innerhalb der Tage und Uhrzeiten, die Sie als akzeptable Alternativen angegeben haben, am nächsten liegt.
Wenn ich dies für eine Besprechung aktiviere, aber nichts anderes ändere, erhält der Teilnehmer dann ein Update?
Wenn Sie die automatische Neuplanung mit Copilot für eine vorhandene Besprechung aktivieren und keine weiteren Änderungen vornehmen, erhält der Teilnehmer keine Besprechungsaktualisierungsnachricht. Wir aktualisieren die Oberfläche, sodass die Schaltfläche des Ereignisformulars in diesem Szenario mit "Speichern" und nicht mit der aktuellen Bezeichnung "Senden" bezeichnet wird.
