Ein freigegebenes Postfach ist eine einzelne freigegebene E-Mail-Adresse, z. B. support@yourcompany.com , die von mehreren Mitgliedern eines Teams oder Unternehmens verwendet wird, um E-Mails aus einem zentralen Posteingang zu senden und zu empfangen, auf die Ihre Mitarbeiter zugreifen und darauf antworten können. Wenn Mitarbeiter auf ein freigegebenes E-Mail-Konto antworten, wird angezeigt, dass es von der freigegebenen E-Mail-Adresse gesendet wird, nicht von ihrer geschäftlichen E-Mail-Adresse. Freigegebene Postfächer verwenden kein Benutzerkonto oder keine M365-Lizenz, sodass viele kleine Unternehmen eine freigegebene E-Mail verwenden, um E-Mail-Speicherplatz zu sparen. Außerdem erhalten Sie einen freigegebenen Kalender, damit alle auf derselben Seite bleiben.
Was werde ich lernen?
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Erstellen eines freigegebenen Postfachs
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Hinzufügen des freigegebenen Posteingangs und kalenders in Outlook
Was benötige ich?
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10 Minuten
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Zugriff auf die Microsoft 365 Admin Center
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Outlook für Windows
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Melden Sie sich bei admin.microsoft.com an. Nur der Administrator für das Unternehmen oder ein Mitarbeiter, dem Administratorberechtigungen erteilt wurden, kann sich anmelden.
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Wählen Sie Teams & Gruppen > Freigegebene Postfächer aus.
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Wählen Sie Freigegebenes Postfach hinzufügen aus.
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Geben Sie den Namen des freigegebenen Postfachs und die gewünschte E-Mail-Adresse ein. Wenn Sie über mehrere Domänen verfügen, können Sie die domäne auswählen, die Sie verwenden möchten. Wählen Sie dann Änderungen speichern aus.
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Nachdem das freigegebene Postfach erstellt wurde, wählen Sie Mitglieder zu Ihrem freigegebenen Postfach hinzufügen aus, um Mitarbeitern Zugriff auf das Postfach zu gewähren.
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Wählen Sie Mitglieder hinzufügen und dann die Mitarbeiter aus der Liste aus, die Sie hinzufügen möchten. Sie können auch nach einem Mitglied suchen, wenn Sie möchten. Wählen Sie dann Hinzufügen aus.
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Beenden Sie den Bereich Mitglieder des freigegebenen Postfachs, und wählen Sie dann den Namen des erstellten Postfachs aus. Von hier aus können Sie folgende Aktionen ausführen:
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Bearbeiten der Postfachinformationen
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Weitere Mitglieder hinzufügen
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Erstellen einer automatischen Antwort aus dem Postfach
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Verwalten von Postfachberechtigungen für jedes Mitglied
Tipp: Freigegebene Postfächer erfordern in der Regel keine Lizenz, und einige kleine Unternehmen verwenden freigegebene Postfächer, um E-Mail-Speicherplatz zu sparen. Wenn Ihrem freigegebenen Postfach eine Lizenz zugeordnet ist, können Sie die Lizenz zurückgeben, damit Sie nicht für eine Lizenz bezahlen, die Sie nicht benötigen. Weitere Informationen finden Sie unter Entfernen einer Lizenz aus einem freigegebenen Postfach .
Nachdem Sie das freigegebene Postfach erstellt haben, ist es für jeden, den Sie als Mitglied des freigegebenen Postfachs hinzugefügt haben, sehr einfach, den Posteingang und den Kalender zu Outlook hinzuzufügen.
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Wechseln Sie zu Outlook. Wenn sie bereits geöffnet ist, schließen Sie die App, und warten Sie einige Augenblicke. Öffnen Sie dann die App. Wenn die App gestartet wird, wird der freigegebene Posteingang unter Ihrem primären Konto geladen.
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Wählen Sie den freigegebenen Posteingang aus, um alle E-Mails anzuzeigen, die an dieses Postfach übermittelt wurden. Sie können direkt von dieser E-Mail-Adresse aus auf E-Mails antworten, sodass jeder aus Ihrem Unternehmen antworten kann, ohne dass angezeigt wird, wer tatsächlich antwortet.
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Wählen Sie Kalender und dann den freigegebenen Kalender unter Meine Kalender aus.
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Wenn Sie Termine eingeben, kann sie jeder anzeigen, der ein Mitglied des geteilten Postfachs ist.
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Jedes Mitglied des geteilten Postfachs kann Termine im Kalender erstellen, sehen und verwalten, genau wie in seinem persönlichen Kalender. Jedes Mitglied des geteilten Postfachs kann diese Änderungen im freigegebenen Kalender sehen.
Tipp: Sie können Ihren Kalender und den freigegebenen Kalender nebeneinander betrachten, oder wenn beide ausgewählt sind, wählen Sie Ansicht im Überlagerungsmodus aus, um die Ereignisse zusammen anzuzeigen.
