Die Erstellung eines Nachschlagefelds verbessert nicht nur die Bedeutung der Daten, sondern hilft auch, Fehler bei der Dateneingabe zu vermeiden, indem die möglichen Werte vorgegeben werden. Ein Nachschlagefeld kann einen benutzerfreundlichen Wert anzeigen, der an einen anderen Wert in der Quelldatentabelle gebunden ist. Angenommen, Sie möchten den Kunden zu einem Auftrag in der Tabelle "Bestellungen" erfassen. Alle Kundeninformationen werden jedoch in der Tabelle "Kunden" verfolgt. Sie können ein Nachschlagefeld erstellen, das die Kundeninformationen in einem Kombinationsfeld- oder Listenfeldsteuerelement anzeigt. Wenn Sie dann den Kunden in diesem Steuerelement auswählen, wird ein entsprechender Wert, beispielsweise der Primärschlüsselwert des Kunden, im Bestelldatensatz gespeichert.
Hinweis Access verfügt über andere Arten von Listenfeldern: ein Wertelistenfeld, in dem nur einer von mehreren gültigen Werten gespeichert wird, die in einer Eigenschaft definiert sind, und ein mehrwertiges Feld, in dem bis zu 100 durch Kommas (,) getrennte Werte in einem Feld gespeichert werden können. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen oder Löschen eines Wertelistenfelds undErstellen oder Löschen eines mehrwertigen Felds.
In diesem Artikel
Was ist ein Nachschlagefeld?
Ein Nachschlagefeld ist ein Feld in einer Tabelle, dessen Wert aus einer anderen Tabelle oder Abfrage abgerufen wird. Wann immer möglich, sollten Sie den Nachschlage-Assistenten verwenden, um ein Nachschlagefeld zu erstellen. Der Nachschlage-Assistent vereinfacht den Prozess, füllt die entsprechenden Feldeigenschaften automatisch aus und erstellt die entsprechenden Tabellenbeziehungen.
Erstellen eines Nachschlagefelds in der Entwurfsansicht
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Öffnen Sie die Tabelle in der Entwurfsansicht.
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Klicken Sie in der ersten leeren Zeile in eine Zelle in der Spalte Feldname, und geben Sie anschließend einen Feldnamen für das Nachschlagefeld ein.
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Klicken Sie für diese Zeile in die Spalte Datentyp, klicken Sie auf den Pfeil, und wählen Sie dann in der Dropdownliste die Option Nachschlage-Assistent aus.
Hinweis Der Nachschlage-Assistent erstellt entsprechend Ihrer Auswahl drei Typen von Listen: ein Nachschlagefeld, ein Wertelistenfeld oder ein mehrwertiges Feld.
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Führen Sie die folgenden Schritte im Assistenten sorgfältig aus:
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Wählen Sie auf der ersten Seite Die Werte für das Nachschlagefeld sollen aus einer anderen Tabelle oder Abfrage abgerufen werden aus, und klicken Sie auf Weiter.
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Wählen Sie auf der zweiten Seite die Tabelle oder Abfrage aus, die die Werte enthält, und klicken Sie auf Weiter.
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Wählen Sie auf der dritten Seite ein oder mehrere Felder aus, und klicken Sie auf Weiter.
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Wählen Sie auf der vierten Seite eine Sortierreihenfolge für die Felder in der Liste aus, und klicken Sie auf Weiter.
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Passen Sie auf der fünften Seite die Breite der Spalte an, damit die Werte besser zu lesen sind, und klicken Sie auf Weiter.
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Behalten Sie auf der sechsten Seite den Namen des Felds bei, oder geben Sie einen neuen ein, und wählen Sie Datenintegrität aktivierenaus. Wählen Sie eine Löschweitergabe- oder Löschbeschränkung-Option aus, und klicken Sie dann auf Fertig stellen.
Weitere Informationen zur Durchsetzung der referenziellen Integrität finden Sie unter Erstellen, Bearbeiten oder Löschen einer Beziehung.
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Speichern Sie Ihre Änderungen.
Grundlegendes zu den gebundenen Werten und Anzeigewerten
Der Zweck eines Nachschlagefelds ist es, die Anzeige einer Zahl, wie z. B. einer ID, durch etwas Aussagekräftigeres, wie z. B. einen Namen, zu ersetzen. Anstatt beispielsweise eine Kontakt-ID-Nummer anzuzeigen, kann Access einen Kontaktnamen anzeigen. Die Kontakt-ID ist der gebundene Wert. Dieser wird automatisch in einer Quelltabelle oder Abfrage nachgeschlagen und durch den Kontaktnamen ersetzt. Den Kontaktname ist der Anzeigewert.
Es ist wichtig, den Unterschied zwischen dem Anzeigewert eines Nachschlagefelds und dem gebundenen Wert zu verstehen. In der Datenblattansicht wird standardmäßig automatisch der Anzeigewert angezeigt. Der gebundene Wert ist jedoch der Wert, der gespeichert, in Abfragekriterien verwendet und von Access standardmäßig in Verknüpfungen mit anderen Tabellen genutzt wird.
Im folgenden Beispiel des Nachschlagefelds "AssignedTo":
1 Ist der Mitarbeitername der Anzeigewert.
2 Ist die Mitarbeiter-ID der gebundene Wert, der in der Eigenschaft Gebundene Spalte der Nachschlagefeldeigenschaften gespeichert wird.
Aktualisieren der Eigenschaften eines Nachschlagefelds
Wenn Sie mit dem Nachschlage-Assistenten ein Nachschlagefeld erstellen, werden die Eigenschaften des Nachschlagefelds für Sie festgelegt. Um den Entwurf des mehrwertigen Felds zu ändern, legen Sie seine Eigenschaften für Nachschlagen fest.
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Öffnen Sie eine Tabelle in der Entwurfsansicht.
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Klicken Sie in der Spalte Feldname auf den Namen des Nachschlagefelds.
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Klicken Sie unter Feldeigenschaften auf die Registerkarte Nachschlagen.
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Legen Sie die Eigenschaft Steuerelement anzeigen auf Kombinationsfeld fest, um alle verfügbaren Eigenschaftsänderungen anzuzeigen, die Ihrer Auswahl entsprechen. Weitere Informationen finden Sie unter Eigenschaften eines Nachschlagefelds.
Löschen eines Nachschlagefelds
Wichtig Wenn Sie ein Nachschlagefeld löschen, das Daten enthält, gehen die Daten unwiederbringlich verloren. Sie können das Löschen nicht rückgängig machen. Aus diesem Grund sollten Sie Ihre Datenbank sichern, bevor Sie Tabellenfelder oder andere Datenbankkomponenten löschen. Außerdem können Sie möglicherweise daran gehindert werden, das Nachschlagefeld zu löschen, da referentielle Integrität durchgesetzt wird. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Erstellen, Bearbeiten oder Löschen einer Beziehung.
Löschen aus der Datenblattansicht
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Öffnen Sie die Tabelle in der Datenblattansicht.
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Suchen Sie das Nachschlagefeld, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Kopfzeile, und klicken Sie dann auf Feld löschen.
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Klicken Sie auf Ja, um das Löschen zu bestätigen.
Löschen aus der Entwurfsansicht
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Öffnen Sie die Tabelle in der Entwurfsansicht.
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Klicken Sie auf den Zeilenmarkierer neben dem Nachschlagefeld, und drücken Sie dann die ENTF-Taste, oder klicken Sie auf den Zeilenmarkierer und dann auf Zeilen löschen.
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Klicken Sie auf Ja, um den Löschvorgang zu bestätigen.
Eigenschaften eines Nachschlagefelds
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Eigenschaft |
Zweck |
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Steuerelement anzeigen |
Legen Sie diese Eigenschaft fest, um zu steuern, welche Eigenschaften angezeigt werden:
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Herkunftstyp |
Wählen Sie, ob das Nachschlagefeld mit Werten aus einer anderen Tabelle oder Abfrage oder aus einer Liste von Werten, die Sie angeben, gefüllt werden soll. Sie können die Liste auch mit den Namen der Felder einer Tabelle oder Abfrage füllen. |
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Datensatzherkunft |
Geben Sie die Tabelle, Abfrage oder Liste der Werte an, die die Werte für das Nachschlagefeld liefert. Wenn die Eigenschaft Herkunftstyp auf Tabelle/Abfrage oder Feldliste festgelegt ist, sollte diese Eigenschaft auf einen Tabellen- oder Abfragenamen oder auf eine SQL-Anweisung festgelegt werden, die die Abfrage repräsentiert. Wenn die Eigenschaft Herkunftstyp auf Werteliste festgelegt wird, sollte diese Eigenschaft eine Liste von durch Semikolons getrennten Werten enthalten. |
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Gebundene Spalte |
Geben Sie die Spalte in der Datensatzherkunft an, die den im Nachschlagefeld gespeicherten Wert bereitstellt. Dieser kann zwischen "1" und der Anzahl von Spalten in der Datensatzherkunft liegen. Die Spalte, die den zu speichernden Wert bereitstellt, muss nicht mit der Anzeigespalte identisch sein. |
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Spaltenanzahl |
Geben Sie die Anzahl der Spalten in der Datensatzherkunft an, die im Nachschlagefeld angezeigt werden können. Zum Auswählen der anzuzeigenden Spalten geben Sie in der Eigenschaft Spaltenbreiten eine Spaltenbreite an. |
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Spaltenüberschriften |
Geben Sie an, ob Spaltenüberschriften angezeigt werden sollen. |
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Spaltenbreiten |
Geben Sie für jede Spalte die Spaltenbreite ein. Der Anzeigewert in einem Nachschlagefeld entspricht den Spalten, für die in der Eigenschaft Spaltenbreiten ein Wert ungleich Null festgelegt ist. Soll eine Spalte nicht angezeigt werden, z. B. diejenige mit der Nummer, geben Sie für die Breite den Wert "0" an. |
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Zeilenanzahl |
Geben Sie die Anzahl der Zeilen an, die angezeigt werden, wenn Sie das Nachschlagefeld anzeigen. |
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Listenbreite |
Geben Sie die Breite des Steuerelements an, das angezeigt wird, wenn Sie das Nachschlagefeld anzeigen. |
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Nur Listeneinträge |
Geben Sie an, ob ein Wert eingegeben werden darf, der nicht in der Liste enthalten ist. |
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Mehrere Werte zulassen |
Gibt an, ob das Nachschlagefeld die Auswahl mehrerer Werte zulässt. Sie können den Wert dieser Eigenschaft nicht von Ja in Nein ändern. |
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Wertlistenbearbeitung zulassen |
Geben Sie an, ob die Elemente in einem Nachschlagefeld bearbeitet werden können, das auf einer Wertliste basiert. Wenn diese Eigenschaft auf Ja festgelegt ist und Sie mit der rechten Maustaste auf ein Nachschlagefeld klicken, das auf der Wertliste einer einzelnen Spalte basiert, wird die Menüoption Listenelemente bearbeiten angezeigt. Hat das Nachschlagefeld mehrere Spalten, wird die Eigenschaft ignoriert. |
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Bearbeitungsformular für Listenelemente |
Geben Sie ein vorhandenes Formular an, mit dem die Listenelemente in einem Nachschlagefeld bearbeitet werden können, das auf einer Tabelle oder Abfrage basiert. |
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Nur Datensatzherkunftswerte anzeigen |
Zeigt nur Werte an, die der aktuellen Datensatzherkunft entsprechen, wenn Mehrere Werte zulassen auf Ja festgelegt ist. |
