Erstellen und Ausführen einer Aktualisierungsabfrage

Inhalt dieses Artikels

• Übersicht

• Verwenden einer Aktualisierungsabfrage

• Aktualisieren von Daten einer Tabelle mit den Daten einer anderen

• Aufheben der Blockierung einer Abfrage durch den Modus "Deaktiviert"

• SQL-Version: UPDATE-Anweisung

Übersicht

Die Ähnlichkeiten und Unterschiede zwischen dem Feld "Suchen und Ersetzen" und einer Aktualisierungsabfrage sind nachstehend aufgeführt:

Wie im Dialogfeld Suchen und Ersetzen können Sie mit einer Aktualisierungsabfrage den zu ersetzenden Wert und den neuen Wert angeben:

Im Gegensatz zum Dialogfeld Suchen und Ersetzen bietet eine Aktualisierungsabfrage die folgenden Möglichkeiten:

• Verwenden von Kriterien, die nicht von dem zu ersetzenden Wert abhängig sind

• Aktualisieren einer größeren Menge von Datensätzen in einem Schritt

• Gleichzeitiges Ändern von Datensätzen in mehr als einer Tabelle

Verwenden einer Aktualisierungsabfrage

Als bewährte Methode beim Erstellen einer Updateabfrage erstellen Sie zunächst eine Auswahlabfrage, die die datensätze identifiziert, die Sie aktualisieren möchten, und konvertieren Sie diese Abfrage dann in eine Updateabfrage, die Sie ausführen können, um die Datensätze zu aktualisieren. Indem Sie zuerst Daten auswählen, können Sie überprüfen, ob Sie die gewünschten Datensätze aktualisieren, bevor Sie tatsächlich Daten ändern.

Sichern der Datenbank

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei , und wählen Sie dann Speichern unter aus.

2. Wählen Sie auf der rechten Seite unter Erweitert die Option Datenbank sichern aus.

3. Geben Sie im Dialogfeld Sicherung speichern unter einen Namen und speicherort für die Sicherungskopie an, und wählen Sie dann Speichern aus.

   Access schließt die ursprüngliche Datei, erstellt eine Sicherung und öffnet dann die ursprüngliche Datei erneut.

   Schließen Sie die ursprüngliche Datei, wenn Sie eine Sicherung wiederherstellen möchten, und benennen Sie sie um, damit für die Sicherungskopie der Name der ursprünglichen Version verwendet werden kann. Weisen Sie der Sicherungskopie den Namen der ursprünglichen Version zu, und öffnen Sie dann die umbenannte Sicherungskopie in Access.

In diesem Abschnitt

• Schritt 1: Erstellen einer Auswahlabfrage zum Identifizieren der Datensätze, die aktualisiert werden sollen

• Schritt 2: Aktualisieren der Datensätze

Schritt 1: Erstellen einer Auswahlabfrage zum Identifizieren der Datensätze, die aktualisiert werden sollen

1. Öffnen Sie die Datenbank, die die Datensätze enthält, die Sie aktualisieren möchten.

2. Wählen Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfragen die Option Abfrageentwurf aus.

3. Wählen Sie die Registerkarte Tabellen aus.

4. Wählen Sie die Tabelle(n) aus, die die zu aktualisierenden Datensätze enthält, wählen Sie Hinzufügen und dann Schließen aus.

   Die Tabelle oder Tabellen werden als ein oder mehrere Fenster im Abfrage-Designer angezeigt, und die Fenster listen alle Felder in jeder Tabelle auf. Diese Abbildung zeigt den Abfrage-Designer mit einer typischen Tabelle.

   

   1. Tabelle im Abfrage-Designer

   2. Abfrageentwurfsbereich

5. Doppelklicken Sie in den Tabellenfenstern auf die Felder, die Sie aktualisieren möchten. Die ausgewählten Felder werden in der Zeile Feld im Abfrageentwurfsbereich angezeigt.

   Im Abfrageentwurfsbereich können Sie ein Tabellenfeld pro Spalte hinzufügen.

   Doppelklicken Sie im Tabellenfenster auf das Sternchen (*) am Anfang der Liste mit den Tabellenfeldern, um alle Felder in einer Tabelle schnell hinzuzufügen. In dieser Abbildung wird der Abfrageentwurfsbereich mit allen hinzugefügten Feldern angezeigt.

   

6. Wenn Sie die Abfrageergebnisse aufgrund von Feldwerten einschränken möchten, geben Sie im Abfrageentwurfsbereich in der Zeile Kriterien die Kriterien ein, die zum Einschränken der Ergebnisse verwendet werden sollen.

   Tabelle mit Beispielkriterien

   In der folgenden Tabelle sind einige Beispielkriterien mit den jeweiligen Auswirkungen auf die Ergebnisse einer Abfrage aufgeführt.

   Hinweis: In vielen Beispielen dieser Tabelle werden Platzhalterzeichen verwendet, damit die Abfrage flexibler ist und bessere Ergebnisse liefert.

   Kriterien	Auswirkung
   >234	Gibt alle Zahlen größer als 234 zurück. Verwenden Sie "< 234", um nach allen Zahlen zu suchen, die kleiner als 234 sind.
   >="Motte"	Gibt alle Datensätze ab Motte bis zum Ende des Alphabets zurück.
   Zwischen dem 02.02.2020 und dem 01.12.2020#	Gibt Datumsangaben vom 2.02.17 bis zum 1.12.17 (ANSI-89) zurück. Wenn Ihre Datenbank die ANSI-92-Wildcardzeichen verwendet, verwenden Sie einfache Anführungszeichen (') anstelle von Nummernzeichen (#). Beispiel: Zwischen "2/2/2020" und "12/1/2020" .
   Nicht "Deutschland"	Findet alle Datensätze, in denen die genauen Inhalte des Felds nicht "Deutschland" entsprechen. Durch das Kriterium werden Datensätze zurückgegeben, die neben "Deutschland" noch weitere Zeichen enthalten, z. B. "Deutschland (Euro)" oder "Europa (Deutschland)".
   Nicht "T*"	Findet alle Datensätze außer jenen, die mit "T" beginnen. Wenn in der Datenbank der ANSI-92-Platzhalterzeichensatz verwendet wird, verwenden Sie das Prozentzeichen (%) statt des Sternchens (*).
   Nicht "*t"	Findet alle Datensätze, die nicht auf "t" enden. Verwenden Sie das Prozentzeichen (%) anstelle des Sternchens (*), wenn Ihre Datenbank den ANSI-92-Platzhalter-Zeichensatz verwendet.
   In(Kanada,GB)	Findet in einer Liste alle Datensätze, die "Kanada" oder "GB" enthalten.
   Wie "[A-D]*"	Findet in einem Textfeld alle Datensätze, die mit den Buchstaben A bis D beginnen. Wenn in der Datenbank ANSI-92-Platzhalterzeichen verwendet werden, verwenden Sie das Prozentzeichen (%) anstelle des Sternchens (*).
   Wie "*ar*"	Ruft alle Datensätze ab, die die Buchstabenfolge "ar" enthalten. Wenn in der Datenbank ANSI-92-Platzhalterzeichen verwendet werden, fügen Sie anstelle des Sternchens (*) das Prozentzeichen (%) ein.
   Wie "Maison Dewe?"	Findet alle Datensätze, die mit "Maison" beginnen und eine zweite aus 5 Buchstaben bestehende Zeichenfolge enthalten, deren erste 4 Buchstaben "Dewe" lauten und deren letzter Buchstabe unbekannt ist. Wenn in der Datenbank der ANSI-92-Platzhalterzeichensatz verwendet wird, verwenden Sie einen Unterstrich (_) statt des Fragezeichens (?).
   #2/2/2020#	Sucht alle Datensätze für den 2. Februar 2020. Wenn Ihre Datenbank den ANSI-92-Zeichensatz verwendet, setzen Sie das Datum in einfache Anführungszeichen (') anstelle von Nummernzeichen (#); Beispiel: ('2/2/2020').
   < Datum() - 30	Gibt mit der Funktion Datum alle Daten zurück, die mehr als 30 Tage zurückliegen.
   Datum()	Gibt mit der Funktion Datum alle Datensätze mit dem Tagesdatum zurück.
   Zwischen Datum() und DateAdd("M", 3, Datum())	Verwendet die Funktionen Datum und DateAdd, um alle Datensätze zwischen dem Tagesdatum und dem Datum in drei Monaten ab heute zurückzugeben.
   Ist Null	Gibt alle Datensätze zurück, die einen (leeren oder nicht definierten) NULL-Wert enthalten.
   Ist Nicht Null	Gibt alle Datensätze zurück, die einen Wert enthalten.
   ""	Gibt alle Datensätze zurück, die eine leere Zeichenfolge enthalten. Leere Zeichenfolgen verwenden Sie, wenn Sie einem erforderlichen Feld einen Wert hinzufügen müssen, Sie aber diesen Wert noch nicht kennen. Beispielsweise könnte ein Feld eine Faxnummer erfordern, aber manche Ihrer Kunden haben möglicherweise kein Faxgerät. In diesem Fall geben Sie doppelte Anführungszeichen ohne Leerzeichen dazwischen ("") anstelle einer Zahl ein.

7. Wählen Sie auf der Registerkarte Abfrageentwurf in der Gruppe Ergebnisse die Option Ausführen aus.

8. Überprüfen Sie, ob die Abfrage die Datensätze zurückgibt, die Sie aktualisieren möchten.

9. Um alle Felder, die im Abfrageentwurf nicht enthalten sein sollen, zu entfernen, wählen Sie die Felder aus und drücken ENTF.

10. Wenn Sie weitere Felder, die in der Abfrage enthalten sein sollen, hinzufügen möchten, ziehen Sie diese Felder in den Abfrageentwurfsbereich.

Schritt 2: Aktualisieren der Datensätze

1. Wählen Sie auf der Registerkarte Abfrageentwurf in der Gruppe Abfragetyp die Option Aktualisieren aus.

   In diesem Verfahren erfahren Sie, wie Sie eine Auswahlabfrage in eine Updateabfrage ändern. Wenn Sie dies tun, fügt Access die Zeile Aktualisieren zu im Abfrageentwurfsraster hinzu. Die folgende Abbildung zeigt eine Aktualisierungsabfrage, die alle nach dem 5. Januar 2005 erworbenen Ressourcen zurückgibt und den Speicherort für alle Datensätze, die dieses Kriterium erfüllen, in "Warehouse 3" ändert.

   

2. Suchen Sie das Feld, das die Daten enthält, die Sie ändern möchten, und geben Sie dann in die Zeile Aktualisieren für dieses Feld den Ausdruck (Ihre Änderungskriterien) ein.

   In der Zeile Aktualisieren können Sie jeden gültigen Ausdruck verwenden.

   Tabelle mit Beispielausdrücken

   Die folgende Tabelle enthält Beispielausdrücke und beschreibt, wie damit Daten geändert werden.

   Ausdruck	Ergebnis
   "Verkaufsberater/in"	Ändert in einem Feld Kurzer Text einen Textwert in Salesperson.
   #8/10/20#	Ändert in einem Datums-/Uhrzeitfeld einen Datumswert in 10-Aug-20.
   Ja	Ändert in einem Feld vom Datentyp "Ja/Nein" den Wert Nein in Ja.
   "TN" & [Teilenummer]	Fügt "TN" am Anfang jeder angegebenen Teilenummer an.
   [Einzelpreis] * [Menge]	Multipliziert die Werte im Feld "Einzelpreis" mit "Menge".
   [Fracht] * 1,5	Erhöht die Werte in einem Feld namens "Fracht" um 50 %.
   DSum("[Quantity] * [UnitPrice]", "Bestelldetails", "[ProductID]=" & [ProductID])	Wenn die Werte von ArtikelNr in der aktuellen Tabelle mit den Werten von ArtikelNr in der Tabelle Bestelldetails übereinstimmen, wird mit diesem Ausdruck der Gesamtumsatz aktualisiert, indem die Werte im Feld Menge mit den Werten im Feld Einzelpreis multipliziert werden. Der Ausdruck verwendet die Funktion DomSumme, da sie für mehr als eine Tabelle und mehr als ein Tabellenfeld ausgeführt werden kann.
   Rechts([BestimmungsortPLZ], 5)	Schneidet die linken Zeichen in einem Text oder einer numerischen Zeichenfolge ab (entfernt sie) und belässt die fünf rechten Zeichen.
   Wenn(IstNull([Einzelpreis]), 0, [Einzelpreis])	Ändert im Feld "Einzelpreis" einen (unbekannten oder nicht definierten) Nullwert in Null (0).

3. Wählen Sie auf der Registerkarte Abfrageentwurf in der Gruppe Ergebnisse die Option Ausführen aus.

   Eine Warnmeldung wird angezeigt.

4. Wählen Sie Ja aus, um die Abfrage auszuführen und die Daten zu aktualisieren.

   Hinweis: Wenn Sie die Abfrage ausführen, werden Sie möglicherweise bemerken, dass einige Felder im Resultset fehlen. Wenn Ihre Abfrage Felder enthält, die Sie nicht aktualisieren, zeigt Access diese Felder standardmäßig nicht in den Ergebnissen an. Beispielsweise können Sie ID-Felder aus zwei Tabellen einschließen, um sicherzustellen, dass Ihre Abfrage die richtigen Datensätze identifiziert und aktualisiert. Wenn Sie diese ID-Felder nicht aktualisieren, werden sie Access nicht in den Ergebnissen angezeigt.

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Aktualisieren von Daten einer Tabelle mit den Daten einer anderen

Wenn Sie Daten einer Tabelle mit den Daten einer anderen aktualisieren müssen, beachten Sie die folgende Regel: Die Datentypen der Quell- und Zielfelder müssen entweder übereinstimmen oder kompatibel sein.

Wenn Sie Daten aus einer Tabelle in eine andere aktualisieren und kompatible Datentypen anstelle von übereinstimmenden Datentypen verwenden, konvertiert Access außerdem die Datentypen dieser Felder in der Zieltabelle. Deshalb sind einige Daten in der Zieltabelle möglicherweise abgeschnitten (gelöscht). Im Abschnitt Beschränkungen für Datentypkonvertierungen sind die Möglichkeiten zum Konvertieren von Datentypen aufgeführt. In der Tabelle in diesem Abschnitt wird außerdem erläutert, wann durch das Konvertieren eines Datentyps einige oder alle Daten in einem Feld geändert oder entfernt werden und welche Daten entfernt werden können.

Zum Aktualisieren von Daten in einer Tabelle mit den Daten einer anderen Tabellen sind im Wesentlichen die folgenden Schritte erforderlich:

1. Erstellen Sie eine Aktualisierungsabfrage, und fügen Sie der Abfrage die Quell- und Zieltabellen hinzu.

2. Verknüpfen Sie die Tabellen in den Feldern, die die verwandten Informationen enthalten.

3. Fügen Sie der Zeile Feld des Abfrageentwurfsbereichs die Namen der Zielfelder hinzu.

4. Fügen Sie der Zeile Aktualisieren des Abfrageentwurfsbereichs die Namen der Quellfelder hinzu. Verwenden Sie dabei die folgende Syntax: [Quelltabelle].[Quellfeld].

Die Schritte in diesem Abschnitt setzen die Verwendung von zwei ähnlichen Tabellen voraus. In diesem Beispiel befindet sich die Tabelle Clients in einer Datenbank, die Sie gerade geerbt haben, und enthält aktuellere Daten als die Tabelle Customers. Sie können sehen, dass sich einige Der Namen und Adressen des Managers geändert haben. Aus diesem Grund entscheiden Sie sich, die Tabelle Customers mit den Daten aus der Tabelle Clients zu aktualisieren.

Erstellen und Ausführen der Aktualisierungsabfrage

1. Wählen Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfragen die Option Abfrageentwurf aus.

2. Wählen Sie Tabellen hinzufügen aus.

3. Doppelklicken Sie auf die Quell- und Zieltabellen, um sie der Abfrage hinzuzufügen. Jede Tabelle wird im oberen Abschnitt des Abfrage-Designers in einem Fenster angezeigt.

4. In den meisten Fällen verknüpft Access automatisch verwandte Felder in einer Abfrage. Wenn Sie Felder, die verwandte Informationen erhalten, manuell verknüpfen möchten, ziehen Sie das zu verknüpfende Feld aus der einen Tabelle zum entsprechenden Feld in der anderen Tabelle.

   Wenn Sie beispielsweise die zuvor gezeigten Beispieltabellen verwenden, ziehen Sie das Feld Client-ID in das Feld Kunden-ID. Access erstellt eine Beziehung zwischen diesen Feldern in den beiden Tabellen und verwendet diese Beziehung, um verwandte Datensätze zu verknüpfen.

5. Wählen Sie auf der Registerkarte Abfrageentwurf in der Gruppe Abfragetyp die Option Aktualisieren aus.

6. Doppelklicken Sie in der Zieltabelle auf die Felder, die Sie aktualisieren möchten. Jedes Feld wird in der Zeile Feld im Abfrageentwurfsbereich angezeigt.

   Fügen Sie alle Felder außer dem Feld "Kunden-ID" hinzu, wenn Sie die Beispieltabellen verwenden. Der Name der Zieltabelle wird in der Zeile Tabelle des Entwurfsbereichs angezeigt.

7. Geben Sie in der Zeile Aktualisieren der Abfrage für jede Spalte, die ein Zielfeld enthält, den Namen der Quelltabelle und das Feld in der Quelltabelle ein, das dem Feld in der Zieltabelle einspricht. Verwenden Sie dazu diese Syntax: [Tabelle].[Feld]. Schließen Sie dabei die Tabellen- und Feldnamen in eckige Klammern ein, und trennen Sie die Tabellen- und Feldnamen durch einen Punkt.

   Diese Abbildung zeigt einen Teil des Entwurfsrasters unter Verwendung der Beispieltabellen. Beachten Sie die Syntax für die Tabellen- und Feldnamen in der Zeile Aktualisieren auf .

   

   Denken Sie im Weiteren daran, dass Sie die Tabellen- und Feldnamen in der Zeile Aktualisieren auf richtig schreiben müssen und dass Sie alle Interpunktionszeichen in der ursprünglichen Tabelle und den Feldnamen übereinstimmen müssen. Sie müssen jedoch nicht mit der Groß-/Kleinschreibung übereinstimmen.

8. Wählen Sie auf der Registerkarte Abfrageentwurf in der Gruppe Ergebnisse die Option Ausführen aus.

9. Wenn Sie aufgefordert werden, das Update zu bestätigen, wählen Sie Ja aus.

Beschränkungen für Datentypkonvertierungen

In der folgenden Tabelle sind die Datentypen aufgeführt, die Access bereitstellt, erläutert alle Einschränkungen beim Konvertieren von Datentypen und beschreibt kurz alle Datenverluste, die während der Konvertierung auftreten können.

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Beenden des Modus "Deaktiviert" zum Blockieren einer Abfrage

Wenn Sie versuchen, eine Aktionsabfrage auszuführen, und es scheint, als ob nichts geschieht, überprüfen Sie die Access status Leiste auf die folgende Meldung:

Die Aktion oder das Ereignis wurde durch den Modus 'Deaktiviert' blockiert.

Standardmäßig deaktiviert Access alle Aktionsabfragen (Aktualisieren, Anfügen, Löschen oder Erstellen von Tabellenabfragen), es sei denn, Ihre Datenbank befindet sich an einem vertrauenswürdigen Speicherort oder die Datenbank ist signiert und vertrauenswürdig. Wenn Sie keine dieser Aktionen ausgeführt haben, können Sie trotzdem die Abfrage für die aktuelle Datenbanksitzung nur aktivieren, indem Sie auf der Statusleiste auf Inhalt aktivieren klicken.

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SQL-Version: UPDATE-Anweisung

Wenn Sie mit der Arbeit mit SQL vertraut sind, können Sie auch mithilfe der SQL-Ansicht eine UPDATE-Anweisung schreiben. Wenn Sie die SQL-Ansicht verwenden möchten, erstellen Sie eine neue, leere Abfrage, und wechseln Sie dann zur SQL-Ansicht.

Dieser Abschnitt enthält die Syntax für eine UPDATE-Anweisung und ein entsprechendes Beispiel.