Sie können Daten aus einer Tabelle, einer Abfrage, einem Formular oder einem Bericht in Ihrer Microsoft Access-Datenbank drucken und für Berichte Druckoptionen festlegen, durch die eine optisch ansprechende und besser lesbare gedruckte Kopie Ihrer Daten erzeugt wird.
Das direkte Drucken von Daten aus Tabellen oder Abfragen ist geeignet, wenn Sie nur eine einfache Liste drucken möchten. Formulare eignen sich eher zum Anzeigen oder Drucken von Daten in einem einzelnen Datensatz oder einer zusammengehörigen Gruppe von Datensätzen und nicht so sehr für das Drucken größerer Datenmengen oder von Datenzusammenfassungen. Wenn Sie Daten in einem Bericht drucken, können Sie größere Datenmengen vergleichen, zusammenfassen und summieren und diese Informationen anschließend in einem ansprechenden Layout präsentieren.
Weitere Informationen zum Erstellen eines Berichts finden Sie unter Einführung in Berichte in Access.
Inhalt dieses Artikels
Auswählen von Seiteneinrichtungsoptionen
Nachdem Sie den Bericht erstellt haben, können Sie optionen für das Drucklayout im Dialogfeld Seite einrichten festlegen. Mit diesen Optionen können Sie das Format anhand der Möglichkeiten für die Randeinstellungen optimieren, die Verwendung von Gitternetzlinien und Spalten festlegen oder nur die Daten im Bericht ohne Formatierung drucken. Um Optionen für den Seitendruck festzulegen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
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Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den Bericht, und wählen Sie dann Seitenansicht aus.
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Wählen Sie auf der Registerkarte Seitenansicht in der Gruppe Seitenlayoutdie Option Seite einrichten aus, und legen Sie die gewünschten Einstellungen für Ränder, Ausrichtung und Spalten fest.
Druckoptionen – Einstellungen
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Einstellung |
Beschreibung |
|---|---|
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Ränder (Millimeter) |
Dient zum Vergrößern oder Verkleinern der Standardränder entsprechend den Anforderungen. Die Änderungen werden im Bereich Beispiel angezeigt. |
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Nur Daten drucken |
Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie die Layoutfeatures des Berichts wie Gitternetzlinien nicht drucken möchten. |
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Geteiltes Formular |
Diese Option steht für Berichte nicht zur Verfügung. |
Wählen Sie zum Anpassen der Ränder ihres Berichts auf der Registerkarte Seitenansicht in der Gruppe Seitengrößedie Option Seitenränder aus. Wählen Sie eine geeignete Option aus, und es wird eine Vorschau des Berichts mit den geänderten Randeinstellungen angezeigt.
Seitenregisterkarteneinstellungen
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Einstellung |
Beschreibung |
|---|---|
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Ausrichtung |
Wählen Sie entweder die Ausrichtung "Hochformat" oder "Querformat" aus. Wenn Sie prüfen möchten, wie der Bericht aussieht, sollten Sie die Ausrichtung nicht hier, sondern auf der Registerkarte "Seitenansicht" festlegen. Wählen Sie auf der Registerkarte Seitenansicht in der Gruppe Seitenlayout die Option Hochformat oder Querformat aus. |
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Papier |
Wählen Sie die Papiergröße und -quelle aus. |
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Drucker für Kontaktliste |
Bei Auswahl von Spezieller Drucker können Sie verschiedene andere Drucker- und Dokumentformatoptionen festlegen. |
Spalten – Einstellungen
Hinweis: Diese Optionen sind auch auf der Registerkarte Seitenansicht in der Gruppe Seitenlayout unter Spalten verfügbar.
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Einstellung |
Beschreibung |
|---|---|
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Rastereinstellungen |
Wählen Sie die Anzahl der Spalten und den Zeilenabstand aus. Wenn die Einstellung für eine einzelne Spalte gilt, sind die Optionen Spaltenabstand und Spaltenlayout nicht verfügbar. |
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Wie Detailbereich |
Wählen Sie diese Option aus, um die Spalte exakt mit der Größe zu drucken, die im Bericht festgelegt wurde. Zum Anpassen der Spaltenbreite und -höhe löschen Sie die Auswahl, und geben Sie neue Werte ein. |
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Spaltengröße |
Wählen Sie die Breite und Höhe der Spalten aus. |
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Spaltenlayout |
Wählen Sie die Richtung aus, in der die Spalten gedruckt werden sollen. Diese Option ist nur bei mehreren Spalten verfügbar. |
Auswählen von Druckereinstellungen
Nachdem Sie die Einstellungen zur Seiteneinrichtung für den Bericht abgeschlossen haben, können Sie bestimmte Druckeroptionen auswählen, um das Drucklayout oder die zu druckenden Seiten sowie die Anzahl der Exemplare zu steuern.
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Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den Bericht, den Sie drucken möchten, und wählen Sie Seitenansicht aus.
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Klicken Sie auf der Registerkarte Seitenansicht in der Gruppe Drucken auf Drucken.
Tastenkombination: Drücken Sie STRG+P.
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Wählen Sie die gewünschten Druckoptionen aus, und klicken Sie zum Drucken des Berichts auf OK.
In der folgenden Tabelle sind die erwarteten Ergebnisse bestimmter Druckereinstellungen aufgeführt:
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Einstellung |
Beschreibung |
|---|---|
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Drucker |
Wählen Sie den Drucker aus, auf dem Ihr Bericht ausgegeben werden soll. Wenn Sie die Ausrichtung und das Papierformat nicht festgelegt haben, wählen Sie die Schaltfläche Eigenschaften aus. |
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Druckbereich |
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Exemplare |
Wählen Sie die Anzahl der Exemplare und Exemplare sortieren aus, wenn die Exemplare bei einem mehrseitigen Bericht in Sätzen gedruckt werden sollen. |
Um Papier zu speichern, einen Druckauftrag an einen kommerziellen Drucker zu senden oder den Bericht per E-Mail zu senden, können Sie ein .pdf- oder XPS-Format ihres Berichts erstellen. Wählen Sie auf der Registerkarte Seitenansicht in der Gruppe Datendie Option PDF oder XPS aus.
Vorschau vor dem Drucken
Verwenden Sie die Option "Seitenansicht", um das Aussehen der gedruckten Version des Berichts zu prüfen.
Mit einer der folgenden Methoden können Sie einen Bericht in der Seitenansicht öffnen:
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Um eine Vorschau eines Berichts anzuzeigen, der noch nicht geöffnet ist, klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den Bericht, den Sie in der Vorschau anzeigen möchten, und wählen Sie dann Seitenansicht aus.
oder
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Wählen Sie Datei > Drucken und dann Seitenansicht aus.
oder
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Wenn der Bericht geöffnet ist, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Dokumentregisterkarte für den Bericht, und wählen Sie dann Seitenansicht aus.
Sie können weitere Formatierungsänderungen in der Seitenansicht vornehmen, indem Sie die Optionen auf der Registerkarte Seitenansicht verwenden.
Wenn Sie mehrere Seiten des Berichts anzeigen, zu anderen Seiten wechseln oder mehrere Seiten gleichzeitig anzeigen möchten, wenn Sie einen Bericht in der Vorschau anzeigen möchten, probieren Sie eine der folgenden Optionen aus:
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Wählen Sie in der oberen rechten Ecke des Navigationsbereichs die Schaltfläche Auslöserleiste öffnen/schließen (<<) aus, und erweitern Sie dann den Berichtsansichtsbereich.
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Positionieren Sie den Bericht mithilfe der horizontalen und vertikalen Scrollleiste.
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Um einen Bereich im Bericht zu vergrößern, wählen Sie auf der Registerkarte Seitenansicht in der Gruppe Zoom den Pfeil unter Zoom aus, und wählen Sie einen Vergrößerungsprozentsatz aus. Sie können auch das Zoom-Steuerelement in der unteren rechten Ecke des Fensters verwenden.
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Um mehrere Seiten gleichzeitig in der Vorschau anzuzeigen, wählen Sie in der Gruppe Zoomdie Option Zwei Seiten oder Weitere Seiten aus, und wählen Sie dann eine Option aus.
Auswählen der Druckeroptionen: Wählen Sie in der Gruppe Drucken die Option Drucken und dann Ihre Druckoptionen aus.
Seitenvorschau schließen: Wählen Sie in der Gruppe Vorschau schließen die Option Druckvorschau schließen aus.
