Hinweis: Informationen zur Datensammlung in Access 2016 und höher finden Sie unter Importieren, Exportieren, SQL Server.
Sie können Informationen über E-Mails sammeln oder aktualisieren, indem Sie Microsoft Access 2007 oder Access 2010 mit Microsoft Outlook 2007 oder Microsoft Outlook 2010 verwenden. Access führt Sie durch das Erstellen eines Datensammlungsformulars und das Senden des Formulars in einer E-Mail-Nachricht. Wenn Ihre E-Mail-Empfänger die ausgefüllten Formulare zurückgeben, können Sie auswählen, dass die gesammelten Daten automatisch verarbeitet und in einer angegebenen Access-Datenbank gespeichert werden sollen. Diese Methode der Datensammlung kann Ihnen Zeit und Aufwand sparen, der normalerweise an einem Kopier- und Einfügevorgang oder einem manuellen Dateneingabeprozess beteiligt ist. Im Folgenden finden Sie einige Szenarien, in denen Sie diesen Prozess zum Sammeln von Daten verwenden können:
Umfragen Sie können eine Umfrage durchführen und die Ergebnisse kompilieren, indem Sie zunächst eine Access-Datenbank mit den erforderlichen Tabellen zum Speichern der Ergebnisse erstellen und den Assistenten verwenden, um ein Umfrageformular zu generieren und sie dann an die Umfrageteilnehmer zu senden. Wenn teilnehmer antworten, werden die Umfragedaten automatisch in der Datenbank gespeichert.
Statusberichte Unabhängig davon, ob es sich um die aktuelle Bestandsebene status oder um die aktuellen Informationen zu ausstehenden Problemen handelt, kann Ihr Team Sie in regelmäßigen Abständen über E-Mail-Nachrichten informieren, die die aktuellen Informationen enthalten.
Ereignisverwaltung Wenn Sie eine Konferenz, schulungen oder andere Veranstaltungen organisieren, können Sie ein oder mehrere Formulare als E-Mail-Nachricht senden, um Kontaktinformationen, Reise- und Hotelpräferenzen usw. zu sammeln. Wenn Sie sich dafür entscheiden, dass die Antworten automatisch verarbeitet werden, können die Teilnehmer ihre Einstellungen jederzeit ändern, ohne Sie benachrichtigen zu müssen, und Sie haben immer Zugriff auf die neuesten Daten für die Entscheidungsfindung.
In diesem Artikel wird erläutert, was Sie für diesen Prozess benötigen, wie Sie mit dem Assistenten beginnen. Anschließend erhalten Sie zusätzliche Informationen zu verschiedenen Schritten, damit Sie beim Ausführen des Assistenten die am besten informierte Auswahl treffen können.
Hinweis: Sie können die gesammelten Daten nicht hinzufügen, wenn Ihr Empfänger entweder Hotmail oder Yahoo verwendet hat, um Ihnen das Datensammlungsformular zu senden.
Vorbereitende Schritte
Wenn Sie zum ersten Mal Daten mithilfe von E-Mail-Nachrichten sammeln, führen Sie die folgenden Schritte aus:
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Stellen Sie sicher, dass sie die folgenden Anwendungen auf Ihrem Computer installiert haben:
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Access 2007 oder Access 2010.
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Outlook 2007 oder Outlook 2010. Auf dem Computer, den Sie zum Senden der E-Mail-Nachrichten verwenden, muss Outlook installiert und konfiguriert sein. Wenn Sie Outlook installiert, aber noch nicht konfiguriert haben, starten Sie Outlook, und befolgen Sie die Anweisungen im Outlook-Start-Assistenten. Hilfe zum Assistenten finden Sie in der Outlook-Hilfe.
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Wenn Sie ein InfoPath-Formular verwenden möchten, stellen Sie sicher, dass InfoPath 2007 oder eine höhere Edition installiert ist und die Empfänger auch InfoPath auf ihren Computern installiert haben müssen.
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Für E-Mail-Empfänger muss infoPath oder ein E-Mail-Client, der das HTML-Format unterstützt, auf ihren Computern installiert sein, um das Formular anzeigen und bearbeiten zu können.
Das Formular, das zum Sammeln von Daten über E-Mail-Nachrichten verwendet wird, ist kein Access-Formular. Der Assistent generiert ein Sonderformular im HTML- oder InfoPath-Format.
Identifizieren sie eine Zieldatenbank. Die Datenbank kann im .mdb- oder ACCDB-Format vorliegen. Darüber hinaus werden MDE- und ACCDE-Dateien unterstützt. Wenn Sie keine vorhandene Datenbank verwenden möchten, müssen Sie eine neue datenbank erstellen.
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Identifizieren oder erstellen Sie die Tabellen, die mit den Daten aus den E-Mail-Antworten aufgefüllt werden sollen. Wenn Sie Daten für vorhandene Tabellen sammeln, stellen Sie sicher, dass die Tabellen nicht schreibgeschützt sind und dass Sie über die erforderlichen Berechtigungen zum Hinzufügen oder Aktualisieren ihrer Inhalte verfügen.
Hinweis: Die Feldtypen Attachment, AutoNumber, OLE und Multi-valued können nicht mithilfe von E-Mail-Nachrichten erfasst werden.
Wenn ihr Datensammlungsvorgang zwei oder mehr Tabellen auffüllt, müssen Sie eine Auswahlabfrage erstellen und diese als Datensatzquelle des Formulars verwenden. Stellen Sie sicher, dass die Abfrage alle erforderlichen Felder aus den zugrunde liegenden Tabellen enthält. Wenn Sie eine vorhandene Abfrage verwenden, stellen Sie sicher, dass die Abfrage nicht schreibgeschützt ist und Sie über die erforderlichen Berechtigungen zum Hinzufügen oder Aktualisieren des Inhalts verfügen. Weitere Informationen zum Erstellen einer Abfrage, die auf zwei oder mehr Tabellen basiert, finden Sie im Artikel Einführung in Abfragen.
Speichern Sie die Daten in den folgenden Situationen als neue Datensätze:
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Wenn die Daten mehrere Tabellen auffüllen.
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Wenn die Zieltabelle kein Primärschlüsselfeld enthält. Die Primärschlüsselwerte sind erforderlich, um jede Antwort einem vorhandenen Datensatz zuzuordnen. Wenn Ihre Zieltabelle kein Primärschlüsselfeld enthält, fügen Sie es jetzt hinzu, oder weisen Sie ein vorhandenes Feld mit eindeutigen Werten als Primärschlüssel zu.
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Wenn die Zieltabelle keine Datensätze enthält. Wenn die Tabelle leer ist, geht der Assistent davon aus, dass Sie Datensätze hinzufügen möchten.
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Wenn die E-Mail-Adressen der Empfänger nicht als Feld in der Datenbank gespeichert sind. Beim Sammeln von Daten zum Aktualisieren von Datensätzen können Sie die Adressen nicht manuell in die vom Assistenten generierte Nachricht eingeben. Das Adressfeld muss sich in der Zieltabelle oder in einer Tabelle befinden, die eine Beziehung zur Zieltabelle aufweist.
Erste Schritte
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Öffnen Sie die Datenbank, in der die gesammelten Daten gespeichert werden.
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Um die Daten einer einzelnen Tabelle hinzuzufügen, wählen Sie die Tabelle im Navigationsbereich aus. Um mehrere verknüpfte Tabellen aufzufüllen, wählen Sie die Abfrage aus, die an diese Tabellen gebunden ist.
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Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus, um den Assistenten zu starten:
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Klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Daten sammeln auf E-Mail erstellen.
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Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Tabelle oder Abfrage, und klicken Sie dann auf Daten per E-Mail sammeln und aktualisieren.
Hinweis: Wenn die Tabelle keine Felder enthält oder nur die Feldtypen AutoWert, OLE Object, Attachment oder Multivalued Lookup enthält, zeigt Access die folgende Meldung an: Die ausgewählte Tabelle oder Abfrage enthält keine Felder, die das Sammeln von Daten per E-Mail unterstützen.
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Wenn die Tabelle Felder enthält, die die Datensammlung unterstützen, wird der Assistent gestartet. Wenn die Zieltabelle sowohl das Hinzufügen als auch das Aktualisieren von Daten unterstützt, führt Sie der Assistent durch die erforderlichen Schritte zum Sammeln von Daten über E-Mail-Nachrichten.
Verwenden Sie die folgenden Abschnitte als Referenz für alle Fragen, die Sie in den folgenden sieben Hauptschritten des Prozesses haben können.
Wählen Sie den Typ des Dateneingabeformulars aus, das Sie senden möchten.
Wählen Sie den Formulartyp basierend auf der Benutzerfreundlichkeit für sich selbst und Ihre Empfänger aus.
HTML-Formular auswählen Ein HTML-Formular kann von jedem Benutzer angezeigt und bearbeitet werden, dessen E-Mail-Client HTML unterstützt.
Microsoft InfoPath-Formular auswählen Diese Option wird nur angezeigt, wenn InfoPath auf Ihrem Computer installiert ist. Wählen Sie diese Option nur aus, wenn alle Empfänger InfoPath und Outlook auf ihren Computern installiert haben. Ein InfoPath-Formular bietet eine bessere Dateneingabe- und Bearbeitungsumgebung.
Welche Assistentenseite als Nächstes angezeigt wird, hängt davon ab, ob das Zielobjekt das Aktualisieren von Daten unterstützt. Wenn das Objekt eine Abfrage ist, die auf zwei oder mehr Tabellen basiert, oder wenn es sich um eine Tabelle handelt, die kein Primärschlüsselfeld enthält oder keine Datensätze enthält, geht der Assistent davon aus, dass Sie neue Datensätze hinzufügen möchten, und fordert Sie auf, die Formularfelder auszuwählen. In allen anderen Fällen fordert der Assistent Sie auf, anzugeben, ob Sie Daten hinzufügen oder aktualisieren möchten, bevor Sie aufgefordert werden, die Formularfelder auszuwählen.
Auswählen, ob neue Daten gesammelt oder vorhandene Daten aktualisiert werden sollen
Geben Sie an, was mit den Daten geschehen soll. Der Typ des Formulars, das Sie verwenden, wirkt sich auf die Anzahl neuer Datensätze aus, die ein Empfänger Ihnen in einer einzelnen Antwort senden kann. Beim Aktualisieren von Daten gibt die Anzahl der Datensätze, die von einem Empfänger aktualisiert werden müssen, die Anzahl der bereits ausgefüllten Formulare an, die in einer Nachricht enthalten sein werden.
Hinweis: Um neue Datensätze hinzuzufügen, geben Sie die E-Mail-Adressen in das Adressfeld der E-Mail-Nachricht ein, wenn die Nachricht erstellt wird. Zum Aktualisieren vorhandener Daten müssen die E-Mail-Adressen der Empfänger als Feld in der zugrunde liegenden Tabelle oder Abfrage oder in einer verknüpften Tabelle gespeichert werden.
Geben Sie die Daten an, die gesammelt werden sollen.
Bei der Auswahl der Felder, die in Ihr Formular eingeschlossen werden sollen, ist es nicht erforderlich, jedes Feld, das in der zugrunde liegenden Tabelle oder Abfrage vorhanden ist, in das Formular einzuschließen. Die folgenden Bedingungen müssen jedoch erfüllt sein:
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Pflichtfelder: Felder, die mit einem Sternchen (*) gekennzeichnet sind, sind Pflichtfelder. Wenn Sie neue Datensätze sammeln, schließt der Assistent automatisch alle Felder ein, deren Required-Eigenschaft auf Ja festgelegt ist. Wenn die erforderlichen Felder eines Datensatzes leer sind, kann Access den Datensatz nicht zur Tabelle hinzufügen.
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Nicht unterstützte Feldtypen: Sie können bestimmte Feldtypen nicht in das Formular einschließen, z. B. AutoWert, Anlage, OLE-Objekt oder mehrwertige Nachschlagefelder.
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Primärschlüsselfeld: Der Benutzer kann jedoch beim Hinzufügen von Datensätzen einen Wert in das Feld eingeben. Die Antwort wird nicht verarbeitet, wenn der angegebene Wert bereits verwendet wird.
Hinweis: Geben Sie für jedes enthaltene Feld unter Feldeigenschaften eine Bezeichnung an, und klicken Sie auf Schreibgeschützt , wenn der Benutzer die Daten in diesem Feld nicht ändern soll.
Angeben der automatischen oder manuellen Datenverarbeitung
Sie können eine automatische oder manuelle Verarbeitung von Antworten auswählen. Automatische Verarbeitung bedeutet, dass Outlook und Access zusammenarbeiten, wenn Sie die Antworten erhalten, um die Daten in die Zieltabellen in Ihrer Datenbank zu exportieren. Die automatische Verarbeitung kann Ihnen Zeit und Aufwand sparen. Manuelle Verarbeitung bedeutet nur, dass Sie den Exportvorgang starten, um die Daten aus einem angegebenen Ordner in Outlook in die Zieltabelle in Access zu übertragen.
Antworten werden erfolgreich in die Zieltabelle exportiert, solange die folgenden Bedingungen erfüllt sind, wenn die Antworten Ihr Postfach erreichen:
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Outlook muss bereits auf Ihrem Computer ausgeführt werden. Wenn Outlook nicht ausgeführt wird, wird die Verarbeitung beim nächsten Starten von Outlook gestartet.
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Der Zugriff darf nicht kennwortgeschützt sein und darf nicht im exklusiven Modus geöffnet sein. Der Name oder Speicherort der Datenbank darf sich seit dem Senden der E-Mail-Nachricht nicht geändert haben.
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Die Namen der Tabellen und Abfragen sowie die Eigenschaften der im Formular enthaltenen Felder dürfen sich seit dem Senden der E-Mail-Nachricht nicht geändert haben.
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Sie müssen über die erforderlichen Berechtigungen verfügen, um den Inhalt der zugrunde liegenden Tabellen und Abfragen hinzuzufügen oder zu aktualisieren.
Hinweis: Wenn bei der automatischen Verarbeitung ein Fehler auftritt, versuchen Sie, probleme zu beheben, und exportieren Sie dann die antworten, bei denen ein Fehler aufgetreten ist. Alle Antworten, die ihren Posteingang erreichen, nachdem Sie die Probleme behoben haben, werden weiterhin automatisch verarbeitet.
Festlegen von Eigenschaften zum Steuern der automatischen Verarbeitung von Antworten
Um einen anderen Outlook-Ordner anzugeben, in dem Antworten gespeichert werden, klicken Sie auf der Seite Angeben, wie sie die Antworten verarbeiten möchten des Assistenten auf den Ordnernamen. Wählen Sie im Dialogfeld Ordner auswählen entweder einen anderen Ordner aus, oder klicken Sie auf Neu , um einen neuen Ordner zu erstellen.
Wenn Sie auf Eigenschaften festlegen klicken, um die automatische Verarbeitung von Antworten zum Ändern oder Optimieren der Importeinstellungen zu steuern, finden Sie informationen zu den verfügbaren Optionen in der folgenden Tabelle:
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Option |
Result |
|---|---|
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Verwerfen von Antworten von Personen, an die Sie die Nachricht nicht gesendet haben |
Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn nur die Antworten, die von den ursprünglichen Empfängern Ihrer Nachricht gesendet wurden, automatisch verarbeitet werden sollen. Antworten von anderen Personen werden im Zielordner gespeichert, aber nicht automatisch verarbeitet. |
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Akzeptieren mehrerer Antworten von jedem Empfänger |
Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn nur die erste Antwort von jedem Empfänger automatisch verarbeitet werden soll. Die zweite und nachfolgende Antworten werden im Zielordner gespeichert, aber nicht automatisch verarbeitet. Hinweis: Diese Einstellung steuert nur die Anzahl der Antworten und nicht die Anzahl der Datensätze innerhalb einer einzelnen Antwort, die verarbeitet werden. Anders ausgedrückt: Wenn Sie ein InfoPath-Formular senden, kann ein Benutzer ihnen mehrere Datensätze in einer einzigen Antwort senden, und Access verarbeitet automatisch alle Datensätze in der Antwort, auch wenn dieses Kontrollkästchen nicht aktiviert ist. |
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Nur Aktualisierungen vorhandener Daten zulassen |
Wenn Empfänger ein InfoPath-Formular verwenden, um Daten zu aktualisieren, können sie neben Aktualisierungen an vorhandene Datensätze auch neue Datensätze senden. Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um nur die Aktualisierungen vorhandener Datensätze zu verarbeiten. |
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Anzahl der zu verarbeitenden Antworten |
Geben Sie die Gesamtzahl der Antworten (von allen Empfängern) ein, die automatisch verarbeitet werden sollen. Wenn alle Antworten automatisch verarbeitet werden sollen, geben Sie einen großen Wert ein, z. B. 5000, in das Textfeld. Antworten, die empfangen werden, nachdem der angegebene Wert erreicht wurde, werden im Zielordner gespeichert, aber nicht automatisch verarbeitet. |
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Datum und Uhrzeit des Beendens |
Geben Sie an, wann die automatische Verarbeitung von Antworten für diese E-Mail-Nachricht beendet werden soll. Antworten, die nach diesem Datum und dieser Uhrzeit empfangen werden, werden im Zielordner gespeichert, aber nicht automatisch verarbeitet. |
Um diese Optionen zu einem späteren Zeitpunkt zu ändern, klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Daten sammeln auf Antworten verwalten. Wählen Sie im Dialogfeld Datensammlungsmeldungen verwalten die Nachricht aus, für die Sie die Einstellungen ändern möchten, und klicken Sie dann auf Nachrichtenoptionen. Die Änderungen, die Sie im Dialogfeld vornehmen, wirken sich auf alle nachfolgenden Antworten aus, die Sie für diese Nachricht erhalten.
Manuelles Verarbeiten von Antworten
Um zu steuern, wann und welche Antworten verarbeitet werden, wählen Sie nicht die Option Automatischer Prozess aus. Die Antworten werden in einem angegebenen Ordner in Outlook gespeichert, bis Sie jede Antwort im Ordner auswählen und mit der rechten Maustaste darauf klicken und dann im Kontextmenü auf Daten nach Microsoft Access exportieren klicken.
In einigen Fällen müssen Sie möglicherweise auch die Antworten manuell verarbeiten, die nicht automatisch verarbeitet werden konnten.
Beachten Sie Vor dem Exportieren von Daten Folgendes:
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Die Access-Datenbank sollte nicht im exklusiven Modus geöffnet sein, und der Name oder Speicherort der Datenbank darf sich seit dem Senden der E-Mail-Nachricht nicht geändert haben.
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Die Namen der Tabellen und Abfragen sowie die Eigenschaften der im Formular enthaltenen Felder dürfen sich seit dem Senden der E-Mail-Nachricht nicht geändert haben.
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Sie müssen über die erforderlichen Berechtigungen verfügen, um den Inhalt der zugrunde liegenden Tabellen und Abfragen hinzuzufügen oder zu aktualisieren.
Wählen Sie aus, wie E-Mail-Adressen der Empfänger angegeben werden sollen.
Wenn Sie nur neue Informationen sammeln, können Sie die E-Mail-Adressen auf zwei Arten angeben:
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Geben Sie die E-Mail-Adressen einzeln in der Outlook-E-Mail-Nachricht ein, oder wählen Sie die Adressen aus einem Adressbuch aus.
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Verwenden Sie das E-Mail-Adressfeld in der Tabelle oder Abfrage der aktuellen Access-Datenbank.
Hinweis: Beim Sammeln von Daten zum Aktualisieren vorhandener Datensätze wird dieses Dialogfeld nicht angezeigt, da die E-Mail-Adressen der Empfänger zuerst als Feld in der Datenbank verfügbar sein müssen.
Direktes Eingeben der E-Mail-Adressen in Outlook
Wenn Sie Ihre Empfänger in Outlook angeben, können Sie eine Vorschau der Nachricht anzeigen und anpassen, bevor Sie sie senden. Der Text der E-Mail-Nachricht enthält eine kurze Einführung und ein Formular. Es wird empfohlen, keine Änderungen am Formular vorzunehmen. Änderungen an der Formularstruktur können dazu führen, dass die Antwort nicht verarbeitet wird.
Verwenden der in einem Feld in der Datenbank gespeicherten E-Mail-Adressen
Die Option zum Auswählen einer zugeordneten Tabelle bezieht sich auf verknüpfte Tabellen. Um Tabellenbeziehungen in Ihrer Datenbank anzuzeigen oder zu bearbeiten, verwenden Sie die Datenbanktools. klicken Sie in der Gruppe Beziehungen auf Beziehungen.
Weitere Informationen zu Beziehungen finden Sie im Artikel Leitfaden zu Tabellenbeziehungen.
Überprüfen und Angeben der Liste der Empfänger
Der letzte wichtige Schritt umfasst die Vorschau und Anpassung der E-Mail-Nachricht, die Feinabstimmung Ihrer Empfängerliste und das anschließende Senden ihrer Datensammlungsnachricht.
Erstellen und Senden der E-Mail-Nachricht
Wenn der Assistent Sie darüber informiert, dass Sie die E-Mail-Nachricht jetzt erstellen können und ihnen zeigt, wie Sie E-Mail-status mithilfe des Befehls Antworten verwalten anzeigen können, werden möglicherweise einige Warnmeldungen angezeigt. In der folgenden Tabelle werden jede Warnung und die Aktion beschrieben, die Sie ausführen können, um sie zu beheben:
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Warnmeldung |
Description |
S olution |
|---|---|---|
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Einige Datensätze enthalten keine gültige Adresse im angegebenen E-Mail-Adressfeld. Für diese Zeilen werden keine Daten zurückgegeben. |
Das ausgewählte E-Mail-Adressfeld enthält NULL-Werte. |
Wenn Sie Daten für jeden Datensatz sammeln möchten, beenden Sie den Assistenten, und ersetzen Sie die NULL-Werte durch E-Mail-Adressen. Starten Sie dann den Assistenten erneut. |
|
Sie verfügen derzeit über eine exklusive Sperre für die Datenbank. Die automatische Verarbeitung schlägt fehl, bis die Sperre aufgehoben wird. |
Die Datenbank ist derzeit im exklusiven Modus geöffnet. |
Wenn Sie sich für die automatische Verarbeitung der Antworten entschieden haben, schlägt die Verarbeitung fehl, da Access eine Datenbank, für die eine exklusive Sperre gilt, nicht hinzufügen oder aktualisieren kann. Schließen und erneutes Öffnen der Datenbank im nicht exklusiven Modus unmittelbar nach dem Senden der Nachricht |
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Diese E-Mail-Nachrichten können Vertrauliche oder vertrauliche Daten enthalten. |
Sie sammeln Daten, um vorhandene Datensätze zu aktualisieren, und das Formular, das Sie senden möchten, wird mit vorhandenen Daten vorab ausgefüllt. |
Wenn einige Formularfelder vertrauliche Daten enthalten, kehren Sie zu dem Schritt des Assistenten zurück, in dem Sie die Felder ausgewählt haben, und entfernen Sie die Felder, die vertrauliche Daten enthalten, aus dem Formular. |
Nachdem Sie eine Vorschau der Nachricht angezeigt und angepasst haben, können Sie das E-Mail-Adressfeld filtern und Ihre Empfänger auswählen. Wählen Sie die E-Mail-Adressen aus, die Sie verwenden möchten, indem Sie die entsprechenden Kontrollkästchen aktivieren. Wenn ein Dialogfeld mit ungültigen E-Mail-Adressen angezeigt wird, notieren Sie sich die Adressen in der Liste, und klicken Sie auf Beenden. Überprüfen Sie die ungültigen Adressen, nehmen Sie alle erforderlichen Korrekturen vor, und versuchen Sie dann, die Nachricht erneut zu senden.
