Von Jane Suchan, PMP
Beim Projektmanagement geht es darum, herauszufinden, was Sie erreichen möchten, eine Aufgabenliste zu erstellen, die ausgeführt werden muss, um Sie dorthin zu bringen, zu bestimmen, wie lange es dauern wird, und um die Kosten zu berechnen. Klingt einfach, oder? Aber der wirklich schwierige Teil ist es, den Überblick zu behalten. Wird das Projekt pünktlich ausgeführt? Wird dies vor dem Zeitplan erfolgen? Liegt es unter dem Budget? Wird es weiterhin unter dem Budget stehen, wenn alle Arbeiten erledigt sind?
Eine Möglichkeit, die Integrität eines Projekts zu bewerten, besteht darin, den Unterschied zwischen dem ursprünglichen Projektplan und dem, was tatsächlich passiert, nachzuverfolgen. Diese Lücke wird besser als Varianz bezeichnet, ein Vergleich des beabsichtigten oder budgetierten Betrags und des tatsächlich ausgegebenen Betrags. Varianzanalyse ist die Praxis, die tatsächlichen Projektergebnisse mit den geplanten oder erwarteten Ergebnissen zu vergleichen. Es ist eine Möglichkeit, zu quantifizieren, wie gut – oder wie schlecht – ein Projekt voranschreitet.
Planen von Varianzen: Einrichten von Baselines
Um Projektvarianzen zu ermitteln, müssen Sie sich als Ausgangspunkt für den Boden einsetzen: Dies ist Ihre Baseline. Ohne dies verfolgen Sie und versuchen, ein sich bewegendes Ziel zu steuern. Zwei wichtige Baselines, die sie festlegen müssen, bevor Sie die Varianznachverfolgung und -berichterstellung ins Spiel bringen können, sind Kosten und Zeitplan. Bevor Sie jedoch dorthin gelangen, sollten Sie den Projektumfang festnageln.
Verwenden einer Arbeitsaufschlüsselungsstruktur zum Erstellen eines Bereichs
Die Umfangsbaseline umfasst alle Projektlieferdaten; als solche werden alle zu erledigenden Aufgaben identifiziert. Eine Möglichkeit zum Dokumentieren des Umfangs besteht darin, eine Arbeitsstruktur (Work-Breakdown Structure, WBS) zu erstellen, eine hierarchische Ansicht der Projektlieferdaten. Jede Ebene unten in der Hierarchie stellt eine immer detailliertere Beschreibung der Lieferumfang dar. Beispielsweise würde ein WBS für den Bau eines neuen Hauses die Fundament-, Rahmen-, Dach- und Elektro- und Sanitärsysteme sowie Landschaftspläne, architektonische Zeichnungen und Inspektionsgenehmigungen umfassen.
Einrichten von Zeitplan- und Kostenbaselines
Der Zeitplan und die Kostenbaselines werden erst festgelegt, nachdem der Bereich bestimmt wurde. Ohne ein klares Bild davon, was das Projekt erzeugt, können Sie nicht bestimmen, wie lange es dauert oder wie viel es kostet.
Die Zeitplanbaseline ist der genehmigte Projektplan, die Grundlage für die Messung und Berichterstellung der Planleistung. Die Kostenbaseline ist das genehmigte Zeitphasenbudget, anhand dessen die Kostenleistung gemessen wird. Dies wird bestimmt, indem die Kosten für einen bestimmten Projektzeitraum oder eine bestimmte Phase hinzugefügt werden, was das Zuweisen von Kosten zu Projektvorgängen erfordert. Die Zuordnung von Kosten zu Projektkomponenten kann zeitaufwändig sein, ermöglicht Ihnen jedoch eine detailliertere und genauere Kosten-Leistungs-Berichterstellung, an der Ihre Projektbeteiligten und Projektsponsoren sehr interessiert sind.
So richten Sie Zeitplan- und Kostenbaselines ein:
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Entwickeln Sie den Zeitplan, indem Sie die Aktivitäten und Aufgaben identifizieren, um die einzelnen Lieferumfang im WBS zu erstellen.
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Identifizieren Sie Ressourcen für jeden Vorgang. Berücksichtigen Sie einschränkungen oder wie viel Zeit jede Person realistischerweise für dieses Projekt aufzuwenden kann.
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Schätzen Sie, wie lange es dauert (in Stunden oder Tagen), bis die einzelnen Aufgaben abgeschlossen sind.
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Schätzen Sie die Kosten für jeden Vorgang, indem Sie einen durchschnittlichen stündlichen oder täglichen Satz für jede Ressource sowie alle fixen Kosten im Zusammenhang mit dem Vorgang verwenden.
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Bestimmen Sie, welche Aufgaben von anderen abhängig sind, und entwickeln Sie dann den kritischen Pfad.
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Entwicklung der Kostenbasislinie; Dies ist ein Zeitphasenbudget. , um die Kostenleistung des Projekts zu messen. Fügen Sie dazu die geschätzten Kosten nach Vorgang oder Zeitraum hinzu.
Reagieren auf Varianzen: Änderungssteuerung
Nachdem Sie Umfangs-, Zeitplan- und Kostenbaselines festgelegt haben, erstellen Sie die Schritte, die das Team zum Verwalten von Abweichungen für diese Pläne ausführt. Diese Informationen werden zu Ihrem Projektänderungsmanagementplan. Dieser Plan legt fest, wann eine Projektänderungsanforderung (PROJECT Change Request, PCR) erforderlich ist, wie Abweichungen dokumentiert und zur Genehmigung eingereicht werden und was geschieht, nachdem eine Änderungsanforderung genehmigt wurde.
Varianzberechnungen werden verwendet, um zu bestimmen, ob eine PCR benötigt wird und ob der Projektzeitplan oder die Kostenbaselines geändert werden. Varianzen können entweder positiv oder negativ sein:
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Eine positive Varianz gibt an, dass das Projekt dem Zeitplan oder dem Budget voraus ist. Positive Szenarien können es Ihnen ermöglichen, Geld und Ressourcen in das negative Gebiet umzuverlagern.
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Eine negative Varianz ist Ihr Indikator dafür, dass das Projekt hinter dem Zeitplan oder über dem Budget liegt und Sie Maßnahmen ergreifen müssen. Möglicherweise müssen Sie Ihr Budget erhöhen oder reduzierte Gewinnmargen akzeptieren.
Varianzschwellenwerte sind eine wichtige Komponente jedes Projektänderungsmanagementplans. Sie stellen die wesentlichen Änderungen am Projekt dar und erfordern daher eine Dokumentation und Genehmigung in einer PCR. Nicht alle PCRs führen zur Wiederherstellung des Umfangs, des Zeitplans oder des Budgets. Dies ist eine wichtige Aufgabe, die viel Zeit in Anspruch nehmen kann, und Sie sind verpflichtet, die Genehmigung für das Projekt organization zu erhalten.
Das Nachverfolgen von Kosten- und Zeitplanabweichungen während des gesamten Lebenszyklus des Projekts hilft Ihnen, Schwachstellen – Bereiche mit wiederholten Änderungen – zu identifizieren und entsprechend zu reagieren. Wenn Sie beispielsweise feststellen, dass das Testteam ständig Verzögerungen aufweist, müssen Sie möglicherweise zusätzliche Ressourcen zuweisen, um den Zeitplan einzuhalten.
Einen Schritt weiter: Ertragswertanalyse
Keine Diskussion über Projektvarianzen ist vollständig, ohne den Ertragswert zu erwähnen, eine Projektmanagementtechnik zum Schätzen von Kosten und Zeitplan zu einem bestimmten Zeitpunkt. Die Ertragswertanalyse vergleicht die abgeschlossene Arbeit mit den festgelegten Baselines. Es hilft Ihnen, die aktuelle Projektleistung zu bewerten und bei Bedarf Kurskorrekturen vorzunehmen.
Zum Durchführen einer Ertragswertanalyse benötigen Sie einen WBS, einen detaillierten Projektzeitplan und ein Budget (nach Phase oder Zeitraum) für die geplante Arbeit.
Stellen der Ertragswertfragen
Die Ertragswertanalyse misst jederzeit die Integrität des Projekts, indem drei Schlüsselfragen gestellt werden:
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Geplanter Wert: Wie viel wird für die Arbeit benötigt?
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Ertragswert: Was haben Sie eigentlich abgeschlossen?
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Ist-Kosten: Wie viel haben Sie gekostet, die Arbeit abzuschließen?
Geplanter Wert (Planwert, PV) sind die geplanten Kosten für geplante Vorgänge. Der Ertragswert (Earned Value, EV) ist die Summe aller budgetierten Kosten der abgeschlossenen Arbeit. Ist-Kosten (AC) sind die Ausgaben für die produzierte Arbeit.
Informationen zur Ertragswertanalyse
Die einfachste Möglichkeit, den Ertragswert zu beschreiben, ist das Beispiel. Angenommen, Sie verwalten ein viermonatiges Projekt mit einem Budget von 100.000 US-Dollar. Sie sind drei Monate damit beschäftigt, und Sie stellen fest, dass das Team nur die Hälfte der Arbeit abgeschlossen hat, sodass das EV 50.000 US-Dollar beträgt. Basierend auf dem Projektplan sollten bis jetzt etwa 75 Prozent der Arbeiten erledigt werden, also der PV-Wert beträgt 75.000 USD. Sie wissen auch, dass das Team bisher $ 90.000 ausgegeben hat, also ist die AC $ 90.000.
Mit diesen Zahlen können Sie Kosten- und Zeitplanabweichungen berechnen. Die Kostenabweichung (CV) misst die Differenz zwischen den tatsächlichen Kosten der ausgeführten Arbeit und dem Projektbudget:
CV = EV – AC
Die Planabweichung (Schedule Variance, SV) misst den tatsächlichen Fortschritt anhand des Projektzeitplans:
SV = EV – PV
Im obigen Beispiel beträgt die Kostenabweichung für dieses Projekt 50.000 USD – 90.000 USD = 40.000 USD. Die Zeitplanabweichung beträgt 50.000 – 75.000 USD = 25.000 USD.
Jeder Projektmanager konnte sehen, dass das Projekt 90 Prozent seines Budgets ausgegeben hat und nur 50 Prozent der Arbeit abgeschlossen hat. Das Projekt liegt hinter dem Zeitplan und überschreitet das Budget, wenn es abgeschlossen ist, sodass Änderungen erforderlich sind. Der Projektmanager sollte den Umfang reduzieren, den Zeitplan verlängern oder mehr Mittel erhalten, um die Arbeiten abzuschließen.
Erste Schritte mit der Varianznachverfolgung
Die Integration der Varianznachverfolgung in Ihr Projektmanagement ist relativ einfach, erfordert aber einen systematischen Ansatz. Nachdem Sie Ihre Projektzuweisung erhalten haben, arbeiten Sie mit Ihrem Sponsor zusammen, um den Umfang, das Budget und den Zeitplan festzulegen. Arbeiten Sie dann mit Ihrem Team zusammen, um einen stabilen Änderungsverwaltungsplan zu erstellen, der Abweichungsschwellenwerte identifiziert und beschreibt, wie Sie mit Abweichungen umgehen können, wenn diese Schwellenwerte überschreiten. Nachdem Sie den WBS entwickelt und den detaillierten Projektzeitplan definiert haben, können Sie den Projektzeitplan und das Budget festlegen. Nachdem alle Komponenten vorhanden sind, können Sie mit der Nachverfolgung von Abweichungen beginnen und Ihre Änderungsverwaltungspläne in die Praxis umsetzen.
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Informationen zur Autorin Jane Suchan ist Programmmanagerin mit Erfahrung in der Verwaltung von Unternehmensinitiativen und der Entwicklung von Projektmanagementmethoden. Jane lebt in Seattle, Washington. |
