KB 850751 – Setupinformationen für die Electronic Reconcile Format Configurator

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ZUSAMMENFASSUNG

Dieser Artikel enthält Informationen zum Einrichten des elektronischen Abgleich-Configurators.


WEITERE INFORMATIONEN


Allgemeines Setup für den Formatkonfigurator

für elektronisches Abstimmen Das Einrichten des Formatkonfigurators in elektronischer Abstimmung ist sehr lang, und die folgenden detaillierten Schritte erleichtern dieses Setup. Bevor Sie die Formatkonfiguration einrichten können, müssen Sie über eine Gedruckte Kopie der Downloaddateispezifikationen Von Ihrer Bank verfügen. Da die Bankformate stark variieren, müssen Sie sich an Ihre Bank wenden und diese Spezifikationen für das Dateiformat anfordern. Die Formatspezifikationen enthalten Details zu jedem heruntergeladenen Feld und Werte aller relevanten Codes für die Bank. Diese Informationen sind erforderlich, um das Format Configurator so einrichten zu können, dass jede Bank anders ist und kein Standardformat für die Eingabe verfügbar ist.


Electronic Reconcile Format Configurator (Routinen | Finanz-| Elektronisches Abstimmen | Configurator:


Abschnitt 1: Eingeben von Formatinformationen

Bankformat: Das Feld "Bankformat" ist ein Bezeichner für Ihr Format. Geben Sie einen eindeutigen Namen für dieses Format ein, aber in der Regel ist dies der Name Ihrer Bank.

Beschreibung: Dies ist ein Pflichtfeld. Geben Sie eine zusätzliche Beschreibung für das Bankformat ein. 

Dateiformat – Führen Sie die folgenden Schritte für die von Ihnen verwendeten Version aus:

 -Microsoft Dynamics GP 2010 und frühere Versionen : Das Feld "Dateiformat" kann in der Dropdownliste als Festes Feld, Durch Trennzeichen getrennt oder Tabstopptrennzeichen ausgewählt werden. Die Bank bestimmt die Option aus der Liste, die Sie auswählen. Daher müssen Sie kontaktiert werden, wenn das zu verwendende Format in den Formatspezifikationen nicht definiert ist.

-Microsoft Dynamics GP 2013 – Im Feld "Dateiformat" können SIE BAI oder User Defined auswählen. Wenn Sie das Format Bank Administration Institute verwenden, wählen Sie BAI aus. Wählen Sie für alle anderen Formate/Banken Benutzerdefiniert aus. Im Feld Dateityp können Sie festes Feld, Komma getrennt oder Tabstopptrennzeichen auswählen, wie von Ihrer Bank angegeben.



Option "Statuscodes verwenden" wird nur markiert, wenn Ihre Bank Statuscodes verwendet, um zusätzlich Transaktionscodes zu definieren. Diese Informationen werden auch von jeder Bank bestimmt. Wenn die Formatspezifikationen daher nicht enthalten sind, wenn Ihre Bank Statuscodes verwendet, müssen Sie sich an die Bank wenden. (Dies wird nicht sehr häufig verwendet.)

Datensatztypbezeichner – Der Datensatztypbezeichner enthält felder "Startposition" und "Endposition", wenn Sie das Format Festes Feld und ein Feld "Feldnummer" verwenden, wenn Sie Dateiformate mit Kommas oder Tabstopptrennzeichen verwenden. An dieser Stelle sollte das System in der Zeile nachschauen, um den Typ der Linie (Kopfzeile, Fußzeile oder Detail) zu bestimmen. Wenn die Bank keinen Code vom Typ "Datensatz" verwendet, können Sie durch Auswählen eines festen Werts in der Datei einen Datentyp ändern.

-Festes Feld – Geben Sie die Anfangs- und Endposition des Felds ein, das den Wert für den Datensatztypcode der Bank enthalten soll (der Datensatztypcode der Bank wird in Abschnitt 2 eingegeben).

-Trennzeichen-getrennt oder Tabstopp-getrennt – Geben Sie die Nummer des Felds ein, das den Datensatztypcode von der Bank enthält (der Datensatztypcode der Bank wird in Abschnitt 2 eingegeben).

Speichern Sie das Format, nachdem Abschnitt 1 abgeschlossen wurde, bevor Sie mit Abschnitt 2 des Fensters "Konfigurieren des elektronischen Abstimmungsformats" weiter arbeiten.


Abschnitt 2: Eingeben von Datensatztypen


Hinweis Sie müssen nur die Datensatztypen definieren, die für die elektronische Abstimmung relevant sind. Wenn ein Abschnitt in den Bankspezifikationen als optional bezeichnet wird, müssen Sie ihn nicht im Formatkonfigurator einrichten. Der Detail Record Type ist immer ein erforderlicher Abschnitt in den Spezifikationen einer Bank.


Bank-ID – Die Bank-ID wird standardmäßig mit dem Bankformat aus Abschnitt 1 eingestellt, sobald Sie in der zweiten Spalte zum Feld "Datensatztyp" klicken. Dieses Feld kann nicht geändert oder bearbeitet werden.

Datensatztyp : Das Feld "Datensatztyp" kann in der Dropdownliste als "Kopfzeile", "Detail" oder "Fußzeile" ausgewählt werden. Für alle Bankformate ist ein Detaildatensatztyp erforderlich, aber die Datensatztypen für Kopf- und Fußzeilen sind möglicherweise optional. Sie dürfen die einzelnen Datensatztypen nur einmal einrichten, da nicht mehrere Kopf- oder Fußzeilen verfügbar sind.

Record Type Code from Bank – Das Feld "Record Type Code from Bank" ist in den Spezifikationen Ihrer Bank definiert. Dieses Feld muss ein eindeutiger und konstanter Bezeichner für das Format sein, damit es den Informationen im Detaildatensatztyp entsprechen kann. Dies ist das wichtigste Feld beim Einrichten des Format-Configurators, damit er die Downloaddatei ordnungsgemäß mit der Abstimmung abgleicht.  (Mit dem Datensatztypbezeichner wird also das System darüber informieren, welche Spalte angezeigt werden soll, um welchen Zeilentyp es sich handelt, und dann den Wert im Feld "Datensatztypcode von Bank" anzeigen, um zu prüfen, ob es sich um eine Kopf-, Detail- oder Fußzeilenzeile handelt.)


Anzahl Der Felder: Die Anzahl der Felder gibt an, wie viele Felder in Abschnitt 3 definiert werden sollen. Geben Sie die Anzahl von Feldern ein, die in der Zeile für den definierten Datensatztyp enthalten sind. Diese Informationen müssen für jeden Datensatztyp eingegeben werden, der in den Spezifikationen der Bank erforderlich ist.



Abschnitt 3: Eingeben von Feldinformationen

Wenn Sie in Abschnitt 2 auf einen Datensatztyp klicken, wird die entsprechende Anzahl von Feldern in Abschnitt 3 angezeigt. 

Datensatztyp – Das Feld "Datensatztyp" in der Spalte ganz links in Abschnitt 3 wird standardmäßig verwendet, wenn Sie in Abschnitt 2 einen Datensatztyp auswählen.

# – Das Zahlenfeld wird standardmäßig mit der Anzahl von Feldern verwendet, die Sie in Abschnitt 2 eingegeben haben. 

Feldtyp – Das Feld Feldtyp wird verwendet, um jedes der relevanten Felder für jeden der Datensatztypen zu definieren. Wählen Sie in der Dropdownliste den Feldtyp aus, der Optionen für "Firmen", "Datumsangaben" und "Beträge" enthält. Wenn der genaue Name Ihres Felds aus den Spezifikationen Ihrer Bank nicht in der Liste angezeigt wird, müssen Sie möglicherweise entweder eine ähnliche Option auswählen oder die Option Filler/Ignore verwenden. Auch hier müssen Sie nur noch die relevanten Felder definieren: "Kontonummern", "Zahlen überprüfen", "Datumsangaben überprüfen", "Beträge überprüfen", "Transaktionscodes", "Datensatztypcodes" usw.

Hinweis Wie bei Datensatztypen müssen Sie nur die Felder definieren, die für die elektronische Abstimmung relevant sind. Wenn die Spezifikationen der Bank ein Feld enthält, das nicht mit einem vorhandenen Datensatztyp definiert werden kann oder nicht definiert werden muss, verwenden Sie die Option Ausfüllen/Ignorieren. 


Format – Im Feld Format wird der Typ des Ausgabeformats für bestimmte Felder definiert. Formate müssen nur für Feldtypen festgelegt werden, die Datumsangaben oder einen Währungsbetrag enthalten, da dies die einzigen Optionen für Formate sind. Es gibt keine Optionen für Text oder Zeichenfolge. Wenn es sich bei dem Feld also nicht um ein Datum oder einen Währungsbetrag handelt, lassen Sie das Feld Format leer. Die Felder Von und Bis werden zum Eingeben der Zeichenpositionen des Felds verwendet. Geben Sie die Anfangs- und endende Zeichenposition für jedes Feld in jedem Datensatztyp ein. Die Felder Von und Bis müssen bei Verwendung des Dateiformats Festes Feld eingegeben werden. Wenn Sie also Tabstopptrennzeichen oder Durch Trennzeichen getrennte Dateiformate verwenden, können Sie diese Felder als null be lassen.

Transaktionscodes (Codes Entry - Transaction Codes Entry)

Wechseln Sie im Fenster "Electronic Reconcile Format Configurator" im Fenster "Transaktionscodes-Eintrag" über den oben in der Menüleiste aufgelisteten Pfad. Wenn Sie die Transaktionscodes nicht definiert haben, wird im Fehlerbericht die Meldung "Übereinstimmung mit Datensatztyp nicht gefunden" angezeigt. 

Transaktionscodes identifizieren den Typ der Transaktion, für die jede Detailzeile steht. Für elektronisches Abstimmen ist ein Transaktionscode in einem konfigurierten Bankformat erforderlich, damit dies ordnungsgemäß funktioniert. Sie müssen Transaktionscodes oder Datensatztypcodes definiert haben, um die elektronische Abstimmung zu verwenden. Diese Codes müssen von der Bank stammen und in den Spezifikationen der Bank aufgeführt sein.


Transaktionstyp – Das Feld "Transaktionstyp" wird verwendet, um die verschiedenen Transaktionstypen zu definieren, die in den Spezifikationen Ihrer Bank angezeigt werden. Wählen Sie in der Liste einen Transaktionstyp aus, um die Spezifikationen Ihrer Bank zu bzw. genau zu erfüllen. Beachten Sie, dass die Optionen in der Liste die einzigen derzeit unterstützten Typen sind. Derzeit sind die beiden Optionen, die mit der elektronischen Abstimmung übereinstimmen, "Bezahlte Prüfung" und "Einzahlungen löschen" verfügbar.

Hinweis: In Microsoft Dynamics GP 2013 wurden auch Optionen für "Guthaben übertragen" und "Lastschrift" hinzugefügt und stimmen elektronisch mit der elektronischen Abstimmung überein. Sie müssen jedoch die BankTransaktionstypcodes gemäß der Definition Ihrer Bank eingeben. Weitere Funktionen in Microsoft Dynamics GP 2013 sind außerdem, dass Sie für jeden Transaktionstyp mehrere Transaktionstypcodes verwenden können.


Transaktionstypcode: Das Feld "Transaktionstypcode" wird zum Eingeben des Werts für jeden Transaktionstyp verwendet, und dieser Wert wird Ihnen im Rahmen der Dateispezifikationen Ihrer Bank angegeben. Geben Sie den Wert des Transaktionstypcodes ein, der dem ausgewählten Transaktionstyp entspricht. Diese Informationen müssen von der Bank stammen und können nicht geschriftet werden, wenn sie nicht in den Spezifikationen der Bank enthalten sind.

G/L-Konto: Das Feld "G/L-Konto" ist nur für die folgenden Transaktionstypen verfügbar: Zinseinkünfte, andere Einkünfte, Andere Ausgaben und Servicekosten. Geben Sie die G/L-Kontonummer eines Hauptbuchhaltungskontos für die zu erstellende Anpassung ein. Durch elektronisches Abstimmen werden automatisch Anpassungen für diese Transaktionstypen erstellt, wenn sie in der heruntergeladenen Datei Ihrer Bank angezeigt werden.

Beachten Sie, dass die Transaktionstypen Zinseinkünfte, Sonstige Einkünfte, Sonstige Ausgaben und Servicegebühr nicht elektronisch übereinstimmen, sondern es werden Anpassungseinträge für die Abstimmung erstellt. (Klicken Sie im Fenster Banktransaktionen auswählen auf die Schaltfläche Anpassungen.) 

Kontobeschreibung: Das Feld "Kontobeschreibung" wird standardmäßig mit der Beschreibung des Kontos aus Hauptbuch angezeigt und kann nicht bearbeitet werden.

Verteilungsreferenz: Das Feld "Verteilungsreferenz" kann verwendet werden, um einen zusätzlichen Bezug auf die vorgenommene Anpassung ein eingeben. Sie können bei Bedarf einen Verteilungsbezug eingeben, der jedoch kein Pflichtfeld ist.

Dokumenttyp – Das Feld "Dokumenttyp" wird standardmäßig mit dem Transaktionstyp angezeigt, den Sie oben im Fenster "Transaktionscodeeintrag" ausgewählt haben: Zinseinnahmen, Andere Einkünfte, Andere Ausgaben oder Servicegebühr. Dieses Feld kann nur geändert werden, wenn Sie zurückwechseln und das Feld "Buchungstyp" ändern.

Definieren von Statuscodes – Die Schaltfläche Statuscodes definieren ist nur verfügbar, wenn Sie die Option Verwendet Statuscodes im Fenster "Electronic Reconcile Format Configurator" gekennzeichnet haben. Statuscodes definieren ist nur für bestimmte Transaktionstypen verfügbar: Bezahlte Und Einzahlungen löschen. Nachdem Sie einen dieser beiden Transaktionstypen ausgewählt haben, wählen Sie die Schaltfläche Statuscodes definieren aus, um zum Fenster Statuscodes-Eintrag zu wechseln. Hier würden Sie wählen: Bezahlte Prüfung, Rückbuchung überprüfen, Zahlung beenden oder Umkehrung der Bezahlung beenden für den Statustyp, und geben Sie den entsprechenden Statuscode aus den Spezifikationen Ihrer Bank ein. Auch hier müssen diese Informationen von Ihrer Bank stammen und können nicht geknededert werden, da die elektronische Abstimmung nicht ordnungsgemäß funktioniert.



Besondere Hinweise, die beim Einrichten zu beachten sindWählen Sie sich aus:

• Sie müssen von Ihrer Bank eine Druckversion der Dateiformatspezifikationen haben, bevor Sie den Electronic Reconcile Format Configurator einrichten können.

• Jede Bank ist anders. Daher können Sie nicht einem Standardformat für alle Banken folgen.

• Wenn Sie die Datei .TXT oder .CSV mit Editor öffnen, liest das System normalerweise keine Informationen nach Position 245. Stellen Sie daher sicher, dass sich alle erforderlichen Felder, die zugeordnet werden müssen, im ersten Teil der Zeile befinden, wenn Die Zeilen mehr als 245 Zeichen umfassen. Die Informationen nach 245 werden in einer neuen Zeile gelesen und im Fehlerbericht "Nicht verarbeiteter Datensatz" als "Datensatztyp-Übereinstimmung nicht gefunden: Datensatztyp = " angezeigt, da es keine gibt. Dies ist zulässig, wenn keine Felder nach Position 245 erforderlich sind. Wenn Felder erforderlich sind, müssen Sie sich an Ihre Bank wenden, um zu erfahren, ob die Bank in der Lage ist, die Datei so neu zu konfigurieren, dass sie kleiner und kleiner als 245 Zeichen ist.

• Der "Electronic Reconcile Format Configurator" muss nur einmal eingerichtet werden, wenn Sie mit der Verwendung von Electronic Reconcile beginnen. Dann laden Sie einfach weiter herunter. BAI, .TXT oder .CSV Dateien von der Bank an dieses Format Configurator anpassen.

• Die folgenden Felder müssen in Ihrem Bankformat vorhanden sein: Transaktionscode, Kontonummer, Check/Serial Number, Transaction Amount, Record Type Code und the Bank Cleared Date. Wenn ihr Format Statuscodes verwendet, muss der Transaktionsstatuscode auch in der Konfiguration vorhanden sein.

• Wenn Sie den elektronischen Abstimmungsvorgang durchgegangen sind und keine Transaktionen im Modul für die Abstimmung über die Bank als deaktiviert markiert sind, wurde wahrscheinlich etwas im "Electronic Reconcile Format Configurator" nicht ordnungsgemäß eingerichtet. Die am häufigsten angezeigte Fehlermeldung,die empfangen wird, ist der Fehler "Datensatztyp nicht gefunden" im Bericht "Nicht verarbeitete Datensätze", der nach dem Download ausgegeben wird.  Dies bedeutet in der Regel, dass der Code für die Transaktion nicht im Codeeintrag festgelegt ist.

• Wenn Sie versuchen, die .txt-Datei bereits von der Bank herunterzuladen, erhalten Sie die Fehlermeldung "Duplizieren", da das System die Transaktionen als Duplikate sieht, anstatt nur neue Transaktionen herunterzuladen. (Löschen Sie den vorherigen Upload nach der Upload-ID (MeARLDID-Feld) in den Tabellen ME142806 und ME142807.)

• Wenn Sie versuchen, einen Abgleich zu löschen, und die Informationen erneut eingeben, nachdem Sie die .txt-Datei bereits von der Bank heruntergeladen haben, erhalten Sie die Fehlermeldungen "Duplizieren", da das System die Transaktionen als Duplikate sieht.

• Stellen Sie sicher, dass die Bankkontonummer für das mit der elektronischen Abstimmung eingerichtete Kontrollkästchen eindeutig ist. Wenn die Bankkontonummer in mehreren Checkbüchern verwendet wird, kann elektronisches Abstimmen das Kontrollkästchen nicht finden, und Sie erhalten eine Meldung, die besagt, dass die Bankkontonummer nicht eingerichtet ist.

• Im Fenster "Codes-Eingabe" des Konfigurierbaren werden die folgenden Typen automatisch angepasst: "Bezahlt überprüfen", "Ablage löschen", "Lastschrift übertragen" und "Guthaben übertragen".

• Mit den folgenden Anpassungstypen wird im Fenster "Anpassungen der Abstimmungs bank" (Schaltfläche) eine "Anpassung"-Transaktion erstellt: (Beispielsweise würden "Zinsen" oder eine "falsche Gebühr" auf Ihrem Kontoauszug nicht in der Gruppenrichtlinien-Kontoauszug enthalten sein (daher muss das System den Anpassungs-/Journaleintrag für diese Typen im Gruppenrichtlinienobjekt buchen.)

  • Zinseinzahlungen

  • Andere Einkünfte

  • Andere Ausgaben

  • Servicegebühr

• Es gibt keine Typen im Configurator, die automatisch mit einerinCrease-Anpassung, einer Verringerung der Anpassung oder einer Abhebung im Fenster "Bank Transaction Entry" in GP übereinstimmen. Diese Typen sind für Anpassungen in Gruppenrichtlinienobjekte für Artikel geeignet, die sie auf dem Kontoauszug nicht erwarten würden. Sie müssen diese Typen im Abgleichsfenster manuell als gelöscht markieren.

• Überprüfungen werden durch "Betrag überprüfen" und "Prüfnummer" geprüft. Einzahlungen werden nach Einzahlungsbetrag und Einzahlungsdatum (innerhalb eines standardmäßigen Bereichs von 8 Tagen) abgestimmt. Sie können dies jedoch außer Kraft setzen, wenn Sie aufgefordert werden, einen anderen Tagesbereich zu verwenden.) Weitere Informationen zu den Kriterien, die automatisch übereinstimmen, finden Sie unter KB 851279.

• Das "Bank Cleared Date" kann sich auf den Abgleichprozess auswirken. GRUPPENRICHTLINIEN-Gruppenrichtlinienobjekte löschen nur Prüfungen, bei denen das Datum für das Löschen der Bank NACH dem Datum der Prüfung der Ausgabe in Gp liegt. Gp. hat die Überprüfung eines Datums vor dem tatsächlichen Auschecken in Gruppenrichtlinien-Gruppenrichtlinien-Gruppenrichtlinienobjekte nicht genehmigt.

• Gruppenrichtlinien-Gruppenrichtlinienobjekte ignorieren alle führenden Nullen für einen Überprüfungsvorgang und deaktivieren diese beim Import tatsächlich von der Prüfnummer. Führende Nullen wirken sich nicht auf den Abgleichprozess für die Prüfnummer aus. Gruppenrichtlinienobjekte können unabhängig von führenden Nullen mit der Prüfnummer übereinstimmen.

• Verwenden Editor, um Dateien zu öffnen, da die automatische Formatierung in Excel führenden Nullen entfernt werden kann.  Bei einem Scheck spielt das Vorführen von Nullen keineRolle, aber sie spielen bei Datumsangaben keine Rolle. Wenn die Datumsangaben falsch importiert werden, bedeutet dies, dass das Datumsformat im Konfigurieren nicht dem in der Datei vorhandenen Datumsformat entsprechen oder dass die führenden Nullen im Datum in der Datei fehlen.  Wenn der Konfigurierbare zur Verwendung von MMDDYYYY zugeordnet ist, sollte Ihre Datei z. B. "08152017" enthalten.  Oder wenn Sie MM/TT/JJ haben, sollte Ihre Datei den 15.08.2017 enthalten.  Das Datumsformat sollte genau übereinstimmen.

• Geben Sie beim Einbringen einer Datei eine Bestätigungsnummer Ihrer Wahl ein.  Die Überprüfungen werden nach der Eingabe der Bestätigungsnummer importiert.

• Wenn Sie eine tägliche Datei einbringen, sollten Sie die Daten jeden Tag abstimmen, bevor Sie die Datei des nächsten Tages einbringen.  Das System wird nur automatisch mit der zuletzt ins Spiel gebrachten Datei übereinstimmen.  Wenn Sie also zuerst fünf tägliche Dateien importieren und dann Tag 1 abstimmen, wird dies automatisch übereinstimmen, aber wenn Sie versuchen, Tag 2 miteinander in Einklang zu bringen, wird dies nicht automatisch angepasst.  Sie müssten die Datei für Tag 2 erneut importieren, wenn sie automatisch übereinstimmen soll.

• Wenn das Datum als alle Nullen oder 00.00.00.0000 importiert wird, ordnen Sie im Konfigurieren das Feld "Bank cleared date" anstelle des Transaktionsdatums zu.

• Wenn das Datum als verschlüsseltes Datum importiert wird, ist das Datumsformat im Konfigurieren nicht mit dem Datumsformat in der Bankdatei übereinstimmen.  Vergewissern Sie sich, dass bei der Bankdatei MMDDYYYY das gleiche Format im Konfigurieren ausgewählt wurde, damit es genau zu dieser Formatierung passt.  Stellen Sie außerdem sicher, dass der Benutzer die Datei nicht in Excel die führenden Nullen im MM oder DD gelöscht wurden.  Falls ja, öffnen Sie die Datei in Editor fügen Sie die führenden Nullen wieder zum Datum hinzu, und importieren Sie erneut.  Verwenden Editor, um Bankdateien zu öffnen, nicht Excel.

• Weitere Informationen dazu, wie Transaktionen übereinstimmen, finden Sie unter KB 851279.

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