Leitfaden zur Access-Benutzeroberfläche

Das Menüband

Das Menüband ist der primäre Ersatz für Menüs und Symbolleisten. Es besteht hauptsächlich aus Registerkarten, die Gruppen von Schaltflächen enthalten.

Das Menüband enthält Hauptregisterkarten, die verwandte häufig verwendete Befehle gruppieren, kontextbezogene Registerkarten, die nur angezeigt werden, wenn Sie sie verwenden können, und die Symbolleiste für den Schnellzugriff, eine kleine Symbolleiste, die Sie mit Ihren bevorzugten Befehlen anpassen können.

Auf den Registerkarten des Menübands stellen einige der Schaltflächen einen Katalog mit Auswahlmöglichkeiten bereit, während andere einen Befehl starten.

Die Backstage-Ansicht

Die Backstage-Ansicht enthält Befehle und Informationen, die für eine gesamte Datenbank gelten, z. B. Komprimieren und Reparieren, sowie Befehle, die sich in früheren Versionen im Menü Datei befanden, z. B. Drucken.

Navigationsbereich

Der Navigationsbereich hilft Ihnen bei der Organisation Ihrer Datenbankobjekte und ist die Wichtigste Möglichkeit, den Entwurf eines Datenbankobjekts zu öffnen oder zu ändern.

Der Navigationsbereich ist nach Kategorien und Gruppen organisiert. Sie können aus einer Vielzahl von Organisationsoptionen auswählen und auch ein eigenes benutzerdefiniertes organization Schema im Navigationsbereich erstellen. Standardmäßig verwendet eine neue Datenbank die Kategorie Objekttyp, die Gruppen enthält, die den verschiedenen Arten von Datenbankobjekten entsprechen. Die Kategorie Objekttyp organisiert die Datenbankobjekte auf ähnliche Weise wie die Standardanzeige des Datenbankfensters aus früheren Versionen.

Sie können den Navigationsbereich minimieren und auch ausblenden, aber Sie können den Navigationsbereich nicht verdecken, indem Sie Datenbankobjekte davor öffnen.

Erstellen einer neuen leeren Datenbank

1. Starten Sie Access über das Startmenü oder über eine Verknüpfung.

   Die Backstage-Ansicht wird angezeigt.

2. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

   • Erstellen einer neuen Webdatenbank

     1. Klicken Sie unter Verfügbare Vorlagen auf Leere Webdatenbank.

     2. Geben Sie auf der rechten Seite unter Leere Webdatenbank einen Namen für Ihre Datenbankdatei in das Feld Dateiname ein, oder verwenden Sie den Namen, der für Sie bereitgestellt wird.

     3. Klicken Sie auf Erstellen.

        Die neue Datenbank wird erstellt, und eine neue Tabelle wird in der Datenblattansicht geöffnet.

   • Erstellen einer neuen Desktopdatenbank

     1. Klicken Sie unter Verfügbare Vorlagen auf Leere Datenbank.

     2. Geben Sie auf der rechten Seite unter Leere Datenbank einen Namen für Ihre Datenbankdatei in das Feld Dateiname ein, oder verwenden Sie den Namen, der für Sie bereitgestellt wird.

     3. Klicken Sie auf Erstellen.

        Die neue Datenbank wird erstellt, und eine neue Tabelle wird in der Datenblattansicht geöffnet.

Access stellt eine Reihe von Vorlagen mit dem Produkt bereit, und Sie können weitere von Office.com herunterladen. Eine Access-Vorlage ist eine vordefinierte Datenbank mit professionell gestalteten Tabellen, Formularen und Berichten. Vorlagen bieten Ihnen einen großen Vorsprung beim Erstellen einer neuen Datenbank.

Erstellen einer neuen Datenbank aus einer Beispielvorlage

1. Starten Sie Access über das Startmenü oder über eine Verknüpfung.

   Die Backstage-Ansicht wird angezeigt.

2. Klicken Sie auf Beispielvorlagen, und durchsuchen Sie dann die verfügbaren Vorlagen.

3. Wenn Sie die vorlage gefunden haben, die Sie verwenden möchten, klicken Sie auf diese Vorlage.

4. Geben Sie auf der rechten Seite im Feld Dateiname einen Dateinamen ein, oder verwenden Sie den Dateinamen, der für Sie bereitgestellt wird.

5. Klicken Sie auf Erstellen.

   Access erstellt die neue Datenbank aus der Vorlage und öffnet sie.

Sie können zusätzliche Zugriffsvorlagen aus office.com direkt aus der Backstage-Ansicht herunterladen.

Erstellen einer neuen Datenbank aus einer Office.com Vorlage

1. Starten Sie Access über das Startmenü oder über eine Verknüpfung.

   Die Backstage-Ansicht wird angezeigt.

2. Klicken Sie unter Office.com Bereich Vorlagen auf eine Kategorie, und klicken Sie dann, wenn die Vorlagen in dieser Kategorie angezeigt werden, auf eine Vorlage.

   Hinweis: Sie können auch mithilfe des bereitgestellten Suchfelds nach einer Vorlage suchen.

3. Geben Sie im Feld Dateiname einen Dateinamen ein, oder verwenden Sie den Dateinamen, der für Sie bereitgestellt wird.

4. Klicken Sie auf Download.

   Access lädt die Vorlage automatisch herunter, erstellt eine neue Datenbank basierend auf dieser Vorlage, speichert sie in Ihrem Ordner dokumente (z. B. im Ordner Eigene Dokumente) und öffnet die Datenbank.

Wenn Sie eine Datenbank öffnen (oder erstellen und öffnen), fügt Access den Dateinamen und den Speicherort der Datenbank einer internen Liste der zuletzt verwendeten Dokumente hinzu. Diese Liste wird auf der Registerkarte Zuletzt verwendet in der Backstage-Ansicht angezeigt, sodass Sie Ihre zuletzt verwendeten Datenbanken ganz einfach öffnen können.

Öffnen einer zuletzt verwendeten Datenbank

1. Starten Sie Den Zugriff.

2. Klicken Sie in der Backstage-Ansicht auf Zuletzt verwendet, und klicken Sie dann auf die Datenbank, die Sie öffnen möchten.

   Access öffnet die Datenbank.

Öffnen einer Datenbank aus der Backstage-Ansicht

1. Starten Sie Den Zugriff.

2. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei und dann auf Öffnen. Wenn das Dialogfeld Öffnen angezeigt wird, suchen Sie eine Datei, wählen Sie sie aus, und klicken Sie dann auf Öffnen.

   Die Datenbank wird geöffnet.

Seitenanfang

Auswählen einer Befehlsregisterkarte

1. Starten Sie Den Zugriff.

2. Klicken Sie auf die gewünschte Registerkarte.

– oder –

1. Starten Sie Den Zugriff.

2. Drücken Sie die ALT-TASTE, und lassen Sie sie los.

   Die Tastaturtipps werden angezeigt.

3. Drücken Sie die im Tastaturtipp angezeigten Tasten auf oder am nächsten an der gewünschten Befehlsregisterkarte.

Sie können einen Befehl auf verschiedene Arten ausführen. Die schnellste und direkteste Route besteht darin, die dem Befehl zugeordnete Tastenkombination zu verwenden.

Weitere Informationen zu Tastenkombinationen finden Sie unter Tastenkombinationen für Access.

Ausführen eines Befehls

1. Starten Sie Den Zugriff.

2. Klicken Sie auf die entsprechende Registerkarte für den Befehl. Die folgende Tabelle zeigt eine repräsentative Stichprobe der Registerkarten und der befehle, die auf den einzelnen Registerkarten verfügbar sind. Die verfügbaren Registerkarten und Befehle ändern sich je nachdem, was Sie tun.

1. Klicken Sie auf das Steuerelement, das den Befehl darstellt. Wenn Sie die Tastenkombination für den Befehl aus einer früheren Version von Access kennen, geben Sie alternativ die Tastenkombination mithilfe der Tastatur ein.

   – oder –

   Drücken Sie die ALT-TASTE, und lassen Sie sie los.

   Die Zugriffsschlüssel werden angezeigt.

   Drücken Sie die Tasten, die in der Tastaturtipp angezeigt werden, die dem gewünschten Befehl zugeordnet ist.

Kontextbezogene Befehlsregisterkarten

Zusätzlich zu den Standardmäßigen Befehlsregisterkarten verfügt Access auch über kontextbezogene Befehlsregisterkarten. Abhängig von Ihrem Kontext (d. h. mit welchem Objekt Sie arbeiten und was Sie tun), werden neben den Standardbefehlsregisterkarten möglicherweise eine oder mehrere kontextbezogene Befehlsregister angezeigt.

Aktivieren einer kontextbezogenen Befehlsregisterkarte

• Klicken Sie auf die Registerkarte des Kontextbefehls.

– oder –

1. Drücken Sie die ALT-TASTE, und lassen Sie sie los.

   Die Zugriffsschlüssel werden angezeigt.

2. Drücken Sie die Taste(n), die in der Zugriffstaste angezeigt wird, die auf der Registerkarte des Kontextbefehls angezeigt oder am nächsten ist.

Die kontextbezogenen Befehlsregisterkarten enthalten Befehle und Features, die Sie benötigen, um in einem bestimmten Kontext zu arbeiten. Wenn Sie beispielsweise eine Tabelle in der Entwurfsansicht öffnen, enthalten die kontextbezogenen Registerkarten Befehle, die nur angewendet werden, wenn Sie mit einer Tabelle in dieser Ansicht arbeiten. Ein weiteres Beispiel: Wenn Sie eine Tabelle in der Entwurfsansicht öffnen, wird neben der Registerkarte Erweiterte Tools eine kontextbezogene Befehlsregisterkarte mit dem Namen Entwurf angezeigt. Wenn Sie auf die Registerkarte Entwurf klicken, werden im Menüband die Befehle angezeigt, die nur verfügbar sind, wenn sich das Objekt in der Entwurfsansicht befindet.

Galerien    

Das Menüband verwendet auch eine Art von Steuerelement, das als Katalog bezeichnet wird. Das Katalogsteuerelement ist so konzipiert, dass Sie sich darauf konzentrieren, die gewünschten Ergebnisse zu erhalten. Anstatt nur Befehle anzuzeigen, zeigt das Katalogsteuerelement das Ergebnis der Verwendung dieser Befehle an. Die Idee besteht darin, ihnen eine visuelle Möglichkeit zu bieten, um zu durchsuchen und zu sehen, was Access 2010 leisten kann, und dabei den Fokus auf die Ergebnisse zu legen, anstatt sich nur auf die Befehle selbst zu konzentrieren.

Kataloge gibt es in verschiedenen Formen und Größen. Es gibt ein Rasterlayout, eine menüähnliche Darstellung, die heruntergefahren wird, und sogar ein Layout im Menüband, das den Inhalt des Katalogs selbst auf dem Menüband platziert.

Ausblenden des Menübands

Manchmal benötigen Sie möglicherweise etwas mehr Platz, um sich Ihrem Arbeitsbereich zu widmen. Aus diesem Grund kann das Menüband reduziert werden, sodass nur die Leiste mit den Befehlsregisterkarten verbleibt. Um das Menüband auszublenden, doppelklicken Sie auf die aktive Befehlsregisterkarte. Doppelklicken Sie erneut auf die aktive Befehlsregisterkarte, um sie erneut anzuzeigen.

Symbolleiste für den Schnellzugriff (QAT)

Die Symbolleiste für den Schnellzugriff ist eine Symbolleiste neben dem Menüband, die den 1-Klick-Zugriff auf Befehle ermöglicht. Zu den Standardbefehlen gehören Speichern, Rückgängig und Wiederholen, und Sie können die Symbolleiste für den Schnellzugriff so anpassen, dass sie andere Befehle enthält, die Sie häufig verwenden. Sie können auch die Platzierung der Symbolleiste ändern und sie von der Standardgröße klein in groß ändern. Die kleine Symbolleiste wird neben den Befehlsregisterkarten im Menüband angezeigt. Wenn Sie zur größe wechseln, wird die Symbolleiste unterhalb des Menübands angezeigt und erweitert ihre volle Breite.

Öffnen eines Datenbankobjekts, z. B. einer Tabelle, eines Formulars oder eines Berichts

• Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf das Objekt.

  – oder –

  Wählen Sie im Navigationsbereich das Objekt aus, und drücken Sie dann die EINGABETASTE.

  – oder –

• Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf ein Objekt, und klicken Sie dann auf Öffnen.

Beachten Sie, dass Sie eine Option zum Öffnen von Objekten mit einem einzigen Klick im Dialogfeld Navigationsoptionen festlegen können.

Der Navigationsbereich unterteilt Ihre Datenbankobjekte in Kategorien, und diese Kategorien enthalten Gruppen. Einige Kategorien sind für Sie vordefiniert, und Sie können auch eigene benutzerdefinierte Gruppen erstellen.

Standardmäßig wird der Navigationsbereich angezeigt, wenn Sie eine Datenbank öffnen, einschließlich datenbanken, die in früheren Versionen von Access erstellt wurden. Sie können verhindern, dass der Navigationsbereich standardmäßig angezeigt wird, indem Sie eine Programmoption festlegen. In den folgenden Schritten wird erläutert, wie die einzelnen Aktionen ausgeführt werden.

So blenden Sie den Navigationsbereich ein oder aus    

• Klicken Sie auf die Schaltfläche in der oberen rechten Ecke des Navigationsbereichs (), oder drücken Sie F11.

Verhindern, dass der Navigationsbereich standardmäßig angezeigt wird

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei und dann auf Optionen.

   Das Dialogfeld Access-Optionen wird geöffnet.

2. Klicken Sie im linken Bereich auf Aktuelle Datenbank.

3. Deaktivieren Sie unter Navigation das Kontrollkästchen Navigationsbereich anzeigen , und klicken Sie dann auf OK.

Weitere Informationen zum Navigationsbereich finden Sie im Artikel Anzeigen und Verwalten von Objekten mithilfe des Navigationsbereichs.

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Ein- oder Ausblenden von Dokumentregisterkarten

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei und dann auf Optionen.

   Das Dialogfeld Access-Optionen wird geöffnet.

2. Klicken Sie im linken Bereich auf Aktuelle Datenbank.

3. Wählen Sie im Abschnitt Anwendungsoptionen unter Dokumentfensteroptionen die Option Dokumente im Registerkartenformat aus.

4. Aktivieren oder deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Dokumentregisterkarten anzeigen . Wenn Sie das Kontrollkästchen deaktivieren, werden Dokumentregisterkarten deaktiviert.

5. Klicken Sie auf OK.

   Hinweise: 

   • Die Einstellung Dokumentregisterkarten anzeigen ist eine datenbankspezifische Einstellung. Sie müssen dies unabhängig für jede Datenbank festlegen.

   • Nachdem Sie die Einstellung Dokumentregisterkarten anzeigen geändert haben, müssen Sie Die Datenbank schließen und erneut öffnen, damit die Änderung wirksam wird.

   • Neue Datenbanken, die mithilfe von Access erstellt wurden, zeigen standardmäßig Dokumentregisterkarten an.

   • Datenbanken, die mit einer früheren Version von Access erstellt wurden, verwenden standardmäßig überlappende Fenster.

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Ein- oder Ausblenden der status leiste

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei und dann auf Optionen.

   Das Dialogfeld Access-Optionen wird geöffnet.

2. Klicken Sie im linken Bereich auf Aktuelle Datenbank.

3. Aktivieren oder deaktivieren Sie unter Anwendungsoptionen das Kontrollkästchen Statusleiste anzeigen . Wenn Sie das Kontrollkästchen deaktivieren, wird die Anzeige der status-Leiste deaktiviert.

4. Klicken Sie auf OK.

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Formatieren von Text mithilfe der Minisymbolleiste

1. Markieren Sie den zu formatierenden Text.

   Die Minisymbolleiste wird transparent über dem Text angezeigt.

2. Wenden Sie die Formatierung mithilfe der Minisymbolleiste an.

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