Sie können Ihre Dateien mithilfe der Office-Programme im PDF-Format speichern oder sie nach PDF zu konvertieren oder in professionellen Druckereien drucken zu lassen. Sie brauchen dazu keine anderen Softwareprogramme oder Add-Ins.
Verwenden Sie das PDF-Format, wenn die Datei folgende Merkmale erfüllen soll:
- Sie sieht auf fast allen Computern gleich aus.
- Die Größe des Dokuments ist kleiner.
- Sie entspricht einem Industrieformat.
Beispiele hierfür sind Lebensläufe, juristische Dokumente, Newsletter, Dateien, die zum Lesen (nicht Bearbeiten) und Drucken bestimmt sind, und Dateien, die für professionelles Drucken vorgesehen sind.
Wichtig
- Viele Programme, einschließlich Microsoft Word, können PDF-Dateien öffnen und bearbeiten. Das einfache Teilen als PDF reicht nicht aus, um zu garantieren, dass der Empfänger die Datei nicht bearbeiten kann.
- Wenn Sie Ihre Tabelle in eine PDF-Datei konvertieren, gehen die internen Verknüpfungen innerhalb der Tabelle während der Konvertierung verloren, sodass die Links überprüft werden müssen. Externe Links zu anderen Quellen sind jedoch in Ordnung.
Wählen Sie zum Anzeigen von schrittweisen Anleitungen ein Office-Programm aus der Dropdownliste aus.
Welches Office-Programm verwenden Sie?
Access
Öffnen Sie die Tabelle oder den Bericht, die bzw. den Sie als PDF veröffentlichen möchten.
Wählen Sie auf der Registerkarte "Externe Daten " in der Gruppe "Exportieren " die Option "PDF" oder "XPS" aus.
Geben Sie im Feld Dateiname einen Namen für das Dokument ein, oder wählen Sie ihn aus.
Klicken Sie in der Liste "Dateityp" auf "PDF (*.pdf)".
- Wenn für das Dokument ein Ausdruck mit hoher Qualität erforderlich ist, wählen Sie Standard (Onlineveröffentlichung und Drucken) aus.
- Ist die Dateigröße wichtiger als die Druckqualität, wählen Sie "Mindestgröße (Onlineveröffentlichung)" aus.
Wählen Sie Optionen aus, um die zu druckende Seite festzulegen, um auszuwählen, ob Markup gedruckt werden soll, und um Ausgabeoptionen auszuwählen. Wählen Sie OK aus.
Wählen Sie Veröffentlichen aus.
Excel
Hinweis
Power View-Blätter können nicht als PDF-Dateien gespeichert werden.
Wählen Sie die Registerkarte Datei aus.
Wählen Sie "Speichern unter " oder "Kopie speichern" aus.
Geben Sie im Feld "Dateiname " einen Namen für die Datei ein, sofern noch nicht geschehen.
Klicken Sie in der Liste "Dateityp" auf "PDF (*.pdf)".
- Soll die Datei nach dem Speichern im ausgewählten Format geöffnet werden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Datei nach dem Veröffentlichen öffnen.
- Wenn für das Dokument ein Ausdruck mit hoher Qualität erforderlich ist, wählen Sie Standard (Onlineveröffentlichung und Drucken) aus.
- Ist die Dateigröße wichtiger als die Druckqualität, wählen Sie "Mindestgröße (Onlineveröffentlichung)" aus.
Wählen Sie Optionen aus, um die zu druckende Seite festzulegen, um auszuwählen, ob Markup gedruckt werden soll, und um Ausgabeoptionen auszuwählen. Weitere Informationen zum Dialogfeld „Optionen“ in Excel finden Sie unter Weitere Informationen zu den PDF-Optionen. Wählen Sie OK aus, wenn Sie fertig sind.
Wählen Sie Speichern aus.
OneNote
- Wählen Sie die Registerkarte Datei aus.
- Wählen Sie Exportieren aus.
- Wählen Sie unter "Aktuelle exportieren" den Teil des Notizbuchs aus, den Sie als PDF speichern möchten.
- Wählen Sie unter Format auswählen die Option PDF (*.pdf) und dann Exportieren aus.
- Geben Sie im Dialogfeld Speichern unter im Feld Dateiname einen Namen für das Notizbuch ein.
- Wählen Sie Speichern aus.
PowerPoint
Wählen Sie die Registerkarte Datei aus.
Wählen Sie Exportieren aus.
Geben Sie im Feld "Dateiname " einen Namen für die Datei ein, sofern noch nicht geschehen.
Klicken Sie in der Liste "Dateityp" auf "PDF (*.pdf)".
- Soll die Datei nach dem Speichern im ausgewählten Format geöffnet werden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Datei nach dem Veröffentlichen öffnen.
- Wenn für das Dokument ein Ausdruck mit hoher Qualität erforderlich ist, wählen Sie Standard (Onlineveröffentlichung und Drucken) aus.
- Ist die Dateigröße wichtiger als die Druckqualität, wählen Sie Mindestgröße (Onlineveröffentlichung) aus.
Wählen Sie Optionen aus, um die zu druckende Seite festzulegen, um auszuwählen, ob Markup gedruckt werden soll, und um Ausgabeoptionen auszuwählen. Wählen Sie OK aus, wenn Sie fertig sind.
Wählen Sie Speichern aus.
Project
- Wählen Sie auf der Registerkarte Dateidie Option Exportieren aus.
- Wählen Sie PDF/XPS-Dokument erstellen und dann PDF/XPS erstellen aus.
- Geben Sie im Feld "Dateiname " einen Namen für die Datei ein, sofern noch nicht geschehen.
- Wählen Sie in der Liste Dateityp die Option PDF-Files (*.pdf) oder XPS Files (*.xps) aus, und klicken Sie dann auf OK.
- Wählen Sie im Dialogfeld Dokumentexportoptionen einen Veröffentlichungsbereich, ob nicht druckbare Informationen eingeschlossen werden sollen und ISO 19500-1-Konformität (PDF/A).
Tipps zum Formatieren
Project unterstützt nicht alle PDF- oder XPS-Formatierungsfeatures, aber Sie können trotzdem einige Druckoptionen verwenden, um das Aussehen des endgültigen Dokuments zu ändern.
Wählen Sie "Dateidrucken>" aus, und ändern Sie dann eine dieser Optionen:
- Datumsangaben
- Ausrichtung
- Papierformat
- Seite einrichten
Im Dialogfeld Seite einrichten können Sie auf den folgenden Registerkarte Optionen ändern:
- Seitenränder
- Legende
- Ansicht
Publisher
Wählen Sie die Registerkarte Datei aus.
Wählen Sie Speichern unter aus.
Geben Sie im Feld "Dateiname " einen Namen für die Datei ein, sofern noch nicht geschehen.
Klicken Sie in der Liste "Dateityp" auf "PDF (*.pdf)".
Wenn Sie ändern möchten, wie das Dokument optimiert wird, wählen Sie Ändern aus. (Wählen Sie Optionen in Publisher 2013 oder Publisher 2016 aus.)
- Nehmen Sie alle gewünschten Änderungen an der Grafikauflösung und den nicht druckbaren Informationen vor.
- Wählen Sie "Druckoptionen" aus, um Änderungen an den Druckoptionen für das Dokument vorzunehmen.
- Wählen Sie OK aus, wenn Sie fertig sind.
Soll die Datei nach dem Speichern im ausgewählten Format geöffnet werden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Datei nach dem Veröffentlichen öffnen.
Wählen Sie Speichern aus.
Visio
Wählen Sie auf der Registerkarte Dateidie Option Exportieren aus.
Wählen Sie PDF/XPS-Dokument erstellen und dann PDF/XPS erstellen aus.
Geben Sie im Feld "Dateiname " einen Namen für die Datei ein, sofern noch nicht geschehen.
Klicken Sie in der Liste "Dateityp" auf "PDF (*.pdf)".
- Soll die Datei nach dem Speichern im ausgewählten Format geöffnet werden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Datei nach dem Speichern automatisch anzeigen.
- Wenn für das Dokument ein Ausdruck mit hoher Qualität erforderlich ist, wählen Sie Standard (Onlineveröffentlichung und Drucken) aus.
- Ist die Dateigröße wichtiger als die Druckqualität, wählen Sie "Mindestgröße (Onlineveröffentlichung)" aus.
Wählen Sie Optionen aus, um die zu druckende Seite festzulegen, um auszuwählen, ob Markup gedruckt werden soll, und um Ausgabeoptionen auszuwählen. Wählen Sie OK aus.
Wählen Sie Veröffentlichen aus.
Word
- Wenn die Datei zuvor gespeichert wurde, wählen Sie Datei>Kopie speichern aus.
Wenn die Datei nicht gespeichert wurde, wählen Sie "Datei>speichern unter" oder "Kopie speichern" aus. - Wählen Sie Durchsuchen aus, um den Speicherort auf Ihrem Computer auszuwählen, in dem Sie die Datei speichern möchten.
- Wählen Sie in der Dropdownliste "PDF" aus.
- Wählen Sie Speichern aus.
Weitere Optionen> auswählenOptionen zum Anpassen Ihrer PDF-Datei.
- Wenn Sie nur einige Seiten Ihre Dokuments in eine PDF-Datei konvertieren möchten, wählen Sie unter Seitenbereich eine Option aus.
- Sollen nachverfolgte Änderungen in die PDF-Datei einbezogen werden, wählen Sie unter Was veröffentlichen die Option Dokument mit Markups aus. Andernfalls stellen Sie sicher, dass Dokument ausgewählt ist.
- Wenn Sie eine Reihe von Textmarken in der PDF-Datei erstellen möchten, wählen Sie Textmarken erstellen mithilfe von aus. Wählen Sie dann Überschriften oder, wenn Sie im Dokument bereits Textmarken hinzugefügt haben, Word-Textmarken aus.
- Sollen die Dokumenteigenschaften in die PDF-Datei aufgenommen werden, stellen Sie sicher, dass Dokumenteigenschaften ausgewählt ist.
- Damit das Dokument mit Software für Bildschirmsprachausgabe einfacher lesbar ist, wählen Sie Dokumentstrukturtags für Barrierefreiheit aus.
- ISO 19005-1-konform (PDF/A) Mit dieser Option wird das PDF-Dokument als PDF-Version 1.7 ausgegeben, was ein Archivierungsstandard ist. PDF/A hilft sicherzustellen, dass ein Dokument genauso aussieht, wenn es später auf einem anderen Computer geöffnet wird.
- Bitmaptext, wenn Schriftarten möglicherweise nicht eingebettet sind Wenn Schriftarten nicht in das Dokument eingebettet werden können, verwendet das PDF-Dokument Bitmapbilder des Texts, damit das PDF genauso aussieht wie das Originaldokument. Wenn diese Option nicht ausgewählt ist und die Datei eine Schriftart verwendet, die nicht eingebettet werden kann, ersetzt der PDF-Reader möglicherweise eine andere Schriftart.
- Verschlüsseln des Dokuments mit einem Kennwort Um den Zugriff so einzuschränken, dass nur Personen mit dem Kennwort die PDF-Datei öffnen können, wählen Sie diese Option aus. Wenn Sie "OK" auswählen, öffnet Word das Dialogfeld "PDF-Dokument verschlüsseln", in dem Sie ein Kennwort eingeben und erneut eingeben können.
Öffnen und Kopieren von Inhalt aus einer PDF-Datei in Word
Sie können jeden gewünschten Inhalt aus einer PDF-Datei kopieren, indem Sie diese in Word öffnen.
Wechseln Sie zu Datei>Öffnen und navigieren Sie zur PDF-Datei. Word öffnet den Inhalt der PDF-Datei in einer neuen Datei. Sie können jeden gewünschten Inhalt daraus kopieren, einschließlich Bilder und Diagramme.
Portable Document Format (PDF) behält die Dokumentformatierung bei und ermöglicht die Dateifreigabe. Wenn die Datei im PDF-Format online angezeigt oder gedruckt wird, wird das vorgesehene Format 1:1 beibehalten. Das PDF-Format ist auch hilfreich für Dokumente, die unter Verwendung kommerzieller Druckmethoden vervielfältigt werden sollen. PDF-Dateien werden von vielen Ämtern und Organisationen als gültiges Format akzeptiert, und Anzeigeprogramme sind auf einer größeren Anzahl von Plattformen als für XPS verfügbar.
XML Paper Specification (XPS) ist ein elektronisches Dateiformat, das die Dokumentformatierung beibehält und eine Dateifreigabe ermöglicht. Das XPS-Format stellt sicher, dass das vorgesehene Format 1:1 beibehalten wird, wenn die XPS-Datei online angezeigt oder gedruckt wird, und dass die Daten in der Datei nicht ohne weiteres geändert werden können.
Wichtig
Die meisten modernen Webbrowser können eine PDF-Datei öffnen und anzeigen. Wenn Sie jedoch über ein älteres Betriebssystem verfügen, müssen Sie möglicherweise einen PDF-Reader auf Ihrem Gerät installiert haben, z. B. den Acrobat Reader, der bei Adobe Systems verfügbar ist.