Access bietet eine Vielzahl von Möglichkeiten, den Datenbankentwurf wiederzuverwenden. Sie können eine gesamte Datenbank als Vorlage, einen Teil einer Datenbank als Anwendungsteil oder ein Feld oder eine Gruppe von Feldern als Datentypvorlage speichern. In jedem Fall erstellt Access eine Datei, die Sie dann mit anderen teilen können. Ebenso können Sie solche Dateien von Drittanbietern verwenden.
In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie verschiedene Datenbankobjekte als Vorlagen speichern, in einigen Fällen einschließlich Daten. Außerdem werden die verschiedenen Vorlagendateien und deren Freigabe erläutert. Dieser Artikel enthält einige Details zu den Anwendungsteilen, die in Access enthalten sind.
Inhalt dieses Artikels
- Übersicht
- Speichern und Teilen von Datenbankdesignelementen zur Wiederverwendung
- Speichern einer Datenbank als Datenbankvorlage oder Anwendungsteil (*.accdt)
- Speichern eines Felds als Datentypvorlage (*.accft)
- Datenbankentwurf von einem Drittanbieter wiederverwenden
Übersicht
Manchmal möchte man nicht bei null anfangen. Wenn Sie viel Zeit damit verbringen, Ihr Design richtig zu gestalten, möchten Sie das Beste daraus machen, z. B. indem Sie es wiederverwenden. Oder vielleicht möchten Sie die bereits von anderen geleistete Designarbeit nutzen. Access bietet drei Hauptmethoden, um den Datenbankentwurf wiederzuverwenden:
- Datenbankvorlagen sind Dateien (Dateityp *.accdt), die Sie zum Erstellen einer neuen Datenbank verwenden können. In der Regel ist eine Datenbank, die aus einer Vorlage erstellt wurde, einsatzbereit, Sie können sie jedoch an bestimmte Anforderungen anpassen. Beispielsweise bietet die Webdatenbankvorlage "Assets" grundlegende Asset-Management-Funktionen, aber Sie möchten sie möglicherweise erweitern, indem Sie einige Abteilungs- oder Budgetinformationen hinzufügen, die zu Ihrer Organization gehören. Access bietet eine Reihe von Datenbankvorlagen, die Sie beim Öffnen von Access in der Backstage-Ansicht anzeigen können.
- Anwendungsteile sind Dateien wie Datenbankvorlagen, aber Sie verwenden sie zum Hinzufügen von Designelementen zu einer vorhandenen Datenbank, anstatt als Grundlage für eine neue Datenbank zu dienen. Beispielsweise stellt der Anwendungsteil "Kommentare" eine Tabelle bereit, die für Kommentare eingerichtet ist, einschließlich eines Felds für Datum/Uhrzeit. Einige Anwendungsbereiche starten einen Assistenten, mit dem Sie eine Beziehung erstellen können, um zu definieren, wie der Anwendungsbestandteil in Ihre vorhandenen Tabellen passt. Access umfasst mehrere Anwendungsteile, die Sie auf der Registerkarte "Erstellen" sehen können.
- Datentypvorlagen sind Dateien, mit denen Sie neue Felder und Feldkombinationen erstellen können. So können Sie beispielsweise die Datentypvorlagen "Startdatum" und "Enddatum" verwenden, um einer Tabelle mit nur einem Klick ein Paar Datums-/Uhrzeitfelder hinzuzufügen. Datentypvorlagen verwenden einen anderen Dateityp (*.accft) als Datenbankvorlagen und Anwendungsteile. Access bietet eine Reihe von Datentypvorlagen, die auf der Registerkarte "Felder" angezeigt werden, wenn Sie eine Tabelle in der Datenblattansicht geöffnet haben.
Speichern und Teilen von Datenbankdesignelementen zur Wiederverwendung
Erstellen einer Datenbankvorlage oder eines Anwendungsparts Speichern Sie eine Datenbank als *.accdt-Datei, indem Sie die Befehle auf der Registerkarte Datei verwenden. (Die Schritte finden Sie im Abschnitt Speichern und Wiederverwenden von Datenbankentwurfselementen.) Anschließend können Sie mithilfe der Vorlage eine neue Datenbank erstellen oder, wenn es sich um ein Anwendungsteil handelt, deren Features zu einer vorhandenen Datenbank hinzufügen.
Datenbankvorlagen und Anwendungsteile, die Sie erstellen, werden standardmäßig in Ihrem Ordner für servergespeicherte Anwendungsdatenvorlagen gespeichert (z. B. C:\Benutzername<>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Access\). Sie können Vorlagendateien in diesem Ordner ablegen, um sie als Datenbankvorlagen oder Anwendungsteile zur Verfügung zu stellen. Ebenso können Sie Vorlagendateien aus diesem Ordner kopieren und sie anderen zur eigenen Verwendung geben.
Hinweis
Seien Sie wie immer vorsichtig, wenn Sie Dateien von Drittanbietern verwenden.
Erstellen einer Datentypvorlage Speichern Sie eine Auswahl von Tabellenfeldern als *.accft-Datei, indem Sie einen Befehl auf der Registerkarte Felder verwenden. (Schritte finden Sie im Abschnitt Speichern und Wiederverwenden von Datenbankentwurfselementen.)
Von Ihnen erstellte Datentypvorlagen werden standardmäßig in Ihrem Ordner für servergespeicherte Anwendungsdatenvorlagen gespeichert (z. B. C:\Users\<username>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Access\). Sie können Datentypvorlagendateien in diesem Ordner ablegen, um sie als Datentypen für neue Felder verfügbar zu machen. Ebenso können Sie Vorlagendateien aus diesem Ordner kopieren und sie anderen zur eigenen Verwendung geben.
Hinweis
Seien Sie wie immer vorsichtig, wenn Sie Dateien von Drittanbietern verwenden.
Speichern einer Datenbank als Datenbankvorlage oder Anwendungsteil (*.accdt)
Sie speichern eine Datenbank als Datenbankvorlage oder Anwendungswebpart mithilfe der Befehle auf der Registerkarte "Speichern & Veröffentlichen " in der Backstage-Ansicht.
Klicken Sie auf der Registerkarte "Datei " auf "Speichern & Veröffentlichen".
Klicken Sie unter Datenbank speichern unterauf Vorlage.
Geben Sie im Dialogfeld Neue Vorlage aus dieser Datenbank erstellen die folgenden Felder an:
Name Erforderlich. Geben Sie Text ein, der die Vorlage oder den Anwendungsteil identifiziert. Access zeigt diesen Namen neben dem Vorlagen- oder Anwendungsteil an.
Beschreibung Geben Sie Text ein, der den Inhalt oder Zweck der Vorlage oder des Anwendungsteils beschreibt. Diese wird in der QuickInfo für den Vorlagen- oder Anwendungsteil angezeigt.
Kategorie Wählen Sie "Benutzervorlagen " aus, damit der Anwendungsbereich unter "Benutzervorlagen" im Menüband angezeigt wird (Standardeinstellung). Sie können auch eine Kategorie hinzufügen, indem Sie sie eingeben, und Sie können dann diese und zukünftige Anwendungsteile dieser Kategorie zuweisen. Die neue Kategorie wird im Menüband angezeigt.
Symbol Geben Sie ein Symbol an, das für die Vorlage oder den Anwendungsteil angezeigt werden soll. Für Anwendungsteile wird dieses Symbol im Anwendungsteilekatalog auf dem Menüband angezeigt.
Vorschau Geben Sie ein größeres Bild an, das für die Vorlage in der Backstage-Ansicht angezeigt werden soll. Wenn Sie nach einer Vorlage suchen, sehen Sie dieses Bild für diese Vorlage.
Primäre Tabelle Geben Sie eine Tabelle an, die als primäre Tabelle für das Anwendungsteil verwendet werden soll. Diese Tabelle wird standardmäßig verwendet, um den Anwendungsteil mit anderen Tabellen in einer Datenbank in Beziehung zu setzen, denen der Teil hinzugefügt wird. Wenn jemand das Anwendungselement verwendet, startet Access einen Assistenten, um beim Erstellen der Beziehung zu helfen. Obwohl standardmäßig die Primärtabelle verwendet wird, können Sie bei Ausführung des Assistenten eine andere Tabelle auswählen.
Instanziierungsformular Geben Sie ein Formular an, das standardmäßig geöffnet wird, wenn Datenbanken, die aus dieser Vorlage erstellt wurden, zum ersten Mal geöffnet werden. Dieses Formular wird standardmäßig nur einmal geöffnet. Das Formular kann Code enthalten, der beim Öffnen ausgeführt wird, aber das Vorhandensein von Code generiert eine Sicherheitswarnung.
Anwendungsteil Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um die Datenbank als Anwendungsteil zu speichern. Deaktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um die Datenbank als Datenbankvorlage zu speichern.
Hinweis
Sie müssen dieses Kontrollkästchen aktivieren, bevor Sie einen Wert für die primäre Tabelle angeben können.
Daten in Vorlage aufnehmen Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um die Daten in der Datenbank als Teil der Vorlage zu speichern. Wenn neue Datenbanken aus der Vorlage erstellt werden, enthalten sie diese Daten.
Klicken Sie auf OK , um Ihre Vorlage zu speichern. Standardmäßig speichert Access Ihre Vorlage unter C:\Benutzer\<aktueller Benutzer>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Access\.
Speichern eines Felds als Datentypvorlage (*.accft)
Um eine Datentypvorlage zu erstellen, wählen Sie ein Feld oder eine Feldkombination aus und speichern sie dann mit einem Befehl im Menüband als Vorlage. Stellen Sie sicher, dass das Feld bzw. die Felder wie gewünscht eingerichtet sind, bevor Sie beginnen. Legen Sie alle Eigenschaften fest, die als Teil der Datentypvorlage beibehalten werden sollen. Wenn Sie beispielsweise eine Vorlage für den Datentyp "Euro" erstellen möchten, können Sie ein Währungsfeld erstellen und dann dessen Format auf Euro festlegen.
Öffnen Sie die Tabelle mit den Feldern, die Sie als Vorlage speichern möchten.
Wählen Sie das Feld oder die Felder aus, das/die Sie zur Wiederverwendung speichern möchten.
Klicken Sie auf der Registerkarte Felder in der Gruppe Hinzufügen & Löschen auf Weitere Felder, und klicken Sie dann auf Auswahl als neuen Datentyp speichern.
Geben Sie im Dialogfeld "Neuen Datentyp aus Feldern erstellen " Folgendes an:
- Name Erforderlich. Es identifiziert Ihre Datentypvorlage und wird in der Liste der verfügbaren Felder angezeigt, wenn Sie ein Feld aus der Liste Weitere Felder auswählen.
- Beschreibung Geben Sie Text ein, der den Inhalt oder Zweck der Datentypvorlage beschreibt. Dies wird in der QuickInfo angezeigt, die angezeigt wird, wenn Sie in der Liste "Weitere Felder " mit der Maus über die Datentypvorlage fahren.
- Kategorie Wählen Sie eine Kategorie aus, in der die Datentypvorlage in der Liste Weitere Felder aufgeführt werden soll. Standardmäßig ist die Kategorie "Benutzerdefinierte Typen".
- Instanziierungsformular Geben Sie bei Bedarf ein Formular an, das standardmäßig geöffnet wird, wenn die Datentypvorlage zum ersten Mal verwendet wird.
Klicken Sie auf OK , um Ihre Datentypvorlage zu speichern.
Datenbankentwurf von einem Drittanbieter wiederverwenden
Sie können eine Datenbankvorlage oder ein Anwendungsteil eines Drittanbieters im Menüband verfügbar machen, indem Sie eine Kopie der ACCDT-Datei in den entsprechenden Ordner auf Ihrem Computer legen.
Rufen Sie die Vorlagendatei ab (sie sollte die Dateierweiterung .accdt oder .accft aufweisen).
Legen Sie eine Kopie der Datei in <System Root Users>\current user>\<AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Access\ ab, wobei:
<Der Systemstamm> ist der Stammordner Ihrer Windows-Installation (in der Regel C:\) und
<"Aktueller Benutzer> " ist der Benutzername, den Sie für die Anmeldung bei Windows verwendet haben.
Hinweis
Wenn der Ordner noch nicht vorhanden ist, erstellen Sie ihn.
Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
- Wenn Sie eine Datenbankvorlage verwenden möchten, klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Neu, klicken Sie auf Meine Vorlagen, klicken Sie auf die gewünschte Vorlage und dann auf Erstellen.
- Um ein Anwendungselement zu verwenden, öffnen Sie die Datenbank, in der Sie das Teil hinzufügen möchten, und klicken Sie dann auf der Registerkarte "Erstellen " auf Anwendungsteile und dann auf das gewünschte Teil.
- Um eine Datentypvorlage zu verwenden, öffnen Sie die Tabelle, in der Sie ein Feld erstellen möchten, und klicken Sie dann auf der Registerkarte Felder in der Gruppe Hinzufügen & Löschen auf Weitere Felder und dann auf die gewünschte Datentypvorlage.