Summieren von Daten unter Verwendung einer Abfrage

Manuelles Eingeben der Beispieldaten

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Tabellen auf Tabelle.

   Access fügt Ihrer Datenbank eine neue, leere Tabelle hinzu.

   Hinweis: Sie müssen diesen Schritt nicht ausführen, wenn Sie eine neue, leere Datenbank öffnen, aber er muss ausgeführt werden, wenn Sie der Datenbank eine Tabelle hinzufügen.

2. Doppelklicken Sie auf die erste Zelle in der Kopfzeile, und geben Sie den Feldnamen in der Beispieltabelle ein.

   Standardmäßig werden in Access leere Felder in der Kopfzeile mit dem Text Neues Feld hinzufügen ähnlich wie hier gekennzeichnet:

   

3. Wechseln Sie mit den Pfeiltasten zur nächsten leeren Kopfzeilenzelle, und geben Sie den Namen für das zweite Feld ein (Sie können auch TAB drücken oder auf die neue Zelle doppelklicken). Wiederholen Sie diesen Schritt, bis alle Feldnamen eingegeben sind.

4. Geben Sie die Daten in die Beispieltabelle ein.

   Während Sie die Daten eingeben, leitet Access den Datentyp für jedes Feld ab. Wenn Sie mit relationalen Datenbanken noch nicht vertraut sind, sollten Sie für jedes der Felder in Ihren Tabellen einen bestimmten Datentyp festlegen, etwa "Zahl", "Text" oder "Datum/Uhrzeit". Durch Festlegen der Datentypen können Sie eine exakte Dateneingabe sicherstellen und Fehler vermeiden, beispielsweise, dass eine Telefonnummer in einer Berechnung verwendet wird. Bei diesen Beispieltabellen sollten Sie es Access überlassen, den Datentyp abzuleiten.

5. Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie mit dem Eingeben der Daten fertig sind.

   Tastenkombination: Drücken Sie STRG+S.

   Das Dialogfeld Speichern unter wird angezeigt.

6. Geben Sie im Feld Tabellenname den Namen der Beispieltabelle ein, und klicken Sie auf OK.

   Sie verwenden den Namen jeder Beispieltabelle, weil diese Namen auch in den Abfragen in den Abschnitten zur Vorgehensweise verwendet werden.

7. Wiederholen Sie diese Schritte, bis Sie jede der Beispieltabellen erstellt haben, die am Anfang dieses Abschnitts aufgelistet sind.

Wenn Sie die Daten nicht manuell eingeben möchten, führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Daten in eine Tabellenkalkulationsdatei zu kopieren und dann aus dieser Datei in Access zu importieren:

Erstellen der Beispielarbeitsblätter

1. Starten Sie Ihr Tabellenkalkulationsprogramm, und erstellen Sie eine neue, leere Datei. Wenn Sie Excel verwenden, wird standardmäßig eine neue, leere Arbeitsmappe erstellt.

2. Kopieren Sie die weiter oben bereitgestellte erste Beispieltabelle, und fügen Sie sie, bei der ersten Zelle angefangen, in das erste Arbeitsblatt ein.

3. Benennen Sie das Arbeitsblatt mit der in Ihrem Tabellenkalkulationsprogramm üblichen Vorgehensweise um. Weisen Sie dem Arbeitsblatt den identischen Namen der Beispieltabelle zu. Wenn die Beispieltabelle beispielsweise den Namen Kategorien hat, nennen Sie Ihr Arbeitsblatt ebenfalls "Kategorien".

4. Wiederholen Sie die Schritte 2 und 3, um jede Beispieltabelle in ein leeres Arbeitsblatt zu kopieren und es umzubenennen.

   Hinweis: Möglicherweise müssen Sie Ihrer Tabellenkalkulationsdatei Arbeitsblätter hinzufügen. Informationen zur Ausführung dieses Vorgangs finden Sie in der Hilfe des Tabellenkalkulationsprogramms.

5. Speichern Sie die Arbeitsmappe an einem geeigneten Speicherort auf Ihrem Computer oder im Netzwerk, und wechseln Sie zur nächsten Schrittfolge.

Erstellen von Datenbanktabellen aus den Arbeitsblättern

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Import & Link auf New Data Source > From File > Excel.

   Das Dialogfeld Externe Daten abrufen – Excel-Kalkulationstabelle wird angezeigt.

2. Klicken Sie auf Durchsuchen, öffnen Sie die im vorherigen Schritt erstellte Tabellenkalkulationsdatei, und klicken Sie dann auf OK.

   Der Import-Assistent für Kalkulationstabellen wird gestartet.

3. Der Assistent wählt standardmäßig das erste Arbeitsblatt in der Arbeitsmappe aus (das Arbeitsblatt Kunden, wenn Sie die Schritte im vorherigen Abschnitt befolgt haben). Die Daten aus dem Arbeitsblatt werden im unteren Abschnitt der Seite des Assistenten angezeigt. Klicken Sie auf Weiter.

4. Klicken Sie auf der nächsten Seite des Assistenten auf Erste Zeile enthält Spaltenüberschriften und dann auf Weiter.

5. Optional können Sie die Textfelder und Listen unter Feldoptionen auf der nächsten Seite verwenden, um Feldnamen und Datentypen zu ändern oder um Felder aus dem Importvorgang auszuschließen. Klicken Sie andernfalls auf Weiter.

6. Belassen Sie die Option Primärschlüssel automatisch hinzufügen aktiviert, und klicken Sie auf Weiter.

7. Standardmäßig wendet Access den Namen des Arbeitsblatts auf Ihre neue Tabelle an. Übernehmen Sie den Namen, oder geben Sie einen anderen Namen ein, und klicken Sie auf Fertig stellen.

8. Wiederholen Sie die Schritte 1 bis 7, bis Sie aus jedem Arbeitsblatt in der Arbeitsmappe eine Tabelle erstellt haben.

Umbenennen der Primärschlüsselfelder

1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf jede von Ihnen in den vorherigen Schritten erstellte Tabelle, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht.

2. Suchen Sie für jede Tabelle das Primärschlüsselfeld. Standardmäßig benennt Access jedes Feld mit ID.

3. Fügen Sie in der Spalte Feldname für jedes Primärschlüsselfeld den Tabellennamen hinzu.

   So würden Sie beispielsweise das Feld "ID" für die Tabelle "Kategorien" in "Kategorie-ID" und das Feld für die Tabelle "Bestellungen" in "Auftrags-ID" umbenennen. Benennen Sie das Feld für die Tabelle "Bestelldetails" in "Detail-ID" um. Benennen Sie das Feld für die Tabelle "Artikel" in "Produkt-ID" um.

4. Speichern Sie Ihre Änderungen.

Die in diesem Artikel verwendeten Beispieltabellen enthalten immer das Primärschlüsselfeld, das entsprechend der Beschreibung in den vorherigen Schritten umbenannt wurde.

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Erstellen einer allgemeinen Auswahlabfrage

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfragen auf Abfrageentwurf.

2. Doppelklicken Sie auf die Tabelle(n), die Sie in Ihrer Abfrage verwenden möchten.

   Die ausgewählten Tabellen werden als Fenster im oberen Bereich des Abfrage-Designers angezeigt.

3. Doppelklicken Sie auf die Tabellenfelder, die Sie in Ihrer Abfrage verwenden möchten.

   Sie können Felder mit beschreibenden Daten einschließen, z. B. Namen und Beschreibungen, müssen jedoch mindestens ein Feld einschließen, das numerische Daten oder Währungsdaten enthält.

   Jedes Feld wird in einer Zelle im Entwurfsbereich angezeigt.

4. Klicken Sie auf Ausführen , um die Abfrage auszuführen.

   Das Abfrageresultset wird in der Datenblattansicht angezeigt.

5. Sie können gegebenenfalls zur Entwurfsansicht wechseln und die Abfrage anpassen. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die Dokumentregisterkarte für die Abfrage, und klicken Sie auf Entwurfsansicht. Sie können die Abfrage dann nach Bedarf anpassen, indem Sie Tabellenfelder hinzufügen oder entfernen. Wählen Sie zum Entfernen eines Felds die Spalte im Entwurfsbereich aus, und drücken Sie ENTF.

6. Speichern Sie Ihre Abfrage.

Hinzufügen einer Ergebniszeile

1. Stellen Sie sicher, dass Ihre Abfrage in der Datenblattansicht geöffnet ist. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die Dokumentregisterkarte für die Abfrage, und klicken Sie auf Datenblattansicht.

   – oder –

   Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Abfrage. Die Abfrage wird dann ausgeführt, und die Ergebnisse werden in ein Datenblatt geladen.

2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Datensätze auf Summen.

   Im Datenblatt wird die neue Zeile Summe angezeigt.

3. Klicken Sie in der Zeile Summe auf die Zelle in dem Feld, das Sie addieren möchten, und wählen Sie Summe in der Liste aus.

Ausblenden einer Ergebniszeile

• Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Datensätze auf Summen.

Weitere Informationen zur Verwendung einer Ergebniszeile finden Sie im Artikel Anzeigen von Spaltensummen in einem Datenblatt.

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Berechnen einer einfachen Gesamtsumme

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfragen auf Abfrageentwurf.

2. Doppelklicken Sie auf die Tabelle, die Sie in Ihrer Abfrage verwenden möchten.

   Wenn Sie die Beispieldaten verwenden, doppelklicken Sie auf die Tabelle "Bestellungen".

   Die Tabelle wird in einem Fenster im oberen Bereich des Abfrage-Designers angezeigt.

3. Doppelklicken Sie auf das Feld, das Sie summieren möchten. Stellen Sie sicher, dass für das Feld entweder der Datentyp "Zahl" oder "Währung" festgelegt wurde. Wenn Sie versuchen, Werte in nicht numerischen Feldern zu addieren, z. B. Werte in Textfeldern, zeigt Access bei Ausführung der Abfrage die Fehlermeldung Datentypen in Kriterienausdruck unverträglich an.

   Wenn Sie die Beispieldaten verwenden, doppelklicken Sie auf die Tabelle "Versandkosten".

   Sie können dem Raster zusätzliche numerische Felder hinzufügen, wenn Sie die Gesamtsummen für diese Felder berechnen möchten. Eine Gesamtsummenabfrage kann Gesamtsummen für mehrere Spalten berechnen.

4. Klicken Sie auf der Registerkarte Abfrageentwurf in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Summen.

   Die Zeile Summe wird im Entwurfsbereich und Gruppieren in der Zelle in der Spalte "Versandkosten" angezeigt.

5. Ändern Sie den Wert in der Zelle in der Zeile Summe in Summe.

6. Klicken Sie auf Ausführen  , um die Abfrage auszuführen und die Ergebnisse in der Datenblattansicht anzuzeigen.

   Tipp: Beachten Sie, dass Access dem Namen des summierten Felds "SummeVon" voranstellt. Um die Spaltenüberschrift in eine aussagekräftigere Überschrift zu ändern, z. B. Gesamtversandkosten, wechseln Sie erneut in die Entwurfsansicht, und klicken Sie im Entwurfsbereich in die Zeile Feld der Spalte "Versandkosten". Platzieren Sie den Cursor neben Versandkosten, geben Sie Gesamtversandkosten und dahinter einen Doppelpunkt ein, wie hier: Gesamtversandkosten: Versandkosten.

7. Speichern Sie die Abfrage bei Bedarf, und schließen Sie sie.

Berechnen einer Gesamtsumme, die einige Datensätze ausschließt

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfragen auf Abfrageentwurf.

2. Doppelklicken Sie auf die Tabelle Order und die Tabelle Bestelldetails.

3. Fügen Sie der ersten Spalte im Entwurfsbereich das Feld "Bestelldatum" aus der Tabelle "Bestellungen" hinzu.

4. Geben Sie in die Zeile Kriterien der ersten Spalte Datum() -1 ein. Dieser Ausdruck schließt die Datensätze des aktuellen Datums aus der berechneten Gesamtsumme aus.

5. Erstellen Sie als Nächstes die Spalte, die den Umsatzbetrag für jede Transaktion berechnet. Geben Sie in der Zeile Feld der zweiten Spalte im Raster den folgenden Ausdruck ein:

   Gesamtverkaufswert: (1-[Bestelldetails].[Rabatt]/100)*([Bestelldetails].[Einzelpreis]*[Bestelldetails].[Menge])

   Stellen Sie sicher, dass der Ausdruck auf Felder verweist, bei denen der Datentyp "Zahl" oder "Währung" festgelegt wurde. Wenn der Ausdruck auf Felder mit anderen Datentypen verweist, zeigt Access beim Ausführen der Abfrage die Fehlermeldung Datentypen in Kriterienausdruck unverträglich an.

6. Klicken Sie auf der Registerkarte Abfrageentwurf in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Summen.

   Die Zeile Summe wird im Entwurfsbereich und Gruppieren in der ersten und zweiten Spalte angezeigt.

7. Ändern Sie in der zweiten Spalte den Wert in der Zelle der Zeile Summe in Summe. Die Funktion Summe addiert die einzelnen Umsatzzahlen.

8. Klicken Sie auf Ausführen  , um die Abfrage auszuführen und die Ergebnisse in der Datenblattansicht anzuzeigen.

9. Speichern Sie die Abfrage als Tagesumsatz.

   Hinweis: Beim nächsten Öffnen der Abfrage in der Entwurfsansicht bemerken Sie möglicherweise eine geringfügige Änderung der Werte, die in den Zeilen Feld und Summe der Spalte "Gesamtverkaufswert" angegeben sind. Der Ausdruck wird innerhalb der Funktion Summe angezeigt, und die Zeile Summe zeigt Ausdruck statt Summe an.

   Wenn Sie z. B. die Beispieldaten verwenden und die Abfrage erstellen (wie in den vorherigen Schritten beschrieben), wird Folgendes angezeigt:

   Gesamtverkaufswert: Summe((1-[Bestelldetails].Rabatt/100)*([Bestelldetails].Einzelpreis*[Bestelldetails].Menge))

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Erstellen der Gesamtsummenabfrage

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfragen auf Abfrageentwurf.

2. Wählen Sie die Tabellen aus, mit denen Sie arbeiten möchten, und klicken Sie dann auf Hinzufügen.

   Jede Tabelle wird im oberen Abschnitt des Abfrage-Designers als Fenster angezeigt.

   Wenn Sie die oben aufgeführten Beispieltabellen verwenden, fügen Sie die Tabellen "Artikel" und "Bestelldetails" hinzu.

3. Doppelklicken Sie auf die Tabellenfelder, die Sie in Ihrer Abfrage verwenden möchten.

   In der Regel fügen Sie der Abfrage nur das Gruppenfeld und das Wertfeld hinzu. Sie können jedoch eine Berechnung statt eines Wertfelds verwenden – dies wird in den nächsten Schritten erläutert.

   1. Fügen Sie das Feld "Kategorie" aus der Tabelle "Artikel" dem Entwurfsbereich hinzu.

   2. Erstellen Sie die Spalte, die den Verkaufsbetrag für jede Transaktion berechnet, indem Sie in die zweite Spalte im Raster den folgenden Ausdruck eingeben:

      Gesamtverkaufswert: (1-[Bestelldetails].[Rabatt]/100)*([Bestelldetails].[Einzelpreis]*[Bestelldetails].[Menge])

      Stellen Sie sicher, dass die Felder, auf die Sie im Ausdruck verweisen, vom Datentyp "Zahl" oder "Währung" sind. Wenn Sie auf Felder mit anderen Datentypen verweisen, zeigt Access beim Wechseln zur Datenblattansicht die Fehlermeldung Datentypen in Kriterienausdruck unverträglich an.

   3. Klicken Sie auf der Registerkarte Abfrageentwurf in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Summen.

      Die Zeile Summe wird im Entwurfsbereich angezeigt, und in dieser Zeile wird Gruppieren in der ersten und zweiten Spalte angezeigt.

   4. Ändern Sie in der zweiten Spalte den Wert in der Zeile Summe in Summe. Die Funktion Summe addiert die einzelnen Umsatzzahlen.

   5. Klicken Sie auf Ausführen  , um die Abfrage auszuführen und die Ergebnisse in der Datenblattansicht anzuzeigen.

   6. Lassen Sie die Abfrage zur Verwendung im nächsten Abschnitt geöffnet.

      Verwenden von Kriterien bei einer Gesamtsummenabfrage

      Die Abfrage, die Sie im vorhergehenden Abschnitt erstellt haben, schließt alle Datensätze der zugrunde liegenden Tabellen ein. Bei der Berechnung der Summen wird keine Bestellung ausgeschlossen, und es werden die Summen für alle Kategorien angezeigt.

      Wenn Sie einige Datensätze ausschließen müssen, können Sie der Abfrage Kriterien hinzufügen. So können Sie beispielsweise Transaktionen unter 100 € ignorieren oder Summen nur für einige Artikelkategorien berechnen. In diesem Abschnitt finden Sie schrittweise Anleitungen zu drei Kriterienarten:

   7. Kriterien, die bestimmte Gruppen beim Berechnen von Summen ignorieren.    Beispielsweise berechnen Sie die Summen nur für die Kategorien "Videospiele", "Kunst und Rahmen" und "Sport".

   8. Kriterien, die bestimmte Summen nach deren Berechnung ausblenden.    Sie können z. B. nur die Summen über 150.000 € anzeigen.

   9. Kriterien, die einzelne Datensätze bei der Berechnung der Summe ausschließen.    Sie können beispielsweise einzelne Verkaufstransaktionen ausschließen, wenn der Wert (Einzelpreis * Menge) weniger als 100 € beträgt.

      Die folgenden Schritte erläutern, wie die einzelnen Kriterien hinzugefügt werden und wie sich diese auf das Abfrageergebnis auswirken.

      Hinzufügen von Kriterien zur Abfrage

   10. Öffnen Sie die Abfrage aus dem vorherigen Abschnitt in der Entwurfsansicht. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die Dokumentregisterkarte für die Abfrage, und klicken Sie auf Entwurfsansicht.

       – oder –

       Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Abfrage, und klicken Sie auf Entwurfsansicht.

   11. Geben Sie in der Zeile Kriterien der Spalte "Kategorie-ID" den Ausdruck ="Puppen" Oder "Sport" Oder "Kunst und Rahmen" ein.

   12. Klicken Sie auf Ausführen  , um die Abfrage auszuführen und die Ergebnisse in der Datenblattansicht anzuzeigen.

   13. Wechseln Sie zurück zur Entwurfsansicht, und geben Sie in der Zeile Kriterien der Spalte "Gesamtverkaufswert" den Ausdruck >100 ein.

   14. Führen Sie die Abfrage aus, um die Ergebnisse anzuzeigen, und wechseln Sie zurück zur Entwurfsansicht.

   15. Fügen Sie jetzt das Kriterium hinzu, um einzelne Verkaufstransaktionen unter 100 € auszuschließen. Zu diesem Zweck müssen Sie eine weitere Spalte hinzufügen.

       Hinweis: Sie können das dritte Kriterium nicht in der Spalte "Gesamtverkaufswert" angeben. Jedes Kriterium, das Sie in dieser Spalte angeben, wird auf den Gesamtwert und nicht auf die Einzelwerte angewendet.

   16. Kopieren Sie den Ausdruck aus der zweiten Spalte in die dritte Spalte.

   17. Wählen Sie in der Zeile Summe für die neue Spalte Bedingung aus, und geben Sie in der Zeile Kriterien den Wert >20 ein.

   18. Führen Sie die Abfrage aus, um die Ergebnisse anzuzeigen, und speichern Sie die Abfrage.

       Hinweis: Beim nächsten Öffnen der Abfrage in der Entwurfsansicht bemerken Sie möglicherweise geringfügige Änderungen im Entwurfsbereich. In der zweiten Spalte wird der Ausdruck in der Zeile Feld innerhalb der Funktion Summe angezeigt, und der Wert in der Zeile Summe zeigt Ausdruck statt Summe an.

       Gesamtverkaufswert: Summe((1-[Bestelldetails].Rabatt/100)*([Bestelldetails].Einzelpreis*[Bestelldetails].Menge))

       Darüber hinaus wird eine vierte Spalte angezeigt. Diese Spalte ist eine Kopie der zweiten Spalte. Das in der zweiten Spalte angegebene Kriterium wird jedoch als Teil der neuen Spalte angezeigt.

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Erstellen einer Kreuztabellenabfrage

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfragen auf Abfrageentwurf.

2. Doppelklicken Sie auf die Tabellen, die Sie in Ihrer Abfrage verwenden möchten.

   Jede Tabelle wird im oberen Abschnitt des Abfrage-Designers als Fenster angezeigt.

   Bei Verwendung der Beispieltabellen doppelklicken Sie auf die Tabelle "Bestellungen" und auf die Tabelle "Bestelldetails".

3. Doppelklicken Sie auf die Felder, die Sie in Ihrer Abfrage verwenden möchten.

   Jeder Feldname wird in einer leeren Zelle in der Zeile Feld des Entwurfsbereichs angezeigt.

   Bei Verwendung der Beispieltabellen fügen Sie das Feld "Lieferort" und das Feld "Lieferdatum" aus der Tabelle "Bestellungen" hinzu.

4. Fügen Sie durch Kopieren und Einfügen in die nächste leere Zelle in der Zeile Feld den folgenden Ausdruck ein, bzw. geben Sie ihn manuell ein: Gesamtumsatz: Summe(ZCurrency([Bestelldetails].[Einzelpreis]*[Menge]*(1-[Rabatt])/100)*100)

5. Klicken Sie auf der Registerkarte Abfrageentwurf in der Gruppe Abfragetyp auf Kreuztabelle.

   Die Zeile Summe und die Zeile Kreuztabelle werden im Entwurfsbereich angezeigt.

6. Klicken Sie auf die Zelle in der Zeile Summe im Feld "Ort", und wählen Sie Gruppieren aus. Wiederholen Sie den Schritt für das Feld "Lieferdatum". Ändern Sie den Wert in der Zelle Summe des Felds "Gesamtumsatz" in Ausdruck.

7. Legen Sie in der Zeile Kreuztabelle Folgendes fest: die Zelle im Feld "Ort" auf Zeilenüberschrift, das Feld "Versanddatum" auf Spaltenüberschrift und das Feld "Gesamtumsatz" auf Wert.

8. Klicken Sie auf der Registerkarte Abfrageentwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.

   Die Abfrageergebnisse werden in der Datenblattansicht angezeigt.

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