Verwenden der Projects Access-Datenbankvorlage

Vorbereiten der Datenbank für die Verwendung

Gehen Sie wie folgt vor, um sicherzustellen, dass der gesamte Datenbankinhalt aktiviert ist:

• Um sicherzustellen, dass der gesamte Datenbankinhalt aktiviert ist, klicken Sie in der Meldungsleiste auf Diesen Inhalt aktivieren.

  Weitere Informationen zum Aktivieren von Datenbankinhalten finden Sie im Artikel Entscheiden, ob eine Datenbank als vertrauenswürdig eingestuft werden soll.

Hinzufügen von Mitarbeitern

Um mit der Verwendung der Projektdatenbankvorlage zu beginnen, besteht der erste Schritt darin, Mitarbeiter hinzuzufügen, sodass Sie jemanden haben, dem Projekte und Aufgaben zugewiesen werden können. Verwenden Sie dieses Verfahren, um Mitarbeiter manuell hinzuzufügen, oder lesen Sie den nächsten Abschnitt, um Mitarbeiter aus Ihren Outlook-Kontakten hinzuzufügen.

1. Klicken Sie im Formular Projektliste auf Mitarbeiterliste.

2. Geben Sie im Formular Mitarbeiterliste die Details der einzelnen Mitarbeiter ein.

3. Um ausführlichere Informationen zu einem Mitarbeiter einzugeben, doppelklicken Sie im Formular Mitarbeiterliste auf den Namen des Mitarbeiters, und geben Sie die Informationen in das Formular Mitarbeiterdetails ein.

4. Klicken Sie auf Schließen , um zum Formular Projektliste zurückzukehren.

Hinzufügen von Kontakten aus Microsoft Outlook

Wenn Sie Microsoft Outlook verwenden, können Sie Mitarbeiter aus diesem Programm hinzufügen, ohne die Informationen erneut eingeben zu müssen.

1. Klicken Sie im Formular Projektliste auf Mitarbeiterliste.

2. Klicken Sie im Formular Mitarbeiterliste auf Aus Outlook hinzufügen.

3. Wählen Sie im Dialogfeld Hinzuzufügende Namen auswählen die Namen aus, die Sie der Datenbank hinzufügen möchten.

4. Klicken Sie auf Hinzufügen und dann auf OK.

Hinzufügen eines neuen Projekts

1. Klicken Sie im Formular Projektliste auf Neues Projekt.

2. Geben Sie im Formular Projektdetails die Projektdetails ein, und klicken Sie dann auf Schließen.

Bearbeiten eines vorhandenen Projekts

1. Doppelklicken Sie im Formular Projektliste auf das Projekt, das Sie bearbeiten möchten.

2. Fügen Sie im Formular Projektdetails die Details des Projekts hinzu, oder bearbeiten Sie sie.

   Hinzufügen einer Aufgabe

   • Klicken Sie im Formular Projektdetails auf Vorgang hinzufügen.

   • Geben Sie im Formular Vorgangsdetails die Details der Aufgabe ein, und klicken Sie dann auf Schließen.

     Access zeigt das neue Projekt in der Liste Projektaufgaben im Formular Projektdetails an .

     Bearbeiten einer Aufgabe

   • Klicken Sie im Formular Projektdetails auf die Registerkarte Projektaufgaben .

   • Doppelklicken Sie auf die Aufgabe, die Sie bearbeiten möchten.

   • Bearbeiten Sie im Formular Vorgangsdetails die Details der Aufgabe, und klicken Sie dann auf Schließen.

     Hinzufügen einer allgemeinen Aufgabe

     Häufige Aufgaben sind Aufgaben, die häufig in vielen verschiedenen Projekten verwendet werden, z. B. Budgetierung oder Schulung. Nachdem Sie einen allgemeinen Vorgang eingegeben haben, kann er jedem Projekt in der Project-Datenbank hinzugefügt werden, ohne die Vorgangsdetails erneut eingeben zu müssen.

   • Klicken Sie im Formular Projektdetails auf Allgemeine Vorgänge.

   • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben jeder allgemeinen Aufgabe, die Sie dem Projekt hinzufügen möchten. Fügen Sie am Ende der Liste neue allgemeine Aufgaben hinzu.

   • Klicken Sie auf Schließen , um zum Formular Projektdetails zurückzukehren.

Filtern der Projektliste

Im Formular Projektliste können Sie die Projektliste filtern und Ihre bevorzugten Filter für die zukünftige Verwendung speichern.

1. Wenden Sie Filter an, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das Formular klicken und die gewünschten Filter auswählen.

2. Klicken Sie auf Filter speichern.

3. Geben Sie im Formular Filterdetails einen Filternamen und eine Beschreibung ein, und klicken Sie dann auf Schließen.

4. Verwenden Sie das Feld Filterfavoriten , um einen gespeicherten Filter anzuwenden, oder klicken Sie auf (Filter löschen), um den Filter zu entfernen.

Anzeigen von Projekt- oder Mitarbeiterdetails

Mit dem Formular "Projektdetails " und den Formularen " Mitarbeiterdetails " können Sie weitere Informationen zu einem Projekt oder Mitarbeiter anzeigen und eingeben. So zeigen Sie das Formular "Projektdetails " oder das Formular "Mitarbeiterdetails" an :

• Doppelklicken Sie im Formular Projektliste oder Mitarbeiterliste auf das element, das Sie anzeigen möchten.

Hinzufügen von Anlagen

Im Formular "Projektdetails ", im Formular "Vorgangsdetails " und im Formular "Mitarbeiterdetails " können Sie Bilder und andere Anlagen hinzufügen.

• Doppelklicken Sie auf einem beliebigen Detailformular auf das Feld Anlagen (doppelklicken Sie auf dem Formular Mitarbeiterdetails auf das Bildsymbol).

• Klicken Sie im Dialogfeld Anlagen auf Hinzufügen.

• Navigieren Sie im Dialogfeld Datei auswählen zu dem Ordner, der die Datei enthält.

• Wählen Sie die Datei aus, die Sie hinzufügen möchten, und klicken Sie dann auf Öffnen.

• Klicken Sie im Dialogfeld Anlagen auf OK.

Anzeigen von Berichten

Die Projects-Datenbank enthält mehrere Berichte, darunter Offene Projekte, Vorgangsdetails, Mitarbeiteradressbuch und vieles mehr. So zeigen Sie einen Bericht an:

• Wählen Sie im Formular Projektliste den Bericht aus, den Sie in der Liste Berichte anzeigen möchten.

So drucken Sie einen Bericht:

• Klicken Sie auf Datei > Drucken.

Sie können eigene benutzerdefinierte Berichte erstellen. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Create eines einfachen Berichts.