Verwenden Sie die Access Task Management Database-Vorlage , um eine Gruppe von Arbeitselementen nachzuverfolgen, die Sie oder Ihr Team ausführen müssen. Sie können auch Aufgabendetails suchen und filtern, Spalten ein- oder ausblenden, E-Mail-Nachrichten senden und die Adressen von Aufgabenbesitzern zuordnen.
Möchten Sie ein Video zur Verwendung dieser Vorlage watch? Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel : Verwenden der Taskverwaltungsdatenbankvorlage.
Hinweis: Die Datenbankvorlage "Aufgabenverwaltung" wurde in den letzten Jahren aktualisiert. Diese Anweisungen beziehen sich auf die neueste Version der Vorlage, die zum Download verfügbar ist. Wenn die folgenden Schritte nicht mit dem Angezeigten übereinstimmen, verwenden Sie wahrscheinlich eine ältere Version der Vorlage.
Verwenden der Datenbank
In diesem Artikel werden die grundlegenden Schritte zur Verwendung der Vorlage "Taskverwaltungsdatenbank" behandelt.
Vorbereiten der Datenbank für die Verwendung
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Wenn Sie die Datenbank zum ersten Mal öffnen, zeigt Access das Willkommensformular an. Um zu verhindern, dass dieses Formular beim nächsten Öffnen der Datenbank angezeigt wird, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Willkommen beim Öffnen dieser Datenbank anzeigen .
Schließen Sie das Begrüßungsformular, um mit der Verwendung der Datenbank zu beginnen.
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Um sicherzustellen, dass der gesamte Datenbankinhalt aktiviert ist, klicken Sie in der Meldungsleiste auf Diesen Inhalt aktivieren.
Weitere Informationen zum Aktivieren von Datenbankinhalten finden Sie im Artikel Entscheiden, ob eine Datenbank als vertrauenswürdig eingestuft werden soll.
Suchen nach einer Aufgabe oder einem Kontakt
Mit dem Feld Schnellsuche können Sie schnell eine Aufgabe im Formular Aufgabenliste oder einen Kontakt im Formular Kontaktliste finden.
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Geben Sie den Text, nach dem Sie suchen möchten, in das Feld Schnellsuche ein, und drücken Sie dann die EINGABETASTE.
Access filtert die Liste, um nur die Datensätze anzuzeigen, die den gesuchten Text enthalten. Um zur vollständigen Liste zurückzukehren, klicken Sie auf Aktuelle Suche löschen. (Es ist das X im Suchfeld.)
Filtern der Aufgabenliste
Im Formular Aufgabenliste können Sie die Aufgabenliste filtern und Ihre bevorzugten Filter zur zukünftigen Verwendung speichern.
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Wenden Sie Filter an, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das Formular klicken und die gewünschten Filter auswählen.
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Klicken Sie auf Filter speichern.
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Geben Sie im Formular Filterdetails einen Filternamen und eine Beschreibung ein, und klicken Sie dann auf Schließen.
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Verwenden Sie das Feld Filterfavoriten , um einen gespeicherten Filter anzuwenden, oder klicken Sie auf (Filter löschen), um den Filter zu entfernen.
Ein- oder Ausblenden von Spalten
Im Formular Aufgabenliste und Im Formular Kontaktliste sind einige Felder (Spalten) standardmäßig ausgeblendet. So ändern Sie, welche Felder angezeigt werden:
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Klicken Sie auf Felder ein-/ausblenden.
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Wählen Sie im Dialogfeld Spalten einblenden die Option Kontrollkästchen neben jeder Spalte, die Sie anzeigen möchten. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, um die Spalte auszublenden.
Anzeigen von Aufgaben- oder Kontaktdetails
Mit dem Formular "Aufgabendetails " und dem Formular " Kontaktdetails " können Sie weitere Informationen zu einem Element anzeigen und eingeben. So zeigen Sie das Formular "Aufgabendetails " oder das Formular "Kontaktdetails" an :
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Klicken Sie im Formular Vorgangsdetails oder im Formular Kontaktdetails neben dem anzuzeigenden Element auf Öffnen .
Hinzufügen von Anlagen
Auf dem Formular "Aufgabendetails " und " Kontaktdetails " können Sie Bilder und andere Anlagen hinzufügen.
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Klicken Sie unter dem Bildrahmen im Formular Aufgabendetails auf Anlagen hinzufügen oder entfernen.
Klicken Sie unter dem Bildrahmen im Formular Kontaktdetails auf Bild bearbeiten.
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Klicken Sie im Dialogfeld Anlagen auf Hinzufügen.
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Navigieren Sie im Dialogfeld Datei auswählen zu dem Ordner, der die Datei enthält.
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Wählen Sie die Datei aus, die Sie hinzufügen möchten, und klicken Sie dann auf Öffnen.
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Klicken Sie im Dialogfeld Anlagen auf OK.
Hinweis: Sie können mehrere Dateien für jedes Element anfügen, einschließlich verschiedener Dateitypen wie Dokumente oder Kalkulationstabellen.
Hinzufügen von Kontakten aus Microsoft Outlook
Wenn Sie Microsoft Outlook verwenden, können Sie Kontakte oder Aufgabenbesitzer aus diesem Programm hinzufügen, ohne die Informationen erneut eingeben zu müssen.
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Klicken Sie im Formular Kontaktliste auf Aus Outlook hinzufügen.
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Wählen Sie im Dialogfeld Hinzuzufügende Namen auswählen die Namen aus, die Sie der Datenbank hinzufügen möchten.
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Klicken Sie auf Hinzufügen und dann auf OK.
Anzeigen einer Karte der Adresse eines Kontakts
Wenn Sie im Formular Kontaktdetails eine Adresse für den Kontakt eingegeben haben, können Sie eine Karte dieses Standorts anzeigen:
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Klicken Sie auf Zum Zuordnen klicken.
Anzeigen von Berichten
Die Aufgabendatenbank enthält mehrere Berichte, darunter aktive Aufgaben, Vorgangsdetails, Kontaktadressbuch und vieles mehr. So zeigen Sie einen Bericht an:
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Doppelklicken Sie im Navigationsbereich unter Berichte auf den Bericht, den Sie anzeigen möchten.
Sie können eigene benutzerdefinierte Berichte erstellen. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Erstellen eines einfachen Berichts.
Ändern der Datenbankvorlage "Aufgabenverwaltung"
Passen Sie die Aufgabendatenbank an, indem Sie der Tabelle Aufgaben ein neues Feld hinzufügen und dieses Feld dann dem Formular Aufgabenliste , dem Vorgangsdetailsformular und dem Bericht Vorgangsdetails hinzufügen.
Hinzufügen eines Felds zur Tabelle "Aufgaben"
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Schließen Sie alle geöffneten Registerkarten.
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Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle Aufgaben .
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Scrollen Sie nach rechts, bis die Spalte Neues Feld hinzufügen angezeigt wird. Doppelklicken Sie auf die Spaltenüberschrift, und geben Sie dann den Feldnamen ein.
Wenn Sie daten zum ersten Mal in die Spalte eingeben, legt Access den Datentyp für Sie fest.
Hinzufügen eines Felds zu einem Formular oder Bericht
Nachdem einer Tabelle ein Feld hinzugefügt wurde, können Sie es einem Formular oder Bericht hinzufügen.
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Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf das Formular oder den Bericht, und klicken Sie dann auf Layoutansicht.
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Klicken Sie auf der Registerkarte Format in der Gruppe Steuerelemente auf Vorhandene Felder hinzufügen .
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Ziehen Sie das gewünschte Feld aus der Feldliste in das Formular oder den Bericht.
