Verwenden des Seriendrucks zum Erstellen eines Formularbriefs in Word 2000

Eine Microsoft Word 2002-Version dieses Artikels finden Sie unter294683. Eine Microsoft Word 97-Version dieses Artikels finden Sie unter141922.

INHALT

ZUSAMMENFASSUNG
- Was ist der Seriendruck?
Informationsquellen
- Zusätzliche Ressourcen
- Verwandte Artikel

Zusammenfassung

In diesem Schritt-für-Schritt-Artikel wird beschrieben, was der Seriendruck ist und wie Sie einen einfachen Seriendruck ausführen, um einen Formularbrief in Microsoft Word zu erstellen. Weitere Informationen zur Durchführung anderer Seriendrucktypen, zum Zusammenführen mit anderen Datentypen und zur Problemlösung finden Sie in der Liste der Artikel im Abschnitt Verwandte Artikel dieses Artikels. Eine Beschreibung der in diesem Artikel verwendeten Begriffe finden Sie im Abschnitt Glossar dieses Artikels.

Was ist der Seriendruck?

Seriendruck ist ein Feature in Word. Mit dem Seriendruck können Sie Bausteineinformationen (z. B. einen Formularbuchstaben) mit variablen Informationen (z. B. einer Datenbank mit Namen und Adressen von Kunden) zusammenführen. Auf diese Weise können Sie Dokumente haben, die fast identisch sind: Die Substanz der Dokumente ist für jeden Kunden gleich, aber jedes Dokument wird an eine bestimmte Person in Ihrer Datenbank angepasst. Für einen Seriendruck gibt es drei Standard Komponenten:

Das Standard Dokument, das die Grundbausteine enthält: Text und Grafiken. Die Standard Dokument bestimmt auch das Format des resultierenden zusammengeführten Dokuments, z. B. Formularbrief, Umschläge oder Etiketten.
Die Datenquelle, die die Variableninformationen enthält, z. B. eine Liste von Namen und Adressen.
Das zusammengeführte Dokument, das die Kombination aus Textbausteinen und Variableninformationen enthält.

Das Standard Dokument enthält die Textbausteine und Grafiken, die Sie in jeder Version des zusammengeführten Dokuments benötigen. Im Standard Dokument fügen Sie spezielle Anweisungen ein, die als Mergefelder bezeichnet werden, um anzugeben, wo die Variableninformationen angezeigt werden sollen. Wenn Sie die Informationen in der Datenquelle mit dem Standard Dokument zusammenführen, ersetzen die Variableninformationen die Mergefelder durch die individualisierten Informationen. Das Ergebnis ist das zusammengeführte Dokument, das die Kombination aus Textbausteinen und Variableninformationen enthält. Die Datenquelle enthält die Informationen (z. B. Namen, Adressen und Telefonnummern), die je nach Version des Dokuments variieren. In den meisten Fällen können Sie Ihre Daten in einem Word Dokument speichern, Word erkennt jedoch auch andere Formate. Die Datenquelle kann z. B. ein Microsoft Excel-Arbeitsblatt, eine Microsoft Access-Datenbank oder eine CSV-Datei (Comma-Separated Variable) sein. Die Datenquelle wird mit einer Headerzeile (auch als Headerdatensatz bezeichnet) und Datensätzen eingerichtet. Die Kopfzeile ist das erste Element in der Datenquelle. Sie enthält die Feldnamen, die die Variableninformationen identifizieren. Die Datensätze enthalten die individualisierten Informationen. Jeder Datensatz besteht aus einem oder mehreren Feldern, je nachdem, wie viele Variableninformationen Sie für jede Person haben. Dieser Satz von Informationen besteht aus einem Datensatz. Der Seriendruckprozess umfasst vier Standard Schritte:

Öffnen oder erstellen Sie das Standard Dokument.
Öffnen oder erstellen Sie die Datenquelle.
Bearbeiten Sie das Standard Dokument.
Führen Sie die Zusammenführung aus.

Im folgenden Verfahren wird veranschaulicht, wie Sie einen Formularbuchstaben erstellen, an eine Datenquelle anfügen, formatieren und die Dokumente zusammenführen. Das Verfahren zum Erstellen von zusammengeführten Umschlägen oder Etiketten ist ähnlich. Weitere Informationen finden Sie im entsprechenden Artikel, der im AbschnittVerwandte Artikel dieses Artikels aufgeführt ist.

Schritt 1: Öffnen oder Erstellen des Hauptdokuments

Wenn Sie über ein Dokument verfügen, das den textbausteinen enthält, den Sie verwenden möchten, öffnen Sie es. Wenn Sie einen neuen Formularbuchstaben erstellen möchten und derzeit kein leeres Dokument angezeigt wird, klicken Sie auf der symbolleiste Standard auf Neu.
Klicken Sie im Menü Extras auf Seriendruck.
Klicken Sie im Bereich Hauptdokument des Dialogfelds Seriendruckhilfsprogramm auf Erstellen.
Klicken Sie auf Formularbuchstaben. Sie werden aufgefordert, entweder das aktive Fenster für das Standard Dokument zu verwenden oder ein neues Standard Dokument zu erstellen. Klicken Sie auf Aktives Fenster. Das aktive Dokument wird zum Seriendruck-Standard Dokuments.Word kehrt zum Seriendruckhilfsprogramm zurück.
Wechseln Sie zu Schritt 2: Öffnen oder Erstellen der Datenquelle.

Schritt 2: Öffnen oder Erstellen der Datenquelle

Wenn Sie eine Datenquelle mit dem Seriendruckhilfsprogramm öffnen oder erstellen, weisen Sie Word an, einen bestimmten Satz von Variableninformationen für den Seriendruck zu verwenden. Verwenden Sie eine der folgenden Methoden, um das Standard Dokument an die Datenquelle anzufügen.

Methode 1: Wenn Sie die Namen und Adressen zum ersten Mal eingeben

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine neue Datenbank zu erstellen:

Klicken Sie im Bereich Datenquelle des Dialogfelds Seriendruckhilfsprogramm auf Daten abrufen.
Klicken Sie auf Datenquelle erstellen. Das Dialogfeld Datenquelle erstellen wird angezeigt. In diesem Dialogfeld können Sie die Feldnamen angeben, die in die Datenquelle eingeschlossen werden sollen. Im Feld FeldNamen im Feld Kopfzeile werden Feldnamen aufgelistet, die häufig in Formularbriefen, Adressetiketten und Umschlägen verwendet werden. Sie können die nicht gewünschten Felder entfernen, indem Sie sie einzeln auswählen und dann auf Feldname entfernen klicken. Wenn Sie neue Feldnamen erstellen möchten, geben Sie den neuen Feldnamen in das Feld Feldname ein, und klicken Sie dann auf Feldname hinzufügen. Wenn Sie mit dem Erstellen neuer Felder und dem Entfernen von nicht gewünschten Feldern fertig sind, klicken Sie auf OK.
Das Dialogfeld Speichern unter wird angezeigt. Geben Sie im Feld Dateiname den Namen ein, den Sie ihrer Datenquelle geben möchten, und klicken Sie dann auf Speichern.
Wenn Sie aufgefordert werden, die Datenquelle zu bearbeiten oder das Standard-Dokument einzurichten, klicken Sie auf Datenquelle bearbeiten.
Wenn das Dialogfeld Datenformular angezeigt wird, geben Sie Ihre Informationen in das Formular ein. Wenn keine Informationen für ein bestimmtes Feld vorhanden sind, lassen Sie das Feld leer. Standardmäßig überspringt Word leere Felder, sodass die Zusammenführung nicht beeinträchtigt wird, wenn sich leere Einträge im Datenformular befinden. Die Informationen in den einzelnen Formularen bilden einen Datensatz.
Nachdem Sie die Informationen für einen Datensatz eingegeben haben, klicken Sie auf Neu hinzufügen, um zum nächsten Datensatz zu wechseln.
Nachdem Sie alle Daten hinzugefügt haben, klicken Sie auf OK, um zum Standard Dokuments zurückzukehren. Beachten Sie die Symbolleiste Seriendruck.
Speichern Sie das Standard Dokument. Wenn Sie das Standard Dokument an diesem Punkt speichern, speichern Sie auch die Datenquelle und fügen sie an das Standard Dokument an.
Wechseln Sie zu Schritt 3: Bearbeiten des Hauptdokuments.

Methode 2: Wenn Sie eine vorhandene Datenquelle verwenden

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine vorhandene Datenquelle zu verwenden:

Klicken Sie im Dialogfeld Seriendruckhilfsprogramm auf Daten abrufen.
Klicken Sie auf Datenquelle öffnen.
Wählen Sie im Dialogfeld Datenquelle öffnen die Datei aus, die die variablen Informationen enthält, die Sie verwenden möchten, und klicken Sie dann auf Öffnen. HINWEIS: Wenn die Datenquelle nicht in der Liste der Dateien aufgeführt ist, wählen Sie das entsprechende Laufwerk und den entsprechenden Ordner aus. Wählen Sie bei Bedarf die entsprechende Option im Feld Dateityp auflisten aus. Wählen Sie die Datei aus, und klicken Sie dann auf Öffnen.Word fordert Sie mit der folgenden Meldung auf:

Word in Ihrem Standard Dokument keine Mergefelder gefunden. Wählen Sie die Schaltfläche Hauptdokument bearbeiten aus, um Seriendruckfelder in Ihr Standard Dokument einzufügen.
Klicken Sie auf Hauptdokument bearbeiten, um zum Standard Dokuments zurückzukehren. Beachten Sie die Symbolleiste Seriendruck.
Speichern Sie das Standard Dokument. Wenn Sie das Standard Dokument an diesem Punkt speichern, speichern Sie auch die Datenquelle und fügen sie an das Standard Dokument an.
Wechseln Sie zu Schritt 3: Bearbeiten des Hauptdokuments.

Schritt 3: Bearbeiten des Hauptdokuments

In Schritt 1 haben Sie entweder ein vorhandenes Dokument geöffnet oder ein neues Dokument erstellt. Verwenden Sie eine der folgenden Methoden basierend auf der Auswahl, die Sie in Schritt 1 vorgenommen haben.

Methode 1: Wenn Sie ein vorhandenes Dokument verwenden

Klicken Sie auf die Stelle, an der Sie die Informationen aus Ihrer Datenquelle einfügen möchten.
Klicken Sie auf der Symbolleiste Seriendruck auf Seriendruckfeld einfügen, und klicken Sie dann auf das Seriendruckfeld, das Sie verwenden möchten. HINWEIS: Stellen Sie sicher, dass Sie zwischen zwei Seriendruckfeldern oder nach einem Seriendruckfeld beliebige Leerzeichen oder Interpunktionszeichen eingeben. Sie können die Zusammenführungsfelder auch formatieren (fett oder kursiv formatieren), genau wie bei regulärem Text.
Wiederholen Sie die Schritte 1 und 2 für jedes Seriendruckfeld, das Sie Ihrem Dokument hinzufügen möchten.
Wenn Sie die Bearbeitung des Standard Dokuments abgeschlossen haben, klicken Sie im Menü Datei auf Speichern oder Speichern unter. Benennen Sie die Datei, und klicken Sie dann auf Speichern.
Fahren Sie mit Schritt 4: Durchführen des Zusammenführens fort.

Methode 2: Wenn Sie ein neues Hauptdokument verwenden

Geben Sie Text und Grafiken ein, die Sie in Ihren Brief aufnehmen möchten, oder fügen Sie sie hinzu.
Jedes Mal, wenn Sie an einen Ort gelangen, an dem Sie Informationen aus der Datenquelle einfügen möchten, klicken Sie auf der Symbolleiste Seriendruck auf Seriendruckfeld einfügen, und klicken Sie dann auf das Seriendruckfeld, das Sie verwenden möchten.HINWEIS: Stellen Sie sicher, dass Sie zwischen zwei Seriendruckfeldern oder nach einem Seriendruckfeld beliebige Leerzeichen oder Interpunktionszeichen eingeben. Sie können die Zusammenführungsfelder auch formatieren (fett oder kursiv formatieren), genau wie bei regulärem Text.
Wenn Sie die Bearbeitung des Standard Dokuments abgeschlossen haben, klicken Sie im Menü Datei auf Speichern oder Speichern unter. Benennen Sie die Datei, und klicken Sie dann auf Speichern.
Fahren Sie mit Schritt 4: Durchführen des Zusammenführens fort.

Schritt 4: Durchführen des Zusammenführens

Klicken Sie im Menü Extras auf Seriendruck.
Klicken Sie unter Daten mit dem Dokument zusammenführen auf Zusammenführen.
Klicken Sie im Dialogfeld Zusammenführen auf Zusammenführen in, und wählen Sie Neues Dokument aus, um das zusammengeführte Dokument auf dem Bildschirm anzuzeigen. Klicken Sie zum Drucken des zusammengeführten Dokuments im Menü Datei auf Drucken. HINWEIS: Wählen Sie im Feld Zusammenführen in die Option Drucker aus, wenn Sie das zusammengeführte Dokument an den Drucker senden möchten, ohne es zuerst auf dem Bildschirm anzuzeigen.
Klicken Sie auf Zusammenführen.

Glossar

Textbaustein. Allgemeine Informationen, die in den einzelnen Formularen Brief, Adressetikett, Umschlag oder Katalog wiederholt werden. Datenfeld. Eine Kategorie von Informationen in einer Datenquelle. Ein Datenfeld entspricht einer Informationsspalte in der Datenquelle. Der Name jedes Datenfelds wird in der ersten Zeile (Kopfzeile) der Datenquelle aufgeführt. "PostalCode" und "LastName" sind Beispiele für Datenfeldnamen. Datensatz. Ein vollständiger Satz verwandter Informationen in einer Datenquelle. Ein Datensatz entspricht einer Zeile mit Informationen in der Datenquelle. Alle Informationen zu einem Client in einer Client-Mailingliste sind ein Beispiel für einen Datensatz. Datenquelle. Eine Datenquelle ist eine Datei, die die Daten enthält, die bei jeder Kopie eines zusammengeführten Dokuments variieren. Beispielsweise kann eine Datenquelle den Namen und die Adresse jedes Empfängers eines Formularbriefs enthalten. Begrenzt. Eine Textdatei mit Datenfeldern, die durch Tabstoppzeichen oder Kommas getrennt (oder durch Trennzeichen getrennt) und datensätze durch Absatzmarken getrennt sind. Kopfzeile. Die erste Zeile (oder der erste Datensatz) in einer Seriendruck-Datenquelle. Die Kopfzeile enthält die Feldnamen für die Informationskategorien in der Datenquelle. Beispiel: "Name" und "City". Die Kopfzeile kann auch in einem separaten Dokument gespeichert werden, das als Headerquelle bezeichnet wird. Hauptdokument. Bei einem Seriendruckvorgang das Dokument, das den Text und die Grafiken enthält, die für jede Version des zusammengeführten Dokuments gleich bleiben; Beispielsweise die Absenderadresse und der Textkörper eines Formularbuchstabens. Feld zusammenführen. Ein Platzhalter, den Sie in das Standard Dokument einfügen. Zusammenführungsfelder weisen Microsoft Word, wo bestimmte Informationen aus der Datenquelle eingefügt werden sollen. Fügen Sie beispielsweise das Mergefeld "City" ein, um Word einen Stadtnamen wie "Paris" einzufügen, der im Datenfeld "City" gespeichert ist. Zusammengeführtes Dokument. Das Dokument, das erstellt wird, indem die Daten aus der Datenquelle in das Standard Dokument zusammengeführt werden.

Informationsquellen

Zusätzliche Ressourcen

Supportressourcen für Word SeriendruckWenn Sie weitere Informationen zum Seriendruck benötigen, klicken Sie im Menü Hilfe auf Microsoft Word Hilfe, geben Sie seriendruck im Office-Assistenten oder im Antwort-Assistenten ein, und klicken Sie dann auf Suchen, um die zurückgegebenen Themen anzuzeigen.