Hinweis
Der Inhalt und die Schritte in diesem Artikel gelten für Word für Microsoft 365 und andere Desktopversionen von Word für Windows und Mac.
In einem zusammengeführten Dokument zeigt das Feld MergeRec die Ordnungsposition des aktuellen Datensatzes an. Die Zahl gibt alle Sortierungen oder Filterungen an, die Sie vor dem Merge auf die Datenquelle angewendet haben. Mit dem MergeRec-Feld können Sie jedes Seriendruckdokument in einem Seriendruck in der Reihenfolge nummerieren, in der Sie die Datenquelle sortiert haben.
Wenn eine Personaldatenbank beispielsweise 2.000 Datensätze enthält, reichen die Werte der MergeRec-Felder zwischen 1 und 2.000. Um jedoch einen Serienbrief an Mitarbeiter zu senden, die ihr fünfjähriges Betriebszugehörigkeitsjubiläum erreicht haben, würden Sie die Datenquelle filtern, wodurch eine viel kleinere Gruppe von Datensätzen erhalten wird, z. B. 500.
Wenn Sie die gesamte Datenbank für den Merge verwendet haben, könnte der MergeRec-Wert im Brief eines bestimmten Mitarbeiters 1.000 sein. Mit dem aktivierten Filter würde der MergeRec-Wert desselben Mitarbeiters jedoch 500 nicht überschreiten.
Der Wert des MergeRec-Felds für einen Datensatz wird auch von der Sortierreihenfolge der Datenquelle beeinflusst. Wenn Sie z. B. Ihre Adressenliste alphabetisch in aufsteigender Reihenfolge sortieren, hat ein Name, der mit A beginnt, eine niedrige MergeRec-Nummer. Wenn Sie dieselbe Liste jedoch alphabetisch in absteigender Reihenfolge sortieren, hat derselbe Name eine höhere MergeRec-Nummer.
Syntax
Wenn Sie das MergeRec-Feld in einem Dokument anzeigen, sieht die Syntax wie folgt aus:
{ MERGEREC }
Hinweis
Mit einer Feldfunktion wird angegeben, was im Feld angezeigt werden soll. Die Feldergebnisse sind das, was im Dokument angezeigt wird, nachdem die Feldfunktion ausgewertet wurde. Wenn Sie zwischen der Anzeige der Feldfunktion und der Ergebnisse der Feldfunktion umschalten möchten, drücken Sie ALT+F9.
Anweisungen
Sie können das MergeRec-Feld in einem Dokument oder als Teil eines Seriendrucks verwenden.
Gehen Sie wie folgt vor, um das MergeRec-Feld in einem Dokument zu verwenden:
- Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Text auf Schnellbausteine, und klicken Sie dann auf Feld.
- Wählen Sie in der Liste Feldnamendie Option MergeRec aus.
- Klicken Sie auf OK.
Gehen Sie wie folgt vor, um das Feld MERGEREC für den Seriendruck beim Einrichten des Seriendrucks zu verwenden:
- Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Schreiben & Einfügen von Feldern auf Regeln, und klicken Sie dann auf Datensatz zusammenführen #.
Beispiel
Im folgenden Beispiel wird ein MergeRec-Feld neben einem Druckdatumsfeld verwendet, um eindeutige Rechnungsnummern zu erstellen. Wenn das Hauptdokument mit der Datenquelle zusammengeführt wird, wird die Zahl, die sich aus dem MergeRec-Feld ergibt, an die Zahlen angefügt, die das Datum und die Uhrzeit des Druckens der Rechnungen angeben.
Invoice Number: { PRINTDATE \@ "MMddyyyyHHmm" }{ MERGEREC }
Für die zwölfte Rechnung, die am 13. Februar 2007 um 9:46 Uhr gedruckt wurde, sieht das Dokument so aus:
Rechnungsnummer: 02132007094612