Information Rights Management (IRM) hilft Ihnen zu verhindern, dass vertrauliche Informationen von nicht autorisierten Personen gedruckt, weitergeleitet oder kopiert werden. Die Berechtigungen werden in dem Dokument gespeichert, in dem sie von einem IRM-Server authentifiziert werden.
Mithilfe von IRM in Microsoft 365 können Sie XML Paper Specification-Dateien (XPS)-Dateien und die folgenden Word Dateitypen mit Rechten verwalten:
- Dokumente .doc, .docx
- Docm-Dokument mit Makros
- Vorlage .dot, .dotx
- .dotm-Vorlage mit Makros
Konfigurieren Ihres Computers für die Verwendung von IRM
Für die Verwendung von IRM in Microsoft 365 ist mindestens Windows Rights Management Services (RMS) Client Service Pack 1 (SP1) erforderlich. Der RMS-Administrator kann unternehmensspezifische IRM-Richtlinien konfigurieren, die definieren, wer auf Informationen zugreifen kann und welche Bearbeitungsstufe für E-Mail-Nachrichten zulässig ist.
Beispielsweise kann ein Unternehmensadministrator eine Rechtevorlage mit dem Namen "Firmenvertraulich" definieren, die angibt, dass E-Mail-Nachrichten, die dieser Richtlinie unterliegen, nur von Benutzern innerhalb der Unternehmensdomäne geöffnet werden können.
Herunterladen von Berechtigungen
Wenn Sie zum ersten Mal versuchen, ein Dokument mit eingeschränkter Berechtigung zu öffnen, müssen Sie eine Verbindung mit einem Lizenzierungsserver herstellen, um Ihre Anmeldeinformationen zu überprüfen und eine Nutzungslizenz herunterzuladen. Die Nutzungslizenz definiert die Zugriffsebene, die Sie für eine Datei haben. Dieser Vorgang ist für jede Datei mit eingeschränkten Berechtigungen erforderlich.
Das Herunterladen von Berechtigungen erfordert, dass Microsoft 365 Ihre Anmeldeinformationen, einschließlich Ihrer E-Mail-Adresse, und Informationen zu Ihren Berechtigungsrechten an den Lizenzierungsserver sendet. Die im Dokument enthaltenen Informationen werden nicht an den Lizenzierungsserver gesendet.
Beschränken von Zugriffsberechtigungen auf Dateiinhalte
Mit IRM können Sie Einschränkungen auf Benutzer-, Datei- oder Gruppenbasis anwenden (gruppenbasierte Berechtigungen erfordern Active Directory).
In einem Dokument, das Ranjit erstellt, könnte er Adele beispielsweise die Berechtigung erteilen, es zu lesen, aber nicht zu ändern. und erteilen Alex die Berechtigung zum Bearbeiten des Dokuments. Ranjit könnte auch beschließen, eine Fünf-Tage-Beschränkung auf Adele und Alexs Zugriff auf das Dokument anzuwenden.
Speichern Sie das Dokument.
Wählen Sie die Registerkarte Datei aus.
Wählen Sie Info aus, wählen Sie Dokument schützen aus, zeigen Sie auf Berechtigung durch People einschränken, und wählen Sie dann Eingeschränkter Zugriff aus.
Wählen Sie im Dialogfeld Berechtigungen die Option Berechtigung für dieses Dokument einschränken aus, und weisen Sie dann die gewünschten Zugriffsebenen für jeden Benutzer zu.
Hinweis
Ihre Auswahlmöglichkeiten sind möglicherweise eingeschränkt, wenn ein Administrator benutzerdefinierte Berechtigungsrichtlinien festgelegt hat, die einzelpersonen nicht ändern können.
Berechtigungsstufen
- Lesen Benutzer mit Leseberechtigung können ein Dokument lesen, verfügen aber nicht über die Berechtigung zum Bearbeiten, Drucken oder Kopieren.
- Veränderung Benutzer mit der Berechtigung Ändern können Änderungen an einem Dokument lesen, bearbeiten und speichern, verfügen jedoch nicht über die Berechtigung zum Drucken.
- Vollzugriff Benutzer mit vollzugriffsberechtigungen verfügen über vollständige Erstellungsberechtigungen und können mit dem Dokument, das ein Autor tun kann, alles tun, was ein Autor tun kann, einschließlich des Festlegens von Ablaufdaten für Inhalte, verhindern des Druckens und Erteilen von Berechtigungen für Benutzer.
Nachdem die Berechtigung für ein Dokument für autorisierte Benutzer abgelaufen ist, kann das Dokument nur vom Autor oder von Benutzern mit der Berechtigung Vollzugriff für das Dokument geöffnet werden. Autoren besitzen immer die Berechtigungsstufe „Vollzugriff“.
- Wenn Sie jemandem die Berechtigung Vollzugriff erteilen möchten, wählen Sie im Dialogfeld Berechtigungendie Option Weitere Optionen aus, und wählen Sie dann in der Spalte Zugriffsebene den Pfeil und dann in der Liste Zugriffsebene die Option Vollzugriff aus.
- Nachdem Sie Berechtigungsstufen zugewiesen haben, wählen Sie OK aus.
Die Meldungsleiste wird angezeigt, die angibt, dass das Dokument mit rechten Rechten verwaltet wird. Wenn Sie Zugriffsberechtigungsänderungen am Dokument vornehmen müssen, wählen Sie Berechtigung ändern aus.
Wenn ein Dokument mit eingeschränkter Berechtigung an eine nicht autorisierte Person weitergeleitet wird, wird eine Nachricht mit der E-Mail-Adresse oder Websiteadresse des Autors angezeigt, damit die nicht autorisierte Person die Berechtigung für das Dokument anfordern kann.
Wenn der Autor keine E-Mail-Adresse einschließt, erhalten nicht autorisierte Benutzer einfach eine Nachricht, die sie darüber informiert, dass sie nicht auf die Datei zugreifen können.
Festlegen eines Ablaufdatums für eine Datei
- Öffnen Sie die Datei.
- Wechseln Sie zu Datei.
- Wählen Sie auf der Registerkarte Informationen die Option Dokument schützen aus, zeigen Sie auf Berechtigung durch People einschränken, und wählen Sie dann Eingeschränkter Zugriff aus.
- Aktivieren Sie im Dialogfeld Berechtigungen das Kontrollkästchen Berechtigung auf dieses Dokument einschränken , und wählen Sie dann Weitere Optionen aus.
- Aktivieren Sie unter Zusätzliche Berechtigungen für Benutzer das Kontrollkästchen Dieses Dokument läuft ab am , und geben Sie dann ein Datum ein.
- Wählen Sie zweimal OK aus.
Verwenden eines anderen Windows-Benutzerkontos zum Verwalten von Dateien mit verwalteten Rechten
Speichern Sie das Dokument, das Arbeitsblatt oder die Präsentation.
Wählen Sie die Registerkarte Datei aus.
Wählen Sie auf der Registerkarte Informationen die Option Dokument schützen aus, zeigen Sie auf Berechtigung durch People einschränken, und wählen Sie dann Anmeldeinformationen verwalten aus.
Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
- Wählen Sie im Dialogfeld Benutzer auswählen die E-Mail-Adresse für das Konto aus, das Sie verwenden möchten, und wählen Sie dann OK aus.
- Wählen Sie im Dialogfeld Benutzer auswählen die Option Hinzufügen aus, geben Sie Ihre Anmeldeinformationen für das neue Konto ein, und wählen Sie dann zweimal OK aus.
Anzeigen von Inhalt mit eingeschränkten Berechtigungen
Zum Anzeigen von Inhalten mit verwalteten Rechten, für die Sie mit Microsoft 365 Berechtigungen verfügen, öffnen Sie einfach das Dokument.
Wenn Sie die Berechtigungen anzeigen möchten, die Sie besitzen, wählen Sie entweder Berechtigung anzeigen in der Meldungsleiste aus, oder wählen Sie Dieses Dokument enthält eine Berechtigungsrichtlinie
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