Προβολή ή αλλαγή των ιδιοτήτων για ένα αρχείο του Office

Οι ιδιότητες εγγράφου, γνωστές και ως μετα-δεδομένα, είναι λεπτομέρειες για ένα αρχείο, οι οποίες το περιγράφουν ή το προσδιορίζουν. Περιλαμβάνουν λεπτομέρειες όπως τον τίτλο, το όνομα συντάκτη, το θέμα και λέξεις-κλειδιά που προσδιορίζουν το θέμα ή τα περιεχόμενα του εγγράφου.

Συμπεριλαμβάνοντας τις ιδιότητες εγγράφου για τα αρχεία σας, μπορείτε να τα οργανώνετε και να τα αναγνωρίζετε εύκολα αργότερα. Μπορείτε επίσης να αναζητήσετε έγγραφα με βάση τις ιδιότητές τους ή να τα εισαγάγετε στα έγγραφά σας.

Μάθετε περισσότερα για τις ιδιότητες εγγράφου

Υπάρχουν τέσσερις τύποι ιδιοτήτων εγγράφου:

• Standard ιδιότητες - Από προεπιλογή, τα έγγραφα του Microsoft 365 συσχετίζονται με ένα σύνολο τυπικών ιδιοτήτων, όπως συντάκτης, τίτλος και θέμα. Καθορίστε τις δικές σας τιμές κειμένου για αυτές τις ιδιότητες, ώστε να διευκολύνετε την οργάνωση και την αναγνώριση των εγγράφων σας. Για παράδειγμα, στο Word, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την ιδιότητα "Λέξεις-κλειδιά" (γνωστή και ως Tags), για να προσθέσετε τη λέξη-κλειδί "πελάτες" στα έγγραφα πωλήσεων. Στη συνέχεια, μπορείτε να αναζητήσετε όλα τα έγγραφα πωλήσεων με αυτήν τη λέξη-κλειδί.
• Ιδιότητες αυτόματης ενημέρωσης - Σε αυτές τις ιδιότητες συγκαταλέγονται ιδιότητες του συστήματος αρχείων (για παράδειγμα, το μέγεθος αρχείου ή οι ημερομηνίες στις οποίες ένα αρχείο δημιουργήθηκε ή τροποποιήθηκε για τελευταία φορά) και στατιστικά στοιχεία που διατηρούνται για εσάς από τα προγράμματα του Microsoft 365 (για παράδειγμα, ο αριθμός λέξεων ή χαρακτήρων σε ένα έγγραφο). Δεν μπορείτε να καθορίσετε ή να αλλάξετε τις ιδιότητες αυτόματης ενημέρωσης.
  Ωστόσο, οι ιδιότητες αυτόματης ενημέρωσης σας επιτρέπουν να αναγνωρίζετε ή να εντοπίζετε αρχεία. Για παράδειγμα, μπορείτε να αναζητήσετε όλα τα αρχεία που δημιουργήθηκαν μετά τις 3 Αυγούστου 2015 ή όλα τα αρχεία που τροποποιήθηκαν τελευταία φορά χθες.
• Προσαρμοσμένες ιδιότητες - Μπορείτε να ορίσετε πρόσθετες προσαρμοσμένες ιδιότητες για τα έγγραφα του Microsoft 365. Μπορείτε να αντιστοιχίσετε μια τιμή κειμένου, χρόνου ή αριθμού σε προσαρμοσμένες ιδιότητες και μπορείτε επίσης να αντιστοιχίσετε τις τιμές ναι ή όχι. Μπορείτε να επιλέξετε από μια λίστα προτεινόμενων ονομάτων ή μπορείτε να ορίσετε τα δικά σας.
  Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Προβολή ή δημιουργία προσαρμοσμένων ιδιοτήτων για ένα αρχείο
• Ιδιότητες βιβλιοθήκης εγγράφων - Αυτές είναι ιδιότητες που σχετίζονται με έγγραφα σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων σε μια τοποθεσία Web ή σε έναν δημόσιο φάκελο. Όταν δημιουργείτε μια νέα βιβλιοθήκη εγγράφων, μπορείτε να ορίσετε μία ή περισσότερες ιδιότητες βιβλιοθήκης εγγράφων και να καθορίσετε κανόνες για τις τιμές τους. Όταν προσθέτετε έγγραφα στη βιβλιοθήκη εγγράφων, σας ζητείτε να συμπεριλάβετε τις τιμές για τις απαιτούμενες ιδιότητες ή να ενημερώσετε τις ιδιότητες που ενδεχομένως είναι εσφαλμένες. Για παράδειγμα, μια βιβλιοθήκη εγγράφων που συλλέγει ιδέες για προϊόντα, μπορεί να ζητήσει από το χρήστη να ορίσει ιδιότητες όπως "Υποβλήθηκε από", "Ημερομηνία", "Κατηγορία" και "Περιγραφή". Όταν ανοίγετε ένα έγγραφο από μια βιβλιοθήκη εγγράφων στο Word, το Excel ή το PowerPoint, μπορείτε να επεξεργάζεστε και να ενημερώνετε αυτές τις ιδιότητες βιβλιοθήκης εγγράφων επιλέγοντας "Πληροφορίεςαρχείου>". Όλες οι απαιτούμενες ιδιότητες από τη βιβλιοθήκη εγγράφων βρίσκονται μέσα σε κόκκινο περίγραμμα στην καρτέλα "Πληροφορίες" στο Word, το Excel και το PowerPoint.

Εάν θέλετε να εισαγάγετε οποιαδήποτε από αυτές τις ιδιότητες σε ένα έγγραφο του Word, ανατρέξτε στο θέμα Προσθήκη ονόματος αρχείου, ημερομηνίας, συντάκτη ή άλλων ιδιοτήτων εγγράφου σε μια κεφαλίδα ή υποσέλιδο.

Προβολή και αλλαγή των τυπικών ιδιοτήτων για το τρέχον αρχείο

Ποιο πρόγραμμα του Office χρησιμοποιείτε;

Access

1. Επιλέξτε την καρτέλα "Αρχείο ".
2. Επιλέξτε Πληροφορίες.
3. Επιλέξτε τη σύνδεση "Προβολή και επεξεργασία ιδιοτήτων βάσης δεδομένων " στο επάνω μέρος της σελίδας.
4. Στο παράθυρο διαλόγου Ιδιότητες , επιλέξτε τις καρτέλες για να επιλέξετε τις ιδιότητες που θέλετε να προβάλετε ή να ενημερώσετε.
5. Επιλέξτε OK. Οποιεσδήποτε αλλαγές κάνατε αποθηκεύονται αυτόματα.
6. Επιλέξτε ξανά την καρτέλα " Αρχείο " για να επιστρέψετε στη βάση δεδομένων σας.

Excel

1. Επιλέξτε την καρτέλα "Αρχείο ".

2. Επιλέξτε "Πληροφορίες" για να δείτε τις ιδιότητες του βιβλίου εργασίας.

3. Για να προσθέσετε ή να αλλάξετε ιδιότητες, τοποθετήστε τον δείκτη του ποντικιού επάνω από την ιδιότητα που θέλετε να ενημερώσετε και εισαγάγετε τις πληροφορίες.

4. Επιλέξτε ξανά την καρτέλα " Αρχείο " για να επιστρέψετε στο βιβλίο εργασίας σας. Οποιεσδήποτε αλλαγές κάνατε αποθηκεύονται αυτόματα.
   Προαιρετικά βήματα:

   • Για να δείτε περισσότερες ιδιότητες, επιλέξτε τη σύνδεση Εμφάνιση όλων των ιδιοτήτων στο κάτω μέρος της σελίδας.
   • Για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου "Ιδιότητες" όπου μπορείτε να προσθέσετε ή να επεξεργαστείτε ταυτόχρονα όλες τις ιδιότητες και να προβάλετε πληροφορίες εγγράφου και στατιστικά στοιχεία, επιλέξτε "Ιδιότητες " στο επάνω μέρος της σελίδας και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Σύνθετες ιδιότητες".
     
     Στην καρτέλα Σύνοψη, μπορείτε να προσθέσετε ή να επεξεργαστείτε τα στοιχεία Τίτλος, Θέμα, Συντάκτης, Διαχειριστής, Εταιρεία, Κατηγορία, Λέξεις-κλειδιά (ονομάζονται επίσης και Ετικέτες) και Σχόλια.

PowerPoint

1. Επιλέξτε την καρτέλα "Αρχείο ".

2. Επιλέξτε "Πληροφορίες" για να δείτε τις ιδιότητες της παρουσίασης.

3. Για να προσθέσετε ή να αλλάξετε ιδιότητες, τοποθετήστε τον δείκτη του ποντικιού επάνω από την ιδιότητα που θέλετε να ενημερώσετε και εισαγάγετε τις πληροφορίες.

4. Επιλέξτε ξανά την καρτέλα "Αρχείο " για να επιστρέψετε στην παρουσίασή σας. Οποιεσδήποτε αλλαγές κάνατε αποθηκεύονται αυτόματα.
   Προαιρετικά βήματα:

   • Για να δείτε περισσότερες ιδιότητες, επιλέξτε τη σύνδεση Εμφάνιση όλων των ιδιοτήτων στο κάτω μέρος της σελίδας.
   • Για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου "Ιδιότητες" όπου μπορείτε να προσθέσετε ή να επεξεργαστείτε ταυτόχρονα όλες τις ιδιότητες και να προβάλετε πληροφορίες εγγράφου και στατιστικά στοιχεία, επιλέξτε "Ιδιότητες " στο επάνω μέρος της σελίδας και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Σύνθετες ιδιότητες".
     
     Στην καρτέλα Σύνοψη, μπορείτε να προσθέσετε ή να επεξεργαστείτε τα στοιχεία Τίτλος, Θέμα, Συντάκτης, Διαχειριστής, Εταιρεία, Κατηγορία, Λέξεις-κλειδιά (ονομάζονται επίσης και Ετικέτες) και Σχόλια.

Project

1. Επιλέξτε την καρτέλα "Αρχείο ".
2. Επιλέξτε "Πληροφορίες" για να δείτε τις ιδιότητες του έργου.
3. Για να προσθέσετε ή να αλλάξετε ιδιότητες, τοποθετήστε τον δείκτη του ποντικιού επάνω από την ιδιότητα που θέλετε να ενημερώσετε και εισαγάγετε τις πληροφορίες.
4. Επιλέξτε ξανά την καρτέλα " Αρχείο " για να επιστρέψετε στο έργο σας. Οποιεσδήποτε αλλαγές κάνατε αποθηκεύονται αυτόματα.
   Προαιρετικά βήματα:
   Για να δείτε περισσότερες ιδιότητες ή στατιστικά στοιχεία, επιλέξτε " Πληροφορίες έργου " στο επάνω μέρος της σελίδας και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Σύνθετες ιδιότητες " ή "Στατιστικά στοιχεία έργου".
   
   Στην καρτέλα Σύνοψη, στο παράθυρο διαλόγου Ιδιότητες, μπορείτε να προσθέσετε ή να επεξεργαστείτε τα στοιχεία Τίτλος, Θέμα, Συντάκτης, Διαχειριστής, Εταιρεία, Κατηγορία, Λέξεις-κλειδιά (ονομάζονται επίσης και Ετικέτες) και Σχόλια.

Publisher

1. Επιλέξτε την καρτέλα "Αρχείο ".
2. Επιλέξτε "Πληροφορίες" για να δείτε τις ιδιότητες.
3. Επιλέξτε ξανά την καρτέλα " Αρχείο " για να επιστρέψετε στη δημοσίευσή σας. Οποιεσδήποτε αλλαγές κάνατε αποθηκεύονται αυτόματα.

Προαιρετικά βήματα:

Για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου "Ιδιότητες" όπου μπορείτε να προσθέσετε ή να επεξεργαστείτε ταυτόχρονα όλες τις ιδιότητες και να προβάλετε πληροφορίες εγγράφου και στατιστικά στοιχεία, επιλέξτε " Ιδιότητες δημοσίευσης " στο επάνω μέρος της σελίδας και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Σύνθετες ιδιότητες".

Στην καρτέλα Σύνοψη, μπορείτε να προσθέσετε ή να επεξεργαστείτε τα στοιχεία Τίτλος, Θέμα, Συντάκτης, Διαχειριστής, Εταιρεία, Κατηγορία, Λέξεις-κλειδιά (ονομάζονται επίσης και Ετικέτες) και Σχόλια.

Visio

1. Επιλέξτε την καρτέλα "Αρχείο ".

2. Επιλέξτε "Πληροφορίες" για να δείτε τις ιδιότητες.

3. Για να προσθέσετε ή να αλλάξετε ιδιότητες, τοποθετήστε τον δείκτη του ποντικιού επάνω από την ιδιότητα που θέλετε να ενημερώσετε και εισαγάγετε τις πληροφορίες.

4. Επιλέξτε ξανά την καρτέλα " Αρχείο " για να επιστρέψετε στη δημοσίευσή σας. Οποιεσδήποτε αλλαγές κάνατε αποθηκεύονται αυτόματα.
   Προαιρετικά βήματα:

   • Για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου "Ιδιότητες" όπου μπορείτε να προσθέσετε ή να επεξεργαστείτε ταυτόχρονα όλες τις ιδιότητες και να προβάλετε πληροφορίες εγγράφου, επιλέξτε "Ιδιότητες " στο επάνω μέρος της σελίδας και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Σύνθετες ιδιότητες".
     
     Στην καρτέλα Σύνοψη, μπορείτε να προσθέσετε ή να επεξεργαστείτε ιδιότητες όπως Τίτλος, Θέμα, Συντάκτης, Διαχειριστής, Εταιρεία, Κατηγορία, Λέξεις-κλειδιά (ονομάζονται επίσης και Ετικέτες) και Σχόλια.
   • Για να προσθέσετε μια σύνδεση προς σχετικά έγγραφα, επιλέξτε "Σχετικά έγγραφα " στο κάτω μέρος της σελίδας " Πληροφορίες " και επιλέξτε "Προσθήκη σύνδεσης σε σχετικό έγγραφο".

Word

1. Επιλέξτε την καρτέλα "Αρχείο ".

2. Επιλέξτε "Πληροφορίες" για να προβάλετε τις ιδιότητες του εγγράφου.

3. Για να προσθέσετε ή να αλλάξετε ιδιότητες, τοποθετήστε τον δείκτη του ποντικιού επάνω από την ιδιότητα που θέλετε να ενημερώσετε και εισαγάγετε τις πληροφορίες. Σημειώστε ότι για ορισμένα μετα-δεδομένα, όπως ο Συντάκτης, θα πρέπει να κάντε δεξί κλικ στην ιδιότητα και να επιλέξετε Κατάργηση ή Επεξεργασία.

4. Επιλέξτε ξανά την καρτέλα " Αρχείο " για να επιστρέψετε στο έγγραφό σας. Οποιεσδήποτε αλλαγές κάνατε αποθηκεύονται αυτόματα.
   Προαιρετικά βήματα:

   • Για να δείτε περισσότερες ιδιότητες, επιλέξτε τη σύνδεση Εμφάνιση όλων των ιδιοτήτων στο κάτω μέρος της σελίδας.
   • Για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου "Ιδιότητες" όπου μπορείτε να προσθέσετε ή να επεξεργαστείτε ταυτόχρονα όλες τις ιδιότητες και να προβάλετε πληροφορίες εγγράφου και στατιστικά στοιχεία, επιλέξτε "Ιδιότητες " στο επάνω μέρος της σελίδας και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Σύνθετες ιδιότητες".
     
     Στην καρτέλα Σύνοψη, μπορείτε να προσθέσετε ή να επεξεργαστείτε τα στοιχεία Τίτλος, Θέμα, Συντάκτης, Διαχειριστής, Εταιρεία, Κατηγορία, Λέξεις-κλειδιά (ονομάζονται επίσης και Ετικέτες) και Σχόλια.

Προβολή ή δημιουργία προσαρμοσμένων ιδιοτήτων για το τρέχον αρχείο

Οι προσαρμοσμένες ιδιότητες είναι ιδιότητες που καθορίζετε για ένα έγγραφο του Microsoft 365. Μπορείτε να αντιστοιχίσετε μια τιμή κειμένου, χρόνου ή αριθμού σε προσαρμοσμένες ιδιότητες και μπορείτε επίσης να αντιστοιχίσετε τις τιμές ναι ή όχι. Μπορείτε να επιλέξετε από μια λίστα προτεινόμενων ονομάτων ή μπορείτε να ορίσετε τα δικά σας.

1. Επιλέξτε την καρτέλα "Αρχείο ".

2. Επιλέξτε Πληροφορίες.

3. Επιλέξτε Ιδιότητες στο επάνω μέρος της σελίδας και, στη συνέχεια, επιλέξτε Σύνθετες ιδιότητες.

   Σημείωση

   • Στην Access, θα επιλέγατε "Προβολή και επεξεργασία ιδιοτήτων βάσης δεδομένων"
   • Στο Project θα επιλέγατε "Πληροφορίες έργου"
   • Στον Publisher θα επιλέγατε "Ιδιότητες δημοσίευσης"
   • Προς το παρόν, δεν μπορείτε να προβάλετε ή να δημιουργήσετε προσαρμοσμένες ιδιότητες για αρχεία του Visio

4. Επιλέξτε την καρτέλα "Προσαρμογή ".

   • Στο πλαίσιο Όνομα, πληκτρολογήστε ένα όνομα για την προσαρμοσμένη ιδιότητα ή επιλέξτε ένα όνομα από τη λίστα.
   • Στη λίστα Τύπος, επιλέξτε τον τύπο δεδομένων για την ιδιότητα που θέλετε να προσθέσετε.
   • Στο πλαίσιο Τιμή, πληκτρολογήστε μια τιμή για την ιδιότητα. Η τιμή που πληκτρολογείτε πρέπει να αντιστοιχεί στην επιλογή της λίστας Τύπος. Για παράδειγμα, εάν επιλέξετε Αριθμός στη λίστα Τύπος, θα πρέπει να πληκτρολογήσετε έναν αριθμό στο πλαίσιο Τιμή. Οι τιμές που δεν αντιστοιχούν στον τύπο της ιδιότητας αποθηκεύονται ως κείμενο.

5. Επιλέξτε OK.