Όλες οι πληροφορίες για τις ροές εργασίας συλλογής σχολίων

Οι ροές εργασιών που περιλαμβάνονται στα προϊόντα SharePoint είναι δυνατότητες που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να αυτοματοποιήσετε τις επιχειρηματικές διαδικασίες σας, καθιστώντας τις πιο συνεπείς και πιο αποτελεσματικές. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια ροή εργασίας συλλογής σχολίων του SharePoint για να δρομολογήσετε έγγραφα και άλλα στοιχεία που είναι αποθηκευμένα σε προϊόντα του SharePoint σε ένα ή περισσότερα άτομα για τα σχόλιά τους. Και με μια ροή εργασιών του SharePoint που χειρίζεται τις διαδικασίες για εσάς, έχετε περισσότερο χρόνο για όλα τα άλλα πράγματα που πρέπει να κάνετε.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Επισκόπηση ροών εργασιών που περιλαμβάνονται στο SharePoint.

Εάν το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να ολοκληρώσετε μια εργασία ροής εργασίας συλλογής σχολίων Απλώς κάντε κύλιση προς τα κάτω στο τμήμα ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗ και αναπτύξτε το. Ενδέχεται να μην χρειάζεστε κανένα από τα άλλα τμήματα προς το παρόν.

Οι ροές εργασίας του SharePoint είναι:

• Αποτελεσματικότητα και συνέπεια Μια ροή εργασίας "Συλλογή σχολίων" δρομολογεί αυτόματα το έγγραφο ή το στοιχείο, αναθέτει εργασίες αναθεώρησης και παρακολουθεί την πρόοδό τους και στέλνει υπενθυμίσεις και ειδοποιήσεις όταν χρειάζεται. Η δραστηριότητα σε μια ροή εργασιών μπορεί να παρακολουθείται και να προσαρμόζεται από μια κεντρική σελίδα κατάστασης και το ιστορικό των συμβάντων σε μια εκτέλεση ροής εργασιών διατηρείται για 60 ημέρες μετά την ολοκλήρωσή της.
• Λιγότερη εργασία για εσάς Η ροή εργασίας "Συλλογή σχολίων" εξοικονομεί χρόνο και κόπο για εσάς και τους συναδέλφους σας και ταυτόχρονα απλοποιεί και τυποποιεί τη διαδικασία σχολίων.

Ακολουθεί ένα διάγραμμα μιας πολύ απλής έκδοσης της ροής εργασίας "Συλλογή σχολίων".

Συμβουλές για τη χρήση αυτού του άρθρου

Οι πληροφορίες σε αυτό το άρθρο παρουσιάζονται σε δέκα επεκτάσιμα τμήματα.

Κάντε κλικ εδώ για μερικές συμβουλές σχετικά με την πλήρη αξιοποίηση αυτού του άρθρου

Εάν το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να ολοκληρώσετε μια εργασία ροής εργασίας συλλογής σχολίων Απλώς κάντε κύλιση προς τα κάτω στο τμήμα ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗ και αναπτύξτε το. Ενδέχεται να μην χρειάζεστε κανένα από τα άλλα τμήματα προς το παρόν.

Εάν θέλετε να προσθέσετε, να ξεκινήσετε, να παρακολουθήσετε και να διατηρήσετε ροές εργασιών Εάν δεν είστε ήδη εξοικειωμένοι με αυτές τις εργασίες, ίσως σας φανεί χρήσιμο να μετακινηθείτε σε αυτό το άρθρο, τμήμα προς τμήμα, την πρώτη φορά που σχεδιάζετε και προσθέτετε μια ροή εργασίας. Μόλις εξοικειωθείτε με τις πληροφορίες και τη διάταξη του άρθρου, θα μπορείτε να μεταβείτε απευθείας στο τμήμα που χρειάζεστε σε τυχόν επαναληπτικές επισκέψεις.

Μια σημείωση στα γραφικά Οι εικόνες οθόνης και τα εννοιολογικά διαγράμματα σε αυτήν τη σειρά άρθρων ροής εργασίας βασίζονται γενικά στον τύπο ροής εργασίας "Έγκριση". Ωστόσο, όπου είναι απαραίτητο για λόγους σαφήνειας οι εικόνες και τα διαγράμματα σε αυτό το άρθρο έχουν προσαρμοστεί για ροές εργασίας συλλογής σχολίων.

Λίγα λόγια για την εκτύπωση αυτού του άρθρου Αυτό είναι ένα μεγάλο άρθρο. Εάν θέλετε να εκτυπώσετε μόνο επιλεγμένα τμήματα, βεβαιωθείτε ότι μόνο αυτά τα τμήματα είναι αναπτυγμένα κατά την εκτύπωση. (Επίσης, εάν θέλετε να συμπεριλάβετε τα πλήρη γραφικά στο εκτυπωμένο αντίγραφο, εκτυπώστε με οριζόντιο προσανατολισμό και όχι κατακόρυφο.)

Και δυο λόγια για την αναζήτηση Προτού πραγματοποιήσετε αναζήτηση για οποιοδήποτε κείμενο ή όρο σε αυτό το άρθρο, βεβαιωθείτε ότι όλα τα τμήματα στα οποία θέλετε να κάνετε αναζήτηση είναι αναπτυγμένα.

Τι θέλετε να κάνετε;

	ΜΑΘΕΤΕ περισσότερα σχετικά με τις ροές εργασίας συλλογής σχολίων

Μάθετε περισσότερα σχετικά με τις ροές εργασίας συλλογής σχολίων

Η ροή εργασίας "Συλλογή σχολίων" είναι μια δυνατότητα του SharePoint που δρομολογεί ένα έγγραφο ή άλλο στοιχείο που είναι αποθηκευμένο σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη του SharePoint σε ένα ή περισσότερα άτομα για τα σχόλιά τους. Η ροή εργασίας αυτοματοποιεί, εξορθολογίζει και τυποποιεί ολόκληρη τη διαδικασία.

Η βασική ροή εργασίας "Συλλογή σχολίων" που περιλαμβάνεται στα προϊόντα του SharePoint λειτουργεί ως πρότυπο. Χρησιμοποιώντας αυτό το πρότυπο, μπορείτε να προσθέσετε πολλαπλές ροές εργασίας συλλογής σχολίων στις τοποθεσίες σας. Κάθε ροή εργασίας που προσθέτετε είναι μια μοναδική έκδοση της βασικής ροής εργασίας συλλογής σχολίων, καθεμία με το δικό της εξειδικευμένο τρόπο εργασίας, με βάση τις ρυθμίσεις που καθορίζετε όταν την προσθέτετε.

Ενότητες σε αυτό το τμήμα

1. Τι μπορεί να κάνει για εμένα μια ροή εργασίας "Συλλογή σχολίων";
2. Τι δεν μπορεί να κάνει μια ροή εργασίας "Συλλογή σχολίων";
3. Ποιος μπορεί να χρησιμοποιήσει αυτόν τον τύπο ροής εργασίας;
4. Πώς μπορείτε να σχεδιάσετε, να προσθέσετε, να εκτελέσετε και να διατηρήσετε αυτόν τον τύπο ροής εργασίας;

1. Τι μπορεί να κάνει για μένα μια ροή εργασίας "Συλλογή σχολίων";

• Όταν προσθέτετε για πρώτη φορά μια ροή εργασίας "Συλλογή σχολίων" στη λίστα, τη βιβλιοθήκη ή τη συλλογή τοποθεσιών σας, μπορείτε να καθορίσετε πόσους συμμετέχοντες θα συμπεριλάβετε και να υποδείξετε εάν οι εργασίες τους ανατίθενται η μία μετά την άλλη (σε σειρά) ή όλες μαζί (παράλληλα). Μπορείτε ακόμη να αποφασίσετε εάν θα χωρίσετε τις εργασίες των συμμετεχόντων σε δύο ή περισσότερα ξεχωριστά στάδια, καθώς και να καθορίσετε μια τελική ημερομηνία λήξης ή/και το χρόνο που επιτρέπεται για την ολοκλήρωση κάθε εργασίας. Επίσης, κάθε φορά που ξεκινάτε τη ροή εργασίας με μη αυτόματο τρόπο σε ένα στοιχείο, μπορείτε να τροποποιήσετε οποιαδήποτε από αυτές τις ρυθμίσεις.
• Η ροή εργασίας αναθέτει μια εργασία σε κάθε συγκεκριμένο συμμετέχοντα. Κάθε συμμετέχων επιλέγει ανάμεσα σε πολλές πιθανές απαντήσεις: να στείλει σχόλια σχετικά με το στοιχείο, να ζητήσει μια αλλαγή στο στοιχείο, να αναθέσει εκ νέου την εργασία ή να διαγράψει την εργασία.
• Κατά την εκτέλεση της ροής εργασίας, μπορείτε να παρακολουθείτε την πρόοδο και να κάνετε προσαρμογές (εάν χρειάζεται) από μία μεμονωμένη, κεντρική σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας".
• Για 60 ημέρες μετά την ολοκλήρωση της ροής εργασίας, η λίστα με όλα τα συμβάντα ροής εργασίας που προέκυψαν στη διάρκεια αυτής της εκτέλεσης (ή παρουσίας) της ροής εργασίας είναι ακόμη διαθέσιμη στη σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας", για ανεπίσημη αναφορά.

Αρχή τμήματος

2. Τι δεν μπορεί να κάνει μια ροή εργασίας "Συλλογή σχολίων";

Η ροή εργασίας "Συλλογή σχολίων" δεν έχει σχεδιαστεί για να συλλέγει εγκρίσεις και απορρίψεις για ένα στοιχείο ή να ελέγχει τη δημοσίευση ιστοσελίδας για μια τοποθεσία Web. Εάν θέλετε να προσθέσετε μια ροή εργασίας στην οποία οι συμμετέχοντες εγκρίνουν ή απορρίπτουν το στοιχείο που εξετάζουν, ανατρέξτε στο άρθρο " Όλες οι πληροφορίες για τις ροές εργασίας έγκρισης", στην ενότητα "Δείτε επίσης ".

Επίσης, οι ροές εργασίας συλλογής σχολίων δεν έχουν σχεδιαστεί για τη συλλογή υπογραφών. Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε μια ροή εργασίας για να συλλέξετε υπογραφές σε ένα έγγραφο του Microsoft Word, ένα βιβλίο εργασίας του Microsoft Excel ή μια φόρμα του Microsoft InfoPath, ανατρέξτε στο άρθρο "Όλες οι πληροφορίες για τις ροές εργασίας συλλογής υπογραφών", στην ενότητα "Δείτε επίσης".

Για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τον τρόπο χρήσης του Microsoft SharePoint Designer 2013 για την περαιτέρω προσαρμογή οποιασδήποτε από τις ροές εργασιών που περιλαμβάνονται στα προϊόντα SharePoint, ανατρέξτε στο σύστημα Βοήθειας του Microsoft Software Developer Network (MSDN).

Αρχή τμήματος

3. Ποιος μπορεί να χρησιμοποιήσει αυτόν τον τύπο ροής εργασίας;

Για να προσθέσετε μια ροή εργασίας Από προεπιλογή, για να προσθέσετε μια ροή εργασίας, πρέπει να έχετε το δικαίωμα "Διαχείριση λιστών". (Η ομάδα "Κάτοχοι" έχει το δικαίωμα "Διαχείριση λιστών" από προεπιλογή. Η ομάδα "Μέλη" και η ομάδα "Επισκέπτες" όχι.)

Για έναρξη μιας ροής εργασίας Επίσης, από προεπιλογή, πρέπει να έχετε το δικαίωμα επεξεργασίας στοιχείων για να ξεκινήσετε μια ροή εργασίας που έχει ήδη προστεθεί. (Τόσο η ομάδα "Μέλη" όσο και η ομάδα "Κάτοχοι" έχουν και οι δύο το δικαίωμα "Επεξεργασία στοιχείων" από προεπιλογή, ενώ η ομάδα "Επισκέπτες" όχι.)

Εναλλακτικά, οι κάτοχοι μπορούν να επιλέξουν να ρυθμίσουν συγκεκριμένες ροές εργασίας, έτσι ώστε να μπορούν να ξεκινήσουν μόνο από τα μέλη της ομάδας κατόχων. (Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Απαιτούνται δικαιώματα διαχείρισης λιστών για την εκκίνηση αυτής της ροής εργασίας , στην πρώτη σελίδα της φόρμας συσχετισμού.)

Αρχή τμήματος

4. Πώς μπορείτε να σχεδιάσετε, να προσθέσετε, να εκτελέσετε και να διατηρήσετε αυτόν τον τύπο ροής εργασίας;

Αυτά είναι τα βασικά στάδια:

• ΠΡΙΝ από την εκτέλεση της ροής εργασίας (σχεδιασμός, προσθήκη, έναρξη)
  Πριν προσθέσετε μια ροή εργασίας, σχεδιάζετε πού θέλετε να την προσθέσετε (για μία λίστα ή βιβλιοθήκη ή για ολόκληρη τη συλλογή τοποθεσιών) και τις λεπτομέρειες για το πώς θα λειτουργεί. Αφού προσθέσετε και ρυθμίσετε τις παραμέτρους της ροής εργασιών, οποιοσδήποτε διαθέτει τα απαραίτητα δικαιώματα μπορεί να την ξεκινήσει σε ένα συγκεκριμένο στοιχείο. Επίσης, η ροή εργασιών μπορεί να ρυθμιστεί ώστε να εκτελείται αυτόματα. Οι αυτόματες εκτελέσεις μπορούν να ενεργοποιηθούν με βάση ένα ή και τα δύο συμβάντα ενεργοποίησης: όταν προστίθεται ή δημιουργείται οποιοδήποτε στοιχείο σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη ή όταν αλλάζει οποιοδήποτε στοιχείο σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη.
• ΕΝΩ εκτελείται η ροή εργασίας (ολοκλήρωση, παρακολούθηση, προσαρμογή)
  Κατά την εκτέλεση της ροής εργασίας, μεμονωμένοι συμμετέχοντες ολοκληρώνουν τις εργασίες που τους έχουν ανατεθεί. Αποστέλλονται αυτόματες υπενθυμίσεις στους συμμετέχοντες που δεν τηρούν τις προθεσμίες εργασίας. Στο μεταξύ, η πρόοδος της ροής εργασιών μπορεί να παρακολουθείται από μια κεντρική σελίδα κατάστασης ροής εργασιών για τη συγκεκριμένη παρουσία της ροής εργασιών. Προσαρμογές στη ροή εργασίας ενώ εκτελείται μπορούν να γίνουν από την ίδια σελίδα. Και, εάν είναι απαραίτητο, η ροή εργασίας μπορεί να ακυρωθεί ή να τερματιστεί από εκεί.
• ΜΕΤΑ την εκτέλεση της ροής εργασίας (αναθεώρηση, αναφορά, αλλαγή)
  Όταν ολοκληρωθεί η ροή εργασίας, ολόκληρο το ιστορικό της εκτέλεσης (ή της παρουσίας) μπορεί να αναθεωρηθεί για έως 60 ημέρες στη σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας". Από την ίδια σελίδα, μπορούν να δημιουργηθούν στατιστικές αναφορές για την απόδοση αυτής της έκδοσης ροής εργασίας. Τέλος, εάν υπάρχει κάτι που θέλετε να αλλάξετε στον τρόπο λειτουργίας της ροής εργασίας, μπορείτε να ανοίξετε και να επεξεργαστείτε τη φόρμα συσχέτισης που συμπληρώσατε κατά την πρώτη προσθήκη της ροής εργασίας.

Το παρακάτω διάγραμμα ροής απεικονίζει αυτά τα στάδια από την οπτική γωνία του ατόμου που προσθέτει μια νέα ροή εργασιών.

Τι ακολουθεί;

Προτού σχεδιάσετε μια νέα ροή εργασίας "Συλλογή σχολίων", εξετάστε πρώτα το τμήμα ALLOW αυτού του άρθρου και, στη συνέχεια, μεταβείτε στο τμήμα PLAN .

Αρχή τμήματος | Αρχή άρθρου

	ΕΠΙΤΡΕΠΟΝΤΑΙ τα σχόλια μόνο στη φόρμα εργασίας ή επίσης στο στοιχείο

Να επιτρέπονται τα σχόλια μόνο στη φόρμα εργασίας ή και στο στοιχείο

Οι ακόλουθες δύο ερωτήσεις μπορούν να σας βοηθήσουν να λάβετε μια θεμελιώδη απόφαση σχετικά με τη ροή εργασιών σας:

• Οι συμμετέχοντες επιτρέπεται να υποβάλλουν σχόλια μόνο στο πεδίο "Σχόλια" της φόρμας εργασίας ή μπορούν επίσης να εισάγουν εντοπισμένες αλλαγές και σχόλια στο ίδιο το στοιχείο;
• Εάν οι συμμετέχοντες μπορούν να εισάγουν εντοπισμένες αλλαγές και σχόλια στο ίδιο το στοιχείο, το κάνουν αυτό σε ένα περιβάλλον συνεργασίας , στο οποίο πολλοί συμμετέχοντες μπορούν να επεξεργάζονται το έγγραφο ταυτόχρονα ή κάθε συμμετέχων αναλαμβάνει τον έλεγχο του εγγράφου και έχει αποκλειστικά δικαιώματα επεξεργασίας για όλη τη διάρκεια της δικής του αναθεώρησης;

Ακολουθεί ένα διάγραμμα που μπορεί να σας βοηθήσει να αποσαφηνίσετε αυτές τις εναλλακτικές λύσεις.

Καθώς συνεχίζετε να διαβάζετε, να έχετε υπόψη σας τα εξής:

• Καμία ροή εργασίας δεν μπορεί να ξεκινήσει σε ένα στοιχείο του οποίου έχει γίνει ανάληψη ελέγχου τη συγκεκριμένη στιγμή.
• Ο τύπος ροής εργασίας "Συλλογή σχολίων" περιλαμβάνει μια επιλογή για ακύρωση της ροής εργασίας αμέσως, εάν γίνει οποιαδήποτε αλλαγή στο στοιχείο που αναθεωρείται.
• Μπορείτε να εισαγάγετε εντοπισμένες αλλαγές και σχόλια σε ένα στοιχείο μόνο όταν είναι ανοιχτό στην εγκατεστημένη έκδοση του προγράμματος στο οποίο δημιουργήθηκε και όχι όταν είναι ανοιχτό σε μια έκδοση εφαρμογής web αυτού του προγράμματος.

Ενότητες σε αυτό το τμήμα

1. Να επιτρέπονται τα σχόλια μόνο στη φόρμα εργασίας
2. Δυνατότητα ανατροφοδότησης τόσο στη φόρμα εργασίας όσο και στο στοιχείο (έκδοση συνεργασίας)
3. Να επιτρέπονται οι παρατηρήσεις τόσο στη φόρμα εργασίας όσο και στο στοιχείο (έκδοση αποκλειστικής πρόσβασης)

1. Επιτρέψτε τα σχόλια μόνο στη φόρμα εργασίας

Αυτή η διάταξη έχει το πλεονέκτημα ότι είναι η απλούστερη μηχανικά. Οι συμμετέχοντες έχουν μόνο δύο τρόπους να προτείνουν αλλαγές, και οι δύο περιλαμβάνουν τη φόρμα εργασίας:

• Υποβάλετε σχόλια.
• Ζητήστε να γίνει μια αλλαγή στο στοιχείο ενώ εκτελείται ακόμα η ροή εργασίας.

Το κύριο μειονέκτημα, φυσικά, είναι ότι οι συμμετέχοντες δεν μπορούν να υποδείξουν συγκεκριμένες αλλαγές απευθείας στο στοιχείο. Όσο μεγαλύτερος είναι ο αριθμός των προτεινόμενων αλλαγών, τόσο περισσότερο οι συμμετέχοντες θα θέλουν να έχουν τη δυνατότητα να εργάζονται απευθείας στο στοιχείο.

Σημείωση σχετικά με την προστασία στοιχείων από αλλαγές Ο απλούστερος τρόπος για να βεβαιωθείτε ότι οι συμμετέχοντες δεν κάνουν αλλαγές στο ίδιο το στοιχείο είναι να ελέγξετε το στοιχείο κατά τη διάρκεια της εκτέλεσης. Ωστόσο, όπως είπαμε λίγο αργότερα, οι ροές εργασίας δεν μπορούν να ξεκινήσουν σε κανένα στοιχείο που έχει αναληφθεί αυτήν τη στιγμή.

Υπάρχουν δύο τρόποι για να επιλύσετε αυτό το πρόβλημα:

• Μπορείτε να περιμένετε μέχρι να ξεκινήσει η ροή εργασίας και, στη συνέχεια, να αναλάβετε τον έλεγχο του στοιχείου καθ' όλη τη διάρκεια της εκτέλεσης. (Εάν η ροή εργασίας ξεκινά αυτόματα, βεβαιωθείτε ότι παρατίθεστε στο πεδίο "Κοιν." στη δεύτερη σελίδα της φόρμας συσχέτισης. Στη συνέχεια, όταν λάβετε ειδοποίηση ότι η ροή εργασίας έχει ξεκινήσει για ένα στοιχείο, επιλέξτε αυτό το στοιχείο.) Ένας περιορισμός αυτής της μεθόδου είναι ότι καμία άλλη ροή εργασίας δεν θα είναι σε θέση να ξεκινήσει στο ίδιο στοιχείο ενώ έχετε κάνει ανάληψη ελέγχου.
• Εναλλακτικά, μπορείτε να αφήσετε το στοιχείο με μεταβίβαση ελέγχου, αλλά βεβαιωθείτε ότι οι συμμετέχοντες γνωρίζουν ότι είναι σημαντικό να μην κάνουν ανάληψη ελέγχου του στοιχείου ούτε να κάνουν αλλαγές σε αυτό. Φυσικά, είναι καλή ιδέα να συμπεριλάβετε αυτή την οδηγία μεταξύ των σημειώσεων που συμπεριλαμβάνετε στις ειδοποιήσεις εργασίας. Εάν οι συμμετέχοντες δεν είναι εξοικειωμένοι με τις ροές εργασίας συλλογής σχολίων, ίσως είναι καλή ιδέα να το επισημάνετε με ακόμη μεγαλύτερη σαφήνεια — στέλνοντας, ίσως, ένα ξεχωριστό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πριν από την έναρξη της ροής εργασιών ή μιλώντας με τους συμμετέχοντες από κοντά.

Αρχή τμήματος

2. Δυνατότητα ανατροφοδότησης τόσο στη φόρμα εργασίας όσο και στο στοιχείο (έκδοση συνεργασίας)

Αυτή η διάταξη διατηρεί το στοιχείο διαθέσιμο σε όλους τους συμμετέχοντες ανά πάσα στιγμή. Κανείς δεν χρειάζεται να περιμένει κάποιον άλλο να τελειώσει την κριτική του πριν ξεκινήσει τη δική του. Αυτή η ευελιξία καθίσταται δυνατή χάρη στις δυνατότητες συνεργασίας των προϊόντων SharePoint.

Απλώς βεβαιωθείτε ότι οι συμμετέχοντες γνωρίζουν ότι πρέπει να κάνουν τα εξής:

• Αφήστε το στοιχείο στο έλεγχο ενώ κάνουν τις αλλαγές τους.
• Ανοίξτε το στοιχείο στην εγκατεστημένη έκδοση του προγράμματος στο οποίο δημιουργήθηκε και όχι σε μια έκδοση εφαρμογής web αυτού του προγράμματος.
• Ενεργοποιήστε την παρακολούθηση αλλαγών πριν να κάνουν αλλαγές ή να εισαγάγουν σχόλια.
• Αποθηκεύστε τις αλλαγές τους στο διακομιστή.

Να θυμάστε ότι ο τύπος ροής εργασίας "Συλλογή σχολίων" περιλαμβάνει μια επιλογή για ακύρωση της ροής εργασίας αμέσως εάν γίνει οποιαδήποτε αλλαγή στο στοιχείο που εξετάζεται. Εάν αυτή η επιλογή είναι ενεργοποιημένη, τότε, την πρώτη φορά που κάποιος συμμετέχων αποθηκεύει τις αλλαγές στο στοιχείο — ακόμα και τις εντοπισμένες αλλαγές ή/και τα σχόλια — η ροή εργασίας θα ακυρωθεί αμέσως.

Επίσης, εάν σκοπεύετε να επιτρέψετε αλλαγές στο ίδιο το στοιχείο, βεβαιωθείτε ότι στις ρυθμίσεις διαχείρισης εκδόσεων για τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη, η επιλογή Να απαιτείται ανάληψη ελέγχου εγγράφων πριν από την επεξεργασία τους έχει οριστεί σε Όχι.

Αρχή τμήματος

3. Να επιτρέπονται οι παρατηρήσεις τόσο στη φόρμα εργασίας όσο και στο στοιχείο (έκδοση αποκλειστικής πρόσβασης)

Σε αυτήν τη ρύθμιση, μόνο ένας συμμετέχων επιτρέπεται να αναλάβει τον έλεγχο του στοιχείου και να κάνει αλλαγές σε αυτό ανά πάσα στιγμή:

• Αν οι εργασίες στη ροή εργασίας έχουν ανατεθεί μία κάθε φορά (σε σειριακή), αυτό πιθανώς να μην είναι πρόβλημα.
• Εάν οι εργασίες ανατεθούν όλες ταυτόχρονα (παράλληλα), οι συμμετέχοντες ενδέχεται ορισμένες φορές να χρειαστεί να περιμένουν για πρόσβαση στο στοιχείο, ενώ κάποιος άλλος συμμετέχων ολοκληρώνει την εργασία του.

Επειδή δεν είναι δυνατή η έναρξη της ροής εργασίας σε ένα στοιχείο όταν έχει γίνει ανάληψη ελέγχου του στοιχείου, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι έχει γίνει μεταβίβαση ελέγχου στοιχείων πριν από την εκτέλεση αυτής της ροής εργασίας σε αυτά.

Ενημερώστε τους συμμετέχοντες ότι πρέπει να κάνουν τα εξής:

• Ανάληψη ελέγχου του στοιχείου πριν το ανοίξει.
• Ανοίξτε το στοιχείο στην εγκατεστημένη έκδοση του προγράμματος στο οποίο δημιουργήθηκε και όχι σε μια έκδοση εφαρμογής web αυτού του προγράμματος.
• Ενεργοποιήστε την παρακολούθηση αλλαγών πριν να κάνουν αλλαγές ή να εισαγάγουν σχόλια.
• Αποθηκεύστε τις αλλαγές τους στο διακομιστή και μεταβιβάστε ξανά τον έλεγχο του στοιχείου μόλις ολοκληρώσουν την εργασία τους με αυτό.

Ξανά, να θυμάστε ότι ο τύπος ροής εργασίας "Συλλογή σχολίων" περιλαμβάνει μια επιλογή για ακύρωση της ροής εργασίας αμέσως εάν γίνει οποιαδήποτε αλλαγή στο στοιχείο που εξετάζεται. Εάν αυτή η επιλογή είναι ενεργοποιημένη, τότε, την πρώτη φορά που κάποιος συμμετέχων αποθηκεύει τις αλλαγές στο στοιχείο — ακόμα και τις εντοπισμένες αλλαγές ή/και τα σχόλια — η ροή εργασίας θα ακυρωθεί αμέσως.

Τι ακολουθεί;

Εάν είστε έτοιμοι να σχεδιάσετε μια νέα ροή εργασίας "Συλλογή σχολίων", προχωρήστε στο τμήμα ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ αυτού του άρθρου.

Αρχή τμήματος | Αρχή άρθρου

	ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ νέας ροής εργασίας "Συλλογή σχολίων"

Σχεδιασμός νέας ροής εργασίας συλλογής σχολίων

Σε αυτό το τμήμα, προσδιορίζουμε τις αποφάσεις που πρέπει να πάρετε και τις πληροφορίες που πρέπει να συγκεντρώσετε πριν προσθέσετε μια έκδοση της ροής εργασίας "Συλλογή σχολίων".

Εάν είστε ήδη εξοικειωμένοι με τον τρόπο προσθήκης αυτού του τύπου ροής εργασίας και χρειάζεστε μόνο μια υπενθύμιση σχετικά με τα συγκεκριμένα βήματα, μπορείτε να μεταβείτε απευθείας στο κατάλληλο τμήμα ΠΡΟΣΘΗΚΗ (Λίστα/βιβλιοθήκη ή Συλλογή τοποθεσιών) αυτού του άρθρου.

Ενότητες σε αυτό το τμήμα

1. Πρότυπα και εκδόσεις
2. Εισαγωγή της φόρμας συσχετισμού
3. Δώδεκα ερωτήσεις προς απάντηση

1. Πρότυπα και εκδόσεις

Οι ροές εργασιών που περιλαμβάνονται στα προϊόντα SharePoint λειτουργούν ως κύρια πρότυπα στα οποία βασίζονται οι συγκεκριμένες, μεμονωμένες ροές εργασιών που προσθέτετε στις λίστες, τις βιβλιοθήκες και τη συλλογή τοποθεσιών σας.

Κάθε φορά που προσθέτετε μια ροή εργασίας "Συλλογή σχολίων", για παράδειγμα, προσθέτετε μια έκδοση του γενικού προτύπου ροής εργασίας "Συλλογή σχολίων". Δίνετε σε κάθε έκδοση το δικό της όνομα και τις δικές της ρυθμίσεις, τις οποίες καθορίζετε στη φόρμα συσχέτισης όταν προσθέτετε τη συγκεκριμένη έκδοση. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να προσθέσετε πολλές ροές εργασίας, όλες οι εκδόσεις που βασίζονται στο κύριο πρότυπο ροής εργασίας "Συλλογή σχολίων", αλλά κάθε έκδοση έχει όνομα και είναι προσαρμοσμένη στον συγκεκριμένο τρόπο με τον οποίο θα τη χρησιμοποιήσετε.

Σε αυτό το παράδειγμα, έχουν προστεθεί τρεις ροές εργασίας που βασίζονται στο πρότυπο ροής εργασίας έγκρισης — μία για όλους τους τύπους περιεχομένου σε μία βιβλιοθήκη, μία για έναν μεμονωμένο τύπο περιεχομένου σε μία βιβλιοθήκη και μία για έναν μεμονωμένο τύπο περιεχομένου σε μια ολόκληρη συλλογή τοποθεσιών.

Αρχή τμήματος

2. Εισαγωγή της φόρμας συσχετισμού

Κάθε φορά που προσθέτετε μια νέα έκδοση ροής εργασίας που βασίζεται σε ένα από τα πρότυπα ροής εργασίας που περιλαμβάνονται, συμπληρώνετε μια φόρμα συσχέτισης για να καθορίσετε τον τρόπο με τον οποίο θέλετε να λειτουργεί η νέα έκδοση που χρησιμοποιείτε.

Στην επόμενη ενότητα, θα βρείτε μια λίστα με ερωτήσεις που θα σας προετοιμάσουν για τη συμπλήρωση της φόρμας σύνδεσης. Πρώτα, όμως, αφιερώστε ένα ή δύο λεπτά για να κοιτάξετε τη φόρμα και τα πεδία της.

Πρώτη σελίδα της φόρμας συσχετισμού

Δεύτερη σελίδα της φόρμας συσχετισμού

Αρχή τμήματος

3. Δώδεκα ερωτήσεις προς απάντηση

Μόλις έχετε τις απαντήσεις σε όλες τις ερωτήσεις αυτής της ενότητας, είστε έτοιμοι να προσθέσετε τη ροή εργασίας σας.

1. Είναι αυτός ο σωστός τύπος ροής εργασίας;
2. Μία λίστα ή βιβλιοθήκη ή ολόκληρη τη συλλογή τοποθεσιών; (και) Ένας τύπος περιεχομένου ή όλοι οι τύποι περιεχομένου;
3. What's a good name? (Τι είναι το καλό όνομα;)
4. Λίστες εργασιών και λίστες ιστορικού: Υπάρχουσες ή νέες;
5. Πώς (και από ποιον) μπορεί να ξεκινήσει αυτή η ροή εργασιών;
6. Οι τύποι περιεχομένου που λαμβάνουν από αυτόν τη ροή εργασίας λαμβάνουν επίσης αυτήν τη ροή εργασίας;
7. Συμμετέχοντες: Ποια άτομα, με ποια σειρά;
8. Ποιες πρόσθετες πληροφορίες χρειάζονται οι συμμετέχοντες;
9. Σχόλια μόνο στη φόρμα εργασίας ή επίσης στο στοιχείο;
10. Πότε πρέπει να ολοκληρωθούν οι εργασίες;
11. Πότε τελειώνει αυτή η ροή εργασίας;
12. Ποιος πρέπει να ειδοποιηθεί;

01. Είναι αυτός ο σωστός τύπος ροής εργασίας;

Αυτό το άρθρο αφορά το πρότυπο ροής εργασίας που εμφανίζεται στο μενού " Συλλογή σχολίων – SharePoint 2010". Εάν δεν είστε βέβαιοι ότι αυτός ο τύπος ροής εργασίας είναι η καλύτερη επιλογή για εσάς, ανατρέξτε στο τμήμα LEARN αυτού του άρθρου. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα άλλα πρότυπα ροής εργασίας που είναι διαθέσιμα, ανατρέξτε στο άρθρο Πληροφορίες σχετικά με τις ροές εργασίας που περιλαμβάνονται στο SharePoint, στην ενότητα Δείτε επίσης .

Αρχή τμήματος

02. Μία λίστα ή βιβλιοθήκη ή ολόκληρη τη συλλογή τοποθεσιών; (και) Ένας τύπος περιεχομένου ή όλοι οι τύποι περιεχομένου;

Μπορείτε να κάνετε τη νέα έκδοση της ροής εργασίας "Συλλογή σχολίων" διαθέσιμη μόνο σε μία λίστα ή βιβλιοθήκη ή μπορείτε να την κάνετε διαθέσιμη σε ολόκληρη τη συλλογή τοποθεσιών.

• Εάν προσθέσετε τη ροή εργασίας για μία λίστα ή βιβλιοθήκη, μπορείτε να τη ρυθμίσετε ώστε να εκτελείται είτε σε όλους τους τύπους περιεχομένου είτε σε έναν μόνο τύπο περιεχομένου.
• Ωστόσο, εάν προσθέσετε τη ροή εργασίας για ολόκληρη τη συλλογή τοποθεσιών, πρέπει να τη ρυθμίσετε ώστε να εκτελείται σε ένα μόνο τύπο περιεχομένου τοποθεσίας.

Τι είναι ο τύπος περιεχομένου;

Κάθε έγγραφο ή άλλο στοιχείο που είναι αποθηκευμένο σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη του SharePoint ανήκει στον έναν ή τον άλλο τύπο περιεχομένου. Ένας τύπος περιεχομένου μπορεί να είναι τόσο απλός και γενικός όσο το έγγραφο ή το υπολογιστικό φύλλο του Excel ή τόσο εξειδικευμένος όσο η νομική σύμβαση ή η προδιαγραφή σχεδιασμού προϊόντος. Ορισμένοι τύποι περιεχομένου είναι διαθέσιμοι στα προϊόντα του SharePoint από προεπιλογή, αλλά μπορείτε να τους προσαρμόσετε και να προσθέσετε άλλους που δημιουργείτε εσείς οι ίδιοι.

Αρχή τμήματος

03. What's a good name? (Τι είναι το καλό όνομα;)

Δώστε στην έκδοση της ροής εργασίας σας ένα όνομα που:

• Υποδεικνύει σαφώς για ποιο σκοπό χρησιμοποιείται.
• Το διακρίνει σαφώς από άλλες ροές εργασίας.

Παράδειγμα

Ας υποθέσουμε ότι είστε μέλος μιας ομάδας συντακτών. Η ομάδα σας θέλει να χρησιμοποιήσει δύο διαφορετικές ροές εργασίας συλλογής σχολίων:

• Θα εκτελέσετε την πρώτη ροή εργασίας για κάθε έγγραφο που υποβάλλεται από ένα μέλος της δικής σας ομάδας. Αυτή η ροή εργασίας συλλέγει σχόλια μόνο από το διευθυντή της ομάδας σας.
• Θα εκτελέσετε τη δεύτερη ροή εργασίας σε κάθε έγγραφο που υποβάλλεται από άτομα εκτός της δικής σας ομάδας. Αυτή η ροή εργασίας συλλέγει σχόλια από κάθε μέλος της ομάδας σας.

Μπορείτε να ονομάσετε την πρώτη ροή εργασίας "Εσωτερικά σχόλια υποβολής" και τη δεύτερη "Εξωτερικά σχόλια υποβολής".

Αρχή τμήματος

04. Λίστες εργασιών και λίστες ιστορικού: Υπάρχουσες ή νέες;

Μπορείτε να ρυθμίσετε τη ροή εργασίας σας έτσι ώστε να χρησιμοποιεί την προεπιλεγμένη λίστα εργασιών και τη λίστα ιστορικού της τοποθεσίας, να χρησιμοποιεί άλλες υπάρχουσες λίστες ή να ζητάει νέες λίστες μόνο για αυτή τη ροή εργασίας.

• Εάν η τοποθεσία σας έχει πολλές ροές εργασίας ή εάν ορισμένες ροές εργασίες περιλαμβάνουν πολλές εργασίες, εξετάστε το ενδεχόμενο να ζητήσετε νέες λίστες για κάθε ροή εργασιών. (Η διαχείριση υπερβολικά μεγάλων λιστών είναι ένα από τα πράγματα που μπορούν να επιβραδύνουν την απόδοση. Είναι γρηγορότερο και ευκολότερο για το σύστημα να διατηρεί αρκετές μικρότερες λίστες από μία πολύ μεγάλες.)
• Εάν οι εργασίες και το ιστορικό αυτής της ροής εργασίας περιέχουν ευαίσθητα ή εμπιστευτικά δεδομένα που θα θέλετε να διατηρείτε ξεχωριστά από τις γενικές λίστες, τότε θα πρέπει οπωσδήποτε να υποδείξετε ότι θέλετε νέες, ξεχωριστές λίστες για αυτήν τη ροή εργασίας. (Αφού προσθέσετε τη ροή εργασίας, βεβαιωθείτε ότι έχουν οριστεί τα κατάλληλα δικαιώματα για τις νέες λίστες.)

Αρχή τμήματος

05. Πώς (και από ποιον) μπορεί να ξεκινήσει αυτή η ροή εργασιών;

Μια ροή εργασίας μπορεί να ρυθμιστεί ώστε να ξεκινά μόνο με μη αυτόματο τρόπο, αυτόματα μόνο ή έτσι αλλιώς:

• Όταν ξεκινάτε με μη αυτόματο τρόπο μια ροή εργασίας συλλογής σχολίων σε ένα συγκεκριμένο έγγραφο ή στοιχείο, παρουσιάζεται μια άλλη φόρμα, η φόρμα προετοιμασίας. Η φόρμα ενεργοποίησης περιέχει τις περισσότερες ρυθμίσεις από τη δεύτερη σελίδα της φόρμας συσχετισμού . Με αυτόν τον τρόπο, εάν το άτομο που ξεκινά τη ροή εργασίας θέλει να αλλάξει οποιαδήποτε από αυτές τις ρυθμίσεις (για την τρέχουσα εμφάνιση μόνο), μπορεί να το κάνει πριν κάνει κλικ στο κουμπί "Έναρξη".
• Με την αυτόματη εκκίνηση, φυσικά, δεν υπάρχει η ευκαιρία να παρουσιάσετε μια φόρμα ενεργοποίησης, επομένως οι προεπιλεγμένες ρυθμίσεις που καθορίζονται στη φόρμα συσχετισμού χρησιμοποιούνται χωρίς αλλαγές.

Η παρακάτω εικόνα δείχνει τη διαφορά μεταξύ μη αυτόματης και αυτόματης εκκίνησης.

Οι αλλαγές που κάνετε στη φόρμα προετοιμασίας εφαρμόζονται μόνο κατά την τρέχουσα εμφάνιση της ροής εργασίας. Για να αλλάξετε τις μόνιμες, προεπιλεγμένες ρυθμίσεις της ροής εργασίας, επεξεργάζεστε την αρχική φόρμα συσχέτισης , όπως περιγράφεται στο τμήμα ΑΛΛΑΓΗ αυτού του άρθρου.

Μη αυτόματη εκκίνηση

Εάν επιτρέψετε τη μη αυτόματη εκκίνηση, οποιοσδήποτε διαθέτει τα απαραίτητα δικαιώματα μπορεί να ξεκινήσει τη ροή εργασίας σε οποιοδήποτε κατάλληλο στοιχείο οποιαδήποτε στιγμή .

Τα πλεονεκτήματα της μη αυτόματης έναρξης είναι ότι εσείς και οι συνάδελφοί σας μπορείτε να εκτελέσετε τη ροή εργασίας μόνο όταν και εάν το επιλέξετε και ότι κάθε φορά που την εκτελείτε θα έχετε την ευκαιρία να αλλάξετε ορισμένες ρυθμίσεις χρησιμοποιώντας τη φόρμα προετοιμασίας.

Ένα γρήγορο παράδειγμα Εάν θέλετε να εκτελέσετε τη ροή εργασίας μόνο σε στοιχεία που έχουν συνταχθεί από συντάκτη που δεν ανήκει στην ομάδα σας, τότε, η εκκίνησή της με μη αυτόματο τρόπο θα την εμποδίσει να εκτελείται αυτόματα σε στοιχεία που έχουν συνταχθεί από εσάς και τα μέλη της ομάδας σας. (Μια εναλλακτική λύση: Διατηρήστε μία λίστα ή βιβλιοθήκη για στοιχεία από συντάκτες της ομάδας σας και ξεχωριστή λίστα ή βιβλιοθήκη για στοιχεία από όλους τους άλλους συντάκτες. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να εκτελέσετε τη ροή εργασίας αυτόματα, αλλά μόνο στη λίστα εξωτερικών συντακτών.)

Το κύριο μειονέκτημα των μη αυτόματων εκκινήσεων είναι ότι κάποιος πρέπει να θυμάται να εκτελεί τη ροή εργασίας όποτε είναι σκόπιμο να το κάνει.

Αυτόματες εκκινήσεις

Μπορείτε να ρυθμίσετε τη ροή εργασίας ώστε να ξεκινά αυτόματα με ένα ή περισσότερα από τα ακόλουθα συμβάντα:

• Ένα νέο στοιχείο δημιουργείται ή αποστέλλεται στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη.
• Ένα στοιχείο που είναι ήδη αποθηκευμένο στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη αλλάζει.

Το πλεονέκτημα της αυτόματης έναρξης είναι ότι κανείς δεν χρειάζεται να θυμάται να ξεκινήσει τη ροή εργασιών. Εκτελείται κάθε φορά που προκύπτει ένα συμβάν ενεργοποίησης.

Ένα γρήγορο παράδειγμα Φανταστείτε ότι ο λογιστής του οργανισμού σας θα πρέπει να ελέγχει κάθε προϋπολογισμό που αποστέλλεται ή δημιουργείται στη βιβλιοθήκη προϋπολογισμών σας. Θα μπορούσατε να προσθέσετε μια ροή εργασίας "Συλλογή σχολίων" σε αυτήν τη βιβλιοθήκη και να καθορίσετε τον λογιστή σας ως τον μοναδικό συμμετέχοντα. Μπορείτε να ρυθμίσετε τη ροή εργασίας ώστε να ξεκινά αυτόματα κάθε φορά που προστίθεται ένα νέο στοιχείο στη λίστα ("δημιουργήθηκε σε"). Με αυτόν τον τρόπο, ο λογιστής σας θα ενημερώνεται πάντα.

Δύο μειονεκτήματα στις αυτόματες εκκινήσεις:

• Δεν μπορείτε να διακόψετε την εκτέλεση της ροής εργασίας κάθε φορά που προκύπτει ένα συμβάν ενεργοποίησης.
• Δεν μπορείτε να αλλάξετε ρυθμίσεις στην αρχή μιας μεμονωμένης παρουσίας.

Αρχή τμήματος

06. Οι τύποι περιεχομένου που λαμβάνουν από αυτόν τη ροή εργασίας λαμβάνουν επίσης αυτήν τη ροή εργασίας;

Όταν προσθέτετε μια ροή εργασιών σε έναν τύπο περιεχομένου για ολόκληρη τη συλλογή τοποθεσιών, σας δίνεται η επιλογή να προσθέσετε επίσης τη ροή εργασίας σε όλους τους άλλους τύπους περιεχομένου στη συλλογή τοποθεσιών στους οποίους μεταβιβάζεται ο τύπος περιεχομένου στον οποίο προσθέτετε τη ροή εργασιών. (Εάν προσθέτετε μια ροή εργασίας για μία μόνο λίστα ή βιβλιοθήκη, αυτή η επιλογή δεν θα εμφανίζεται στη φόρμα συσχετισμού.)

Σημειώσεις

• Η λειτουργία που επιτυγχάνει όλες τις πρόσθετες προσθήκες μπορεί να χρειαστεί πολύς χρόνος για να ολοκληρωθεί.
• Εάν η μεταβίβαση έχει διακοπεί για οποιεσδήποτε τοποθεσίες ή δευτερεύουσες τοποθεσίες όπου θέλετε να προστεθεί αυτή η ροή εργασίας σε τύπους περιεχομένου μεταβίβασης, βεβαιωθείτε ότι είστε μέλος της ομάδας "Κάτοχοι" σε κάθε μία από αυτές τις τοποθεσίες ή δευτερεύουσες τοποθεσίες πριν εκτελέσετε αυτήν τη λειτουργία.

Αρχή τμήματος

07. Συμμετέχοντες: Ποια άτομα, με ποια σειρά;

Θα χρειαστεί να δώσετε το όνομα ή τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για κάθε άτομο στο οποίο θα ανατεθούν εργασίες αναθεώρησης.

Ένα στάδιο ή πολλαπλά στάδια; Μπορείτε να επιλέξετε να έχετε μόνο ένα στάδιο εργασιών αναθεώρησης ή να έχετε πολλά στάδια. Εάν έχετε περισσότερα από ένα στάδια, τα στάδια θα εκτελεστούν το ένα μετά το άλλο.

Παράλληλες κριτικές ή σειριακές αναθεωρήσεις; Για τους συμμετέχοντες σε οποιοδήποτε στάδιο, μπορείτε να επιλέξετε είτε να ανατεθούν όλες οι εργασίες αναθεώρησης ταυτόχρονα (παράλληλα) είτε να ανατεθούν οι εργασίες αναθεώρησης η μία μετά την άλλη (σε σειρά) με τη σειρά που υποδεικνύετε. Η επιλογή "Σειριακή" μπορεί να είναι χρήσιμη εάν, για παράδειγμα, ρυθμίσετε τη ροή εργασίας ώστε να ολοκληρώνεται μετά την πρώτη απόρριψη — ή εάν θέλετε οι συμμετέχοντες στη συνέχεια να έχουν τη δυνατότητα να βλέπουν τα σχόλια από προηγούμενους συμμετέχοντες ως μέρος του περιβάλλοντος των αναθεωρήσεών τους.

Παράδειγμα

Αυτό το απλό σενάριο απεικονίζει μερικά από τα πλεονεκτήματα τόσο των πολλαπλών σταδίων όσο και των σειριακών αναθεωρήσεων:

Ας υποθέσουμε ότι ο Κώστας προσθέτει μια νέα ροή εργασίας "Συλλογή σχολίων". Θέλει οι συνάδελφοί του, η Άννα και ο Γιάννης, να ελέγχουν πρώτα κάθε στοιχείο, πριν το εξετάσει ο ίδιος. Με αυτόν τον τρόπο, μπορεί να δει τα σχόλιά τους πριν ξεκινήσει τη δική του κριτική. Ο Κώστας μπορεί να το ρυθμίσει με έναν από τους εξής δύο τρόπους:

• Χρησιμοποιώντας μια σειριακή κριτική, ο Frank δημιουργεί μια σειριακή ανασκόπηση ενός σταδίου στην οποία η Anna και ο Sean είναι οι δύο πρώτοι συμμετέχοντες και αυτός είναι ο τρίτος.
  Σε αυτή τη ρύθμιση, η Άννα πρέπει να υποβάλει τα σχόλιά της πριν ανατεθεί η εργασία του Σον. και τότε ο Sean πρέπει να υποβάλει τα σχόλιά της πριν ανατεθεί η εργασία του Frank.
  Δείτε πώς ο Frank δημιουργεί την κριτική σειράς ενός σταδίου.
  
• Χρησιμοποιώντας δύο στάδια Εάν ο Frank θέλει να ανατεθεί η κριτική στην Anna και τον Sean ταυτόχρονα, έτσι ώστε ο Sean να μην χρειάζεται να περιμένει να τελειώσει η Anna για να μπορέσει να ξεκινήσει, μπορεί να δημιουργήσει δύο στάδια στη ροή εργασίας: το πρώτο ένα παράλληλο στάδιο για τις κριτικές της Anna και του Sean και το δεύτερο ένα ξεχωριστό στάδιο μόνο για τη δική του κριτική. Εάν το πρώτο στάδιο δεν ολοκληρωθεί, το δεύτερο στάδιο δεν ξεκινά ποτέ.
  Δείτε πώς ο Frank δημιουργεί την παράλληλη κριτική δύο σταδίων.
  

Ακολουθούν διαγράμματα των δύο λύσεων.

Εξωτερικοί συμμετέχοντες Υπάρχει μια ειδική διαδικασία για τη συμπερίληψη συμμετεχόντων που δεν είναι μέλη του οργανισμού σας SharePoint. Σε αυτήν τη διαδικασία, ένα μέλος της τοποθεσίας ενεργεί ως πληρεξούσιος για τον εξωτερικό συμμετέχοντα.

Ακολουθεί ένα διάγραμμα αυτής της διαδικασίας:

Να αναθέσετε μία εργασία σε κάθε ολόκληρη ομάδα ή μία σε κάθε μέλος της ομάδας; Εάν συμπεριλάβετε μια διεύθυνση ομάδας ή μια λίστα διανομής μεταξύ των συμμετεχόντων στη ροή εργασίας, μπορείτε να αναθέσετε στη ροή εργασίας μία εργασία σε κάθε μέλος της ομάδας ή να αναθέσετε μόνο μία εργασία σε ολόκληρη τηνομάδα (αλλά εξακολουθείτε να στέλνετε μια ειδοποίηση για αυτή τη μεμονωμένη εργασία σε κάθε μέλος). Όταν μόνο μία εργασία έχει ανατεθεί σε ολόκληρη την ομάδα, οποιοδήποτε μέλος της ομάδας μπορεί να διεκδικήσει και να ολοκληρώσει αυτή τη μεμονωμένη εργασία. (Θα βρείτε οδηγίες για τη διεκδίκηση μιας ομαδικής εργασίας στο τμήμα ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗ αυτού του άρθρου.)

Αρχή τμήματος

08. Ποιες πρόσθετες πληροφορίες χρειάζονται οι συμμετέχοντες;

Υπάρχει ένα πεδίο κειμένου στη φόρμα συσχέτισης όπου μπορείτε να δώσετε οδηγίες, λεπτομέρειες σχετικά με τις απαιτήσεις, τους πόρους και ούτω καθεξής.

Ερωτήσεις που μπορεί να απαντήσετε σε αυτό το πεδίο κειμένου:

• Εάν οι συμμετέχοντες έχουν δυσκολίες ή ερωτήσεις, με ποιον πρέπει να επικοινωνήσουν;
• Μπορούν οι αναθεωρητές να υποβάλουν σχόλια μόνο στη φόρμα εργασίας ή μπορούν επίσης να εισαγάγουν εντοπισμένες αλλαγές και σχόλια στο ίδιο το στοιχείο;
• Εάν οι αναθεωρητές μπορούν να εισάγουν εντοπισμένες αλλαγές και σχόλια στο ίδιο το στοιχείο, θα πρέπει να αναλάβουν τον έλεγχο του στοιχείου πριν κάνουν αλλαγές σε αυτό ή θα πρέπει να αφήσουν τον έλεγχο έτσι ώστε πολλοί αναθεωρητές να μπορούν να εργάζονται σε αυτό ταυτόχρονα;
• Εάν η ροή εργασίας σας πρόκειται να αναθέσει μόνο μία εργασία σε κάθε ομάδα ή λίστα διανομής, αναφέρετε εδώ ότι ένα μεμονωμένο μέλος από κάθε τέτοια ομάδα θα πρέπει να διεκδικήσει την εργασία πριν από την ολοκλήρωσή της. Με αυτόν τον τρόπο, τα άλλα μέλη της ομάδας δεν χάνουν χρόνο ξεκινώντας την ίδια εργασία. (Θα βρείτε οδηγίες για τη διεκδίκηση μιας ομαδικής εργασίας στο τμήμα ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗ αυτού του άρθρου.)

Αρχή τμήματος

09. Σχόλια μόνο στη φόρμα εργασίας ή επίσης στο στοιχείο;

Υπάρχουν πολλές σκέψεις σχετικά με αυτό το σημαντικό ζήτημα. Εάν δεν το έχετε κάνει ήδη, ανοίξτε και διαβάστε το τμήμα ALLOW αυτού του άρθρου για περισσότερες πληροφορίες.

Αρχή τμήματος

10. Πότε πρέπει να ολοκληρωθούν οι εργασίες;

Μπορείτε να καθορίσετε πότε πρέπει να παραδοθούν οι εργασίες της ροής εργασίας με έναν ή και με τους δύο τρόπους:

Κατά ημερομηνία ημερολογίου Μπορείτε να καθορίσετε μία ημερολογιακή ημερομηνία μέχρι την οποία πρέπει να έχουν ολοκληρωθεί όλες οι εργασίες.

• Εάν ρυθμίσετε τη ροή εργασίας σας ώστε να ξεκινά αυτόματα, συνήθως δεν πρέπει να χρησιμοποιήσετε αυτήν την επιλογή. Αυτό συμβαίνει επειδή η τιμή ημερομηνίας που καθορίζετε δεν προσαρμόζεται αυτόματα σε σχέση με την τρέχουσα ημερομηνία κάθε φορά που ξεκινά αυτόματα η ροή εργασίας.

Κατά διάρκεια εργασίας Μπορείτε να καθορίσετε έναν αριθμό ημερών, εβδομάδων ή μηνών που επιτρέπονται για την ολοκλήρωση κάθε εργασίας, αρχίζοντας από την ανάθεση αυτής της εργασίας.

• Η ημερολογιακή προθεσμία αντικαθιστά μια συγκεκριμένη διάρκεια εργασίας. Δηλαδή: Εάν σήμερα είναι 10 Ιουνίου και σήμερα μου ανατεθεί μια εργασία που έχει τριήμερη διάρκεια, αλλά έχει επίσης ημερολογιακή προθεσμία 11 Ιουνίου, τότε η εργασία θα πρέπει να γίνει στις 11 Ιουνίου (ημερομηνία λήξης ημερολογίου) και όχι στις 13 Ιουνίου (την τελευταία ημέρα της τριήμερης διάρκειας).

Αρχή τμήματος

11. Πότε τελειώνει αυτή η ροή εργασίας;

Για να αποφύγετε τη σπατάλη χρόνου σε περιττές αναθεωρήσεις, μπορείτε να επιλέξετε την άμεση ακύρωση της ροής εργασίας, εάν γίνει οποιαδήποτε αλλαγή στο στοιχείο.

Εάν ενεργοποιήσετε αυτή την επιλογή, οι συμμετέχοντες μπορούν να υποβάλουν σχόλια μόνο για τις δικές τους φόρμες εργασίας. Δηλαδή, δεν μπορούν να εισαγάγουν εντοπισμένες αλλαγές και σχόλια στο ίδιο το στοιχείο, επειδή αυτό θα άλλαζε το στοιχείο, το οποίο με τη σειρά του θα ακύρωνε τη ροή εργασίας. Εάν κάνετε αυτήν την επιλογή, φροντίστε να συμπεριλάβετε μια σημείωση στο πεδίο "Αίτηση ", καθοδηγώντας τους συμμετέχοντες να μην κάνουν αλλαγές απευθείας στο στοιχείο προς αναθεώρηση.

Αρχή τμήματος

12. Ποιος πρέπει να ειδοποιηθεί;

Στο πεδίο "Κοιν. ", στη δεύτερη σελίδα της φόρμας συσχετισμού, μπορείτε να εισαγάγετε ονόματα ή διευθύνσεις για οποιονδήποτε θα πρέπει να ειδοποιείται κάθε φορά που αρχίζει ή τελειώνει αυτή η ροή εργασίας.

• Η εισαγωγή ενός ονόματος εδώ δεν έχει ως αποτέλεσμα την ανάθεση μιας εργασίας ροής εργασίας σε αυτό το άτομο.
• Όταν η ροή εργασίας ξεκινά με μη αυτόματο τρόπο, το άτομο που την ξεκινά λαμβάνει τις ειδοποιήσεις έναρξης και διακοπής, χωρίς να χρειάζεται να καθοριστεί σε αυτό το πεδίο.
• Όταν η ροή εργασίας ξεκινά αυτόματα, το άτομο που την πρόσθεσε αρχικά λαμβάνει τις ειδοποιήσεις έναρξης και διακοπής, χωρίς να χρειάζεται να καθοριστεί σε αυτό το πεδίο.

Τι ακολουθεί;

Εάν είστε έτοιμοι να προσθέσετε τη νέα ροή εργασίας "Συλλογή σχολίων" στη λίστα, τη βιβλιοθήκη ή τη συλλογή τοποθεσιών σας, μεταβείτε στο κατάλληλο τμήμα ΠΡΟΣΘΗΚΗ (Λίστα/βιβλιοθήκη ή συλλογή τοποθεσιών) αυτού του άρθρου.

Αρχή τμήματος | Αρχή άρθρου

	ΠΡΟΣΘΗΚΗ ροής εργασίας "Συλλογή σχολίων" (μόνο για μία λίστα ή βιβλιοθήκη)

Προσθήκη ροής εργασίας "Συλλογή σχολίων"
(μόνο για μία λίστα ή βιβλιοθήκη)

Εάν δεν είστε ακόμη εξοικειωμένοι με την προσθήκη ροών εργασίας, ίσως σας φανεί χρήσιμο να εξετάσετε τα προηγούμενα τμήματα LEARN,ALLOW και PLAN σε αυτό το άρθρο, προτού συνεχίσετε με τα βήματα σε αυτό το τμήμα.

Ενότητες σε αυτό το τμήμα

1. Πριν ξεκινήσετε
2. Προσθήκη της ροής εργασίας

1. Πριν ξεκινήσετε

Για να προσθέσετε μια ροή εργασίας, πρέπει να είναι εντάξει δύο θέματα:

Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο Για να στείλει η ροή εργασίας ειδοποιήσεις και υπενθυμίσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο πρέπει να είναι ενεργοποιημένο στην τοποθεσία του SharePoint. Εάν δεν είστε βέβαιοι ότι αυτό έχει ήδη γίνει, επικοινωνήστε με το διαχειριστή του SharePoint.

Δικαιώματα Για τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις απαιτείται να διαθέτετε το δικαίωμα "Διαχείριση λιστών" για την προσθήκη ροών εργασιών για λίστες, βιβλιοθήκες ή συλλογές τοποθεσιών. (Η ομάδα "Κάτοχοι" έχει το δικαίωμα "Διαχείριση λιστών" από προεπιλογή. Η ομάδα "Μέλη" και οι ομάδες "Επισκέπτες" όχι. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα δικαιώματα, ανατρέξτε στο τμήμα LEARN αυτού του άρθρου.)

Αρχή τμήματος

2. Προσθήκη της ροής εργασίας

Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Ανοίξτε τη λίστα ή βιβλιοθήκη για την οποία θέλετε να προσθέσετε τη ροή εργασίας.

2. Στην κορδέλα, κάντε κλικ στην καρτέλα Λίστα ή Βιβλιοθήκη .

   Σημείωση

   Το όνομα της καρτέλας μπορεί να διαφέρει, ανάλογα με τον τύπο της λίστας ή της βιβλιοθήκης. Για παράδειγμα, σε μια λίστα ημερολογίου, αυτή η καρτέλα ονομάζεται Calendar.

3. Στην ομάδα Ρυθμίσεις , κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις ροής εργασίας.

4. Στη σελίδα "Ρυθμίσεις ροής εργασίας", καθορίστε έναν μοναδικό τύπο περιεχομένου για εκτέλεση της ροής εργασίας ή "Όλα " (για όλους τους τύπους περιεχομένου) και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη ροής εργασίας.
   

5. Συμπληρώστε την πρώτη σελίδα της φόρμας σύνδεσης.
   (Οι οδηγίες ακολουθούν την εικόνα.)

	Τύπος περιεχομένου Διατηρήστε την προεπιλεγμένη επιλογή ως "Όλα" ή επιλέξτε έναν συγκεκριμένο τύπο περιεχομένου.
	Ροή εργασίας Επιλέξτε το πρότυπο Συλλογή σχολίων – SharePoint 2010 . Σημείωση: Εάν το πρότυπο Συλλογή σχολίων – SharePoint 2010 δεν εμφανίζεται στη λίστα, επικοινωνήστε με το διαχειριστή του SharePoint για να μάθετε περισσότερα σχετικά με την ενεργοποίησή του για τη συλλογή τοποθεσιών ή το χώρο εργασίας σας.
	Όνομα Πληκτρολογήστε ένα όνομα για αυτήν τη ροή εργασίας. Το όνομα θα προσδιορίζει αυτή τη ροή εργασίας στους χρήστες αυτής της λίστας ή βιβλιοθήκης. Για προτάσεις σχετικά με την ονομασία της ροής εργασίας σας, ανατρέξτε στο τμήμα PLAN αυτού του άρθρου.
	Λίστα εργασιών Επιλέξτε μια λίστα εργασιών για χρήση με αυτήν τη ροή εργασίας. Μπορείτε να επιλέξετε μια υπάρχουσα λίστα εργασιών ή να κάνετε κλικ στην επιλογή Εργασίες (νέες) για να δημιουργήσετε μια νέα λίστα. Για πληροφορίες σχετικά με τους λόγους δημιουργίας μιας νέας λίστας εργασιών (σε αντίθεση με την επιλογή μιας υπάρχουσας), ανατρέξτε στο τμήμα PLAN αυτού του άρθρου.
	Λίστα ιστορικού Επιλέξτε μια λίστα ιστορικού για χρήση με αυτήν τη ροή εργασίας. Μπορείτε να επιλέξετε μια υπάρχουσα λίστα ιστορικού ή να κάνετε κλικ στην επιλογή Νέα λίστα ιστορικού για να δημιουργήσετε μια νέα λίστα. Για πληροφορίες σχετικά με τους λόγους δημιουργίας μιας νέας λίστας ιστορικού (σε αντίθεση με την επιλογή μιας υπάρχουσας), ανατρέξτε στο τμήμα PLAN αυτού του άρθρου.
	Επιλογές έναρξης Καθορίστε τον τρόπο ή τους τρόπους με τους οποίους μπορεί να εκκινηθεί αυτή η ροή εργασίας. Για πληροφορίες σχετικά με τις διάφορες επιλογές, ανατρέξτε στο τμήμα PLAN αυτού του άρθρου.

1. Όταν όλες οι ρυθμίσεις σε αυτή τη φόρμα είναι αυτές που θέλετε, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

2. Συμπληρώστε τη δεύτερη σελίδα της φόρμας συσχετισμού.
   (Οι οδηγίες ακολουθούν την εικόνα.)

   Σημείωση

   Τα προϊόντα του SharePoint παρουσιάζουν τις πρώτες επιλογές σε αυτή τη δεύτερη σελίδα της φόρμας συσχέτισης — αριθμούς από το ένα έως το επτά στην παρακάτω εικόνα, από την ανάθεση σε έως την κοινοποίηση — κάθε φορά που ξεκινάτε τη ροή εργασίας με μη αυτόματο τρόπο, έτσι ώστε να μπορείτε να κάνετε αλλαγές σε αυτές τις επιλογές μόνο για αυτή την παρουσία.

	Ανάθεση σε Εισαγάγετε ονόματα ή διευθύνσεις των ατόμων στα οποία θέλετε να αναθέσετε εργασίες η ροή εργασίας. Εάν οι εργασίες θα ανατίθενται μία κάθε φορά (σε σειριακή) Πληκτρολογήστε τα ονόματα ή τις διευθύνσεις με τη σειρά με την οποία θέλετε να ανατίθενται οι εργασίες. Εάν όλες οι εργασίες θα ανατεθούν ταυτόχρονα (παράλληλα) Η σειρά των ονομάτων ή των διευθύνσεων δεν έχει σημασία. Εάν αναθέτετε μια εργασία σε κάποιον εκτός του οργανισμού σας SharePoint Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη συμπερίληψη εξωτερικών συμμετεχόντων, ανατρέξτε στο τμήμα ΠΛΗΡΗΣ αυτού του άρθρου.
	Σειρά Καθορίστε εάν οι εργασίες θα πρέπει να ανατίθενται μία κάθε φορά (σειριακά) ή όλες ταυτόχρονα (παράλληλα). Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση σειριακών και παράλληλων σταδίων, ανατρέξτε στο τμήμα PLAN αυτού του άρθρου.
	Προσθήκη νέου σταδίου Προσθέστε οποιαδήποτε στάδια θέλετε πέρα από το πρώτο που μόλις ρυθμίσατε. Για να διαγράψετε ένα ολόκληρο στάδιο, κάντε κλικ στο πεδίο Αντιστοίχιση σε για αυτό το στάδιο και, στη συνέχεια, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL+DELETE. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση πολλαπλών σταδίων, ανατρέξτε στο τμήμα PLAN αυτού του άρθρου.
	Ανάπτυξη ομάδων Για να ανατεθεί μία εργασία σε κάθε μέλος κάθε ομάδας που εισάγετε στο πεδίο "Ανάθεση σε ", επιλέξτε αυτό το πλαίσιο ελέγχου. (Κάθε μέλος της ομάδας θα λάβει μια ειδοποίηση εργασίας και κάθε μέλος θα πρέπει να ολοκληρώσει τη δική του εργασία.) Για να ανατεθεί μόνο μία εργασία σε κάθε ολόκληρη ομάδα που εισάγετε στο πεδίο "Ανάθεση σε ", καταργήστε την επιλογή αυτού του πλαισίου ελέγχου. (Κάθε μέλος της ομάδας θα λάβει μια ειδοποίηση εργασίας, αλλά ένα μέλος μπορεί να διεκδικήσει και να ολοκληρώσει τη μεμονωμένη εργασία εκ μέρους ολόκληρης της ομάδας. Θα βρείτε οδηγίες για τη διεκδίκηση μιας ομαδικής εργασίας στο τμήμα ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗ αυτού του άρθρου.)
	Αίτημα Οποιοδήποτε κείμενο συμπεριλάβετε εδώ θα συμπεριλαμβάνεται σε κάθε ειδοποίηση εργασίας που στέλνει η ροή εργασίας. Μην ξεχάσετε να συμπεριλάβετε τυχόν πρόσθετες οδηγίες ή πόρους που ενδέχεται να χρειαστούν οι συμμετέχοντες, όπως: Υπεύθυνος επικοινωνίας για ερωτήσεις και προβλήματα Εάν τα σχόλια μπορούν να υποβληθούν μόνο στη φόρμα εργασίας ή επίσης στο ίδιο το στοιχείο. (Και εάν υπάρχει στο στοιχείο, εάν οι αναθεωρητές μπορούν να κάνουν ανάληψη ελέγχου του εγγράφου ή πρέπει να το αφήσουν σε μεταβίβαση ελέγχου.) Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο τμήμα ALLOW αυτού του άρθρου. Εάν ισχύει, μια σημείωση σχετικά με τη διεκδίκηση μεμονωμένων εργασιών που έχουν ανατεθεί σε ολόκληρες ομάδες ή λίστες διανομής. Θα βρείτε οδηγίες για τη διεκδίκηση μιας ομαδικής εργασίας στο τμήμα ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗ αυτού του άρθρου.
	Προθεσμίες και διάρκειες εργασιών Καθορίστε μια τελική προθεσμία για ολόκληρη τη ροή εργασίας ή/και τον αριθμό των ημερών, εβδομάδων ή μηνών που επιτρέπονται για την ολοκλήρωση κάθε εργασίας από τη στιγμή που ανατίθεται. Εάν αυτή η ροή εργασίας ποτέ αρχίσει αυτόματα, είναι συνήθως καλή ιδέα να αφήσετε το πεδίο " Προθεσμία για όλες τις εργασίες " κενό και να χρησιμοποιήσετε μόνο τα δύο πεδία διάρκειας για να ελέγξετε την προθεσμία. Μπορείτε πάντα να δώσετε μια ακριβή προθεσμία στη φόρμα ενεργοποίησης, εάν και όταν ξεκινήσετε τη ροή εργασίας με μη αυτόματο τρόπο. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το πότε να χρησιμοποιήσετε προθεσμίες και πότε να χρησιμοποιήσετε διάρκειες εργασιών, ανατρέξτε στο τμήμα PLAN αυτού του άρθρου.
	CC Εισαγάγετε τα ονόματα ή τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου οποιουδήποτε ατόμου που θα πρέπει να ειδοποιείται κάθε φορά που αρχίζει ή τελειώνει η ροή εργασίας. Η εισαγωγή ενός ονόματος εδώ δεν έχει ως αποτέλεσμα την ανάθεση μιας εργασίας ροής εργασίας. Όταν η ροή εργασίας ξεκινά με μη αυτόματο τρόπο, το άτομο που την ξεκινά λαμβάνει τις ειδοποιήσεις έναρξης και διακοπής, χωρίς να χρειάζεται να καθοριστεί σε αυτό το πεδίο. Όταν η ροή εργασίας ξεκινά αυτόματα, το άτομο που την πρόσθεσε αρχικά λαμβάνει τις ειδοποιήσεις έναρξης και διακοπής, χωρίς να χρειάζεται να καθοριστεί σε αυτό το πεδίο.
	Τερματισμός της ροής εργασιών Για να διακοπεί και να ακυρωθεί η ροή εργασίας αμέσως μόλις γίνει οποιαδήποτε αλλαγή στο στοιχείο που αναθεωρείται, ενεργοποιήστε αυτή την επιλογή. Να θυμάστε ότι εάν ενεργοποιήσετε αυτή την επιλογή, οι αναθεωρητές δεν μπορούν να προσθέσουν εντοπισμένες αλλαγές και σχόλια στο στοιχείο χωρίς να τερματίσουν τη ροή εργασίας.

1. Όταν ολοκληρώσετε όλες τις ρυθμίσεις σε αυτήν τη σελίδα με τον τρόπο που θέλετε, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση για να δημιουργήσετε τη ροή εργασίας.

Τα προϊόντα SharePoint δημιουργούν τη νέα έκδοση ροής εργασίας σας.

Τι ακολουθεί;

Εάν είστε έτοιμοι, μεταβείτε στο τμήμα ΕΝΑΡΞΗ αυτού του άρθρου και ξεκινήστε την πρώτη παρουσία για να ελέγξετε τη νέα ροή εργασιών σας.

Αρχή τμήματος | Αρχή άρθρου

	ΠΡΟΣΘΗΚΗ ροής εργασίας "Συλλογή σχολίων" (για μια ολόκληρη συλλογή τοποθεσιών)

Προσθήκη ροής εργασίας "Συλλογή σχολίων"
(για μια ολόκληρη συλλογή τοποθεσιών)

Εάν δεν είστε ακόμη εξοικειωμένοι με την προσθήκη ροών εργασίας, ίσως σας φανεί χρήσιμο να εξετάσετε τα προηγούμενα τμήματα LEARN,ALLOW και PLAN σε αυτό το άρθρο, προτού συνεχίσετε με τα βήματα σε αυτό το τμήμα.

Ενότητες σε αυτό το τμήμα

1. Πριν ξεκινήσετε
2. Προσθήκη της ροής εργασίας

1. Πριν ξεκινήσετε

Για να προσθέσετε μια ροή εργασίας, πρέπει να είναι εντάξει δύο θέματα:

Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο: Για να στείλει η ροή εργασιών ειδοποιήσεις και υπενθυμίσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο πρέπει να είναι ενεργοποιημένο για την τοποθεσία σας. Εάν δεν είστε βέβαιοι ότι αυτό έχει ήδη γίνει, επικοινωνήστε με το διαχειριστή του SharePoint.

Δικαιώματα Για τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις του SharePoint απαιτείται να έχετε δικαίωμα διαχείρισης λιστών για να προσθέτετε ροές εργασιών για λίστες, βιβλιοθήκες ή συλλογές τοποθεσιών. (Η ομάδα "Κάτοχοι" έχει το δικαίωμα "Διαχείριση λιστών" από προεπιλογή. Η ομάδα "Μέλη" και οι ομάδες "Επισκέπτες" όχι. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα δικαιώματα, ανατρέξτε στο τμήμα LEARN αυτού του άρθρου.)

Αρχή τμήματος

2. Προσθήκη της ροής εργασίας

Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Μεταβείτε στην αρχική σελίδα για τη συλλογή τοποθεσιών (όχι στην αρχική σελίδα για μια τοποθεσία ή δευτερεύουσα τοποθεσία μέσα στη συλλογή).

2. Κάντε κλικ στο εικονίδιο "Ρυθμίσεις και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Ρυθμίσεις τοποθεσίας".

3. Στη σελίδα "Ρυθμίσεις τοποθεσίας", στην περιοχή Συλλογές Designer Web, κάντε κλικ στην επιλογή Τύποι περιεχομένου τοποθεσίας.

4. Στη σελίδα "Τύποι περιεχομένου τοποθεσίας", κάντε κλικ στο όνομα του τύπου περιεχομένου τοποθεσίας για τον οποί θέλετε να προσθέσετε μια ροή εργασίας.

   Σημείωση

   Μια ροή εργασίας που προστίθεται σε ολόκληρη τη συλλογή τοποθεσιών πρέπει να προστεθεί για στοιχεία ενός μόνο τύπου περιεχομένου.

   

   1. Στη σελίδα για τον επιλεγμένο τύπο περιεχομένου, στην περιοχή Ρυθμίσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις ροής εργασίας.
      
   2. Στη σελίδα "Ρυθμίσεις ροής εργασίας", κάντε κλικ στη σύνδεση "Προσθήκη ροής εργασίας ".
      
   3. Συμπληρώστε την πρώτη σελίδα της φόρμας σύνδεσης.
      (Οι οδηγίες ακολουθούν την εικόνα.)

	Ροή εργασίας Επιλέξτε το πρότυπο Έγκριση – SharePoint 2013 . Σημείωση: Εάν το πρότυπο Έγκριση – SharePoint 2013 δεν εμφανίζεται στη λίστα, επικοινωνήστε με το διαχειριστή του SharePoint για να μάθετε περισσότερα σχετικά με την ενεργοποίησή του για τη συλλογή τοποθεσιών ή το χώρο εργασίας σας.
	Όνομα Πληκτρολογήστε ένα όνομα για αυτήν τη ροή εργασίας. Το όνομα θα προσδιορίζει αυτή τη ροή εργασίας στους χρήστες αυτής της συλλογής τοποθεσιών. Για προτάσεις σχετικά με την ονομασία της ροής εργασίας σας, ανατρέξτε στο τμήμα PLAN αυτού του άρθρου.
	Λίστα εργασιών Επιλέξτε μια λίστα εργασιών για χρήση με αυτήν τη ροή εργασίας. Μπορείτε να επιλέξετε μια υπάρχουσα λίστα εργασιών ή να κάνετε κλικ στην επιλογή Εργασίες (νέες) για να δημιουργήσετε μια νέα λίστα. Για πληροφορίες σχετικά με τους λόγους δημιουργίας μιας νέας λίστας εργασιών (σε αντίθεση με την επιλογή μιας υπάρχουσας), ανατρέξτε στο τμήμα PLAN αυτού του άρθρου.
	Λίστα ιστορικού Επιλέξτε μια λίστα ιστορικού για χρήση με αυτήν τη ροή εργασίας. Μπορείτε να επιλέξετε μια υπάρχουσα λίστα ιστορικού ή να κάνετε κλικ στην επιλογή Νέα λίστα ιστορικού για να δημιουργήσετε μια νέα λίστα. Για πληροφορίες σχετικά με τους λόγους δημιουργίας μιας νέας λίστας ιστορικού (σε αντίθεση με την επιλογή μιας υπάρχουσας), ανατρέξτε στο τμήμα PLAN αυτού του άρθρου.
	Επιλογές έναρξης Καθορίστε τον τρόπο ή τους τρόπους με τους οποίους μπορεί να εκκινηθεί αυτή η ροή εργασίας. Για πληροφορίες σχετικά με τις διάφορες επιλογές, ανατρέξτε στο τμήμα PLAN αυτού του άρθρου.
	Ενημέρωση τύπων λίστας και περιεχομένου τοποθεσίας; Καθορίστε εάν αυτή η ροή εργασίας πρέπει να προστεθεί (συσχετιστεί με) όλους τους άλλους τύπους περιεχομένου τοποθεσίας και λίστας στους οποίους μεταβιβάζεται αυτός ο τύπος περιεχομένου. Η λειτουργία που επιτυγχάνει όλες τις πρόσθετες προσθήκες μπορεί να χρειαστεί πολύς χρόνος για να ολοκληρωθεί. Εάν η μεταβίβαση έχει διακοπεί για οποιεσδήποτε τοποθεσίες ή δευτερεύουσες τοποθεσίες όπου θέλετε να προστεθεί αυτή η ροή εργασίας σε τύπους περιεχομένου μεταβίβασης, βεβαιωθείτε ότι είστε μέλος της ομάδας "Κάτοχοι" σε κάθε μία από αυτές τις τοποθεσίες ή δευτερεύουσες τοποθεσίες πριν εκτελέσετε αυτήν τη λειτουργία.

1. Όταν όλες οι ρυθμίσεις σε αυτήν τη σελίδα είναι αυτές που θέλετε, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

2. Συμπληρώστε τη δεύτερη σελίδα της φόρμας συσχετισμού.
   (Οι οδηγίες ακολουθούν την εικόνα.)

   Σημείωση

   Τα προϊόντα του SharePoint σάς παρουσιάζουν τις πρώτες επιλογές σε αυτή τη δεύτερη σελίδα της φόρμας συσχέτισης — αριθμούς από το ένα έως το επτά στην παρακάτω εικόνα, από τους αναθεωρητές έως την Κοιν. — κάθε φορά που ξεκινάτε τη ροή εργασίας με μη αυτόματο τρόπο, έτσι ώστε να μπορείτε να κάνετε αλλαγές σε αυτές τις επιλογές μόνο για αυτή την παρουσία.

	Ανάθεση σε Εισαγάγετε ονόματα ή διευθύνσεις των ατόμων στα οποία θέλετε να αναθέσετε εργασίες η ροή εργασίας. Εάν οι εργασίες θα ανατίθενται μία κάθε φορά (σε σειριακή) Πληκτρολογήστε τα ονόματα ή τις διευθύνσεις με τη σειρά με την οποία θέλετε να ανατίθενται οι εργασίες. Εάν όλες οι εργασίες θα ανατεθούν ταυτόχρονα (παράλληλα) Η σειρά των ονομάτων ή των διευθύνσεων δεν έχει σημασία. Εάν αναθέτετε μια εργασία σε κάποιον εκτός του οργανισμού σας SharePoint Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη συμπερίληψη εξωτερικών συμμετεχόντων, ανατρέξτε στο τμήμα ΠΛΗΡΗΣ αυτού του άρθρου.
	Σειρά Καθορίστε εάν οι εργασίες σε αυτό το στάδιο θα πρέπει να ανατίθενται μία κάθε φορά (σειριακή) ή όλες ταυτόχρονα (παράλληλα). Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση σειριακών και παράλληλων σταδίων, ανατρέξτε στο τμήμα PLAN αυτού του άρθρου.
	Προσθήκη νέου σταδίου Προσθέστε οποιαδήποτε στάδια θέλετε πέρα από το πρώτο που μόλις ρυθμίσατε. Για να διαγράψετε ένα ολόκληρο στάδιο, κάντε κλικ στο πεδίο Αντιστοίχιση σε για αυτό το στάδιο και, στη συνέχεια, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL+DELETE. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση πολλαπλών σταδίων, ανατρέξτε στο τμήμα PLAN αυτού του άρθρου.
	Ανάπτυξη ομάδων Για να ανατεθεί μία εργασία σε κάθε μέλος κάθε ομάδας που εισάγετε στο πεδίο "Ανάθεση σε ", επιλέξτε αυτό το πλαίσιο ελέγχου. (Κάθε μέλος της ομάδας θα λάβει μια ειδοποίηση εργασίας και κάθε μέλος θα πρέπει να ολοκληρώσει τη δική του εργασία.) Για να ανατεθεί μόνο μία εργασία σε κάθεολόκληρη ομάδα που εισάγετε στο πεδίο "Ανάθεση σε ", καταργήστε την επιλογή αυτού του πλαισίου ελέγχου. (Κάθε μέλος της ομάδας θα λάβει μια ειδοποίηση εργασίας, αλλά ένα μέλος μπορεί να διεκδικήσει και να ολοκληρώσει τη μεμονωμένη εργασία εκ μέρους ολόκληρης της ομάδας. Θα βρείτε οδηγίες για τη διεκδίκηση μιας ομαδικής εργασίας στο τμήμα ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗ αυτού του άρθρου.)
	Αίτημα Οποιοδήποτε κείμενο συμπεριλάβετε εδώ θα συμπεριλαμβάνεται σε κάθε ειδοποίηση εργασίας που στέλνει η ροή εργασίας. Μην ξεχάσετε να συμπεριλάβετε τυχόν πρόσθετες οδηγίες ή πόρους που ενδέχεται να χρειαστούν οι συμμετέχοντες, όπως: Υπεύθυνος επικοινωνίας για ερωτήσεις και προβλήματα Εάν τα σχόλια μπορούν να υποβληθούν μόνο στη φόρμα εργασίας ή επίσης στο ίδιο το στοιχείο. (Και εάν υπάρχει στο στοιχείο, εάν οι αναθεωρητές μπορούν να κάνουν ανάληψη ελέγχου του εγγράφου ή πρέπει να το αφήσουν σε μεταβίβαση ελέγχου.) Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο τμήμα ALLOW αυτού του άρθρου. Εάν ισχύει, μια σημείωση σχετικά με τη διεκδίκηση μεμονωμένων εργασιών που έχουν ανατεθεί σε ολόκληρες ομάδες ή λίστες διανομής. Θα βρείτε οδηγίες για τη διεκδίκηση μιας ομαδικής εργασίας στο τμήμα ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗ αυτού του άρθρου.
	Προθεσμίες και διάρκειες εργασιών Καθορίστε μια τελική προθεσμία για ολόκληρη τη ροή εργασίας ή/και τον αριθμό των ημερών, εβδομάδων ή μηνών που επιτρέπονται για την ολοκλήρωση κάθε εργασίας από τη στιγμή που ανατίθεται. Εάν αυτή η ροή εργασίας ποτέ αρχίσει αυτόματα, είναι συνήθως καλή ιδέα να αφήσετε το πεδίο " Προθεσμία για όλες τις εργασίες " κενό και να χρησιμοποιήσετε μόνο τα δύο πεδία διάρκειας για να ελέγξετε την προθεσμία. Μπορείτε πάντα να δώσετε μια ακριβή προθεσμία στη φόρμα ενεργοποίησης, εάν και όταν ξεκινήσετε τη ροή εργασίας με μη αυτόματο τρόπο. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το πότε να χρησιμοποιήσετε προθεσμίες και πότε να χρησιμοποιήσετε διάρκειες εργασιών, ανατρέξτε στο τμήμα PLAN αυτού του άρθρου.
	CC Εισαγάγετε τα ονόματα ή τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου οποιουδήποτε ατόμου που θα πρέπει να ειδοποιείται κάθε φορά που αρχίζει ή τελειώνει η ροή εργασίας. Η εισαγωγή ενός ονόματος εδώ δεν έχει ως αποτέλεσμα την ανάθεση μιας εργασίας ροής εργασίας. Όταν η ροή εργασίας ξεκινά με μη αυτόματο τρόπο, το άτομο που την ξεκινά λαμβάνει τις ειδοποιήσεις έναρξης και διακοπής, χωρίς να χρειάζεται να καθοριστεί σε αυτό το πεδίο. Όταν η ροή εργασίας ξεκινά αυτόματα, το άτομο που την πρόσθεσε αρχικά λαμβάνει τις ειδοποιήσεις έναρξης και διακοπής, χωρίς να χρειάζεται να καθοριστεί σε αυτό το πεδίο.
	Τερματισμός της ροής εργασιών Για να διακοπεί και να ακυρωθεί η ροή εργασίας αμέσως μόλις γίνει οποιαδήποτε αλλαγή στο στοιχείο που αναθεωρείται, ενεργοποιήστε αυτή την επιλογή. Να θυμάστε ότι εάν ενεργοποιήσετε αυτή την επιλογή, οι αναθεωρητές δεν μπορούν να προσθέσουν εντοπισμένες αλλαγές και σχόλια στο στοιχείο χωρίς να τερματίσουν τη ροή εργασίας.

1. Όταν ολοκληρώσετε όλες τις ρυθμίσεις σε αυτήν τη σελίδα με τον τρόπο που θέλετε, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση για να δημιουργήσετε τη ροή εργασίας.

Τα προϊόντα SharePoint δημιουργούν τη νέα έκδοση ροής εργασίας σας.

Τι ακολουθεί;

Εάν είστε έτοιμοι, μεταβείτε στο τμήμα ΕΝΑΡΞΗ αυτού του άρθρου και ξεκινήστε την πρώτη παρουσία για να ελέγξετε τη νέα ροή εργασιών σας.

Αρχή τμήματος | Αρχή άρθρου

	ΞΕΚΙΝΗΣΤΕ μια ροή εργασίας "Συλλογή σχολίων"

Έναρξη ροής εργασίας "Συλλογή σχολίων"

Μια ροή εργασίας μπορεί να ρυθμιστεί ώστε να ξεκινά μόνο με μη αυτόματο τρόπο, αυτόματα μόνο ή έτσι αλλιώς:

• Χειροκίνητα ανά πάσα στιγμή, από οποιονδήποτε έχει τα απαραίτητα δικαιώματα.
• Αυτόματα κάθε φορά που προκύπτει ένα καθορισμένο συμβάν ενεργοποίησης — δηλαδή, κάθε φορά που ένα στοιχείο προστίθεται στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη ή/ και όταν ένα στοιχείο που υπάρχει ήδη στη λίστα αλλάζει με οποιονδήποτε τρόπο.
  (Το συμβάν ή τα συμβάντα ενεργοποίησης καθορίζονται στην πρώτη σελίδα της φόρμας συσχετισμού, κατά την αρχική προσθήκη και ρύθμιση παραμέτρων της ροής εργασίας. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο τμήμα PLAN αυτού του άρθρου.)

Ενότητες σε αυτό το τμήμα

1. Αυτόματη έναρξη της ροής εργασίας
2. Έναρξη της ροής εργασίας με μη αυτόματο τρόπο
3. Έναρξη με μη αυτόματο τρόπο από τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη
4. Μη αυτόματη εκκίνηση μέσα από ένα πρόγραμμα του Microsoft Office

1. Αυτόματη έναρξη της ροής εργασιών

Εάν οι παράμετροι της ροής εργασίας έχουν ρυθμιστεί ώστε να ξεκινούν αυτόματα, τότε κάθε φορά που παρουσιάζεται ένα συμβάν ενεργοποίησης, η ροή εργασιών εκτελείται στο στοιχείο που το ενεργοποίησε.

Όταν ξεκινήσει, η ροή εργασιών αναθέτει την πρώτη εργασία ή εργασίες και στέλνει μια ειδοποίηση εργασίας σε κάθε εκδοχέα. Παράλληλα, στέλνει επίσης ειδοποιήσεις έναρξης (διαφορετικές από τις ειδοποιήσεις εργασίας) στο άτομο που πρόσθεσε αρχικά τη ροή εργασίας και σε οποιονδήποτε παρατίθεται στο πεδίο "Κοιν." της δεύτερης σελίδας της φόρμας συσχετισμού.

Αρχή τμήματος

2. Έναρξη της ροής εργασίας με μη αυτόματο τρόπο

Σημείωση σχετικά με τα δικαιώματα Κανονικά, πρέπει να έχετε το δικαίωμα επεξεργασίας στοιχείων για να ξεκινήσετε μια ροή εργασίας. (Από προεπιλογή, η ομάδα "Μέλη" και η ομάδα "Κάτοχοι" έχουν και οι δύο αυτό το δικαίωμα, αλλά η ομάδα "Επισκέπτες" όχι. Ωστόσο, ένας κάτοχος μπορεί επίσης να επιλέξει, για κάθε ροή εργασίας ξεχωριστά, να απαιτήσει το δικαίωμα "Διαχείριση λιστών" για τα άτομα που την εκκινούν. Με αυτήν την επιλογή, οι κάτοχοι μπορούν ουσιαστικά να καθορίσουν ότι μόνο αυτοί και άλλοι κάτοχοι μπορούν να ξεκινήσουν μια συγκεκριμένη ροή εργασιών. Για περισσότερες λεπτομέρειες, ανατρέξτε στο τμήμα Learn αυτού του άρθρου.)

Δύο σημεία για να ξεκινήσετε

Μπορείτε να ξεκινήσετε μια ροή εργασίας με μη αυτόματο τρόπο από οποιαδήποτε από τις δύο θέσεις:

• Από τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη όπου είναι αποθηκευμένο το στοιχείο
• Μέσα από το ίδιο το στοιχείο, ανοιγμένο στο πρόγραμμα του Microsoft Office στο οποίο δημιουργήθηκε. (Σημειώστε ότι αυτό πρέπει να είναι το πλήρες, εγκατεστημένο πρόγραμμα και όχι μια έκδοση εφαρμογής web.)

Οι υπόλοιπες δύο ενότητες αυτού του τμήματος παρέχουν οδηγίες και για τις δύο μεθόδους.

Αρχή τμήματος

3. Έναρξη με μη αυτόματο τρόπο από τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη

1. Μεταβείτε στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη όπου είναι αποθηκευμένο το στοιχείο στο οποίο θέλετε να εκτελέσετε τη ροή εργασίας.

2. Κάντε κλικ στο εικονίδιο μπροστά από το όνομα του στοιχείου για να επιλέξετε το στοιχείο και, στη συνέχεια, στην καρτέλα Files της κορδέλας, στην ομάδα "Ροές εργασίας", κάντε κλικ στην επιλογή "Ροές εργασίας".

3. Στη σελίδα Ροές εργασίας: Όνομα στοιχείου , στην περιοχή Έναρξη νέας ροής εργασίας, κάντε κλικ στη ροή εργασίας που θέλετε να εκτελέσετε.
   

4. Στη φόρμα προετοιμασίας, κάντε τις αλλαγές που θέλετε να εφαρμόσετε στη συγκεκριμένη παρουσία της ροής εργασίας.

   Σημείωση

   Οι αλλαγές που γίνονται εδώ, στη φόρμα προετοιμασίας, χρησιμοποιούνται μόνο κατά την τρέχουσα εμφάνιση της ροής εργασιών. Εάν θέλετε να κάνετε οποιεσδήποτε αλλαγές που θα ισχύουν κάθε φορά που εκτελείται η ροή εργασίας ή εάν θέλετε να αλλάξετε τις ρυθμίσεις της ροής εργασίας που δεν εμφανίζονται σε αυτήν τη φόρμα, ανατρέξτε στο τμήμα ΑΛΛΑΓΗ αυτού του άρθρου.

	Ανάθεση σε Κάντε οποιεσδήποτε αλλαγές στη λίστα των ατόμων στα οποία θέλετε να αναθέσετε εργασίες η ροή εργασίας. Εάν οι εργασίες θα ανατεθούν μία κάθε φορά Πληκτρολογήστε τα ονόματα ή τις διευθύνσεις με τη σειρά με την οποία πρέπει να ανατεθούν οι εργασίες. Εάν όλες οι εργασίες θα ανατεθούν ταυτόχρονα Η σειρά των ονομάτων ή των διευθύνσεων δεν έχει σημασία. Εάν αναθέτετε μια εργασία σε κάποιον εκτός του οργανισμού σας SharePoint Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη συμπερίληψη εξωτερικών συμμετεχόντων, ανατρέξτε στο τμήμα ΠΛΗΡΗΣ αυτού του άρθρου.
	Σειρά Βεβαιωθείτε ότι οι προδιαγραφές σχετικά με την ανάθεση των εργασιών σε κάθε τμήμα μία κάθε φορά (σειριακή) ή όλες ταυτόχρονα (παράλληλα) είναι αυτές που θέλετε. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση σειριακών και παράλληλων σταδίων, ανατρέξτε στο τμήμα PLAN αυτού του άρθρου.
	Προσθήκη νέου σταδίου Προσθέστε οποιαδήποτε στάδια θέλετε πέρα από αυτό ή αυτά που έχουν ρυθμιστεί τη δεδομένη στιγμή. Για να διαγράψετε ένα ολόκληρο στάδιο, κάντε κλικ στο πεδίο Αντιστοίχιση σε για αυτό το στάδιο και, στη συνέχεια, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL+DELETE. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση πολλαπλών σταδίων, ανατρέξτε στο τμήμα PLAN αυτού του άρθρου.
	Ανάπτυξη ομάδων Για να ανατεθεί μία εργασία σε κάθε μέλος κάθε ομάδας που εισάγετε στο πεδίο "Ανάθεση σε ", επιλέξτε αυτό το πλαίσιο ελέγχου. (Κάθε μέλος της ομάδας θα λάβει μια ειδοποίηση εργασίας και κάθε μέλος θα πρέπει να ολοκληρώσει τη δική του εργασία.) Για να ανατεθεί μόνο μία εργασία σε κάθε ολόκληρη ομάδα που εισάγετε στο πεδίο "Ανάθεση σε ", καταργήστε την επιλογή αυτού του πλαισίου ελέγχου. (Κάθε μέλος της ομάδας θα λάβει μια ειδοποίηση εργασίας, αλλά ένα μέλος μπορεί να διεκδικήσει και να ολοκληρώσει τη μεμονωμένη εργασία εκ μέρους ολόκληρης της ομάδας. Θα βρείτε οδηγίες για τη διεκδίκηση μιας ομαδικής εργασίας στο τμήμα ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗ αυτού του άρθρου.)
	Αίτημα Οποιοδήποτε κείμενο συμπεριλάβετε εδώ θα συμπεριλαμβάνεται σε κάθε ειδοποίηση εργασίας που στέλνει η ροή εργασίας. Μην ξεχάσετε να συμπεριλάβετε τυχόν πρόσθετες οδηγίες ή πόρους που ενδέχεται να χρειαστούν οι συμμετέχοντες, όπως: Υπεύθυνος επικοινωνίας για ερωτήσεις και προβλήματα Εάν τα σχόλια μπορούν να υποβληθούν μόνο στη φόρμα εργασίας ή επίσης στο ίδιο το στοιχείο. (Και εάν υπάρχει στο στοιχείο, εάν οι αναθεωρητές μπορούν να κάνουν ανάληψη ελέγχου του εγγράφου ή πρέπει να το αφήσουν σε μεταβίβαση ελέγχου.) Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο τμήμα ALLOW αυτού του άρθρου. Εάν ισχύει, μια σημείωση σχετικά με τη διεκδίκηση μεμονωμένων εργασιών που έχουν ανατεθεί σε ολόκληρες ομάδες ή λίστες διανομής. Θα βρείτε οδηγίες για τη διεκδίκηση μιας ομαδικής εργασίας στο τμήμα ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗ αυτού του άρθρου.
	Προθεσμίες και διάρκειες εργασιών Καθορίστε μια τελική προθεσμία για ολόκληρη τη ροή εργασίας ή/και τον αριθμό των ημερών, εβδομάδων ή μηνών που επιτρέπονται για την ολοκλήρωση κάθε εργασίας από τη στιγμή που ανατίθεται. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το πότε να χρησιμοποιήσετε προθεσμίες και πότε να χρησιμοποιήσετε διάρκειες εργασιών, ανατρέξτε στο τμήμα PLAN αυτού του άρθρου.
	CC Κάντε τις προσθήκες ή καταργήσεις που θέλετε. Να θυμάστε ότι: Η εισαγωγή ενός ονόματος εδώ δεν έχει ως αποτέλεσμα την ανάθεση μιας εργασίας ροής εργασίας. Όταν η ροή εργασίας ξεκινά με μη αυτόματο τρόπο, το άτομο που την ξεκινά λαμβάνει τις ειδοποιήσεις έναρξης και διακοπής, χωρίς να χρειάζεται να καθοριστεί σε αυτό το πεδίο. Όταν η ροή εργασίας ξεκινά αυτόματα, το άτομο που την πρόσθεσε αρχικά λαμβάνει τις ειδοποιήσεις έναρξης και διακοπής, χωρίς να χρειάζεται να καθοριστεί σε αυτό το πεδίο.

1. Όταν έχετε όλες τις ρυθμίσεις στη φόρμα προετοιμασίας με τον τρόπο που θέλετε, κάντε κλικ στο κουμπί Έναρξη για να ξεκινήσετε τη ροή εργασίας.

Η ροή εργασίας αναθέτει την πρώτη εργασία ή εργασίες και, στο μεταξύ, στέλνει ειδοποιήσεις έναρξης σε εσάς και σε οποιονδήποτε παρατίθεται στο πεδίο "Κοιν." της φόρμας ενεργοποίησης.

Αρχή τμήματος

4. Μη αυτόματη εκκίνηση μέσα από ένα πρόγραμμα του Microsoft Office

1. Ανοίξτε το στοιχείο στο εγκατεστημένο πρόγραμμα του Office στον υπολογιστή σας.

2. Στο ανοιχτό στοιχείο, κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο , κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση & Αποστολή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στη ροή εργασίας που θέλετε να εκτελέσετε στο στοιχείο.

3. Εάν δείτε το ακόλουθο μήνυμα, που σας ενημερώνει ότι η ροή εργασίας χρειάζεται να μεταβιβαστεί ο έλεγχος του αρχείου, κάντε κλικ στο κουμπί Check In.

4. Κάντε κλικ στο μεγάλο κουμπί "Έναρξη ροής εργασίας ".

5. Στη σελίδα "Αλλαγή ροής εργασίας", στη φόρμα προετοιμασίας, κάντε τις αλλαγές που θέλετε να εφαρμόσετε σε αυτή τη συγκεκριμένη παρουσία της ροής εργασίας.

   Σημείωση

   Οι αλλαγές που γίνονται εδώ, στη φόρμα προετοιμασίας, χρησιμοποιούνται μόνο κατά την τρέχουσα εμφάνιση της ροής εργασιών. Εάν θέλετε να κάνετε οποιεσδήποτε αλλαγές που θα ισχύουν κάθε φορά που εκτελείται η ροή εργασίας ή εάν θέλετε να αλλάξετε τις ρυθμίσεις της ροής εργασίας που δεν εμφανίζονται σε αυτήν τη φόρμα, ανατρέξτε στο τμήμα ΑΛΛΑΓΗ αυτού του άρθρου.

   

	Ανάθεση σε Κάντε οποιεσδήποτε αλλαγές στη λίστα των ατόμων στα οποία θέλετε να αναθέσετε εργασίες η ροή εργασίας. Εάν οι εργασίες θα ανατεθούν μία κάθε φορά Πληκτρολογήστε τα ονόματα ή τις διευθύνσεις με τη σειρά με την οποία πρέπει να ανατεθούν οι εργασίες. Εάν όλες οι εργασίες θα ανατεθούν ταυτόχρονα Η σειρά των ονομάτων ή των διευθύνσεων δεν έχει σημασία. Εάν αναθέτετε μια εργασία σε κάποιον εκτός του οργανισμού σας SharePoint Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη συμπερίληψη εξωτερικών συμμετεχόντων, ανατρέξτε στο τμήμα ΠΛΗΡΗΣ αυτού του άρθρου.
	Σειρά Βεβαιωθείτε ότι οι προδιαγραφές σχετικά με την ανάθεση των εργασιών σε κάθε τμήμα μία κάθε φορά (σειριακή) ή όλες ταυτόχρονα (παράλληλα) είναι αυτές που θέλετε. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση σειριακών και παράλληλων σταδίων, ανατρέξτε στο τμήμα PLAN αυτού του άρθρου.
	Προσθήκη νέου σταδίου Προσθέστε οποιαδήποτε στάδια θέλετε πέρα από αυτό ή αυτά που έχουν ρυθμιστεί τη δεδομένη στιγμή. Για να διαγράψετε ένα ολόκληρο στάδιο, κάντε κλικ στο πεδίο Αντιστοίχιση σε για αυτό το στάδιο και, στη συνέχεια, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL+DELETE. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση πολλαπλών σταδίων, ανατρέξτε στο τμήμα PLAN αυτού του άρθρου.
	Ανάπτυξη ομάδων Για να ανατεθεί μία εργασία σε κάθε μέλος κάθε ομάδας που εισάγετε στο πεδίο "Ανάθεση σε ", επιλέξτε αυτό το πλαίσιο ελέγχου. (Κάθε μέλος της ομάδας θα λάβει μια ειδοποίηση εργασίας και κάθε μέλος θα πρέπει να ολοκληρώσει τη δική του εργασία.) Για να ανατεθεί μόνο μία εργασία σε κάθε ολόκληρη ομάδα που εισάγετε στο πεδίο "Ανάθεση σε ", καταργήστε την επιλογή αυτού του πλαισίου ελέγχου. (Κάθε μέλος της ομάδας θα λάβει μια ειδοποίηση εργασίας, αλλά ένα μέλος μπορεί να διεκδικήσει και να ολοκληρώσει τη μεμονωμένη εργασία εκ μέρους ολόκληρης της ομάδας. Θα βρείτε οδηγίες για τη διεκδίκηση μιας ομαδικής εργασίας στο τμήμα ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗ αυτού του άρθρου.)
	Αίτημα Οποιοδήποτε κείμενο συμπεριλάβετε εδώ θα συμπεριλαμβάνεται σε κάθε ειδοποίηση εργασίας που στέλνει η ροή εργασίας. Μην ξεχάσετε να συμπεριλάβετε τυχόν πρόσθετες οδηγίες ή πόρους που ενδέχεται να χρειαστούν οι συμμετέχοντες, όπως: Υπεύθυνος επικοινωνίας για ερωτήσεις και προβλήματα Εάν τα σχόλια μπορούν να υποβληθούν μόνο στη φόρμα εργασίας ή επίσης στο ίδιο το στοιχείο. (Και εάν υπάρχει στο στοιχείο, εάν οι αναθεωρητές μπορούν να κάνουν ανάληψη ελέγχου του εγγράφου ή πρέπει να το αφήσουν σε μεταβίβαση ελέγχου.) Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο τμήμα ALLOW αυτού του άρθρου. Εάν ισχύει, μια σημείωση σχετικά με τη διεκδίκηση μεμονωμένων εργασιών που έχουν ανατεθεί σε ολόκληρες ομάδες ή λίστες διανομής. Θα βρείτε οδηγίες για τη διεκδίκηση μιας ομαδικής εργασίας στο τμήμα ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗ αυτού του άρθρου.
	Προθεσμίες και διάρκειες εργασιών Καθορίστε μια τελική προθεσμία για ολόκληρη τη ροή εργασίας ή/και τον αριθμό των ημερών, εβδομάδων ή μηνών που επιτρέπονται για την ολοκλήρωση κάθε εργασίας από τη στιγμή που ανατίθεται. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το πότε να χρησιμοποιήσετε προθεσμίες και πότε να χρησιμοποιήσετε διάρκειες εργασιών, ανατρέξτε στο τμήμα PLAN αυτού του άρθρου.
	CC Κάντε τις προσθήκες ή καταργήσεις που θέλετε. Να θυμάστε ότι: Η εισαγωγή ενός ονόματος εδώ δεν έχει ως αποτέλεσμα την ανάθεση μιας εργασίας ροής εργασίας. Όταν η ροή εργασίας ξεκινά με μη αυτόματο τρόπο, το άτομο που την ξεκινά λαμβάνει τις ειδοποιήσεις έναρξης και διακοπής, χωρίς να χρειάζεται να καθοριστεί σε αυτό το πεδίο. Όταν η ροή εργασίας ξεκινά αυτόματα, το άτομο που την πρόσθεσε αρχικά λαμβάνει τις ειδοποιήσεις έναρξης και διακοπής, χωρίς να χρειάζεται να καθοριστεί σε αυτό το πεδίο.

1. Όταν ορίσετε τις ρυθμίσεις στη φόρμα προετοιμασίας με τον τρόπο που θέλετε, κάντε κλικ στο κουμπί Έναρξη για να ξεκινήσετε τη ροή εργασίας.

Η ροή εργασίας αναθέτει την πρώτη εργασία ή εργασίες και, στο μεταξύ, στέλνει ειδοποιήσεις έναρξης σε εσάς και σε οποιονδήποτε παρατίθεται στο πεδίο "Κοιν." της φόρμας ενεργοποίησης.

Τι ακολουθεί;

• Εάν αυτή είναι η πρώτη φορά που εκτελείται αυτή η ροή εργασίας, οι άλλοι συμμετέχοντες θα χρειαστούν πληροφορίες και βοήθεια για να ολοκληρώσουν τις εργασίες που τους έχουν ανατεθεί; (Μπορεί να βρουν χρήσιμο το ΠΛΗΡΕΣ τμήμα αυτού του άρθρου.)
• Επίσης, είναι καλή ιδέα να ελέγξετε εάν οι συμμετέχοντες λαμβάνουν τις ειδοποιήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους και, ειδικότερα, εάν οι ειδοποιήσεις δεν αντιμετωπίζονται εσφαλμένα από τα φίλτρα ανεπιθύμητης αλληλογραφίας.
• Φυσικά, μπορεί να έχετε μία ή περισσότερες εργασίες ροής εργασίας για να ολοκληρώσετε μόνοι σας. Μεταβείτε στο τμήμα ΠΛΗΡΗΣ αυτού του άρθρου για λεπτομέρειες.
• Στο μεταξύ, για να μάθετε πώς μπορείτε να παρακολουθείτε την πρόοδο της τρέχουσας εμφάνισης της ροής εργασίας, μεταβείτε στο τμήμα MONITOR αυτού του άρθρου.

Αρχή τμήματος | Αρχή άρθρου

	ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗ μιας εργασίας ροής εργασίας "Συλλογή σχολίων"

Ολοκλήρωση μιας εργασίας ροής εργασίας "Συλλογή σχολίων"

Εάν είναι η πρώτη φορά που σας ανατίθεται μια εργασία σε μια ροή εργασίας συλλογής σχολίων, ίσως σας φανεί χρήσιμο να εξετάσετε πλήρως αυτό το τμήμα του άρθρου πριν να ολοκληρώσετε την εργασία σας. Με αυτόν τον τρόπο, θα γνωρίζετε όλες τις επιλογές που μπορεί να είναι ανοιχτές σε εσάς.

Πρώτα, βεβαιωθείτε ότι έχετε το σωστό άρθρο

Διαφορετικοί τύποι ροών εργασίας απαιτούν διαφορετικές ενέργειες εργασίας.

Επομένως, πριν ξεκινήσετε, βεβαιωθείτε ότι η εργασία που σας έχει ανατεθεί είναι πράγματι μια εργασία ροής εργασίας συλλογής σχολίων και όχι εργασία κάποιου άλλου τύπου ροής εργασίας.

Αναζητήστε το κείμενο Ελέγξτε το σε οποιαδήποτε από τις ακόλουθες θέσεις:

• Στη γραμμή θέματος της ειδοποίησης εργασίας
  
• Στη γραμμή μηνυμάτων στο στοιχείο προς αναθεώρηση
  
• Στον τίτλο της εργασίας στη σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας"
  

Εάν δεν βλέπετε το κείμενο " Αναθεώρηση σε αυτές τις θέσεις", ελέγξτε το άτομο που ξεκίνησε ή πρόσθεσε αρχικά τη ροή εργασίας για να μάθετε σε ποιο πρότυπο ροής εργασίας βασίζεται - ή εάν πρόκειται για προσαρμοσμένη ροή εργασίας. Θα βρείτε συνδέσεις σε άρθρα σχετικά με τον τρόπο χρήσης των άλλων τύπων ροών εργασίας που περιλαμβάνονται στα προϊόντα του SharePoint στην ενότητα " Δείτε επίσης " αυτού του άρθρου.

Εάν η εργασία σας είναι μια εργασία συλλογής σχολίων, ωστόσο, συνεχίστε να διαβάζετε!

Ενότητες σε αυτό το τμήμα

1. Επισκόπηση της διαδικασίας
2. Μετάβαση στο στοιχείο και τη φόρμα εργασίας από το μήνυμα ειδοποίησης εργασίας
3. Μετάβαση στο στοιχείο και τη φόρμα εργασίας από τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη
4. Αναθεώρηση του στοιχείου
5. Συμπλήρωση και υποβολή της φόρμας εργασίας
6. Εκπρόθεσμες ειδοποιήσεις
7. Διεκδίκηση μιας ομαδικής εργασίας πριν από την ολοκλήρωσή της (προαιρετικό)
8. Αίτημα αλλαγής του στοιχείου (προαιρετικό)
9. Εκ νέου ανάθεση της εργασίας σε κάποιον άλλο (προαιρετικό)
10. Ολοκλήρωση εργασίας εκ μέρους εξωτερικού συμμετέχοντα (προαιρετικό)

1. Επισκόπηση της διαδικασίας

Όταν σας ανατίθεται μια εργασία σε μια ροή εργασίας, συνήθως μαθαίνετε για την εργασία με έναν από τους εξής τρεις τρόπους:

• Λαμβάνετε μια ειδοποίηση εργασίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
• Ανοίγετε ένα έγγραφο του Microsoft Office και βλέπετε μια γραμμή μηνυμάτων που σας ενημερώνει ότι σας έχει ανατεθεί μια σχετική εργασία.
• Ελέγχετε την τοποθεσία του SharePoint και ανακαλύπτετε ότι μία ή περισσότερες εργασίες έχουν ανατεθεί σε εσάς τη συγκεκριμένη στιγμή.

Όταν ανακαλύπτετε ότι σας έχει ανατεθεί μια εργασία ροής εργασίας "Συλλογή σχολίων", συνήθως κάνετε δύο πράγματα:

• Αναθεώρηση του στοιχείου Μπορείτε να ανοίξετε και να εξετάσετε το στοιχείο.
• Ολοκλήρωση της εργασίας Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη φόρμα εργασίας για να υποβάλετε τα αποτελέσματα του ελέγχου σας.

Συχνά, επομένως, τα ακόλουθα τρία στοιχεία εμπλέκονται στην ολοκλήρωση της εργασίας σας:

• Το μήνυμα ειδοποίησης (το οποίο λαμβάνετε ως μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου)
• Το στοιχείο που υποβλήθηκε για έλεγχο (το οποίο ανοίγετε και αναθεωρείτε)
• Τη φόρμα εργασίας (την οποία ανοίγετε, συμπληρώνετε και υποβάλλετε)

Δείτε πώς μοιάζουν αυτά τα τρία στοιχεία.

Αρχή τμήματος

2. Μετάβαση στο στοιχείο και τη φόρμα εργασίας από το μήνυμα ειδοποίησης εργασίας

Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Στο μήνυμα ειδοποίησης εργασίας, στις οδηγίες Για να ολοκληρώσετε αυτή την εργασία , κάντε κλικ στη σύνδεση προς το στοιχείο.
2. Στο ανοιχτό στοιχείο, κάντε κλικ στο κουμπί "Άνοιγμα αυτής της εργασίας " στη γραμμή μηνυμάτων.

Αρχή τμήματος

3. Μετάβαση στο στοιχείο και τη φόρμα εργασίας από τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη

Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη όπου είναι αποθηκευμένο το στοιχείο προς αναθεώρηση, κάντε κλικ στη σύνδεση "Σε εξέλιξη " που σχετίζεται με το στοιχείο και τη ροή εργασίας.
2. Στη σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας", κάντε κλικ στον τίτλο της εργασίας σας.
3. Στη φόρμα εργασίας, στη γραμμή μηνυμάτων Αυτή η εργασία ροής εργασίας εφαρμόζεται στη γραμμή μηνυμάτων, κάντε κλικ στη σύνδεση προς το στοιχείο.

Αρχή τμήματος

4. Αναθεώρηση του στοιχείου

Σε αυτό το παράδειγμα, το στοιχείο είναι ένα έγγραφο Word της Microsoft.

Παρατηρήστε τις δύο κίτρινες γραμμές μηνυμάτων στο επάνω μέρος του εγγράφου:

Ανάγνωση διακομιστή-Μόνο Αυτό το έγγραφο είναι ανοιχτό σε λειτουργία μόνο για ανάγνωση — δηλαδή, μπορείτε να διαβάσετε το έγγραφο, αλλά δεν μπορείτε να κάνετε αλλαγές σε αυτό.

Το άτομο που εκτελεί τη ροή εργασίας έχει την επιλογή να επιτρέψει τα σχόλια μόνο στη φόρμα εργασίας ή επίσης να επιτρέψει τις εντοπισμένες αλλαγές και τα σχόλια στο ίδιο το στοιχείο. Εάν δεν είστε βέβαιοι αν πρέπει να εργαστείτε στο ίδιο το στοιχείο, ελέγξτε μαζί του το άτομο που ξεκίνησε τη ροή εργασίας ή το άτομο που την πρόσθεσε αρχικά. Εάν πρόκειται να εισαγάγετε εντοπισμένες αλλαγές και σχόλια, κάντε κλικ στο κουμπί "Επεξεργασία εγγράφου ".

Μερικά πράγματα που πρέπει να βεβαιωθείτε:

• Βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε εάν πρέπει να αναλάβετε τον έλεγχο του εγγράφου πριν από την εισαγωγή εντοπισμένων αλλαγών και σχολίων ή εάν πρέπει να αφήσετε τον έλεγχο του αρχείου, ώστε να μπορούν να εργάζονται ταυτόχρονα πολλοί αναθεωρητές σε αυτό.
• Βεβαιωθείτε ότι έχετε ενεργοποιήσει την παρακολούθηση αλλαγών πριν από την εισαγωγή αλλαγών ή σχολίων. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο τμήμα ALLOW σε αυτό το άρθρο.
• Βεβαιωθείτε ότι έχετε αποθηκεύσει τις αλλαγές σας στο διακομιστή όταν ολοκληρώσετε την εργασία σας στο στοιχείο. Εάν έχετε κάνει ανάληψη ελέγχου του στοιχείου, μεταβιβάστε ξανά τον έλεγχο.

Ροή εργασίας Εργασία Όταν είστε έτοιμοι να συμπληρώσετε και να υποβάλετε τη φόρμα εργασίας, κάντε κλικ στο κουμπί Άνοιγμα αυτής της εργασίας .

Αρχή τμήματος

5. Συμπλήρωση και υποβολή της φόρμας εργασίας

Η φόρμα εργασίας για μια εργασία ροής εργασίας "Συλλογή σχολίων" μοιάζει κάπως έτσι.

Σημειώστε ότι τα δύο πρώτα στοιχεία ελέγχου ("Διαγραφή στοιχείου " και "Αυτή η εργασία ροής εργασίας ισχύει για τον τίτλο στοιχείου") δεν εμφανίζονται στη φόρμα εργασίας όταν αυτή ανοίγει μέσα από το στοιχείο για αναθεώρηση.

	Διαγραφή στοιχείου Για να διαγράψετε αυτήν την εργασία από την τρέχουσα εμφάνιση της ροής εργασίας, κάντε κλικ στη σύνδεση εδώ. Η διαγραφή της εργασίας δεν διαγράφει το στοιχείο προς αναθεώρηση. Μια εργασία που έχει διαγραφεί δεν εμφανίζεται πλέον στην περιοχή "Εργασίες" της σελίδας "Κατάσταση ροής εργασίας". (Ωστόσο, η διαγραφή εξακολουθεί να καταγράφεται στην περιοχή " Ιστορικό " της σελίδας.) Σημείωση: Εάν δεν ξεκινήσατε εσείς αυτήν την παρουσία της ροής εργασίας, ίσως θέλετε να επικοινωνήσετε με το άτομο που την ξεκίνησε πριν διαγράψετε την εργασία.
	Αυτή η εργασία ροής εργασιών ισχύει για τον τίτλο στοιχείου Για να ανοίξετε το στοιχείο για αναθεώρηση, κάντε κλικ στη σύνδεση εδώ.
	Κατάσταση, Ζητήθηκε από, Ενοποιημένα σχόλια, Ημερομηνία λήξης Δεν μπορείτε να επεξεργαστείτε ή να αλλάξετε καταχωρήσεις σε αυτά τα τέσσερα πεδία, αλλά οι πληροφορίες που περιέχουν μπορεί να σας φανούν χρήσιμες. Παρατηρήστε ότι το πλαίσιο "Ενοποιημένα σχόλια " περιέχει όχι μόνο τυχόν πρόσθετες οδηγίες σχετικά με τον τρόπο ολοκλήρωσης της εργασίας σας, αλλά και όλα τα σχόλια που υποβάλλονται στη φόρμα από συμμετέχοντες που έχουν ήδη ολοκληρώσει τις εργασίες τους στην ίδια παρουσία της ροής εργασιών. Με τον ίδιο τρόπο, αφού υποβάλετε τη δική σας φόρμα, το κείμενο που συμπεριλαμβάνετε στο πλαίσιο "Σχόλια " (4) θα εμφανίζεται επίσης στο πλαίσιο "Ενοποιημένα σχόλια " για τους επόμενους συμμετέχοντες.
	Σχόλια Πληκτρολογήστε ή επικολλήστε τα σχόλιά σας εδώ. Οποιοδήποτε κείμενο εισάγετε εδώ θα καταγραφεί στο ιστορικό ροής εργασίας και θα εμφανίζεται επίσης στο πεδίο Ενοποιημένα σχόλια (3) για τους επόμενους συμμετέχοντες.
	Αποστολή σχολίων Όταν πληκτρολογήσετε οποιαδήποτε σχόλια που θέλετε να συνεισφέρετε στο πεδίο σχολίων (4) ή/και έχετε εισαγάγει εντοπισμένες αλλαγές και σχόλια στο ίδιο το στοιχείο, κάντε κλικ σε αυτό το κουμπί για να υποβάλετε τα σχόλιά σας και να ολοκληρώσετε την εργασία σας. Σημείωση:Πριν κάνετε οποιεσδήποτε αλλαγές στο ίδιο το θέμα, βεβαιωθείτε ότι πρέπει να το κάνετε. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στην ενότητα 4 σε αυτό το τμήμα,Εξετάστε το στοιχείο.
	Ακύρωση Για να κλείσετε τη φόρμα εργασίας χωρίς να αποθηκεύσετε αλλαγές ή απαντήσεις, κάντε κλικ σε αυτό το κουμπί. Η εργασία θα παραμείνει ημιτελής και θα ανατεθεί σε εσάς.
	Αίτηση αλλαγής Για να ζητήσετε μια αλλαγή στο στοιχείο που εξετάζετε, κάντε κλικ σε αυτό το κουμπί. Για μια απεικόνιση της φόρμας όπου θα εισαγάγετε τις λεπτομέρειες του αιτήματός σας και για περαιτέρω οδηγίες, μεταβείτε στην ενότητα 8 σε αυτό το τμήμα, Αίτηση αλλαγής του στοιχείου. Σημείωση: Η επιλογή αυτή μπορεί να είναι απενεργοποιημένη για ορισμένες εργασίες της ροής εργασιών.
	Εκ νέου ανάθεση εργασίας Για να αναθέσετε εκ νέου αυτή την εργασία σε κάποιον άλλο, κάντε κλικ σε αυτό το κουμπί. Για μια εικόνα της σελίδας όπου θα εισαγάγετε τις λεπτομέρειες της νέας ανάθεσης και για περαιτέρω οδηγίες, μεταβείτε στην ενότητα 9 σε αυτό το τμήμα, " Εκ νέου ανάθεση της εργασίας σας σε κάποιον άλλο". Σημείωση: Η επιλογή αυτή μπορεί να είναι απενεργοποιημένη για ορισμένες εργασίες της ροής εργασιών.

Αρχή τμήματος

6. Εκπρόθεσμες ειδοποιήσεις

Εάν μια εργασία ή μια ολόκληρη παρουσία της ροής εργασίας έχει καθυστερήσει την ολοκλήρωσή της, οι ειδοποιήσεις αποστέλλονται αυτόματα στη διεύθυνση:

• Το άτομο στο οποίο έχει ανατεθεί η εργασία.
• Το άτομο που ξεκίνησε τη ροή εργασιών (ή, εάν η έναρξη ήταν αυτόματη, το άτομο που πρόσθεσε αρχικά τη ροή εργασιών).

Αρχή τμήματος

7. Διεκδίκηση μιας ομαδικής εργασίας πριν από την ολοκλήρωσή της (προαιρετικό)

Εάν μόνο μία εργασία έχει εκχωρηθεί σε μια ολόκληρη ομάδα στην οποία ανήκετε, οποιοδήποτε μέλος της ομάδας μπορεί να διεκδικήσει και να ολοκληρώσει αυτήν τη μεμονωμένη εργασία εκ μέρους ολόκληρης της ομάδας.

Διεκδικήστε την εργασία πριν εξετάσετε το στοιχείο. Μόλις διεκδικήσετε την εργασία, αυτή ανατίθεται σε εσάς και κανένα άλλο μέλος της ομάδας δεν μπορεί να την ολοκληρώσει. (Με αυτόν τον τρόπο, μόνο ένα άτομο κάνει την απαραίτητη εργασία.)

1. Στη σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας", τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στο όνομα της εργασίας που έχει ανατεθεί στην ομάδα σας μέχρι να εμφανιστεί ένα βέλος.
2. Κάντε κλικ στο βέλος, κάντε κλικ στην επιλογή Επεξεργασία στοιχείου και, στη συνέχεια, στη φόρμα εργασίας, κάντε κλικ στο κουμπί Διεκδίκηση εργασίας .
   

Όταν ανανεώνεται η σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας", μπορείτε να δείτε ότι η εργασία δεν έχει πλέον ανατεθεί στην ομάδα, αλλά τώρα ειδικά σε εσάς.

Αργότερα, εάν θέλετε να αποδεσμεύσετε ξανά την εργασία στην ομάδα χωρίς να την ολοκληρώσετε, χρησιμοποιήστε τα ίδια βήματα για να επιστρέψετε στη φόρμα εργασίας, αλλά τώρα κάντε κλικ στο κουμπί " Αποδέσμευση εργασίας ".

Επιστροφή για να ελέγξετε το στοιχείο

8. Αίτημα αλλαγής του στοιχείου (προαιρετικό)

Πριν ξεκινήσετε αυτήν τη διαδικασία, σημειώστε ότι η ροή εργασίας μπορεί να ρυθμιστεί ώστε να τελειώνει αμέσως , εάν γίνει οποιαδήποτε αλλαγή στο στοιχείο. Ίσως είναι καλή ιδέα να επικοινωνήσετε με το άτομο που ξεκίνησε ή πρόσθεσε αρχικά τη ροή εργασίας, για να βεβαιωθείτε ότι είναι εντάξει να γίνει μια αλλαγή και να τελειώσει η ροή εργασιών σε εκείνο το σημείο.

Θα δείξουμε την επιλογή αίτησης αλλαγής τοποθετώντας την σε ένα σενάριο:

Πρώτον, φανταστείτε ότι το όνομά σας είναι Frank.

Στη συνέχεια, φανταστείτε ότι μια συνάδελφος με το όνομα Άννα έχει ξεκινήσει μια ροή εργασίας συλλογής σχολίων σε ένα έγγραφο που έχει δημιουργήσει.

Όταν εξετάζετε το νέο έγγραφο της Άννας, αισθάνεστε ότι η Εισαγωγή είναι πολύ μεγάλη.

Κάντε κλικ στο κουμπί Αίτηση αλλαγής στο κάτω μέρος της φόρμας εργασίας ροής εργασίας και, στη συνέχεια, συμπληρώστε αυτήν τη φόρμα.

	Αίτηση αλλαγής από Εισαγάγετε το όνομα ή τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του ατόμου από το οποίο ζητάτε την αλλαγή. (Για να στείλετε την αίτησή σας στο άτομο που ξεκίνησε αυτή την εκτέλεση της ροής εργασίας — ή, εάν η ροή εργασίας ξεκίνησε αυτόματα, στο άτομο που πρόσθεσε αρχικά αυτή τη ροή εργασίας συλλογής σχολίων — μπορείτε επίσης να αφήσετε αυτό το πεδίο κενό.)
	Νέο αίτημα Περιγράψτε την αλλαγή που θέλετε να γίνει και δώστε τις πληροφορίες που θα χρειαστεί το άτομο που κάνει την αλλαγή. (Οποιοδήποτε κείμενο εισάγετε εδώ θα προστεθεί στην περιοχή "Ενοποιημένα σχόλια ".)
	Νέα διάρκεια Κάντε ένα από τα εξής τρία πράγματα: Για να διατηρήσετε την υπάρχουσα προθεσμία, αφήστε αυτό το πεδίο κενό. Για να καταργήσετε εντελώς την ημερομηνία παράδοσης Πληκτρολογήστε τον αριθμό 0. Για να καθορίσετε μια νέα προθεσμία : Πληκτρολογήστε έναν αριθμό εδώ και, στη συνέχεια, καθορίστε τις μονάδες διάρκειας στο παρακάτω πεδίο. Συνολικά, οι δύο καταχωρήσεις προσδιορίζουν την περίοδο πριν από την προθεσμία της εργασίας αλλαγής.
	Νέες μονάδες διάρκειας Εάν καθορίζετε μια νέα διάρκεια εργασίας, χρησιμοποιήστε αυτό το πεδίο σε συνδυασμό με το πεδίο " Νέα διάρκεια " για να προσδιορίσετε την περίοδο πριν από την προθεσμία της εργασίας. (Για παράδειγμα: 3 ημέρες ή 1 μήνας ή 2 εβδομάδες.)

Όταν έχετε όλες τις καταχωρήσεις της φόρμας με τον τρόπο που θέλετε, κάντε κλικ στο κουμπί "Αποστολή" και η τρέχουσα εργασία επισημαίνεται ωςολοκληρωμένη. (Αλλά δεν έχετε τελειώσει ακόμα. Θα σας ανατεθεί ξανά μια εργασία αναθεώρησης αφού η Άννα ολοκληρώσει την εργασία αλλαγής.)

Στο μεταξύ, η Άννα λαμβάνει την ακόλουθη ειδοποίηση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου:

Η Άννα μπορεί να καταλάβει μετά από μια ματιά στη γραμμή θέματος (αριθμός 1 στην εικόνα) ότι δεν πρόκειται για μια συνηθισμένη ειδοποίηση συλλογής σχολίων, αλλά για ένα αίτημα αλλαγής κάτι σχετικά με το στοιχείο. Βρίσκει τις πληροφορίες σχετικά με τη συγκεκριμένη αλλαγή που έχει ζητηθεί στο κείμενο Αλλαγή που ζητήθηκε (αριθμός 2).

Η Άννα αναλαμβάνει τον έλεγχο του στοιχείου, κάνει τις αλλαγές που ζητήθηκαν (ή όχι) και, στη συνέχεια, αποθηκεύει τις αλλαγές της (εάν υπάρχουν) και μεταβιβάζει ξανά τον έλεγχο του στοιχείου. (Να θυμάστε ότι αν η ροή εργασίας έχει ρυθμιστεί ώστε να ολοκληρώνεται μόλις γίνει οποιαδήποτε αλλαγή στο στοιχείο, αυτή η ενέργεια θα έχει ως αποτέλεσμα τον τερματισμό της ροής εργασίας.)

Στη συνέχεια, η Άννα μεταβαίνει στη σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας" και ανοίγει την εργασία αίτησης αλλαγής από την περιοχή "Εργασίες " εκεί.

        

Η Άννα προσθέτει τις πληροφορίες που θέλει στο πεδίο "Σχόλια " και, στη συνέχεια, κάνει κλικ στην επιλογή "Αποστολή απάντησης". Η ροή εργασίας εκτελεί δύο ενέργειες:

• Επισημαίνει την εργασία αίτησης αλλαγής της Άννας ως ολοκληρωμένη.
• Σας αναθέτει μια νέα εργασία αναθεώρησης (με την προσθήκη σχολίων της Άννας στην περιοχή "Ενοποιημένα σχόλια ") και σας στέλνει μια ειδοποίηση σχετικά με αυτή την εργασία.

Τώρα μπορείτε να προχωρήσετε και να ολοκληρώσετε τον έλεγχο του τροποποιημένου στοιχείου.

Στο μεταξύ, όλες αυτές οι ενέργειες παρακολουθούνται και φαίνονται στην ενότητα "Ιστορικό ροής εργασίας " της σελίδας "Κατάσταση ροής εργασίας", όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα.

Ακολουθεί ένα διάγραμμα ολόκληρης της διαδικασίας.

Αρχή τμήματος

9. Εκ νέου ανάθεση της εργασίας σε κάποιον άλλο (προαιρετικό)

Εάν θέλετε κάποιος άλλος να ολοκληρώσει μια εργασία ροής εργασίας που σας έχει ανατεθεί, κάντε κλικ στο κουμπί " Εκ νέου ανάθεση εργασίας " στη φόρμα εργασίας ροής εργασίας.

Αυτή η φόρμα εμφανίζεται.

	Εκ νέου ανάθεση εργασίας σε Πληκτρολογήστε το όνομα ή τη διεύθυνση του ατόμου στο οποίο θέλετε να αναθέσετε αυτή την εργασία. Για να αναθέσετε αυτήν την εργασία στο άτομο που ξεκίνησε τη ροή εργασίας — ή, εάν η ροή εργασιών ξεκίνησε αυτόματα, στο άτομο που την πρόσθεσε αρχικά — αφήστε αυτό το πεδίο κενό.
	Νέο αίτημα Δώστε πληροφορίες που θα χρειαστεί το άτομο στο οποίο αναθέτετε την εργασία για να ολοκληρώσει την εργασία. (Οποιοδήποτε κείμενο εισάγετε εδώ θα προστεθεί στην περιοχή "Ενοποιημένα σχόλια ".)
	Νέα διάρκεια Κάντε ένα από τα εξής τρία πράγματα: Για να διατηρήσετε την υπάρχουσα προθεσμία, αφήστε αυτό το πεδίο κενό. Για να καταργήσετε εντελώς την ημερομηνία παράδοσης Πληκτρολογήστε τον αριθμό 0. Για να καθορίσετε μια νέα προθεσμία : Πληκτρολογήστε έναν αριθμό εδώ και, στη συνέχεια, καθορίστε τις μονάδες διάρκειας στο παρακάτω πεδίο. Συνολικά, οι δύο καταχωρήσεις προσδιορίζουν την περίοδο πριν από την προθεσμία της εργασίας αλλαγής.
	Νέες μονάδες διάρκειας Εάν καθορίζετε μια νέα διάρκεια εργασίας, χρησιμοποιήστε αυτό το πεδίο σε συνδυασμό με το πεδίο " Νέα διάρκεια " για να προσδιορίσετε την περίοδο πριν από την προθεσμία της εργασίας. (Για παράδειγμα: 3 ημέρες ή 1 μήνας ή 2 εβδομάδες.)

Όταν ολοκληρωθεί η φόρμα, κάντε κλικ στο κουμπί "Αποστολή". Η εργασία σας επισημαίνεται ως ολοκληρωμένη, μια νέα εργασία ανατίθεται στο άτομο που είναι τώρα υπεύθυνο για την εργασία και αποστέλλεται μια ειδοποίηση εργασίας.

Κάθε νέα πληροφορία που παρείχατε περιλαμβάνεται στο κείμενο "Εξουσιοδότηση από" στην ειδοποίηση νέας εργασίας (αριθμός 1 στην παρακάτω εικόνα).

Στο μεταξύ, όλες αυτές οι αλλαγές παρακολουθούνται και γίνονται ορατές στις ενότητες "Εργασίες " και " Ιστορικό " της σελίδας "Κατάσταση ροής εργασίας", όπως φαίνεται εδώ.

Αρχή τμήματος

10. Ολοκλήρωση εργασίας εκ μέρους εξωτερικού συμμετέχοντα (προαιρετικό)

Υπάρχει μια ειδική διαδικασία για τη συμπερίληψη συμμετεχόντων που δεν είναι μέλη του οργανισμού σας SharePoint. Σε αυτήν τη διαδικασία, ένα μέλος τοποθεσίας ενεργεί ως πληρεξούσιος για τον εξωτερικό συμμετέχοντα:

1. Συμπεριλάβετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του εξωτερικού συμμετέχοντα στο κατάλληλο στάδιο Ανάθεση σε στη δεύτερη σελίδα της φόρμας συσχετισμού.
2. Στην πραγματικότητα, η ροή εργασιών αναθέτει την εργασία του εξωτερικού συμμετέχοντα στο μέλος της τοποθεσίας που ξεκινά τη ροή εργασιών — ή, εάν η ροή εργασιών ξεκινά αυτόματα, στο μέλος που πρόσθεσε αρχικά τη ροή εργασιών. Αυτό το άτομο στο οποίο έχει ανατεθεί η εργασία ενεργεί ως πληρεξούσιος για τον εξωτερικό συμμετέχοντα.
3. Αυτό το μέλος τοποθεσίας λαμβάνει μια ειδοποίηση εργασίας, με οδηγίες για την αποστολή ενός αντιγράφου του στοιχείου για αναθεώρηση στον εξωτερικό συμμετέχοντα. (Στο μεταξύ, ο εξωτερικός συμμετέχων λαμβάνει ένα αντίγραφο της ειδοποίησης εργασίας, το οποίο μπορεί να λειτουργήσει ως χρήσιμη ειδοποίηση.)
4. Το μέλος τοποθεσίας στο οποίο έχει ανατεθεί η εργασία στέλνει ένα αντίγραφο του στοιχείου στο εξωτερικό συμμετέχοντα.
5. Ο εξωτερικός συμμετέχων εξετάζει το στοιχείο και στέλνει ξανά την απάντησή του στο μέλος της τοποθεσίας.
6. Όταν φτάσει η απάντηση του εξωτερικού συμμετέχοντος, το μέλος της τοποθεσίας ολοκληρώνει την εργασία στα προϊόντα του SharePoint εκ μέρους του εξωτερικού συμμετέχοντος.

Ακολουθεί ένα διάγραμμα της διαδικασίας.

Αρχή τμήματος | Αρχή άρθρου

	ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ, προσαρμογή ή διακοπή μιας ροής εργασίας "Συλλογή σχολίων" που εκτελείται

Παρακολούθηση, προσαρμογή ή διακοπή μιας ροής εργασίας συλλογής σχολίων που εκτελείται

Η κεντρική θέση από την οποία μπορείτε να παρακολουθήσετε, να προσαρμόσετε ή να διακόψετε μια ροή εργασίας που εκτελείται είναι η σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας" για τη συγκεκριμένη παρουσία της ροής εργασιών.

Πρώτα θα σας δείξουμε πώς μπορείτε να μεταβείτε σε αυτήν τη σελίδα και, στη συνέχεια, θα σας δείξουμε πώς να χρησιμοποιήσετε τις επιλογές και τις πληροφορίες που μπορείτε να βρείτε εκεί. Τέλος, θα σας δείξουμε δύο άλλες σελίδες όπου μπορείτε να λάβετε πρόσθετες πληροφορίες παρακολούθησης.

Ενότητες σε αυτό το τμήμα

1. Μετάβαση στη σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας"
2. Χρήση της σελίδας "Κατάσταση ροής εργασίας" για παρακολούθηση της προόδου της ροής εργασίας
3. Αλλαγή των ενεργών εργασιών (εργασίες που έχουν ήδη ανατεθεί)
4. Αλλαγή μελλοντικών εργασιών (εργασίες που δεν έχουν ανατεθεί ακόμα)
5. Ακύρωση ή τερματισμός αυτής της εκτέλεσης ροής εργασίας
6. Μάθετε ποιες ροές εργασίας εκτελούνται σε ένα στοιχείο
7. Παρακολούθηση ροών εργασιών για ολόκληρη τη συλλογή τοποθεσιών

1. Μετάβαση στη σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας"

Στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη όπου βρίσκεται το στοιχείο, κάντε κλικ στη σύνδεση "Σε εξέλιξη " για το στοιχείο και τη ροή εργασίας που θέλετε.

Σε αυτό το παράδειγμα, το στοιχείο είναι το έγγραφο που ονομάζεται Keynote Draft και η ροή εργασίας είναι Approval 3.

Ανοίγει η σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας".

Αρχή τμήματος

2. Χρήση της σελίδας "Κατάσταση ροής εργασίας" για παρακολούθηση της προόδου της ροής εργασίας

Εδώ, κάτω από την εικόνα κάθε ενότητας της σελίδας "Κατάσταση ροής εργασίας", θα βρείτε τις ερωτήσεις παρακολούθησης στις οποίες απαντά η ενότητα.

Ενότητα πληροφοριών ροής εργασίας

Ερωτήσεις που απαντήθηκαν:

• Ποιος ξεκίνησε αυτήν την παρουσία της ροής εργασιών;
• Πότε εκκινήθηκε αυτή η παρουσία;
• Πότε συνέβη η τελευταία ενέργεια σε αυτή την περίπτωση;
• Σε ποιο στοιχείο εκτελείται αυτή η παρουσία;
• Ποια είναι η τρέχουσα κατάσταση αυτής της παρουσίας;

Ενότητα εργασιών

Ερωτήσεις που απαντήθηκαν:

• Ποιες εργασίες έχουν ήδη δημιουργηθεί και ανατεθεί και ποια είναι η τρέχουσα κατάστασή τους;
• Ποιες εργασίες έχουν ήδη ολοκληρωθεί και ποιο ήταν το αποτέλεσμα για καθεμία από αυτές τις εργασίες;
• Ποια είναι η προθεσμία για κάθε εργασία που έχει ήδη δημιουργηθεί και ανατεθεί;

Οι εργασίες που έχουν διαγραφεί και οι εργασίες που δεν έχουν ακόμη ανατεθεί δεν εμφανίζονται σε αυτή την ενότητα.

Ενότητα "Ιστορικό ροής εργασιών"

Ερωτήσεις που απαντήθηκαν:

• Ποια συμβάντα έχουν ήδη προκύψει σε αυτήν την εμφάνιση της ροής εργασιών;
• Λάβετε υπόψη ότι οι ειδοποιήσεις για εκπρόθεσμες εργασίες και εκπρόθεσμες εργασίες δεν εμφανίζονται σε αυτήν την περιοχή.

Αρχή τμήματος

3. Αλλαγή των ενεργών εργασιών (εργασίες που έχουν ήδη ανατεθεί)

Υπάρχουν δύο τρόποι για να αλλάξετε εργασίες που έχουν ήδη ανατεθεί αλλά δεν έχουν ολοκληρωθεί ακόμα:

• Αλλαγή μίας μόνο ενεργής εργασίας
• Αλλαγή όλων των ενεργών εργασιών

Αλλαγή μίας μόνο ενεργής εργασίας

Δικαιώματα Για να κάνετε οποιαδήποτε αλλαγή σε μια εργασία που έχει ανατεθεί σε κάποιον άλλο εκτός από εσάς, πρέπει να έχετε το δικαίωμα Διαχείριση λιστών. (Η ομάδα "Κάτοχοι" έχει το δικαίωμα "Διαχείριση λιστών" από προεπιλογή. Η ομάδα "Μέλη" και οι ομάδες "Επισκέπτες" όχι. Επομένως, είναι δυνατόν, για παράδειγμα, να έχετε δικαιώματα που σας επιτρέπουν να ξεκινήσετε μια ροή εργασίας αλλά όχι να κάνετε αλλαγές στην εργασία άλλου συμμετέχοντα.)

Εάν έχετε τα απαραίτητα δικαιώματα:

1. Στη σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας", κάντε κλικ στον τίτλο της εργασίας στη λίστα "Εργασίες ".
   
2. Χρησιμοποιήστε τη φόρμα εργασίας για να ολοκληρώσετε, να διαγράψετε ή να αναθέσετε εκ νέου την εργασία ή για να ζητήσετε αλλαγή στο στοιχείο.

Για πιο λεπτομερείς οδηγίες σχετικά με τον τρόπο χρήσης της φόρμας εργασίας, ανατρέξτε στο τμήμα ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗ αυτού του άρθρου.

Αλλαγή όλων των ενεργών εργασιών

Δικαιώματα Και οι τέσσερις συνδέσεις εντολών στην εικόνα που ακολουθούν εμφανίζονται στη σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας" οποιουδήποτε χρήστη έχει δικαίωμα διαχείρισης λιστών. Οι τρεις πρώτες συνδέσεις εμφανίζονται στη σελίδα του ατόμου που ξεκίνησε την παρουσία της ροής εργασίας, αλλά η σύνδεση"Τέλος αυτής της ροής εργασίας" δεν εμφανίζεται εκτός εάν αυτό το άτομο έχει επίσης δικαίωμα διαχείρισης λιστών. (Και πάλι, η ομάδα "Κάτοχοι" έχει το δικαίωμα "Διαχείριση λιστών" από προεπιλογή. Η ομάδα "Μέλη" και οι ομάδες "Επισκέπτες" όχι.)

1. Στη σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας", στην περιοχή ακριβώς κάτω από την "Απεικόνιση ροής εργασίας", κάντε κλικ στη σύνδεση " Ενημέρωση ενεργών εργασιών" ή "Συλλογή σχολίων ".

2. Κάντε τις αλλαγές σας στη φόρμα που ανοίγει και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

   • Μηνύματα που αντικατοπτρίζουν τις αλλαγές σας αποστέλλονται στα άτομα στα οποία έχουν ανατεθεί εργασίες σε αυτήν την εκτέλεση.
   • Οι εργασίες που έχουν ήδη ολοκληρωθεί ή διαγραφεί και οι εργασίες που δεν έχουν ανατεθεί ακόμα, δεν επηρεάζονται από τις αλλαγές που κάνετε σε αυτήν τη φόρμα.
   • Εάν θέλετε να κάνετε αλλαγές σε εργασίες που δεν έχουν ανατεθεί ακόμα, ανατρέξτε στην επόμενη ενότητα σε αυτό το τμήμα, Αλλαγή μελλοντικών εργασιών.
     

Διάρκεια ανά εργασία, Μονάδες διάρκειας Για να διατηρήσετε κενή την υπάρχουσα προθεσμία, αφήστε κενό το στοιχείο Διάρκεια ανά εργασία και μην κάνετε καμία αλλαγή στις Μονάδες διάρκειας. Για να καταργήσετε την προθεσμία, ώστε να μην υπάρχει , πληκτρολογήστε τον αριθμό 0 στο πεδίο Διάρκεια ανά εργασία. Για να μετακινήσετε την προθεσμία παρατείνοντας τη διάρκεια της εργασίας Χρησιμοποιήστε και τα δύο πεδία διάρκειας για να καθορίσετε τον αριθμό και τον τύπο των μονάδων κατά τις οποίες θέλετε να παρατείνετε τη διάρκεια.

Αίτημα Για να αλλάξετε το κείμενο της πρόσκλησης Κάντε τις αλλαγές που θέλετε στο πλαίσιο κειμένου.

1. Όταν αποθηκεύσετε όλα τα πεδία στη φόρμα με τον τρόπο που θέλετε, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Όλες οι ενεργές εργασίες στην τρέχουσα παρουσία ενημερώνονται.

Αρχή τμήματος

4. Αλλαγή μελλοντικών εργασιών (εργασίες που δεν έχουν ανατεθεί ακόμα)

Δικαιώματα Και οι τέσσερις συνδέσεις εντολών στην εικόνα που ακολουθούν εμφανίζονται στη σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας" οποιουδήποτε χρήστη έχει δικαίωμα διαχείρισης λιστών. Οι τρεις πρώτες συνδέσεις εμφανίζονται στη σελίδα του ατόμου που ξεκίνησε την παρουσία της ροής εργασίας, αλλά η σύνδεση"Τέλος αυτής της ροής εργασίας" δεν εμφανίζεται εκτός εάν αυτό το άτομο έχει επίσης δικαίωμα διαχείρισης λιστών. (Και πάλι, η ομάδα "Κάτοχοι" έχει το δικαίωμα "Διαχείριση λιστών" από προεπιλογή. Η ομάδα "Μέλη" και οι ομάδες "Επισκέπτες" όχι.)

1. Στη σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας", στην περιοχή ακριβώς κάτω από την Απεικόνιση ροής εργασίας, κάντε κλικ στη σύνδεση " Προσθήκη ή ενημέρωση αναθεωρητών συλλογής σχολίων ".

2. Κάντε τις αλλαγές σας στη φόρμα που ανοίγει και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ.

   Σημείωση

   Οι εργασίες που έχουν ήδη δημιουργηθεί και ανατεθεί δεν επηρεάζονται από τις αλλαγές που κάνετε σε αυτήν τη φόρμα.

	Συμμετέχοντες, ταξινόμηση, ανάπτυξη ομάδων Για να προσθέσετε ή να καταργήσετε συμμετέχοντες ή για να αλλάξετε τη σειρά των εργασιών Προσθέστε, καταργήστε ή/και αναδιατάξτε τη σειρά των ονομάτων ή των διευθύνσεων των συμμετεχόντων στο πεδίο "Συμμετέχοντες ". Για να καταργήσετε ένα ολόκληρο στάδιο Κάντε κλικ στο πεδίο Αντιστοίχιση σε για αυτό το στάδιο και, στη συνέχεια, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL+DELETE. Σημείωση: Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πλαίσιο ελέγχου"Ανάπτυξη ομάδων " για να καθορίσετε εάν στις ομάδες διανομής που παρατίθενται θα πρέπει να ανατεθεί μόνο μία εργασία για ολόκληρη την ομάδα ή μία εργασία ανά μέλος. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση αυτών των πεδίων, ανατρέξτε στο τμήμα PLAN και στο κατάλληλο τμήμα ADD (Λίστα/βιβλιοθήκη ή συλλογή τοποθεσιών) αυτού του άρθρου.
	Αίτημα Για να αλλάξετε το κείμενο της πρόσκλησης Κάντε τις αλλαγές που θέλετε στο κείμενο στο πλαίσιο.
	Προθεσμία για όλες τις εργασίες, διάρκεια ανά εργασία, μονάδες διάρκειας Για να αλλάξετε ή να καταργήσετε την ημερολογιακή προθεσμία : Διαγράψτε την υπάρχουσα ημερομηνία και, στη συνέχεια, είτε δώστε μια νέα είτε, για να καταργήσετε εντελώς τη συγκεκριμένη προθεσμία, αφήστε το πεδίο κενό. ( Μην πληκτρολογήσετε μηδενικό σε αυτό το πεδίο. Αυτό το πεδίο πρέπει είτε να περιέχει μια τιμή ημερολογιακής ημερομηνίας είτε να είναι κενό.) Για να διατηρήσετε την υπάρχουσα διάρκεια Αφήστε κενό το στοιχείο Διάρκεια ανά εργασία και μην κάνετε καμία αλλαγή σε Μονάδες διάρκειας. Για να καταργήσετε τη διάρκεια ώστε να μην υπάρχει Πληκτρολογήστε τον αριθμό 0 στο πεδίο Διάρκεια ανά εργασία. Για να επεκτείνετε τη διάρκεια της εργασίας Χρησιμοποιήστε και τα δύο πεδία "Διάρκεια" για να καθορίσετε τον αριθμό και τον τύπο των μονάδων κατά τις οποίες θέλετε να επεκτείνετε τη διάρκεια. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τον ορισμό προθεσμιών και διαρκειών, ανατρέξτε στο τμήμα PLAN αυτού του άρθρου.

1. Όταν όλα τα πεδία της φόρμας εμφανιστούν με τον τρόπο που θέλετε, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Όλες οι μελλοντικές εργασίες στην τρέχουσα παρουσία θα αντικατοπτρίζουν τις αλλαγές σας.

Αρχή τμήματος

5. Ακύρωση ή τερματισμός αυτής της εκτέλεσης ροής εργασίας

Υπάρχουν δύο τρόποι με τους οποίους μπορείτε να διακόψετε μια παρουσία της ροής εργασίας που εκτελείται πριν από την κανονική ολοκλήρωσή της:

• Ακύρωση της ροής εργασίας Όλες οι εργασίες ακυρώνονται, αλλά διατηρούνται στην περιοχή "Εργασίες " της σελίδας "Κατάσταση ροής εργασίας".
• Τερματισμός αυτής της ροής εργασίας Όλες οι εργασίες ακυρώνονται και διαγράφονται από την περιοχή "Εργασίες " της σελίδας "Κατάσταση ροής εργασίας". (Ωστόσο, εξακολουθούν να αντικατοπτρίζονται στην περιοχή "Ιστορικό ροής εργασιών".)

Ακολουθούν οδηγίες και για τις δύο μεθόδους.

Ακύρωση (όλες οι εργασίες ακυρώθηκαν αλλά διατηρούνται και στη λίστα εργασιών και στο Ιστορικό)

Δικαιώματα Και οι τέσσερις συνδέσεις εντολών στην εικόνα που ακολουθούν εμφανίζονται στη σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας" οποιουδήποτε χρήστη έχει δικαίωμα διαχείρισης λιστών. Οι τρεις πρώτες συνδέσεις εμφανίζονται στη σελίδα του ατόμου που ξεκίνησε την παρουσία της ροής εργασίας, αλλά η σύνδεση"Τέλος αυτής της ροής εργασίας" δεν εμφανίζεται εκτός εάν αυτό το άτομο έχει επίσης δικαίωμα διαχείρισης λιστών. (Και πάλι, η ομάδα "Κάτοχοι" έχει το δικαίωμα "Διαχείριση λιστών" από προεπιλογή. Η ομάδα "Μέλη" και οι ομάδες "Επισκέπτες" όχι.)

Εάν η τρέχουσα εμφάνιση μιας ροής εργασίας δεν είναι πλέον απαραίτητη ή επιθυμητή, μπορεί να διακοπεί.

• Στη σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας", στην περιοχή ακριβώς κάτω από την Απεικόνιση ροής εργασίας, κάντε κλικ στη σύνδεση "Ακύρωση όλων των εργασιών συλλογής σχολίων ".

Όλες οι τρέχουσες εργασίες ακυρώνονται και η ροή εργασίας τελειώνει με κατάσταση "Ακυρώθηκε". Οι εργασίες που ακυρώθηκαν εξακολουθούν να εμφανίζονται τόσο στην περιοχή "Εργασίες " όσο και στην περιοχή "Ιστορικό ροής εργασίας ".

Τερματισμός (όλες οι εργασίες διαγράφηκαν από τη λίστα εργασιών αλλά διατηρήθηκαν στο Ιστορικό)

Δικαιώματα Και οι τέσσερις συνδέσεις εντολών στην εικόνα που ακολουθούν εμφανίζονται στη σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας" οποιουδήποτε χρήστη έχει δικαίωμα διαχείρισης λιστών. Οι τρεις πρώτες συνδέσεις εμφανίζονται στη σελίδα του ατόμου που ξεκίνησε την παρουσία της ροής εργασίας, αλλά η σύνδεση"Τέλος αυτής της ροής εργασίας" δεν εμφανίζεται εκτός εάν αυτό το άτομο έχει επίσης δικαίωμα διαχείρισης λιστών. (Και πάλι, η ομάδα "Κάτοχοι" έχει το δικαίωμα "Διαχείριση λιστών" από προεπιλογή. Η ομάδα "Μέλη" και οι ομάδες "Επισκέπτες" όχι.)

Εάν παρουσιαστεί σφάλμα ή εάν η ροή εργασίας σταματήσει και αποτύχει να αποκριθεί, μπορεί να τερματιστεί.

• Στη σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας", στην περιοχή ακριβώς κάτω από την Απεικόνιση ροής εργασίας, κάντε κλικ στη σύνδεση Τερματισμός αυτής της ροής εργασίας .

Όλες οι εργασίες που δημιουργήθηκαν από τη ροή εργασιών ακυρώνονται και διαγράφονται από την περιοχή "Εργασίες " στη σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας", παρόλο που εξακολουθούν να αντικατοπτρίζονται στην περιοχή "Ιστορικό ροής εργασίας ". Η ροή εργασίας τελειώνει με κατάσταση "Ακυρώθηκε".

Αρχή τμήματος

6. Μάθετε ποιες ροές εργασίας εκτελούνται σε ένα στοιχείο

Στη σελίδα "Ροές εργασίας" για οποιοδήποτε στοιχείο, θα βρείτε μια λίστα με τις ροές εργασίας που εκτελούνται αυτήν τη στιγμή σε αυτό το στοιχείο.

1. Μεταβείτε στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη όπου είναι αποθηκευμένο το στοιχείο.
2. Κάντε κλικ στο εικονίδιο μπροστά από το όνομα του στοιχείου για να επιλέξετε το στοιχείο και, στη συνέχεια, στην καρτέλα Files της κορδέλας, στην ομάδα "Ροές εργασίας", κάντε κλικ στην επιλογή "Ροές εργασίας".
3. Στη σελίδα Ροές εργασίας: Όνομα στοιχείου , στην περιοχή Ροές εργασίας που εκτελούνται, θα βρείτε μια λίστα με τις παρουσίες ροής εργασίας που εκτελούνται αυτήν τη στιγμή στο στοιχείο.

Αρχή τμήματος

7. Παρακολούθηση ροών εργασιών για ολόκληρη τη συλλογή τοποθεσιών

Οι διαχειριστές συλλογής τοποθεσιών μπορούν να δουν με μια ματιά:

• Πόσες ροές εργασίας που βασίζονται σε κάθε πρότυπο ροής εργασίας υπάρχουν αυτήν τη στιγμή στη συλλογή τοποθεσιών.
• Εάν κάθε πρότυπο ροής εργασίας είναι ενεργό ή ανενεργό στη συλλογή τοποθεσιών.
• Πόσες εμφανίσεις των εκδόσεων ροής εργασίας που βασίζονται σε κάθε πρότυπο ροής εργασίας εκτελούνται τη συγκεκριμένη στιγμή στη συλλογή τοποθεσιών.

Δείτε με ποιον τρόπο:

1. Ανοίξτε την αρχική σελίδα για τη συλλογή τοποθεσιών (όχι την αρχική σελίδα μιας τοποθεσίας ή μιας δευτερεύουσας τοποθεσίας μέσα στη συλλογή).
2. Κάντε κλικ στο εικονίδιο "Ρυθμίσεις και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Ρυθμίσεις τοποθεσίας".
3. Στη σελίδα "Ρυθμίσεις τοποθεσίας", στην περιοχή "Διαχείριση τοποθεσίας", κάντε κλικ στην επιλογή "Ροές εργασίας".

Ανοίγει η σελίδα "Ροές εργασίας", εμφανίζοντας τις πληροφορίες.

Τι ακολουθεί;

Εάν αυτή είναι η πρώτη φορά που εκτελείται αυτή η έκδοση ροής εργασίας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις οδηγίες στο τμήμα ΑΝΑΘΕΩΡΗΣΗ αυτού του άρθρου για να προβάλετε τα συμβάντα στην παρουσία και να ανακαλύψετε εάν η ροή εργασίας λειτουργεί όπως θέλετε.

Αρχή τμήματος | Αρχή άρθρου

	ΕΛΕΓΧΟΣ αποτελεσμάτων ροής εργασίας "Συλλογή σχολίων" και δημιουργία αναφορών

Αναθεώρηση αποτελεσμάτων ροής εργασίας συλλογής σχολίων και δημιουργία αναφορών

Μετά την ολοκλήρωση της παρουσίας της ροής εργασίας, μπορείτε να εξετάσετε τα συμβάντα που έχουν καταγραφεί στο ιστορικό της. (Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στην εγγραφή για οποιαδήποτε παρουσία έως 60 ημέρες μετά την ολοκλήρωση της παρουσίας.)

Μπορείτε επίσης να εκτελέσετε αναφορές σχετικά με τη συνολική απόδοση της ροής εργασίας σε όλες τις παρουσίες.

Ενότητες σε αυτό το τμήμα

1. Ανασκόπηση συμβάντων στην πιο πρόσφατη εμφάνιση
2. Πρόσβαση στο ιστορικό παρουσίας για έως 60 ημέρες
3. Δημιουργία αναφορών απόδοσης ροής εργασίας

1. Ελέγξτε τα συμβάντα στην πιο πρόσφατη παρουσία

Όσο ένα στοιχείο παραμένει στην ίδια λίστα ή βιβλιοθήκη και μέχρι να εκτελεστεί ξανά η ίδια ροή εργασίας στο ίδιο στοιχείο, είναι δυνατή η πρόσβαση στο ιστορικό της πιο πρόσφατης εμφάνισης από τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη.

Για να προβάλετε τη σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας" για την πιο πρόσφατη εμφάνιση μιας ροής εργασίας που εκτελείται σε οποιοδήποτε στοιχείο:

• Στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη όπου βρίσκεται το στοιχείο, κάντε κλικ στη σύνδεση κατάστασης για το στοιχείο και τη ροή εργασίας που θέλετε.

Σε αυτό το παράδειγμα, το στοιχείο είναι το έγγραφο με τίτλο "Πρόχειρο Keynote " και η ροή εργασίας είναι " Έγκριση νέου εγγράφου".

Στη σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας", η ενότητα "Ιστορικό ροής εργασίας " βρίσκεται κοντά στο κάτω μέρος.

Αρχή τμήματος

2. Πρόσβαση στο ιστορικό παρουσίας για έως 60 ημέρες

Τι γίνεται εάν θέλετε να εξετάσετε το ιστορικό μιας παρουσίας αφού εκτελέσετε ξανά την ίδια ροή εργασίας στο ίδιο στοιχείο;

Στην πραγματικότητα, μπορείτε να το κάνετε για έως 60 ημέρες, από οποιοδήποτε από τα δύο σημεία εισόδου: τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη ή την ειδοποίηση ολοκλήρωσης της ροής εργασίας. (Εξήντα ημέρες είναι το χρονικό διάστημα που διατηρεί το ιστορικό εργασιών των προϊόντων SharePoint για ροές εργασιών.)

Από τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη

1. Μεταβείτε στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη όπου είναι αποθηκευμένο το στοιχείο.
2. Κάντε κλικ στο εικονίδιο μπροστά από το όνομα του στοιχείου για να επιλέξετε το στοιχείο και, στη συνέχεια, στην καρτέλα Files της κορδέλας, στην ομάδα "Ροές εργασίας", κάντε κλικ στην επιλογή "Ροές εργασίας".
3. Στη σελίδα "Ροές εργασίας: Όνομα στοιχείου ", στην περιοχή "Ολοκληρωμένες ροές εργασίας", κάντε κλικ στο όνομα ή στην κατάσταση της παρουσίας της ροής εργασίας που θέλετε να αναθεωρήσετε.
   
   Ανοίγει η σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας" για τη συγκεκριμένη παρουσία.

Από την ειδοποίηση ολοκλήρωσης ροής εργασιών

• Ανοίξτε την ειδοποίηση ολοκλήρωσης ροής εργασίας για την παρουσία που θέλετε να εξετάσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στη σύνδεση Προβολή ιστορικού ροής εργασίας .

Ανοίγει η σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας" για τη συγκεκριμένη παρουσία.

Για να διατηρήσετε όλες τις ειδοποιήσεις ολοκλήρωσης, ίσως θέλετε να δημιουργήσετε έναν κανόνα του Outlook. Ορίστε έναν κανόνα για την αντιγραφή όλων των εισερχόμενων μηνυμάτων που έχουν συμπληρωμένο το κείμενο στη γραμμή "Θέμα" στον δικό τους, ξεχωριστό φάκελο. (Βεβαιωθείτε ότι ο κανόνας του Outlook αντιγράφει τα εισερχόμενα μηνύματα και δεν τα μετακινεί απλώς, διαφορετικά δεν θα εμφανίζονται και αυτά στα Εισερχόμενά σας.) Για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τον τρόπο δημιουργίας κανόνων στο Outlook, ανατρέξτε στο άρθρο Διαχείριση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με κανόνες.

Αρχή τμήματος

3. Δημιουργία αναφορών απόδοσης ροής εργασίας

Για να μάθετε πώς λειτουργεί γενικά μια από τις εκδόσεις ροής εργασίας — σε σχέση με το χρόνο και σε πολλές παρουσίες — μπορείτε να δημιουργήσετε μία ή και τις δύο προκαθορισμένες αναφορές:

• Αναφορά διάρκειας δραστηριότητας Χρησιμοποιήστε αυτή την αναφορά για να δείτε τους μέσους όρους του χρόνου που χρειάζεται για να ολοκληρωθεί κάθε δραστηριότητα μιας ροής εργασίας, καθώς και του χρόνου που χρειάζεται για να ολοκληρωθεί κάθε πλήρης εκτέλεση ή παρουσία αυτής της ροής εργασίας.
• Ακύρωση και αναφορά σφάλματος Χρησιμοποιήστε αυτή την αναφορά για να δείτε εάν μια ροή εργασίας ακυρώνεται συχνά ή αντιμετωπίζει σφάλματα πριν από την ολοκλήρωσή της.

Δημιουργία των διαθέσιμων αναφορών για μια ροή εργασιών

1. Στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη, στη στήλη "Κατάσταση " για αυτήν τη ροή εργασίας, κάντε κλικ σε οποιαδήποτε σύνδεση πληροφοριών κατάστασης.
   
2. Στη σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας", στην περιοχή Ιστορικό ροής εργασίας, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή αναφορών ροής εργασίας.
   
3. Εντοπίστε τη ροή εργασίας για την οποία θέλετε να προβάλετε μια αναφορά και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο όνομα της αναφοράς που θέλετε να προβάλετε.
   
4. Στη σελίδα "Προσαρμογή", διατηρήστε ή αλλάξτε τη θέση όπου θα δημιουργηθεί το αρχείο αναφοράς και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.
   
   Η αναφορά δημιουργείται και αποθηκεύεται στην καθορισμένη θέση.
5. Όταν ολοκληρωθεί η αναφορά, μπορείτε να κάνετε κλικ στη σύνδεση που εμφανίζεται στην εικόνα που ακολουθεί για να την προβάλετε. Διαφορετικά, κάντε κλικ στο κουμπί OK για να ολοκληρώσετε και να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου. (Αργότερα, όταν είστε έτοιμοι να προβάλετε την αναφορά, θα τη βρείτε στη θέση που καθορίσατε στο προηγούμενο βήμα.)
   

Τι ακολουθεί;

Εάν η ροή εργασίας λειτουργεί ακριβώς όπως θέλετε, είστε έτοιμοι να αρχίσετε να τη χρησιμοποιείτε.

Εάν υπάρχει κάτι που θέλετε να αλλάξετε στον τρόπο λειτουργίας του, ανατρέξτε στο τμήμα ΑΛΛΑΓΗ αυτού του άρθρου.

Αρχή τμήματος | Αρχή άρθρου

	ΑΛΛΑΓΗ, απενεργοποίηση ή διαγραφή μιας ροής εργασίας "Συλλογή σχολίων"

Αλλαγή, απενεργοποίηση ή κατάργηση μιας ροής εργασίας "Συλλογή σχολίων"

Αφού εκτελέσετε την πρώτη εμφάνιση της νέας ροής εργασίας "Συλλογή σχολίων" και εξετάσετε τα αποτελέσματα, ίσως θέλετε να κάνετε μία ή περισσότερες αλλαγές στον τρόπο ρύθμισης παραμέτρων της ροής εργασίας.

Επίσης, μπορεί να θέλετε σε διάφορες χρονικές στιγμές στο μέλλον να κάνετε περαιτέρω αλλαγές στη ρύθμιση παραμέτρων.

Τέλος, μπορεί κάποια στιγμή να θελήσετε να απενεργοποιήσετε τη ροή εργασίας για μικρότερο ή μεγαλύτερο χρονικό διάστημα, αλλά να μην την καταργήσετε — ή μπορεί, πράγματι, να επιλέξετε να την καταργήσετε εντελώς.

Ενότητες σε αυτό το τμήμα

1. Αλλαγή μόνιμων ρυθμίσεων για μια ροή εργασιών
2. Απενεργοποίηση ή κατάργηση μιας ροής εργασίας

1. Αλλαγή μόνιμων ρυθμίσεων για μια ροή εργασιών

Για να κάνετε μόνιμες αλλαγές στις ρυθμίσεις μιας υπάρχουσας ροής εργασίας, μπορείτε να ανοίξετε και να επεξεργαστείτε τη φόρμα συσχέτισης που χρησιμοποιήθηκε αρχικά για την προσθήκη της.

Εάν η ροή εργασίας εκτελείται μόνο σε μία λίστα ή βιβλιοθήκη

1. Ανοίξτε τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη στην οποία εκτελείται η ροή εργασίας.

2. Στην κορδέλα, κάντε κλικ στην καρτέλα Λίστα ή Βιβλιοθήκη .

   Σημείωση

   Το όνομα της καρτέλας μπορεί να διαφέρει, ανάλογα με τον τύπο της λίστας ή της βιβλιοθήκης. Για παράδειγμα, σε μια λίστα ημερολογίου, αυτή η καρτέλα ονομάζεται Calendar.

3. Στην ομάδα Ρυθμίσεις , κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις ροής εργασίας.

4. Στη σελίδα "Ρυθμίσεις ροής εργασίας", στην περιοχή Όνομα ροής εργασίας (κάντε κλικ για αλλαγή ρυθμίσεων), κάντε κλικ στο όνομα της ροής εργασίας για την οποία θέλετε να αλλάξετε τις ρυθμίσεις.

   Σημείωση

   Εάν η ροή εργασίας "Συλλογή σχολίων" που θέλετε δεν εμφανίζεται στη λίστα, ενδέχεται να συσχετίζεται μόνο με έναν τύπο περιεχομένου. Οι ροές εργασίας που εμφανίζονται σε αυτήν τη λίστα ελέγχονται από την Εμφάνιση συσχετίσεων ροής εργασίας αυτού του τύπου , που βρίσκεται ακριβώς επάνω από τη λίστα. (Δείτε την εικόνα.) Κάντε κλικ ανάμεσα στις επιλογές τύπου περιεχομένου στο αναπτυσσόμενο μενού για να ανακαλύψετε ποια εμφανίζει τη ροή εργασιών που θέλετε. Όταν εμφανιστεί η επιθυμητή ροή εργασίας στη λίστα, κάντε κλικ στο όνομα της ροής εργασίας.

5. Στην ίδια δισέλιδη φόρμα συσχέτισης που χρησιμοποιήθηκε αρχικά για την προσθήκη της ροής εργασίας, κάντε και αποθηκεύστε τις αλλαγές που θέλετε.
   Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα πεδία και τα στοιχεία ελέγχου στη φόρμα συσχέτισης, ανατρέξτε στο τμήμα PLAN και στο κατάλληλο τμήμα ADD (Λίστα/βιβλιοθήκη ή συλλογή τοποθεσιών) αυτού του άρθρου.

Εάν η ροή εργασίας εκτελείται σε όλες τις λίστες και βιβλιοθήκες της συλλογής τοποθεσιών

1. Ανοίξτε την αρχική σελίδα για τη συλλογή τοποθεσιών (όχι την αρχική σελίδα μιας τοποθεσίας ή μιας δευτερεύουσας τοποθεσίας μέσα στη συλλογή).
2. Κάντε κλικ στο εικονίδιο "Ρυθμίσεις και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Ρυθμίσεις τοποθεσίας".
3. Στη σελίδα "Ρυθμίσεις τοποθεσίας", στην περιοχή "Συλλογές", κάντε κλικ στην επιλογή "Τύποι περιεχομένου τοποθεσίας".
4. Στη σελίδα "Τύποι περιεχομένου τοποθεσίας", κάντε κλικ στο όνομα του τύπου περιεχομένου τοποθεσίας στον οποίο εκτελείται η ροή εργασίας.
5. Στη σελίδα για τον επιλεγμένο τύπο περιεχομένου, στην περιοχήΡυθμίσεις, κάντε κλικ στην επιλογήΡυθμίσεις ροής εργασίας.
6. Στη σελίδα "Ρυθμίσεις ροής εργασίας", στην περιοχή Όνομα ροής εργασίας (κάντε κλικ για αλλαγή ρυθμίσεων), κάντε κλικ στο όνομα της ροής εργασίας για την οποία θέλετε να αλλάξετε τις ρυθμίσεις.
7. Στην ίδια δισέλιδη φόρμα συσχέτισης που χρησιμοποιήθηκε αρχικά για την προσθήκη της ροής εργασίας, κάντε και αποθηκεύστε τις αλλαγές που θέλετε.
   Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα πεδία και τα στοιχεία ελέγχου στη φόρμα συσχέτισης, ανατρέξτε στο τμήμα PLAN και στο κατάλληλο τμήμα ADD (Λίστα/βιβλιοθήκη ή συλλογή τοποθεσιών) αυτού του άρθρου.

Αρχή τμήματος

2. Απενεργοποίηση ή κατάργηση μιας ροής εργασίας

Εάν η ροή εργασίας εκτελείται μόνο σε μία λίστα ή βιβλιοθήκη

1. Ανοίξτε τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη στην οποία εκτελείται η ροή εργασίας.

2. Στην κορδέλα, κάντε κλικ στην καρτέλα Λίστα ή Βιβλιοθήκη .

   Σημείωση

   Το όνομα της καρτέλας μπορεί να διαφέρει, ανάλογα με τον τύπο της λίστας ή της βιβλιοθήκης. Για παράδειγμα, σε μια λίστα ημερολογίου, αυτή η καρτέλα ονομάζεται Calendar.

3. Στην ομάδα Ρυθμίσεις , κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις ροής εργασίας.

4. Στη σελίδα "Ρυθμίσεις ροής εργασίας", κάντε κλικ στη σύνδεση "Κατάργηση ροής εργασίας ".
   

5. Χρησιμοποιήστε τη φόρμα στη σελίδα "Κατάργηση ροής εργασίας" για να απενεργοποιήσετε, να ενεργοποιήσετε ξανά ή να καταργήσετε ροές εργασίας.
   

Υπάρχουν πέντε στήλες στη φόρμα:

• Ροή εργασίας Το όνομα της ροής εργασίας.
• Παρουσίες Αριθμός εμφανίσεων της ροής εργασίας που εκτελούνται αυτήν τη στιγμή σε στοιχεία.
• Να επιτρέπεται Επιλογή που επιτρέπει στη ροή εργασιών να συνεχίσει να λειτουργεί κανονικά.
• Δεν υπάρχουν νέες παρουσίες Επιλογή που επιτρέπει την ολοκλήρωση οποιωνδήποτε παρουσιών της ροής εργασίας που εκτελούνται τη δεδομένη στιγμή, αλλά απενεργοποιεί τη ροή εργασιών, καθιστώντας μη διαθέσιμη την εκτέλεση νέων παρουσιών. (Αυτή η ενέργεια είναι αναστρέψιμη. Για να ενεργοποιήσετε ξανά τη ροή εργασίας αργότερα, επιστρέψτε σε αυτήν τη σελίδα και επιλέξτε Αποδοχή.)
• Κατάργηση Επιλογή που καταργεί εντελώς τη ροή εργασίας από τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη. Όλες οι παρουσίες που εκτελούνται τερματίζονται αμέσως και η στήλη για αυτήν τη ροή εργασίας δεν εμφανίζεται πλέον στη σελίδα για τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη. (Αυτή η ενέργεια δεν είναι αναστρέψιμη.)

Αρχή τμήματος

Εάν η ροή εργασίας εκτελείται σε όλες τις λίστες και βιβλιοθήκες της συλλογής τοποθεσιών

1. Ανοίξτε την αρχική σελίδα για τη συλλογή τοποθεσιών (όχι την αρχική σελίδα μιας τοποθεσίας ή μιας δευτερεύουσας τοποθεσίας μέσα στη συλλογή).
2. Κάντε κλικ στο εικονίδιο "Ρυθμίσεις και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Ρυθμίσεις τοποθεσίας".
3. Στη σελίδα "Ρυθμίσεις τοποθεσίας", στην περιοχή "Συλλογές", κάντε κλικ στην επιλογή "Τύποι περιεχομένου τοποθεσίας".
4. Στη σελίδα "Τύποι περιεχομένου τοποθεσίας", κάντε κλικ στο όνομα του τύπου περιεχομένου τοποθεσίας στον οποίο εκτελείται η ροή εργασίας.
5. Στη σελίδα για τον επιλεγμένο τύπο περιεχομένου, στην περιοχήΡυθμίσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις ροής εργασίας.
6. Στη σελίδα "Ρυθμίσεις ροής εργασίας", κάντε κλικ στη σύνδεση "Κατάργηση ροής εργασίας ".
7. Χρησιμοποιήστε τη φόρμα στη σελίδα "Κατάργηση ροής εργασίας" για να απενεργοποιήσετε, να ενεργοποιήσετε ξανά ή να καταργήσετε ροές εργασίας.
   

Υπάρχουν πέντε στήλες στη φόρμα:

• Ροή εργασίας Το όνομα της ροής εργασίας.
• Παρουσίες Αριθμός εμφανίσεων της ροής εργασίας που εκτελούνται αυτήν τη στιγμή σε στοιχεία.
• Να επιτρέπεται Επιλογή που επιτρέπει στη ροή εργασιών να συνεχίσει να λειτουργεί κανονικά.
• Δεν υπάρχουν νέες παρουσίες Επιλογή που επιτρέπει την ολοκλήρωση οποιωνδήποτε παρουσιών της ροής εργασίας που εκτελούνται τη δεδομένη στιγμή, αλλά απενεργοποιεί τη ροή εργασιών, καθιστώντας μη διαθέσιμη την εκτέλεση νέων παρουσιών. (Αυτή η ενέργεια είναι αναστρέψιμη. Για να ενεργοποιήσετε ξανά τη ροή εργασίας αργότερα, επιστρέψτε σε αυτήν τη σελίδα και επιλέξτε Αποδοχή.)
• Κατάργηση Επιλογή που καταργεί εντελώς τη ροή εργασίας από τη συλλογή τοποθεσιών. Όλες οι παρουσίες που εκτελούνται τερματίζονται αμέσως και η στήλη για αυτήν τη ροή εργασίας δεν εμφανίζεται πλέον στη σελίδα για τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη. (Αυτή η ενέργεια δεν είναι αναστρέψιμη.)

Τι ακολουθεί;

Εάν έχετε κάνει αλλαγές, εκτελέστε μια δοκιμαστική παρουσία της ροής εργασίας για να ελέγξετε προσεκτικά τα αποτελέσματα των αλλαγών.

Αρχή τμήματος

Περαιτέρω προσαρμογή

Υπάρχουν πολλοί τρόποι για να προσαρμόσετε περαιτέρω τις ροές εργασιών που περιλαμβάνονται στα προϊόντα SharePoint.

Μπορείτε ακόμη και να δημιουργήσετε προσαρμοσμένες ροές εργασίας από την αρχή.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οποιοδήποτε ή όλα από τα ακόλουθα προγράμματα:

• Microsoft SharePoint Designer 2013 Προσαρμογή φορμών, ενεργειών και συμπεριφορών ροής εργασίας.
• Microsoft Visual Studio Δημιουργήστε τις δικές σας προσαρμοσμένες ενέργειες ροής εργασίας.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο σύστημα Βοήθειας του Microsoft Software Developer Network (MSDN).

Αρχή τμήματος | Αρχή άρθρου