Οι τύποι περιεχομένου στο SharePoint είναι απαραίτητοι για τη διαχείριση των μετα-δεδομένων και την εξασφάλιση συνέπειας σε ολόκληρο τον οργανισμό σας. Κάθε τμήμα περιεχομένου στο SharePoint δημιουργείται από έναν τύπο περιεχομένου. Αυτός ο οδηγός θα σας βοηθήσει να κατανοήσετε τι είναι ο τύπος περιεχομένου, πώς μπορείτε να δημιουργήσετε, να δημοσιεύσετε και να διαχειριστείτε αποτελεσματικά τους τύπους περιεχομένου.
Τι είναι ο τύπος περιεχομένου;
Ένας τύπος περιεχομένου στο SharePoint είναι μια συλλογή προτύπων με δυνατότητα επαναχρησιμοποίησης, μετα-δεδομένων (στήλες), ροών εργασιών, συμπεριφοράς και άλλων ρυθμίσεων για μια κατηγορία στοιχείων ή εγγράφων. Ένας τύπος περιεχομένου συγκεντρώνει ένα στοιχείο και πληροφορίες σχετικά με το στοιχείο. Το στοιχείο μπορεί να είναι ένα από πολλά διαφορετικά είδη αρχείων, ένα έγγραφο, ένα βιβλίο εργασίας του Excel ή ακόμα και ένας δείκτης κατάστασης για μια αναφορά προόδου. Θα μπορούσε επίσης να είναι μια λίστα ή ένας φάκελος. Ένας τύπος περιεχομένου συσχετίζει αυτό το στοιχείο με βασικά μετα-δεδομένα ή άλλες πληροφορίες, όπως ένα πρότυπο ή μια πολιτική διατήρησης. Σας επιτρέπει να διαχειριστείτε τις ρυθμίσεις για μια κατηγορία πληροφοριών με έναν κεντρικό, επαναχρησιμοποιήσιμο τρόπο.
Προεπιλεγμένοι και προσαρμοσμένοι τύποι περιεχομένου
Το SharePoint περιλαμβάνει πολλούς ενσωματωμένους τύπους περιεχομένου από προεπιλογή. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τους προκαθορισμένους τύπους περιεχομένου, όπως "Κενό έγγραφο" ή "Ανακοίνωση", χωρίς καμία αλλαγή ή μπορείτε να δημιουργήσετε προσαρμοσμένους τύπους περιεχομένου για να ικανοποιούν τις μοναδικές απαιτήσεις της επιχείρησής σας.
Προεπιλεγμένοι τύποι περιεχομένου
Ακολουθεί μια σύντομη λίστα με μερικούς μόνο προεπιλεγμένους τύπους περιεχομένου στο SharePoint. Υπάρχουν πολλά περισσότερα, τα οποία μπορείτε να δείτε κοιτάζοντας στη σελίδα "Ρυθμίσεις τοποθεσίας" σε μια τοποθεσία του SharePoint.
- Τύποι περιεχομένου εγγράφου: Βασική σελίδα, Έγγραφο, Φόρμα, Σύνδεση και Σελίδα wiki
- Τύποι περιεχομένου φακέλου: Φάκελος, Συζήτηση και Εργασία σύνοψης
- Τύποι περιεχομένου λίστας: Ανακοίνωση, Συμβάν, Επαφή, Θέμα, Σύνδεση, Κρατήσεις, Εργασία και πολλά άλλα
Αυτό είναι απλώς ένα δείγμα από το ευρύ φάσμα των διαθέσιμων τύπων περιεχομένου. Για να δείτε τους προεπιλεγμένους τύπους που είναι διαθέσιμοι στην τοποθεσία σας, ακολουθήστε τα εξής βήματα:
Εμφάνιση όλων των προεπιλεγμένων τύπων περιεχομένου
Σημείωση
Για να δείτε όλους τους προεπιλεγμένους τύπους περιεχομένου σε μια τοποθεσία SharePoint, πρέπει να έχετε τουλάχιστον ένα ρόλο κατόχου τοποθεσίας.
- Επιλέξτε τη λίστα με την οποία θέλετε να εργαστείτε στη Γρήγορη εκκίνηση ή επιλέξτε Ρυθμίσεις
- Επιλέξτε "Πληροφορίες τοποθεσίας".
- Στη συνέχεια, επιλέξτε Προβολή όλων των ρυθμίσεων τοποθεσίας.
- Επιλέξτε Τύποι περιεχομένου τοποθεσίας στην περιοχή Συλλογές Designer Web.
- Στη σελίδα Συλλογή τύπων περιεχομένου , θα δείτε τους τύπους περιεχομένου (όπως αναφορά, εικόνα ή έγγραφο), το γονικό (όπως έγγραφο, στοιχείο ή πόρος εμπλουτισμένου μέσου) και την προέλευση (συνήθως την τρέχουσα τοποθεσία σας).
Για να κατανοήσετε τον τρόπο με τον οποίο σχετίζονται μεταξύ τους οι ενσωματωμένοι τύποι περιεχομένου, ανατρέξτε στο θέμα Προεπιλεγμένη ιεραρχία τύπων περιεχομένου του SharePoint στο Microsoft 365.
Ανατρέξτε στο θέμα Προσθήκη τύπου περιεχομένου σε λίστα ή βιβλιοθήκη
Προσαρμοσμένοι τύποι περιεχομένου
Οι προσαρμοσμένοι τύποι περιεχομένου μπορούν να διευκολύνουν τους χρήστες να είναι συνεπείς. Παρόλο που υπάρχουν πολλοί ενσωματωμένοι τύποι περιεχομένου, μπορείτε να δημιουργήσετε προσαρμοσμένους τύπους περιεχομένου για την εταιρεία σας. Κάθε οργανισμός έχει μοναδικές απαιτήσεις και διαφορετικά είδη περιεχομένου. Για παράδειγμα, μπορεί να υπάρχουν επίσημες συμβάσεις, αναφορές, προτάσεις πωλήσεων, προδιαγραφές σχεδιασμού, εταιρικές διαδικασίες και ούτω καθεξής. Μπορείτε να δημιουργήσετε ξεχωριστούς τύπους περιεχομένου για να διαχειριστείτε αυτήν την ποικιλία.
Οι τύποι περιεχομένου μπορούν να οριστούν για σχεδόν οποιοδήποτε στοιχείο στο SharePoint. Αυτό περιλαμβάνει έγγραφα και άλλα αρχεία, στοιχεία λίστας, αρχεία πολυμέσων και φακέλους. Μπορείτε να καθορίσετε τα παρακάτω χαρακτηριστικά για κάθε τύπο περιεχομένου. Αυτά τα χαρακτηριστικά συσχετίζονται αυτόματα κάθε φορά που κάποιος δημιουργεί ένα νέο έγγραφο ή άλλο αρχείο συγκεκριμένου τύπου περιεχομένου.
- Το πρότυπο εγγράφου, εάν είναι έγγραφο
- Πολιτικές διαχείρισης πληροφοριών που δηλώνουν πολιτικές διατήρησης και ελέγχου
- Στήλες (μετα-δεδομένα) που σχετίζονται με το περιεχόμενο
- Ροές εργασίας που μπορούν να χρησιμοποιήσουν στοιχεία αυτού του τύπου περιεχομένου
- Προσαρμοσμένες δυνατότητες
Για παράδειγμα, μπορείτε να ορίσετε έναν τύπο περιεχομένου "Σύμβαση πωλήσεων" και να τον προσθέσετε στη βιβλιοθήκη που χρησιμοποιεί η ομάδα σας. Στη συνέχεια, κάθε φορά που κάποιος θέλει να δημιουργήσει μια πρόταση πωλήσεων, απλώς επιλέγει "Σύμβαση πωλήσεων" από το μενού "Νέο έγγραφο ".
Ένας τύπος περιεχομένου εγγράφου, όπως αυτή η "Σύμβαση πωλήσεων", ενδέχεται να έχει τα εξής χαρακτηριστικά:
Το πρότυπο για το έγγραφο
Στήλες που σχετίζονται με το περιεχόμενο, όπου κάθε στήλη αντιπροσωπεύει ένα στοιχείο μετα-δεδομένων. Για παράδειγμα, η παρακάτω λίστα εμφανίζει ορισμένα μετα-δεδομένα εγγράφων που χρησιμοποιούνται συχνά:
- Πωλητής
- Εταιρεία-πελάτης
- Αριθμός παραγγελίας αγοράς
και ούτω καθεξής...
Απαίτηση αυτόματης εμφάνισης του Πλαισίου πληροφοριών εγγράφου και συλλογής των απαιτούμενων πληροφοριών κάθε φορά που ένας χρήστης δημιουργεί ένα νέο αρχείο αυτού του τύπου
Ρυθμίσεις διαχείρισης πληροφοριών που καθορίζουν την πολιτική διατήρησης, εάν μπορεί να ελεγχθεί και ούτω καθεξής
Δημιουργία προσαρμοσμένων τύπων περιεχομένου
Για να δημιουργήσετε έναν προσαρμοσμένο τύπο περιεχομένου τοποθεσίας, ξεκινάτε πάντα από έναν υπάρχοντα τύπο περιεχομένου, ανεξάρτητα από το εάν χρησιμοποιείτε μια υπάρχουσα κατηγορία ή θέλετε να δημιουργήσετε μια νέα κατηγορία. Μπορείτε να επιλέξετε από τη μεγάλη συλλογή προκαθορισμένων τύπων περιεχομένου τοποθεσίας στη συλλογή τύπων περιεχομένου. Στο νέο τύπο περιεχομένου τοποθεσίας μεταβιβάζονται όλα τα χαρακτηριστικά του γονικού τύπου περιεχομένου, όπως το πρότυπο εγγράφου, η ρύθμιση μόνο για ανάγνωση ή οι στήλες. Αφού τη δημιουργήσετε, μπορείτε να αλλάξετε οποιοδήποτε από αυτά τα χαρακτηριστικά. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να χρησιμοποιήσετε ένα διαφορετικό πρότυπο από αυτό που καθορίζεται στο γονικό στοιχείο.
Για να δημιουργήσετε έναν προσαρμοσμένο τύπο περιεχομένου, ακολουθήστε τα εξής βήματα:
Δημιουργία προσαρμοσμένων τύπων περιεχομένου
- Επιλέξτε τη λίστα με την οποία θέλετε να εργαστείτε στη Γρήγορη εκκίνηση ή επιλέξτε Ρυθμίσεις
- Επιλέξτε "Πληροφορίες τοποθεσίας" και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Προβολή όλων των ρυθμίσεων τοποθεσίας".
- Επιλέξτε Τύποι περιεχομένου τοποθεσίας στην περιοχή Συλλογές Designer Web.
- Στη σελίδα της συλλογής τύπου περιεχομένου , επιλέξτε + Δημιουργία τύπου περιεχομένου.
- Στον πίνακα "Δημιουργία τύπου περιεχομένου ", συμπληρώστε ένα Όνομα και μια Περιγραφή για τον προσαρμοσμένο τύπο περιεχομένου σας.
- Επιλέξτε Χρήση υπάρχουσας κατηγορίας ή Δημιουργία νέας κατηγορίας.
- Στην περιοχή Γονικός τύπος περιεχομένου, επιλέξτε ένα γονικό στοιχείο, όπως Τύποι περιεχομένου ψηφιακών στοιχείων ή Τύποι περιεχομένου εγγράφου. Κάτω από το γονικό τύπο περιεχομένου, το αναπτυσσόμενο πλαίσιο θα αλλάξει. Επιλέξτε έναν πιο συγκεκριμένο γονικό τύπο περιεχομένου. Για παράδειγμα, εάν έχετε επιλέξει Τύπους περιεχομένου φακέλου, μπορείτε να το περιορίσετε σε Συζήτηση, Φάκελο ή Εργασία σύνοψης σε αυτό το πλαίσιο.
- Επιλέξτε Δημιουργία.
Δημοσίευση τύπου περιεχομένου
Οι τύποι περιεχομένου ορίζονται για μια τοποθεσία και ισχύουν τόσο για αυτήν την τοποθεσία όσο και για τις δευτερεύουσες τοποθεσίες της. Ωστόσο, ορισμένες φορές θέλετε να χρησιμοποιήσετε έναν συγκεκριμένο τύπο περιεχομένου σε πολλές τοποθεσίες ή σε συλλογές τοποθεσιών. Για παράδειγμα, η εταιρεία σας ενδέχεται να χρησιμοποιεί ένα τυπικό πρότυπο για έγγραφα που απαιτούν τυποποιημένα μετα-δεδομένα. Επειδή θέλετε όλοι οι χρήστες στην εταιρεία να χρησιμοποιούν αυτόν τον τύπο περιεχομένου για τα έγγραφα, είναι καλό για δημοσίευση σε όλες τις συλλογές τοποθεσιών. Ή, μπορεί το τμήμα μηχανικών να δημιουργήσει έναν τύπο περιεχομένου για τις προδιαγραφές σχεδίασης και να θέλει να τον δημοσιεύσει μόνο στις συλλογές τοποθεσιών μηχανικής.
Επειδή οι τύποι περιεχομένου περιλαμβάνουν μετα-δεδομένα, οι τύποι περιεχομένου και τα μετα-δεδομένα συνδέονται πολύ στενά. Μια υπηρεσία διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων στο SharePoint παρέχει τη δυνατότητα να δημοσιεύσετε έναν τύπο περιεχομένου στις τοποθεσίες όπου χρησιμοποιείται. Οι τοποθεσίες και οι συλλογές τοποθεσιών που αποτελούν μέρος της υπηρεσίας διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων ονομάζονται "τοποθεσίες συνδρομητών".
Μια υπηρεσία διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων πρέπει να δημιουργηθεί και να ρυθμιστεί ρητά. Για να συμπεριλάβει δημοσίευση τύπου περιεχομένου, ο διαχειριστής καθορίζει μια συγκεκριμένη συλλογή τοποθεσιών ως διανομέα. Οι συνδεδεμένες εφαρμογές και συλλογές τοποθεσιών μπορούν να εγγραφούν στους τύπους περιεχομένου στο διανομέα. Με τη ρύθμιση παραμέτρων των υπηρεσιών διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων, είναι δυνατή η κεντρική διαχείριση των τύπων περιεχομένου. Οι τύποι περιεχομένου δημιουργούνται στη συγκεντρωτική τοποθεσία και τυχόν ενημερώσεις μπορούν να διανεμηθούν αυτόματα στις τοποθεσίες συνδρομητών.
Ανατρέξτε στο θέμα Δημοσίευση τύπου περιεχομένου από διανομέα δημοσίευσης περιεχομένου για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη δημοσίευση τύπων περιεχομένου.