Αυτό το άρθρο παρέχει μια επισκόπηση ορισμένων βασικών εννοιών που σχετίζονται με την εργασία με τις νέες δυνατότητες διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων στον SharePoint Server. Περιγράφει τον τρόπο με τον οποίο οι νέες δυνατότητες διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων παρέχουν υποστήριξη για την υλοποίηση επίσημων ταξινομήσεων μέσω διαχειριζόμενων όρων. Εξηγεί επίσης τον τρόπο λειτουργίας των ετικετών κοινωνικής δικτύωσης και τον τρόπο με τον οποίο σχετίζονται με δυνατότητες διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων, όπως διαχειριζόμενους όρους και εταιρικές λέξεις-κλειδιά.
Σε αυτό το άρθρο
Δυνατότητες διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων
Οι νέες δυνατότητες διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων στον SharePoint Server ενεργοποιούνται από μια νέα εφαρμογή υπηρεσίας διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων που παρέχει υποστήριξη για δύο βασικά πράγματα:
- Δημοσίευση τύπου περιεχομένου Η κοινή χρήση των τύπων περιεχομένου σε συλλογές τοποθεσιών και εφαρμογές Web. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη δημοσίευση τύπου περιεχομένου, ανατρέξτε στο θέμα Εισαγωγή στους τύπους περιεχομένου και τη δημοσίευση τύπου περιεχομένου.
- Ταξινομίες Η δημιουργία και διαχείριση ιεραρχικών συλλογών κεντρικά διαχειριζόμενων όρων (ονομάζονται σύνολα όρων) που μπορούν να χρησιμοποιηθούν ως χαρακτηριστικά για στοιχεία σε τοποθεσίες του SharePoint. Αυτά τα σύνολα όρων μπορούν να τεθούν σε κοινή χρήση σε συλλογές τοποθεσιών και εφαρμογές Web. Η δημιουργία και η διαχείριση συνόλων όρων μπορεί να γίνει μέσω μιας δυνατότητας που ονομάζεται Εργαλείο διαχείρισης χώρου αποθήκευσης όρων.
Βασικοί όροι και έννοιες
Υπάρχουν αρκετοί βασικοί όροι και έννοιες που είναι χρήσιμο να κατανοήσετε κατά την εργασία με διάφορες δυνατότητες μετα-δεδομένων στον SharePoint Server. Η κατανόηση αυτών των εννοιών θα σας βοηθήσει να κατανοήσετε τις εννοιολογικές πληροφορίες που περιγράφονται παρακάτω σε αυτό το άρθρο και σε άλλα άρθρα σχετικά με τις δυνατότητες των διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων.
Ταξινομία
Η ταξινόμηση είναι μια ιεραρχική ταξινόμηση λέξεων, ετικετών ή όρων που είναι οργανωμένοι σε ομάδες με βάση ομοιότητες. Μια ταξινόμηση μπορεί να καθορίζεται και να τελεί υπό κεντρική διαχείριση από ένα ή περισσότερα άτομα. Η Διεθνής Βιομηχανική Ταξινόμηση Standard (ISIC), η οποία αναπτύχθηκε από τα Ηνωμένα Έθνη, είναι ένα διάσημο παράδειγμα βιομηχανικής ταξινόμησης που χρησιμοποιείται για την ταξινόμηση οικονομικών δεδομένων. Οι ταξινομίες είναι χρήσιμες επειδή παρέχουν μια λογική, ιεραρχική δομή μεταδεδομένων που μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη συνεπή ταξινόμηση των πληροφοριών.
Φολκλονομία
Folksonomy είναι η ταξινόμηση που προκύπτει όταν οι χρήστες μιας τοποθεσίας Web εφαρμόζουν από κοινού λέξεις, ετικέτες ή όρους σε περιεχόμενο μιας τοποθεσίας. Εάν έχετε δει ποτέ ένα σύννεφο ετικετών σε μια τοποθεσία Web, τότε έχετε δει μια απεικόνιση μιας folksonomy. Η παρακάτω εικόνα δείχνει ένα Τμήμα Web σύννεφου ετικετών σε μια τοποθεσία του SharePoint. Μια προσέγγιση στα μεταδεδομένα που βασίζεται στη λαογραφία μπορεί να είναι χρήσιμη, επειδή αξιοποιεί τις γνώσεις και την εμπειρία των χρηστών του ιστότοπου και των δημιουργών περιεχομένου και επιτρέπει στην ταξινόμηση περιεχομένου να εξελίσσεται σύμφωνα με τις μεταβαλλόμενες επιχειρηματικές ανάγκες και ενδιαφέροντα των χρηστών.
Σύνολο όρων
Ένα σύνολο όρων είναι μια ομάδα σχετικών όρων.
Ανάλογα με το πού δημιουργείται ένα σύνολο όρων, το πεδίο εφαρμογής του μπορεί να είναι τοπικό ή καθολικό:
- Τα τοπικά σύνολα όρων δημιουργούνται στο περιβάλλον μιας συλλογής τοποθεσιών και είναι διαθέσιμα για χρήση (και ορατά) μόνο στους χρήστες αυτής της συλλογής τοποθεσιών. Για παράδειγμα, εάν προσθέσετε μια στήλη διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη και δημιουργήσετε ένα νέο σύνολο όρων για αυτήν τη στήλη, το σύνολο όρων είναι τοπικό στη συλλογή τοποθεσιών που περιέχει αυτήν τη λίστα ή βιβλιοθήκη.
- Τα καθολικά σύνολα όρων είναι διαθέσιμα για χρήση σε όλες τις τοποθεσίες που εγγράφονται σε μια συγκεκριμένη εφαρμογή υπηρεσίας διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων.
Τα σύνολα όρων μπορούν να ρυθμιστούν ώστε να είναι κλειστά, γεγονός που σημαίνει ότι οι χρήστες δεν μπορούν να προσθέσουν νέους όρους σε αυτά όταν εισάγουν μια τιμή για μια στήλη που έχει αντιστοιχιστεί στο σύνολο όρων. Εναλλακτικά, μπορούν να ρυθμιστούν ώστε να είναι ανοιχτοί, πράγμα που σημαίνει ότι οι χρήστες μπορούν να προσθέτουν νέους όρους στο σύνολο όρων όταν ενημερώνουν την τιμή για μια στήλη που έχει αντιστοιχιστεί στο σύνολο όρων.
Όρος
Ένας όρος είναι ένα μεμονωμένο στοιχείο μέσα σε ένα σύνολο όρων και είναι μια συγκεκριμένη λέξη ή φράση που μπορεί να συσχετιστεί με ένα στοιχείο σε μια τοποθεσία του SharePoint Server. Ένας όρος έχει μοναδικό αναγνωριστικό και μπορεί να έχει πολλές διαφορετικές ετικέτες κειμένου (συνώνυμα). Εάν εργάζεστε σε μια πολύγλωσση τοποθεσία, μπορεί επίσης να έχει ετικέτες σε διαφορετικές γλώσσες.
Υπάρχουν δύο τύποι όρων:
Διαχειριζόμενοι όροι
Οι διαχειριζόμενοι όροι είναι συνήθως προκαθορισμένοι και οργανώνονται σε έναν ιεραρχικό όρο που έχει οριστεί από ένα διαχειριστή χώρου αποθήκευσης όρων ή από άλλο άτομο με δικαιώματα εργασίας με διαχειριζόμενα μετα-δεδομένα.
Εταιρικές λέξεις-κλειδιά
Μια εταιρική λέξη-κλειδί είναι μια λέξη ή φράση που προστίθεται σε στοιχεία μιας τοποθεσίας του SharePoint. Οι εταιρικές λέξεις-κλειδιά οργανώνονται σε ένα ενιαίο, μη ιεραρχικό σύνολο όρων μέσα στο εργαλείο διαχείρισης χώρου αποθήκευσης όρων που ονομάζεται σύνολο λέξεων-κλειδιών. Επειδή οι χρήστες μπορούν συνήθως να προσθέσουν οποιαδήποτε λέξη ή φράση σε ένα στοιχείο ως λέξη-κλειδί, οι εταιρικές λέξεις-κλειδιά μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την προσθήκη ετικετών σε στυλ folksonomy. Οι διαχειριστές χώρου αποθήκευσης όρων ή άλλα άτομα με δικαιώματα διαχείρισης μετα-δεδομένων μπορούν να επιλέξουν να μετακινήσουν λέξεις-κλειδιά εκτός του συνόλου όρων λέξεων-κλειδιών σε ένα συγκεκριμένο διαχειριζόμενο σύνολο όρων, οπότε οι λέξεις-κλειδιά θα γίνουν διαθέσιμες στο περιβάλλον ενός συγκεκριμένου συνόλου όρων. Οι διαχειριστές χώρου αποθήκευσης όρων μπορούν επίσης να επιλέξουν να κλείσουν τις λέξεις-κλειδιά, έτσι ώστε οι χρήστες να μην μπορούν να υποβάλουν νέες λέξεις-κλειδιά και να περιορίζονται στη χρήση των υπαρχουσών λέξεων-κλειδιών.
Ομαδοποίηση
Οι ομάδες ορίζουν όρια ασφαλείας. Μια ομάδα είναι ένα σύνολο συνόλων όρων που έχουν όλες κοινές απαιτήσεις ασφαλείας. Μόνο οι χρήστες που έχουν οριστεί ως συνεισφέροντες σε μια συγκεκριμένη ομάδα μπορούν να διαχειρίζονται σύνολα όρων που ανήκουν στην ομάδα ή να δημιουργούν νέα σύνολα όρων μέσα σε αυτήν. Οι οργανισμοί θα πρέπει να δημιουργήσουν μοναδικές ομάδες για σύνολα όρων που θα έχουν μοναδικές ανάγκες πρόσβασης ή ασφάλειας.
Εργαλείο διαχείρισης χώρου αποθήκευσης όρων
Το Εργαλείο διαχείρισης χώρου αποθήκευσης όρων είναι το εργαλείο που μπορούν να χρησιμοποιήσουν οι ταξινομιστές, οι διαχειριστές ή άλλα άτομα που διαχειρίζονται ταξινομίες για να δημιουργήσουν, να εισαγάγουν και να διαχειριστούν σύνολα όρων και τους όρους μέσα σε αυτά. Το εργαλείο διαχείρισης χώρου αποθήκευσης όρων εμφανίζει όλα τα καθολικά σύνολα όρων και τα τοπικά σύνολα όρων που είναι διαθέσιμα για τη συλλογή τοποθεσιών από την οποία μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στο εργαλείο διαχείρισης χώρου αποθήκευσης όρων.
Στήλη διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων
Η στήλη "Διαχειριζόμενα μετα-δεδομένα" είναι ένας νέος τύπος στήλης που μπορεί να προστεθεί σε λίστες ή βιβλιοθήκες, ώστε οι χρήστες ή οι κάτοχοι περιεχομένου της τοποθεσίας να μπορούν να επιλέγουν τιμές από ένα συγκεκριμένο σύνολο διαχειριζόμενων όρων και να τις εφαρμόζουν στο περιεχόμενο. Μπορείτε να ρυθμίσετε τις παραμέτρους μιας στήλης διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων ώστε να αντιστοιχεί σε ένα υπάρχον σύνολο όρων ή μπορείτε να δημιουργήσετε ένα νέο σύνολο όρων ειδικά για τη στήλη. Εάν δημιουργήσετε ένα νέο σύνολο όρων ειδικά για μια στήλη διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων, αυτό το σύνολο όρων θα είναι ένα τοπικό σύνολο όρων που είναι διαθέσιμο για χρήση μόνο εντός της συλλογής τοποθεσιών όπου δημιουργήθηκε.
Στήλη εταιρικών λέξεων-κλειδιών
Η στήλη "Εταιρικές λέξεις-κλειδιά" είναι μια στήλη που μπορείτε να προσθέσετε σε τύπους περιεχομένου, λίστες ή βιβλιοθήκες για να επιτρέψετε στους χρήστες να προσθέτουν ετικέτες σε στοιχεία με λέξεις ή φράσεις της επιλογής τους. Είναι μια στήλη πολλών τιμών από προεπιλογή. Όταν οι χρήστες πληκτρολογούν μια λέξη ή φράση στη στήλη, εμφανίζονται προτάσεις πρόβλεψης, οι οποίες μπορεί να περιλαμβάνουν στοιχεία τόσο από τα διαχειριζόμενα σύνολα όρων όσο και από το σύνολο όρων λέξεων-κλειδιών. Οι χρήστες μπορούν να επιλέξουν μια υπάρχουσα τιμή ή να εισαγάγουν κάτι νέο (εάν το σύνολο όρων λέξεων-κλειδιών έχει ρυθμιστεί ώστε να είναι ανοιχτό σε προσθήκες χρηστών).
Ετικέτες κοινού
Οι ετικέτες κοινού είναι λέξεις ή φράσεις που οι χρήστες τοποθεσιών μπορούν να εφαρμόσουν σε περιεχόμενο μιας τοποθεσίας SharePoint, για να τους βοηθήσουν να κατηγοριοποιήσουν τις πληροφορίες με τρόπους που τους διευκολύνουν να κατηγοριοποιήσουν τις πληροφορίες με τρόπους που τους φαίνονται κατανοητοί. Οι ετικέτες κοινού μπορούν επίσης να εφαρμοστούν σε διευθύνσεις URL εκτός μιας τοποθεσίας του SharePoint. Οι κοινωνικές ετικέτες υποστηρίζουν ετικέτες που βασίζονται στη λαογραφία. Μια ετικέτα κοινωνικού δικτύου αποτελείται από δείκτες προς τρεις τύπους πληροφοριών:
- Ταυτότητα χρήστη
- διεύθυνση URL ενός στοιχείου
- όρος
Αυτοί οι δείκτες αποθηκεύονται στο χώρο αποθήκευσης ετικετών κοινωνικής δικτύωσης που αποτελεί μέρος της εφαρμογής Υπηρεσία προφίλ χρηστών. Από τεχνική άποψη, οι ετικέτες κοινού δεν αποτελούν μέρος των δυνατοτήτων διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων στον SharePoint Server, αλλά συνδέονται με τις δυνατότητες των διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων με δύο σημαντικούς τρόπους που βοηθούν στην υποστήριξη της συνεπούς χρήσης των μετα-δεδομένων σε ολόκληρη την εταιρεία. Το τμήμα όρων μιας ετικέτας κοινωνικού δικτύου υποδεικνύει έναν όρο στο σύνολο λέξεων-κλειδιών του χώρου αποθήκευσης όρων για μία από τις εφαρμογές της υπηρεσίας διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων με την οποία είναι συνδεδεμένη μια τοποθεσία.
Για παράδειγμα, όταν δημιουργείτε μια νέα ετικέτα κοινωνικού δικτύου, έχετε τη δυνατότητα επιλογής από υπάρχοντες όρους, οι οποίοι μπορεί να περιλαμβάνουν διαχειριζόμενους όρους, καθώς και εταιρικές-λέξεις-κλειδιά. Εάν επιλέξετε έναν από αυτούς τους υπάρχοντες όρους, η ετικέτα κοινωνικού δικτύου περιέχει έναν δείκτη προς αυτόν τον όρο. Εάν επιλέξετε να μην επιλέξετε έναν υπάρχοντα όρο και δημιουργήσετε έναν όρο που δεν έχει χρησιμοποιηθεί ποτέ πριν, δημιουργείται μια νέα λέξη-κλειδί για αυτόν στο σύνολο όρων λέξεων-κλειδιών στο χώρο αποθήκευσης όρων και η νέα ετικέτα κοινωνικού δικτύου υποδεικνύει αυτόν τον όρο.
Με αυτόν τον τρόπο, οι λέξεις-κλειδιά που χρησιμοποιούνται σε ετικέτες κοινού προστίθενται στο σύνολο όρων λέξεων-κλειδιών που είναι ορατές στο εργαλείο διαχείρισης χώρου αποθήκευσης όρων (εάν δεν υπάρχουν ήδη εκεί) και η διαχείρισή τους μπορεί να γίνει από διαχειριστές του χώρου αποθήκευσης όρων. Επιπλέον, όταν οι χρήστες εφαρμόζουν εταιρικές λέξεις-κλειδιά ή διαχειριζόμενους όρους σε περιεχόμενο ενημερώνοντας είτε μια στήλη εταιρικών λέξεων-κλειδιών είτε μια στήλη διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων, οι ετικέτες κοινωνικής δικτύωσης μπορούν να δημιουργηθούν αυτόματα, ώστε αυτοί οι όροι να είναι ορατοί ως ετικέτες σε τροφοδοσίες ειδήσεων, σύννεφα ετικετών ή προφίλ στη σελίδα "Η τοποθεσία μου". Οι κάτοχοι λίστας ή βιβλιοθήκης μπορούν να ενεργοποιήσουν ή να απενεργοποιήσουν τη δημοσίευση μετα-δεδομένων, ενημερώνοντας τις ρυθμίσεις εταιρικών μετα-δεδομένων και λέξεων-κλειδιών για μια λίστα ή βιβλιοθήκη.
Όταν προσθέτετε μια ετικέτα κοινού σε ένα στοιχείο, μπορείτε να καθορίσετε εάν θέλετε να κάνετε την ταυτότητά σας και τη διεύθυνση URL του στοιχείου ιδιωτικά, αλλά ο όρος, ο οποίος αποθηκεύεται στο χώρο αποθήκευσης όρων, είναι πάντα δημόσιος.
Η προσθήκη ετικετών κοινωνικού δικτύου είναι χρήσιμη, επειδή επιτρέπει στους χρήστες της τοποθεσίας να βελτιώνουν τη δυνατότητα εντοπισμού περιεχομένου και πληροφοριών σε μια τοποθεσία.
Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις επιπτώσεις της προσθήκης ετικετών κοινωνικής δικτύωσης στην προστασία προσωπικών δεδομένων και την ασφάλεια, ανατρέξτε στο θέμα Επιπτώσεις της προσθήκης ετικετών κοινωνικής δικτύωσης στην προστασία προσωπικών δεδομένων και την ασφάλεια.
Προσθήκη ετικετών
Με την πιο γενική έννοια, η προσθήκη ετικετών μπορεί να αναφέρεται απλώς στην πράξη εφαρμογής μεταδεδομένων σε ένα στοιχείο, είτε πρόκειται για διαχειριζόμενα μεταδεδομένα είτε για κοινωνική ετικέτα. Σε αυτό το άρθρο, το ρήμα "ετικέτα" χρησιμοποιείται με αυτή την έννοια και δεν περιορίζεται σε κοινωνικές ετικέτες.
Σενάρια μεταδεδομένων: από τις ταξινομίες στις φολκλονομίες
Οι δυνατότητες διαχείρισης μετα-δεδομένων στον SharePoint Server υποστηρίζουν μια σειρά προσεγγίσεων για τη διαχείριση και τη χρήση των μετα-δεδομένων. Φανταστείτε αυτό το εύρος ως ένα είδος συνέχειας. Στο ένα άκρο αυτού του συνεχούς, υπάρχουν ταξινομίες, οι οποίες είναι επίσημες, κεντρικά διαχειριζόμενες, ιεραρχικές ομάδες όρων. Στο άλλο άκρο αυτού του εύρους, υπάρχουν folksonomies, οι οποίες είναι οι συνεργατικές ταξινομήσεις που προκύπτουν όταν τα άτομα εφαρμόζουν ελεύθερα ετικέτες στο περιεχόμενο.
Ο SharePoint Server υποστηρίζει και τα δύο άκρα αυτού του συνεχούς, καθώς και σημεία στην πορεία. Στο ένα άκρο του συνεχούς, μπορείτε να υλοποιήσετε επίσημες ταξινομήσεις μέσω διαχειριζόμενων όρων και συνόλων όρων. Στο άλλο άκρο, υπάρχει υποστήριξη για εταιρικές λέξεις-κλειδιά και κοινωνικές ετικέτες, οι οποίες επιτρέπουν στους χρήστες του ιστότοπου να προσθέτουν ετικέτες σε περιεχόμενο με λέξεις-κλειδιά της επιλογής τους.
Μεταξύ αυτών των άκρων, μπορείτε να εφαρμόσετε ευέλικτους βαθμούς δομής και ελέγχου στα μετα-δεδομένα και μπορείτε να προσαρμόσετε το εύρος στο οποίο εφαρμόζετε αυτό το στοιχείο ελέγχου, επιλέγοντας να το κάνετε καθολικό σε όλες τις τοποθεσίες ή τοπικό σε συγκεκριμένες τοποθεσίες. Για παράδειγμα, έχετε τη δυνατότητα να ρυθμίσετε σύνολα όρων ώστε να είναι κλειστά ή ανοιχτά σε συνεισφορές χρηστών. Μπορείτε να επιλέξετε να χρησιμοποιήσετε εταιρικές λέξεις-κλειδιά και ετικέτες κοινωνικής δικτύωσης σε συνδυασμό με διαχειριζόμενους όρους ή όχι. Ο SharePoint Server επιτρέπει στους οργανισμούς να συνδυάζουν τα πλεονεκτήματα των επίσημων, διαχειριζόμενων ταξινομήσεων με τα δυναμικά πλεονεκτήματα της προσθήκης ετικετών κοινωνικής δικτύωσης με προσαρμοσμένους τρόπους.
Το παρακάτω διάγραμμα παρουσιάζει τον τρόπο με τον οποίο διαφορετικά είδη λύσεων που βασίζονται στο SharePoint ενδέχεται να απαιτούν διαφορετικές προσεγγίσεις στα μετα-δεδομένα, ανάλογα με τις επιχειρηματικές ανάγκες.
Πλεονεκτήματα των διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων
Υπάρχουν πολλά πλεονεκτήματα στη χρήση διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων σε όλες τις τοποθεσίες σε μια εταιρεία:
Συνεπής χρήση μεταδεδομένων Οι δυνατότητες διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων στον SharePoint Server σάς επιτρέπουν να εφαρμόζετε προσαρμόσιμα επίπεδα ελέγχου στα μετα-δεδομένα που προστίθενται στο περιεχόμενο. Με τα σύνολα όρων και τους διαχειριζόμενους όρους μπορείτε να ελέγχετε τους τύπους των όρων που είναι διαθέσιμοι για προσθήκη στο περιεχόμενο και μπορείτε να ελέγχετε ποιος έχει τη δυνατότητα να προσθέτει νέους όρους. Μπορείτε επίσης να περιορίσετε τη χρήση εταιρικών λέξεων-κλειδιών σε μια συγκεκριμένη λίστα λέξεων-κλειδιών, ορίζοντας το σύνολο όρων για τις λέξεις-κλειδιά ως κλειστό.
Όταν οι ίδιοι όροι χρησιμοποιούνται με συνέπεια σε όλες τις τοποθεσίες, είναι ευκολότερο να δημιουργήσετε ισχυρές διαδικασίες ή λύσεις που βασίζονται σε μετα-δεδομένα. Επιπλέον, η εμπειρία χρήστη για την εργασία με μετα-δεδομένα σε τοποθεσίες, σε λίστες και βιβλιοθήκες, καθώς και σε προγράμματα-πελάτες του Office διευκολύνει τους χρήστες της τοποθεσίας να εφαρμόζουν συνεπή μετα-δεδομένα στο περιεχόμενό τους.
Βελτιωμένη δυνατότητα εντοπισμού περιεχομένου Όταν το περιεχόμενο σε όλες τις τοποθεσίες μιας εταιρείας περιέχει συνεπή μετα-δεδομένα, είναι ευκολότερη η εύρεση και η πρόσβαση σε επιχειρηματικές πληροφορίες και δεδομένα χρησιμοποιώντας την αναζήτηση. Οι νέες δυνατότητες αναζήτησης, όπως ο πίνακας περιορισμών, ο οποίος εμφανίζεται στην αριστερή πλευρά της σελίδας αποτελεσμάτων αναζήτησης, επιτρέπουν στους χρήστες να φιλτράρουν τα αποτελέσματα αναζήτησης με βάση τα μετα-δεδομένα.
Επιπλέον, μπορείτε να ρυθμίσετε τις παραμέτρους της περιήγησης μετα-δεδομένων για λίστες και βιβλιοθήκες, ώστε να δώσετε στους χρήστες τη δυνατότητα να δημιουργούν δυναμικές προβολές πληροφοριών που βασίζονται σε συγκεκριμένα πεδία μετα-δεδομένων. Οι χρήστες μπορούν να περιηγηθούν σε βιβλιοθήκες ανά φάκελο ή κατά συγκεντρωτικό πίνακα μετα-δεδομένων και, στη συνέχεια, να βελτιώσουν τα αποτελέσματα χρησιμοποιώντας πρόσθετα φίλτρα πλήκτρων.
Αυξημένη ευελιξία Οι δυνατότητες των διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων διευκολύνουν τους διαχειριστές χώρου αποθήκευσης όρων (ή άλλα άτομα με δικαιώματα ενημέρωσης των διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων) να διατηρήσουν και να προσαρμόσουν τα μετα-δεδομένα σας, καθώς εξελίσσονται οι επιχειρηματικές ανάγκες. Μπορείτε να ενημερώσετε εύκολα ένα σύνολο όρων στο εργαλείο διαχείρισης χώρου αποθήκευσης όρων, ενώ νέοι ή ενημερωμένοι όροι θα είναι αυτόματα διαθέσιμοι για χρήση κάθε φορά που είναι διαθέσιμη μια στήλη διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων που σχετίζεται με αυτό το σύνολο όρων. Αν συγχωνεύσετε πολλούς όρους σε έναν, το περιεχόμενο που έχει ετικέτα με αυτούς τους όρους ενημερώνεται αυτόματα για να αντικατοπτρίζει αυτήν την αλλαγή. Μπορείτε να καθορίσετε πολλά συνώνυμα (ή ετικέτες) για μεμονωμένους όρους. Εάν η τοποθεσία σας είναι πολύγλωσση, μπορείτε επίσης να καθορίσετε πολύγλωσσες ετικέτες για μεμονωμένους όρους.
Διαχείριση μεταδεδομένων
Σχεδιασμός και ρύθμιση παραμέτρων διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων
Η εταιρεία σας ίσως θέλει να συμμετάσχει σε κάποιο σχεδιασμό προτού αρχίσετε να χρησιμοποιείτε τις δυνατότητες διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων. Ο απαιτούμενος βαθμός σχεδιασμού είναι περισσότερο ή λιγότερο ανάλογος με τον βαθμό τυπικότητας και ελέγχου που θέλετε να επιβάλετε στα μεταδεδομένα.
Εάν θέλετε να επιτρέψετε στους χρήστες να συμβάλουν στην ανάπτυξη της ταξινόμησής σας, μπορείτε απλώς να ζητήσετε από τους χρήστες να προσθέσουν λέξεις-κλειδιά σε στοιχεία και, στη συνέχεια, να τις οργανώσουν σε σύνολα όρων, ανάλογα με τις ανάγκες.
Εάν ο οργανισμός σας θέλει να χρησιμοποιήσει διαχειριζόμενα σύνολα όρων για την υλοποίηση επίσημων προκαθορισμένων ταξινομιών, τότε οι βασικοί ενδιαφερόμενοι με έννομο συμφέρον στη δομή της ταξινόμησης πρέπει να συνεργαστούν για να σχεδιάσουν και να αναπτύξουν τα σύνολα όρων και τους όρους που θα χρησιμοποιηθούν. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με αυτήν τη διαδικασία σχεδιασμού, ανατρέξτε στο θέμα Όροι σχεδίου και σύνολα όρων. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη ρύθμιση παραμέτρων μιας εφαρμογής υπηρεσίας διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων, ανατρέξτε στο θέμα Διαχείριση διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων.
Αφού οι βασικοί ενδιαφερόμενοι στον οργανισμό συμφωνήσουν στα απαιτούμενα σύνολα όρων, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το εργαλείο διαχείρισης χώρου αποθήκευσης όρων για να εισαγάγετε ή να δημιουργήσετε τα σύνολα όρων και να διαχειριστείτε και να διατηρήσετε τα σύνολα όρων καθώς οι χρήστες αρχίζουν να εργάζονται με τα μετα-δεδομένα. Εάν έχουν ρυθμιστεί οι παράμετροι μιας εφαρμογής υπηρεσίας διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων για την εφαρμογή Web και είστε διαχειριστής συλλογής τοποθεσιών ή διαχειριστής χώρου αποθήκευσης όρων, μπορείτε να μεταβείτε στο εργαλείο διαχείρισης χώρου αποθήκευσης όρων, κάνοντας κλικ στην εντολή Ρυθμίσεις τοποθεσίας του μενού Ενέργειες τοποθεσίας και, στη συνέχεια, κάνοντας κλικ στην επιλογή Διαχείριση χώρου αποθήκευσης όρων στην περιοχή Διαχείριση τοποθεσίας.
Δημιουργία και διαχείριση συνόλων όρων
Το Εργαλείο διαχείρισης χώρου αποθήκευσης όρων παρέχει ένα στοιχείο ελέγχου δέντρου που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να εκτελέσετε τις περισσότερες εργασίες. Ο ρόλος χρήστη που διαθέτετε για αυτό το εργαλείο καθορίζει ποιες εργασίες μπορείτε να εκτελέσετε. Για να εργαστείτε στο Εργαλείο διαχείρισης χώρου αποθήκευσης όρων, πρέπει να είστε διαχειριστής συστοιχίας, διαχειριστής χώρου αποθήκευσης όρων ή κάποιος που έχει οριστεί ως διαχειριστής ομάδας ή συνεργάτης για σύνολα όρων. Για λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με αυτούς τους ρόλους, ανατρέξτε στο θέμα Ρόλοι διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων.
Για να προβείτε σε ενέργειες σε ένα στοιχείο εντός της ιεραρχίας, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στο όνομα της εφαρμογής, της ομάδας, του συνόλου όρων ή του όρου της υπηρεσίας διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων που θέλετε να τροποποιήσετε, κάντε κλικ στο βέλος που εμφανίζεται και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε το μενού για να επιλέξετε τις ενέργειες που θέλετε.
Για παράδειγμα:
Εάν είστε διαχειριστής χώρου αποθήκευσης όρων, μπορείτε να δημιουργήσετε ή να διαγράψετε ομάδες μέσα από μια εφαρμογή υπηρεσίας διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων.
Εάν είστε διαχειριστής χώρου αποθήκευσης όρων ή διαχειριστής ομάδας, μπορείτε να δημιουργήσετε, να εισαγάγετε ή να διαγράψετε σύνολα όρων μέσα σε μια ομάδα. Οι συνεισφέροντες στο σύνολο όρων μπορούν να δημιουργήσουν νέα σύνολα όρων.
Εάν είστε διαχειριστής χώρου αποθήκευσης όρων, διαχειριστής ομάδας ή συνεργάτης συνόλου όρων, μπορείτε να δημιουργήσετε ή να επαναχρησιμοποιήσετε όρους μέσα σε ένα σύνολο όρων, καθώς και να αντιγράψετε, να μετακινήσετε ή να διαγράψετε ένα επιλεγμένο σύνολο όρων.
Εάν είστε διαχειριστής χώρου αποθήκευσης όρων, διαχειριστής ομάδας ή συνεργάτης συνόλου όρων, μπορείτε να δημιουργήσετε, να αντιγράψετε, να επαναχρησιμοποιήσετε, να συγχωνεύσετε, να καταργήσετε, να μετακινήσετε ή να διαγράψετε μεμονωμένους όρους μέσα σε ένα σύνολο όρων.
Σε κάθε επίπεδο της ιεραρχίας, μπορείτε να ρυθμίσετε συγκεκριμένες ιδιότητες για μια ομάδα, ένα σύνολο όρων ή έναν όρο χρησιμοποιώντας το παράθυρο "Ιδιότητες " που εμφανίζεται στα δεξιά του στοιχείου ελέγχου δέντρου του χώρου αποθήκευσης όρων.
Για παράδειγμα, εάν ρυθμίζετε τις παραμέτρους ενός συνόλου όρων, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το παράθυρο "Ιδιότητες " για να καθορίσετε λεπτομέρειες, όπως Όνομα, Περιγραφή, Κάτοχος, Επαφή και Ενδιαφερόμενοι. Μπορείτε να καθορίσετε εάν θέλετε ένα σύνολο όρων να είναι ανοιχτό ή κλειστό για νέες υποβολές από χρήστες. Μπορείτε επίσης να καθορίσετε εάν θέλετε το σύνολο όρων να είναι διαθέσιμο για την εφαρμογή ετικετών. Εάν επιλέξετε να καταστήσετε ένα σύνολο όρων μη διαθέσιμο για προσθήκη ετικετών, τότε δεν θα είναι ορατό στους περισσότερους χρήστες. Εάν ένα σύνολο όρων είναι ακόμα σε ανάπτυξη, για παράδειγμα, μπορεί να επιλέξετε να μην είναι διαθέσιμο για σήμανση.
Εφαρμογή μεταδεδομένων
Προσθήκη ετικετών περιεχομένου με διαχειριζόμενους όρους
Εάν έχει προστεθεί μια στήλη διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων σε έναν τύπο περιεχομένου, λίστα ή βιβλιοθήκη, οι κάτοχοι περιεχομένου μπορούν να επισημάνουν στο περιεχόμενό τους διαχειριζόμενους όρους από ένα συγκεκριμένο σύνολο όρων, τροποποιώντας τις ιδιότητες για ένα στοιχείο λίστας ή βιβλιοθήκης και, στη συνέχεια, ενημερώνοντας τα σχετικά πεδία στη φόρμα επεξεργασίας ιδιοτήτων για το στοιχείο ή το έγγραφο. Οι στήλες διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων είναι εύκολο να αναγνωριστούν, επειδή εμφανίζουν ένα εικονίδιο ετικετών που μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου επιλογής όρων.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την επιλογή όρων για να επιλέξετε έναν όρο μέσα από την ιεραρχία ενός συνόλου όρων. Αυτό είναι χρήσιμο εάν δεν είστε εξοικειωμένοι με τους όρους που ενδέχεται να είναι διαθέσιμοι. Εάν ένα σύνολο όρων έχει ρυθμιστεί ώστε να είναι ανοιχτό και η στήλη διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων για αυτό επιτρέπει τιμές συμπλήρωσης, ενδέχεται να έχετε την επιλογή να προσθέσετε έναν νέο όρο σε ένα σύνολο όρων. Εναλλακτικά, μπορεί απλώς να έχετε την επιλογή να στείλετε σχόλια στην καθορισμένη επαφή για το σύνολο όρων.
Όταν αρχίσετε να πληκτρολογείτε τον όρο που θέλετε, σας προτείνονται αυτόματα διαθέσιμοι όροι με βάση αυτά που αρχίζετε να πληκτρολογείτε και μπορείτε να επιλέξετε αυτόν που θέλετε. Ενδέχεται να δείτε πληροφορίες σε παρένθεση, μετά τον όρο, που υποδεικνύουν το σύνολο των όρων, το όνομα και την ιεραρχία του όρου. Αυτό μπορεί να σας βοηθήσει να επιλέξετε μεταξύ παρόμοιων όρων.
Εάν προτείνονται διπλότυποι ή παρόμοιοι όροι, ίσως να μπορείτε επίσης να δείτε περιγραφικό κείμενο το οποίο ο διαχειριστής χώρου αποθήκευσης όρων έχει ρυθμίσει για τον όρο προκειμένου να βοηθήσει τους χρήστες να κάνουν τις κατάλληλες επιλογές.
Προσθήκη ετικετών περιεχομένου με εταιρικές λέξεις-κλειδιά
Εάν έχει προστεθεί μια στήλη εταιρικών λέξεων-κλειδιών σε έναν τύπο περιεχομένου, λίστα ή βιβλιοθήκη, τότε οι κάτοχοι περιεχομένου (ή οποιοσδήποτε με δικαιώματα Συνεργάτη για τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη) μπορούν να προσθέσουν ετικέτες σε περιεχόμενο με διαθέσιμους διαχειριζόμενους όρους ή λέξεις-κλειδιά, τροποποιώντας τις ιδιότητες για ένα στοιχείο λίστας ή βιβλιοθήκης και πληκτρολογώντας τις λέξεις-κλειδιά που θέλουν στο πεδίο Εταιρικές λέξεις-κλειδιά . Εάν υπάρχει αντίστοιχος ή παρόμοιος όρος, θα προταθεί και μπορείτε να τον επιλέξετε. Εναλλακτικά, μπορείτε να προσθέσετε μια νέα λέξη-κλειδί, αν το σύνολο όρων λέξεων-κλειδιών έχει ρυθμιστεί ώστε να είναι ανοιχτό σε νέους όρους. Το πεδίο "Εταιρικές λέξεις-κλειδιά" είναι πολλών τιμών, επομένως μπορείτε να προσθέσετε πολλές λέξεις-κλειδιά σε ένα στοιχείο.
Προσθήκη ετικετών σε περιεχόμενο με ετικέτες κοινωνικών δικτύων
Εάν η δυνατότητα προσθήκης ετικετών κοινωνικής δικτύωσης είναι ενεργοποιημένη, μπορείτε να προσθέσετε ετικέτες σε μια τοποθεσία του SharePoint για περιεχόμενο που μπορείτε να βρείτε σημαντικό ή ενδιαφέρον. Για να προσθέσετε ετικέτα σε μια σελίδα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το εικονίδιο ετικέτας που εμφανίζεται στο επάνω μέρος της σελίδας.
Για να προσθέσετε ετικέτες σε έγγραφα ή στοιχεία λίστας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την εντολή ετικέτας που εμφανίζεται στην καρτέλα "Βιβλιοθήκη " ή " Λίστα " της κορδέλας.
Όταν αρχίσετε να πληκτρολογείτε την ετικέτα ή τις ετικέτες που θέλετε να εφαρμόσετε, μπορείτε να επιλέξετε από υπάρχουσες λέξεις-κλειδιά ή διαχειριζόμενους όρους ή μπορείτε να προσθέσετε νέες λέξεις-κλειδιά, εάν το σύνολο όρων λέξεων-κλειδιών είναι ανοιχτό.
Έχετε επίσης τη δυνατότητα προσθήκης ετικετών σε περιεχόμενο σε εξωτερικές τοποθεσίες, όπως άλλες τοποθεσίες intranet ή τοποθεσίες στο Internet, προσθέτοντας το εργαλείο "Ετικέτες και σημειώσεις" του SharePoint στο πρόγραμμα περιήγησης που χρησιμοποιείτε. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την προσθήκη ετικετών σε εξωτερικές τοποθεσίες, ανατρέξτε στο θέμα Γρήγορα αποτελέσματα με το στοιχείο "Η τοποθεσία μου".
Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις δυνατότητες προσθήκης ετικετών κοινωνικής δικτύωσης, ανατρέξτε στα θέματα Χρήση ετικετών και σημειώσεων για κοινή χρήση πληροφοριών με συναδέλφους .