Η ροή εργασίας τριών φάσεων παρακολουθεί την κατάσταση ενός στοιχείου λίστας σε τρεις καταστάσεις (φάσεις). Μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη διαχείριση επιχειρηματικών διεργασιών για τις οποίες απαιτείται από τις επιχειρήσεις η παρακολούθηση ενός μεγάλου όγκου θεμάτων ή στοιχείων, όπως θέματα υποστήριξης πελατών, ευκαιρίες πωλήσεων ή εργασίες έργων. Για παράδειγμα, οι τρεις καταστάσεις για μια εργασία έργου θα μπορούσαν να είναι: Δεν ξεκίνησε, Σε εξέλιξη και Ολοκληρώθηκε.
Σημείωση
Οι ροές εργασιών του SharePoint 2010 αποσύρθηκαν από την 1η Αυγούστου 2020 για τους νέους μισθωτές και καταργήθηκαν από τους υπάρχοντες μισθωτές την 1η Νοεμβρίου 2020. Εάν χρησιμοποιείτε ροές εργασιών του SharePoint 2010, συνιστάται να κάνετε μετεγκατάσταση στο Power Automate ή σε άλλες υποστηριζόμενες λύσεις. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Απόσυρση ροής εργασιών του SharePoint 2010.
Σε αυτό το άρθρο
Μη αυτόματη έναρξη μιας ροής εργασίας τριών φάσεων σε ένα στοιχείο
Ολοκλήρωση μιας εργασίας ροής εργασιών σε μια ροή εργασίας τριών φάσεων
Πώς λειτουργεί η ροή εργασίας τριών φάσεων;
Η ροή εργασίας τριών φάσεων υποστηρίζει επιχειρηματικές διαδικασίες που απαιτούν από τις επιχειρήσεις να παρακολουθούν την κατάσταση ενός ζητήματος ή στοιχείου μέσω τριών καταστάσεων και δύο μεταβάσεων μεταξύ των καταστάσεων. Με κάθε μετάβαση μεταξύ καταστάσεων, η ροή εργασιών αναθέτει μια εργασία σε ένα άτομο και στέλνει στο άτομο αυτό μια ειδοποίηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχετικά με την εργασία. Όταν ολοκληρωθεί αυτή η εργασία, η ροή εργασίας ενημερώνει την κατάσταση του στοιχείου και προχωρά στην επόμενη κατάσταση. Η ροή εργασίας τριών φάσεων λειτουργεί με το πρότυπο λίστας " Παρακολούθηση θεμάτων ". Ωστόσο, μπορεί να χρησιμοποιηθεί με οποιαδήποτε λίστα που έχει ρυθμιστεί ώστε να περιέχει μια στήλη επιλογών με τρεις ή περισσότερες τιμές. Οι τιμές σε αυτή τη στήλη επιλογών χρησιμεύουν ως οι καταστάσεις που παρακολουθεί η ροή εργασιών.
Μια λίστα μπορεί να έχει περισσότερες από μία στήλες επιλογών και η στήλη επιλογών μπορεί να έχει περισσότερες από τρεις τιμές. Ωστόσο, οι παράμετροι της ροής εργασίας τριών φάσεων μπορούν να ρυθμιστούν ώστε να χρησιμοποιούν μόνο μία από τις στήλες επιλογών και μόνο τρεις από τις τιμές της επιλεγμένης στήλης επιλογής. Όταν προσθέτετε μια ροή εργασίας τριών φάσεων σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη, επιλέγετε μια στήλη επιλογών και τρεις από τις τιμές που παρέχονται από τη στήλη.
Η ροή εργασίας τριών φάσεων μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη διαχείριση επιχειρηματικών διεργασιών για τις οποίες απαιτείται από τις επιχειρήσεις η παρακολούθηση ενός μεγάλου όγκου θεμάτων ή στοιχείων, όπως θέματα υποστήριξης πελατών, ευκαιρίες πωλήσεων ή εργασίες έργων. Για παράδειγμα, οι εργαζόμενοι σε μια μικρή εταιρεία διοργάνωσης εκδηλώσεων μπορούν να χρησιμοποιούν μια λίστα παρακολούθησης θεμάτων και μια προσαρμοσμένη ροή εργασίας τριών φάσεων για να διαχειρίζονται τις πολλές εργασίες που σχετίζονται με συμβάντα που σχεδιάζουν. Η ροή εργασίας παρακολουθεί τις εργασίες σχεδιασμού συμβάντων σε τρεις καταστάσεις: Ενεργός, Έτοιμος για αναθεώρηση και Ολοκληρωμένος. Όλες οι εργασίες προετοιμασίας συμβάντος που σχετίζονται με ένα συγκεκριμένο συμβάν μεταγλωττίζονται σε μια λίστα παρακολούθησης θεμάτων που δημιουργήθηκε για αυτό το συμβάν και επισημάνθηκε ως ενεργή. Ο συντονιστής συμβάντων αναθέτει μεμονωμένες εργασίες στα μέλη της ομάδας του και, στη συνέχεια, ξεκινά τη ροή εργασιών σε αυτά τα στοιχεία για να ξεκινήσει την εργασία του συμβάντος.
Όταν η ροή εργασιών ξεκινά, δημιουργεί μια εργασία για το καθορισμένο άτομο. Όταν ένα μέλος της ομάδας λαμβάνει μια εργασία, εκτελεί την εργασία που απαιτείται για την ολοκλήρωση της εργασίας. Αυτή μπορεί να είναι εργασία εκτός της λίστας ή της τοποθεσίας όπου βρίσκεται η λίστα παρακολούθησης ζητημάτων. Για παράδειγμα, εάν ένα μέλος της ομάδας λάβει μια εργασία ροής εργασίας για την ανάπτυξη ενός σχεδίου τροφοδοσίας, έρχεται σε επαφή με μια εταιρεία τροφοδοσίας και, στη συνέχεια, συνεργάζεται μαζί του για να αναπτύξει ένα σχέδιο. Όταν συντάσσεται το σχέδιο τροφοδοσίας, το μέλος της ομάδας επισημαίνει την εργασία ροής εργασίας του ως ολοκληρωμένη. Σε αυτό το σημείο, η ροή εργασίας ενημερώνει την κατάσταση της εργασίας συμβάντος στη λίστα παρακολούθησης θεμάτων από ενεργή σε έτοιμη για αναθεώρηση και δημιουργεί μια δεύτερη εργασία για τον συντονιστή της εκδήλωσης για αναθεώρηση του σχεδίου τροφοδοσίας. Αφού ο συντονιστής της εκδήλωσης εξετάσει και εγκρίνει το σχέδιο τροφοδοσίας, επισημαίνει την εργασία της ροής εργασίας της ως ολοκληρωμένη και η ροή εργασιών ενημερώνει την κατάσταση της εργασίας από "Έτοιμη για αναθεώρηση " σε "Ολοκληρωμένη".
Σημείωση
Ένας συμμετέχων στη ροή εργασιών μπορεί να ολοκληρώσει μια εργασία ροής εργασίας σε μια ροή εργασίας τριών φάσεων με δύο τρόπους. Ένας συμμετέχων μπορεί να επεξεργαστεί την εργασία της ροής εργασίας για να την επισημάνει ως ολοκληρωμένη ή μπορεί να αλλάξει την κατάσταση του στοιχείου της ροής εργασίας στη λίστα (εάν έχει δικαιώματα αλλαγής αυτής της λίστας). Εάν ένας συμμετέχων ενημερώσει με μη αυτόματο τρόπο την κατάσταση του στοιχείου ροής εργασίας στη λίστα, η εργασία της ροής εργασίας ολοκληρώνεται. Αν ο συμμετέχων επεξεργαστεί την εργασία της ροής εργασίας για να την επισημάνει ως ολοκληρωμένη, η κατάσταση του στοιχείου ροής εργασίας στη λίστα ενημερώνεται στην επιλογή "Ολοκληρώθηκε".
Οι ενέργειες στη ροή εργασίας τριών φάσεων στο προηγούμενο παράδειγμα χρησιμοποιούν την ακόλουθη διαδικασία:
Ρύθμιση λίστας για χρήση με μια ροή εργασίας τριών φάσεων
Για να μπορέσετε να χρησιμοποιήσετε μια ροή εργασίας τριών φάσεων, θα χρειαστεί να δημιουργήσετε μια λίστα που περιέχει τα στοιχεία που σκοπεύετε να παρακολουθήσετε ή να διαχειριστείτε με τη ροή εργασιών. Το πρότυπο λίστας " Παρακολούθηση θεμάτων " λειτουργεί με τη ροή εργασίας τριών φάσεων. Ωστόσο, μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη λίστα για χρήση με αυτές τις ροές εργασίας. Εάν δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη λίστα, βεβαιωθείτε ότι η λίστα περιέχει τουλάχιστον μία στήλη επιλογών που περιλαμβάνει τρεις ή περισσότερες τιμές επιλογής. Όταν ρυθμίζετε τη ροή εργασίας σας για χρήση με τη λίστα, καθορίστε τη στήλη επιλογών που περιέχει τις τιμές κατάστασης που θα παρακολουθεί η ροή εργασίας.
Δημιουργία λίστας παρακολούθησης θεμάτων
Από προεπιλογή, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια ροή εργασίας τριών φάσεων με οποιαδήποτε λίστα δημιουργείτε από το πρότυπο λίστας " Παρακολούθηση θεμάτων ".
Στο μενού "Ρυθμίσεις"
, κάντε κλικ στην επιλογή "Προσθήκη εφαρμογής".Στη σελίδα "Οι εφαρμογές σας", κάντε κλικ στην επιλογή "Παρακολούθηση θεμάτων" και πληκτρολογήστε ένα όνομα για τη λίστα. Το όνομα λίστας είναι υποχρεωτικό
Εάν θέλετε να δώσετε μια περιγραφή για τη λίστα, κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογές για προχωρημένους.
- Στο πλαίσιο Περιγραφή , πληκτρολογήστε μια περιγραφή του σκοπού της λίστας. Η περιγραφή είναι προαιρετική.
Επιλέξτε Δημιουργία.
Δημιουργία προσαρμοσμένης λίστας για χρήση με μια ροή εργασίας τριών φάσεων
Αν θέλετε να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη λίστα για χρήση με μια ροή εργασίας τριών φάσεων, πρέπει να προσθέσετε τουλάχιστον μία στήλη επιλογής που περιέχει τουλάχιστον τρεις τιμές κατάστασης τις οποίες θα παρακολουθεί η ροή εργασίας.
- Στο μενού "Ρυθμίσεις" , κάντε κλικ στην επιλογή "Προσθήκη εφαρμογής".
- Στη σελίδα "Οι εφαρμογές σας", κάντε κλικ στην επιλογή "Προσαρμοσμένη λίστα" και πληκτρολογήστε ένα όνομα για τη λίστα. Το όνομα λίστας είναι υποχρεωτικό.
- Εάν θέλετε να δώσετε μια περιγραφή για τη λίστα, κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογές για προχωρημένους.
- Στο πλαίσιο Περιγραφή , πληκτρολογήστε μια περιγραφή του σκοπού της λίστας. Η περιγραφή είναι προαιρετική.
- Κάντε κλικ στην επιλογή "Δημιουργία".
Προσαρμογή προσαρμοσμένης λίστας για χρήση με μια ροή εργασίας τριών φάσεων
- Κάντε κλικ στην προσαρμοσμένη λίστα που δημιουργήσατε στο προηγούμενο βήμα.
- Στην κορδέλα, κάντε κλικ στην καρτέλα Λίστα και, στη συνέχεια, στην ομάδα Ρυθμίσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις λίστας.
- Στην περιοχή Στήλες, κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία στήλης.
- Στην ενότητα Όνομα και τύπος , στην περιοχή Όνομα στήλης, πληκτρολογήστε το όνομα της στήλης που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για να καθορίσετε τις τιμές κατάστασης για τη ροή εργασίας. Για παράδειγμα, μπορείτε να εισαγάγετε το όνομα ως "Κατάσταση ροής εργασίας".
- Στην περιοχή Ο τύπος των πληροφοριών σε αυτήν τη στήλη είναι, επιλέξτε Επιλογή (μενού για να διαλέξετε).
- Στην ενότητα Πρόσθετες ρυθμίσεις στήλης , στην περιοχή Περιγραφή, πληκτρολογήστε μια προαιρετική περιγραφή για τη στήλη.
- Στην περιοχή Απαιτείται αυτή η στήλη να περιέχει πληροφορίες, κάντε κλικ στο κουμπί Ναι.
- Στο πλαίσιο λίστας, στην περιοχή Πληκτρολογήστε κάθε επιλογή σε ξεχωριστή γραμμή, πληκτρολογήστε τρεις ή περισσότερες τιμές επιλογής που θέλετε για αυτή τη στήλη. Αυτές οι τιμές θα γίνουν οι καταστάσεις για τη ροή εργασιών. Για παράδειγμα, μπορείτε να ορίσετε τις λέξεις "Ενεργή", "Έτοιμη για αναθεώρηση" και "Ολοκληρωμένη" ως τις τρεις επιλογές.
- Στην περιοχή Επιλογές εμφάνισης με χρήση, επιλέξτε είτε Αναπτυσσόμενο μενού είτε Κουμπιά επιλογής.
- Στην περιοχή Να επιτρέπονται οι επιλογές "Συμπλήρωση", κάντε κλικ στο κουμπί Όχι.
- Καθορίστε εάν θέλετε μια συγκεκριμένη προεπιλεγμένη τιμή για αυτήν τη στήλη ή εάν θέλετε να την προσθέσετε στην προεπιλεγμένη προβολή για τη λίστα.
- Κάντε κλικ στο κουμπί OK.
Προσθήκη ροής εργασίας τριών φάσεων σε λίστα
Πρέπει να προσθέσετε μια ροή εργασίας τριών φάσεων σε μια λίστα για να μπορέσετε να τη χρησιμοποιήσετε σε στοιχεία της λίστας. Όταν προσθέτετε μια ροή εργασίας τριών φάσεων σε μια λίστα, καθορίζετε ποια στήλη στη λίστα περιέχει τις τιμές κατάστασης που θέλετε να παρακολουθεί η ροή εργασίας. Μπορείτε επίσης να καθορίσετε πληροφορίες σχετικά με το τι θέλετε να συμβεί σε κάθε στάδιο της ροής εργασίας. Για παράδειγμα, μπορείτε να καθορίσετε το θέμα και το κείμενο για τις ειδοποιήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα λαμβάνουν οι παραλήπτες εργασιών.
Η ροή εργασίας τριών φάσεων είναι ενεργοποιημένη από προεπιλογή στους περισσότερους τύπους τοποθεσιών. Ωστόσο, ένας διαχειριστής συλλογής τοποθεσιών μπορεί να απενεργοποιήσει αυτή τη δυνατότητα. Εάν η ροή εργασίας τριών φάσεων δεν είναι διαθέσιμη, επικοινωνήστε με το διαχειριστή της συλλογής τοποθεσιών.
Σημαντικό
Για να προσθέσετε μια ροή εργασίας σε μια λίστα, πρέπει να διαθέτετε το δικαίωμα "Διαχείριση λιστών".
Ανοίξτε τη λίστα στην οποία θέλετε να προσθέσετε μια ροή εργασίας τριών φάσεων.
Κάντε κλικ στην καρτέλα " Λίστα ", στην επιλογή>"Ρυθμίσεις λίστας" ή κάντε κλικ στις ρυθμίσεις για τον τύπο της βιβλιοθήκης που ανοίγετε. Για παράδειγμα, σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης εγγράφων.
Στην περιοχή "Δικαιώματα και διαχείριση", κάντε κλικ στην επιλογή "Ρυθμίσεις ροής εργασίας".
Στη σελίδα "Ρυθμίσεις ροής εργασίας", κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη ροής εργασίας.
Στη σελίδα "Προσθήκη ροής εργασίας", στην ενότητα " Ροή εργασίας ", στην περιοχή "Επιλογή προτύπου ροής εργασίας", κάντε κλικ στην επιλογή Τρεις φάσεις.
Στην ενότητα Όνομα , πληκτρολογήστε ένα μοναδικό όνομα για τη ροή εργασίας.
Στην ενότητα Λίστα εργασιών , καθορίστε μια λίστα εργασιών για χρήση με τη ροή εργασιών.
Σημείωση
- Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την προεπιλεγμένη λίστα Εργασίες ή να δημιουργήσετε μια νέα λίστα. Εάν χρησιμοποιήσετε την προεπιλεγμένη λίστα Εργασίες, οι συμμετέχοντες της ροής εργασίας θα μπορούν να βρουν και να προβάλουν εύκολα τις εργασίες ροής εργασίας που έχουν, χρησιμοποιώντας την προβολή Οι εργασίες μου της λίστας Εργασίες.
- Δημιουργήστε μια νέα λίστα εργασιών εάν οι εργασίες αυτής της ροής εργασίας αποκαλύπτουν ευαίσθητα ή εμπιστευτικά δεδομένα που θέλετε να διατηρείτε ξεχωριστά από τη γενική λίστα Εργασίες.
- Δημιουργήστε μια νέα λίστα εργασιών εάν η επιχείρησή σας θα έχει πολλές ροές εργασίας ή εάν οι ροές εργασίας θα περιλαμβάνουν πολλές εργασίες. Σε αυτήν την περίπτωση, ενδέχεται να θέλετε να δημιουργήσετε λίστες εργασίας για κάθε ροή εργασίας.
Στην ενότητα Λίστα ιστορικού , επιλέξτε μια λίστα ιστορικού για χρήση με αυτήν τη ροή εργασίας. Η λίστα ιστορικού εμφανίζει όλα τα συμβάντα που προκύπτουν στη διάρκεια κάθε εμφάνισης της ροής εργασίας.
Σημείωση
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την προεπιλεγμένη λίστα ιστορικού ή μπορείτε να δημιουργήσετε μια νέα. Εάν η επιχείρησή σας έχει πολλές ροές εργασίας, ενδέχεται να θέλετε να δημιουργήσετε μια ξεχωριστή λίστα ιστορικού για κάθε ροή εργασίας.
Στην ενότητα "Επιλογές εκκίνησης ", κάντε ένα από τα εξής:
- Αν θέλετε να επιτρέπεται η μη αυτόματη εκκίνηση μιας ροής εργασίας, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Να επιτρέπεται η μη αυτόματη έναρξη αυτής της ροής εργασίας από έναν εξουσιοδοτημένο χρήστη με δικαιώματα συμμετοχής . Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Απαιτούνται δικαιώματα διαχείρισης λιστών για την εκκίνηση της ροής εργασίας , αν θέλετε να ζητήσετε πρόσθετα δικαιώματα για την εκκίνηση της ροής εργασίας.
- Εάν θέλετε η ροή εργασίας να ξεκινά αυτόματα όταν δημιουργούνται νέα στοιχεία, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Έναρξη αυτής της ροής εργασίας όταν δημιουργείται ένα νέο στοιχείο .
Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.
Στην ενότητα "Καταστάσεις ροής εργασίας ", στην περιοχή "Επιλέξτε ένα πεδίο 'Επιλογή'", επιλέξτε τη στήλη "Επιλογή " από τη λίστα που περιέχει τις τιμές που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για τις καταστάσεις στη ροή εργασίας σας και, στη συνέχεια, επιλέξτε τις τιμές στήλης που θέλετε για την αρχική κατάσταση, τη μεσαία κατάσταση και την τελική κατάσταση της ροής εργασίας.
Στις δύο ενότητες: Καθορίστε τι θέλετε να συμβεί κατά την εκκίνηση μιας ροής εργασιών (επιλογές για την πρώτη εργασία στη ροή εργασίας) και Καθορίστε τι θέλετε να συμβεί όταν μια ροή εργασίας αλλάξει στη μέση κατάστασή της (επιλογές για τη δεύτερη εργασία της ροής εργασίας), καθορίστε τις ακόλουθες πληροφορίες:
Λεπτομέρειες εργασίας
| Πεδίο | Περιγραφή |
|---|---|
| Τίτλος εργασίας: | Προαιρετικά, μπορείτε να τροποποιήσετε τον τίτλο του μηνύματος που θα εμφανίζεται στην εργασία, όταν η ροή εργασίας εκκινείται ή φτάνει στη μέση κατάσταση. Εάν επιλέξετε το πλαίσιο ελέγχου Συμπερίληψη πεδίου λίστας , το πεδίο που επιλέγετε προστίθεται στο τέλος του μηνύματος. |
| Περιγραφή εργασίας: | Πληκτρολογήστε τις πληροφορίες που θέλετε να συμπεριλάβετε στην περιγραφή της εργασίας. Εάν επιλέξετε το πλαίσιο ελέγχου Συμπερίληψη πεδίου λίστας , το πεδίο που επιλέγετε προστίθεται στο τέλος του μηνύματος. Εάν επιλέξετε το πλαίσιο ελέγχου Εισαγωγή σύνδεσης σε στοιχείο λίστας , στην περιγραφή περιλαμβάνεται μια σύνδεση με το στοιχείο λίστας. |
| Ημερομηνία λήξης εργασίας: | Εάν θέλετε να καθορίσετε μια προθεσμία για την εργασία, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Συμπερίληψη πεδίου λίστας και, στη συνέχεια, επιλέξτε τη στήλη ημερομηνίας από τη λίστα που περιέχει τις πληροφορίες ημερομηνίας που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για την ημερομηνία παράδοσης. |
| Ανάθεση εργασίας σε: | Για να αναθέσετε την εργασία σε ένα άτομο που καθορίζεται στη λίστα, κάντε κλικ στην επιλογή Συμπερίληψη πεδίου λίστας και, στη συνέχεια, επιλέξτε τη στήλη από τη λίστα που περιέχει τις πληροφορίες χρήστη που θέλετε να χρησιμοποιήσετε. Όταν ξεκινά αυτή η ροή εργασίας, η πρώτη εργασία ανατίθεται στο άτομο του οποίου το όνομα εμφανίζεται σε αυτήν τη στήλη για το στοιχείο της ροής εργασίας. Για να αναθέσετε αυτή την εργασία σε όλες τις εμφανίσεις αυτής της ροής εργασίας σε ένα άτομο που καθορίζετε, κάντε κλικ στην επιλογή Προσαρμογή και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε ή επιλέξτε το όνομα του ατόμου στο οποίο θέλετε να αναθέσετε την εργασία. |
Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου , εάν θέλετε οι συμμετέχοντες της ροής εργασίας να λαμβάνουν ειδοποιήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχετικά με τις εργασίες της ροής εργασίας τους.
Σημείωση
Εάν θέλετε να βεβαιωθείτε ότι οι συμμετέχοντες μιας ροής εργασίας λαμβάνουν ειδοποιήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και υπενθυμίσεις σχετικά με τις εργασίες ροής εργασίας μετά την εκκίνηση των ροών εργασίας, επικοινωνήστε με το διαχειριστή της συλλογής τοποθεσιών για να βεβαιωθείτε ότι το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι ενεργοποιημένο για την τοποθεσία σας.
Λεπτομέρειες μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
| Πεδίο | Περιγραφή |
|---|---|
| Για | Πληκτρολογήστε το όνομα του ατόμου στο οποίο θέλετε να σταλεί μια ειδοποίηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχετικά με την εργασία ροής εργασίας. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Συμπερίληψη ανάθεσης εργασίας σε εάν θέλετε να στείλετε την ειδοποίηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον κάτοχο της εργασίας. |
| Θέμα | Πληκτρολογήστε τη γραμμή θέματος που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για την ειδοποίηση του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Χρήση τίτλου εργασίας εάν θέλετε να προσθέσετε τον τίτλο εργασίας στη γραμμή θέματος του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. |
| Κυρίως κείμενο | Πληκτρολογήστε τις πληροφορίες που θέλετε να εμφανίζονται στο σώμα της ειδοποίησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Εισαγωγή σύνδεσης σε στοιχείο λίστας εάν θέλετε να συμπεριλάβετε μια σύνδεση με το στοιχείο λίστας στο μήνυμα. |
- Κάντε κλικ στο κουμπί OK.
Μη αυτόματη έναρξη μιας ροής εργασίας τριών φάσεων σε ένα στοιχείο
Μια ροή εργασίας τριών φάσεων πρώτα πρέπει να προστεθεί σε μια λίστα για να γίνει διαθέσιμη για χρήση σε στοιχεία αυτής της λίστας. Ανατρέξτε στις προηγούμενες ενότητες για περισσότερες πληροφορίες.
Μια ροή εργασίας τριών φάσεων μπορεί να ρυθμιστεί ώστε να ξεκινά αυτόματα όταν προστίθενται νέα στοιχεία σε μια λίστα ή μπορεί να ρυθμιστεί ώστε να επιτρέπει στους χρήστες που διαθέτουν συγκεκριμένα δικαιώματα να την ξεκινούν με μη αυτόματο τρόπο. Ορισμένες ροές εργασίας θα μπορούσαν να επιτρέπουν και τις δύο επιλογές.
Για να ξεκινήσετε με μη αυτόματο τρόπο μια ροή εργασίας τριών φάσεων σε ένα στοιχείο λίστας, ακολουθήστε τα εξής βήματα. Πρέπει να έχετε δικαίωμα επεξεργασίας στοιχείων για τη λίστα. Ορισμένες ροές εργασίας μπορεί να απαιτούν να έχετε το δικαίωμα "Διαχείριση λιστών".
Σημείωση
Εάν θέλετε να βεβαιωθείτε ότι οι συμμετέχοντες μιας ροής εργασίας λαμβάνουν ειδοποιήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και υπενθυμίσεις σχετικά με τις εργασίες ροής εργασίας μετά την εκκίνηση μιας ροής εργασίας, επικοινωνήστε με το διαχειριστή της συλλογής τοποθεσιών για να βεβαιωθείτε ότι το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι ενεργοποιημένο για την τοποθεσία σας.
Ανοίξτε τη λίστα που περιέχει το στοιχείο στο οποίο θέλετε να ξεκινήσετε μια ροή εργασίας τριών φάσεων.
Κάντε κλικ στα αποσιωπητικά δίπλα στο στοιχείο από το οποίο θέλετε να ξεκινήσετε μια ροή εργασίας και στο μενού που εμφανίζεται, κάντε κλικ στην επιλογή Ροές εργασίας.
Σημείωση
Η εντολή "Ροές εργασίας" είναι διαθέσιμη μόνο όταν το στοιχείο βρίσκεται σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη που έχει τουλάχιστον μία ροή εργασίας συσχετισμένη με αυτό.
Στο μενού "Ρυθμίσεις"
", κάντε κλικ στην επιλογή "Προβολή όλου του περιεχομένου τοποθεσίας".Στην περιοχή Έναρξη νέας ροής εργασίας, κάντε κλικ στο όνομα της ροής εργασίας τριών φάσεων την οποία θέλετε να ξεκινήσετε.
Η ροή εργασίας ξεκινά αμέσως.
Ολοκλήρωση μιας εργασίας ροής εργασιών σε μια ροή εργασίας τριών φάσεων
Για να ολοκληρώσετε μια εργασία ροής εργασίας σε μια ροή εργασίας τριών φάσεων, πρέπει να έχετε τουλάχιστον το δικαίωμα επεξεργασίας στοιχείων για τις λίστες εργασιών όπου καταγράφονται οι εργασίες της ροής εργασίας.
Ανοίξτε τη λίστα Εργασίες για την τοποθεσία και, στη συνέχεια, επιλέξτε Οι εργασίες μου από το μενού Προβολή για να εντοπίσετε την εργασία ροής εργασίας.
Σημείωση
Εάν στη ροή εργασίας δεν χρησιμοποιείται η προεπιλεγμένη λίστα "Εργασίες τοποθεσίας", η εργασία της ροής εργασίας ενδέχεται να μην εμφανίζεται στη λίστα "Εργασίες ". Για να εντοπίσετε την εργασία της ροής εργασίας, μεταβείτε στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη όπου είναι αποθηκευμένο το στοιχείο της ροής εργασίας. Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στο όνομα του στοιχείου που θέλετε να ολοκληρώσετε, κάντε κλικ στο βέλος που εμφανίζεται και κατόπιν κάντε κλικ στην επιλογή Ροές εργασίας. Στη σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας", στην περιοχή "Ροές εργασίας που εκτελούνται", κάντε κλικ στο όνομα της ροής εργασίας στην οποία συμμετέχετε. Στην περιοχή "Εργασίες", κάντε κλικ στην εργασία ροής εργασίας και, στη συνέχεια, προχωρήστε στο βήμα 3.
Ανοίξτε τη λίστα που περιέχει το στοιχείο στο οποίο θέλετε να επισημάνετε ως ολοκληρωμένο.
Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στο όνομα της εργασίας που θέλετε να ολοκληρώσετε, κάντε κλικ στο βέλος που εμφανίζεται και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Επεξεργασία στοιχείου.
Στο παράθυρο διαλόγου Εργασίες , πληκτρολογήστε ή επιλέξτε τις πληροφορίες που ζητούνται για την ολοκλήρωση της εργασίας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση.