Μέρος του φυσικού τοπίου κάθε έργου είναι ο κίνδυνος — κάποιο επίπεδο αβεβαιότητας που προέρχεται από το να μην γνωρίζετε πώς θα εξελιχθούν τα μελλοντικά γεγονότα καθώς εσείς και η ομάδα σας υλοποιείτε το έργο. Για να αποτρέψετε τον εκτροχιασμό του έργου σας από ένα ατυχές γεγονός ή ακόμη και μια απροσδόκητη ευκαιρία, αναπτύξτε ένα σχέδιο διαχείρισης κινδύνου για το έργο σας και παρακολουθήστε το σε Project Web App μέσω της Project Online συνδρομής σας.
Σε αυτό το θέμα
- Τι είναι η διαχείριση κινδύνου και πώς σχετίζεται με τη διαχείριση έργων;
- Βέλτιστες πρακτικές στη διαχείριση κινδύνων για έργα
- Καταγραφή και παρακολούθηση κινδύνων στο Project Online
Τι είναι η διαχείριση κινδύνου και πώς σχετίζεται με τη διαχείριση έργων;
Ο κίνδυνος είναι οποιοδήποτε επίπεδο αβεβαιότητας που μπορεί να έχει δυσμενείς επιπτώσεις στο έργο σας. Κανονικά, σκεφτόμαστε κινδύνους όσον αφορά τα κακά πράγματα που θα μπορούσαν να συμβούν, για παράδειγμα, έναν τυφώνα που καθυστερεί ένα κατασκευαστικό έργο. Ωστόσο, οι κίνδυνοι μπορεί επίσης να είναι θετικοί και να οδηγήσουν σε μεγαλύτερες ευκαιρίες, για παράδειγμα, μια εκστρατεία μάρκετινγκ τόσο επιτυχημένη που η απόκριση των πελατών υπερφορτώνει τον ιστότοπο της εταιρείας.
Η διαχείριση κινδύνου, λοιπόν, είναι η διαδικασία προσδιορισμού και σχεδιασμού κινδύνων που θα μπορούσαν ενδεχομένως να επηρεάσουν το έργο σας όσον αφορά το πεδίο εφαρμογής, τις δραστηριότητες, το χρονοδιάγραμμα, το κόστος, τους πόρους, την ποιότητα και ούτω καθεξής. Ακολουθούν ορισμένα παραδείγματα:
- Το προϊόν ή η υπηρεσία υπό ανάπτυξη εξαρτάται από τη νέα τεχνολογία που δεν έχει δοκιμαστεί πλήρως.
- Οι υπεργολάβοι και άλλοι πόροι ενδέχεται να μην είναι διαθέσιμοι όταν τους χρειάζεστε.
- Οι αποστολές από προμηθευτές ενδέχεται να καθυστερήσουν.
- Ένας άγνωστος ανταγωνιστής θα μπορούσε να οδηγήσει πρώτα την έκδοση του προϊόντος ή της υπηρεσίας στην αγορά.
- Η κατασκευή προγραμματίζεται κατά τη διάρκεια του χειμώνα, όταν οι χιονισμένες συνθήκες θα μπορούσαν να προκαλέσουν καθυστερήσεις.
- Οι ασαφείς απαιτήσεις έργου ενδέχεται να προκαλέσουν ερπυσμό της εμβέλειας.
- Υπάρχει μια απότομη καμπύλη μάθησης στα εργαλεία λογισμικού που χρησιμοποιούνται στο έργο.
Βέλτιστες πρακτικές στη διαχείριση κινδύνων για έργα
Αυτή η ενότητα περιγράφει λεπτομέρειες τεχνικών που θα σας βοηθήσουν να καθορίσετε το σχέδιο διαχείρισης κινδύνων για το έργο σας.
Προσδιορισμός των κινδύνων
Ακολουθούν τρόποι με τους οποίους εσείς και η ομάδα σας μπορείτε να προσδιορίσετε τους κινδύνους του έργου. Θυμηθείτε να εξετάσετε θετικούς κινδύνους ή ευκαιρίες που θα μπορούσαν να προκύψουν.
- Συγκαλέστε την ομάδα έργου για να προσδιορίσετε τους κινδύνους. Έχετε έναν διαμεσολαβητή και μια συσκευή εγγραφής, έτσι ώστε όλοι να έχουν φωνή και να καταγράφονται όλοι οι κίνδυνοι.
- Εξετάστε τις κύριες φάσεις του σχεδίου έργου με γνώμονα τους κινδύνους.
- Εξετάστε τα διδάγματα που αντλήθηκαν από προηγούμενα παρόμοια έργα, εξετάζοντας τι πήγε στραβά σε αυτά τα έργα και προσδιορίζοντας εάν αυτό θα μπορούσε να συμβεί στο τρέχον έργο σας. Δείτε επίσης τι πήγε ιδιαίτερα καλά και δείτε αν κάποια από αυτές ήταν εκπλήξεις που μπορεί να αποτελούν θετικό κίνδυνο για το έργο σας.
- Κάντε μια ανάλυση SWOT για να εξετάσετε τα πλεονεκτήματα, τις αδυναμίες, τις ευκαιρίες και τις απειλές για το έργο. Αυτός είναι ένας άλλος καλός τρόπος για να εξετάσουμε τους θετικούς και τους αρνητικούς κινδύνους.
- Εξετάστε τις κατηγορίες κινδύνου, συμπεριλαμβανομένων τεχνικών, εξωτερικών, οργανωτικών παραγόντων και παραγόντων διαχείρισης έργων. Οι τεχνικές πτυχές ενδέχεται να περιλαμβάνουν τις απαιτήσεις του έργου και την πολυπλοκότητα ή την αξιοπιστία της τεχνολογίας που χρησιμοποιείται στο έργο. Εξωτερικοί παράγοντες μπορεί να περιλαμβάνουν υπεργολάβους και προμηθευτές, τον καιρό, τις ανάγκες των πελατών, την αγορά και ρυθμιστικές αλλαγές. Οι εταιρικοί κίνδυνοι μπορεί να περιλαμβάνουν εξάρτηση από άλλα έργα, πολλαπλές απαιτήσεις για τους ίδιους πόρους από διαφορετικά έργα, ανταγωνισμό για χρηματοδότηση ή αλλαγή στρατηγικών προτεραιοτήτων. Οι κίνδυνοι διαχείρισης έργων μπορεί να περιλαμβάνουν την ακρίβεια των εκτιμήσεων της εργασίας και του κόστους ή τις μεθόδους για τη συλλογή της κατάστασης και την παρακολούθηση του κόστους.
- Εξετάστε το τρίγωνο έργου (εύρος, χρόνος και χρήμα) μαζί με άλλους παράγοντες του έργου για κινδύνους. Τι μπορεί να επηρεάσει το εύρος και τις δραστηριότητες; Τι μπορεί να συμβεί στα σημαντικά ορόσημα και την ημερομηνία λήξης του έργου; Ο προϋπολογισμός και τα έξοδα του έργου; Διαθεσιμότητα και επιδόσεις πόρων; Ποιότητας?
Βαθμολογείτε τους κινδύνους
Αφού εντοπίσετε τους κινδύνους, είναι ώρα να τους βαθμολογήσετε ως προς την πιθανότητα και την επίδραση. Για κάθε κίνδυνο, εισαγάγετε έναν αριθμό ή ένα ποσοστό που αντιπροσωπεύει την πιθανότητα να πραγματοποιηθεί αυτός ο κίνδυνος.
Επίσης, για κάθε κίνδυνο, εισαγάγετε έναν αριθμό που αντιπροσωπεύει τη σημασία ή τον αντίκτυπο που θα είχε αυτός ο κίνδυνος εάν συνέβαινε. Μπορείτε να κάνετε την κλίμακα να είναι ό, τι σας φαίνεται πιο χρήσιμο, με την προϋπόθεση ότι την εφαρμόζετε με συνέπεια σε όλους τους κινδύνους.
Πολλαπλασιάστε τους δύο αριθμούς και έχετε τη βαθμολογία κινδύνου.
Καθορισμός προτεραιοτήτων για τους κινδύνους
Παραγγείλετε τους κινδύνους από τις υψηλότερες στις χαμηλότερες βαθμολογίες κινδύνου για να σας βοηθήσουν να δείτε πού χρειάζεστε τη μεγαλύτερη εστίαση στο σχέδιο διαχείρισης κινδύνου. Ακολουθεί ένα παράδειγμα λίστας κινδύνων που μπορείτε να δημιουργήσετε χρησιμοποιώντας Project Web App. Παρατηρήστε ότι είναι σε σειρά από την υψηλότερη έως τη χαμηλότερη βαθμολογία κινδύνου. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στην ενότητα Καταγραφή και παρακολούθηση κινδύνων σε Project Online παρακάτω σε αυτό το θέμα.
Καθώς σαρώνετε τη λίστα με τους κινδύνους με προτεραιότητα, πιθανότατα θα βλέπετε φυσικές ομαδοποιήσεις:
- Οι κίνδυνοι με τις υψηλότερες βαθμολογίες καλούν για προγραμματισμένη απάντηση.
- Οι κίνδυνοι με μέτρια βαθμολογία απαιτούν κατά περίπτωση απόφαση σχετικά με το αν απαιτούν προγραμματισμένη απάντηση.
- Οι κίνδυνοι με χαμηλές βαθμολογίες δεν είναι πιθανό να χρειαστούν προγραμματισμένη απάντηση, αλλά αξίζει να επανεξετάσουν περιστασιακά καθ 'όλη τη διάρκεια ζωής του έργου για να δουν εάν οι συνθήκες έχουν αλλάξει για να τους δώσουν υψηλότερη προτεραιότητα.
Ανάπτυξη του σχεδίου διαχείρισης κινδύνου
Με τους κινδύνους με βαθμολογία και προτεραιότητα, τώρα έχετε τη βάση για την ανάπτυξη του σχεδίου διαχείρισης κινδύνων για το έργο σας. Για κάθε έναν από τους κινδύνους που έχετε αποφασίσει ότι η ομάδα σας πρέπει να διαχειριστεί, προσδιορίστε τις ακόλουθες πιθανές απαντήσεις:
- Αποφύγετε τον κίνδυνο. Εάν ο κίνδυνος που προκύπτει δεν αξίζει να είναι μέρος του έργου, τότε εξαλείψτε τον. Για παράδειγμα, ίσως είναι συνετό να αντικαταστήσετε μια εργασία ή έναν πόρο που ενέχει απαράδεκτο υψηλό κίνδυνο με μια κατάλληλη εναλλακτική λύση.
- Μεταβιβάστε τον κίνδυνο στην ευθύνη κάποιου άλλου, για παράδειγμα, σε ένα άλλο τμήμα ή έναν προμηθευτή. Άλλα παραδείγματα περιλαμβάνουν ασφάλιση ή εγγυήσεις. Το κόστος μεταφοράς του κινδύνου πρέπει να είναι μικρότερο από αυτό που θα βλέπατε εάν διατηρούσατε την ευθύνη για τον κίνδυνο.
- Δημιουργήστε ένα σχέδιο έκτακτης ανάγκης για να αποτρέψετε τον κίνδυνο ή για να μετριάσετε ή να ελαχιστοποιήσετε την επίδραση του κινδύνου σε περίπτωση που συμβεί. Αυτό είναι το τμήμα του σχεδίου διαχείρισης κινδύνου που είναι πιθανό να χρειαστεί τη μεγαλύτερη δυνατή προσπάθεια, επειδή δημιουργείτε ένα εναλλακτικό σχέδιο μαζί με σημεία ενεργοποίησης που καθορίζουν πότε ενεργοποιείται το σχέδιο έκτακτης ανάγκης.
- Αποδεχτείτε τον κίνδυνο. Για ορισμένους κινδύνους υψηλής προτεραιότητας, είναι πιο οικονομικό να "αναλάβετε τον κίνδυνο" από το να τον αποφύγετε, να τον μεταφέρετε ή να τον μετριάσετε.
Λάβετε υπόψη ότι το σχέδιο για έναν μεμονωμένο κίνδυνο μπορεί να περιλαμβάνει μία ή περισσότερες από αυτές τις απαντήσεις. Για παράδειγμα, μπορείτε να κάνετε ό,τι μπορείτε για να αποτρέψετε τον κίνδυνο, αλλά μπορεί επίσης να έχετε ένα σχέδιο για το τι θα κάνατε εάν συνέβαινε ούτως ή άλλως.
Όταν αποφασίζετε ποιες από τις προσεγγίσεις πρέπει να ακολουθήσετε, εξετάστε το κόστος από την άποψη του χρήματος, του χρόνου και της προσπάθειας. Θέλετε να πετύχετε μια υγιή ισορροπία μεταξύ της μετάβασης στο έργο σας και της αποφυγής, της πρόληψης ή του σχεδιασμού για σημαντικούς κινδύνους.
Εκχώρηση διαχειριστή κινδύνου
Επιλέξτε κάποιον άλλο από το διαχειριστή έργου ως διαχειριστή κινδύνου που είναι υπεύθυνος για την πρόβλεψη κινδύνων καθ' όλη τη διάρκεια ζωής του έργου. Αυτό το άτομο θα πρέπει να είναι κάποιος που μπορεί να εξετάσει το έργο με έναν υγιή σκεπτικισμό σχετικά με τις αβεβαιότητες.
Ο διαχειριστής κινδύνου είναι επίσης αυτός που παρακολουθεί τα σημεία ενεργοποίησης για σχέδια έκτακτης ανάγκης, παρακολουθεί τους κινδύνους χαμηλότερης προτεραιότητας και διασφαλίζει ότι εκτελείται το σχέδιο διαχείρισης κινδύνων.
Ενθάρρυνση των μελών της ομάδας να αναφέρουν κινδύνους
Όλα τα μέλη της ομάδας θα πρέπει να έχουν την ευκαιρία να αναφέρουν τους κινδύνους που προβλέπουν στο έργο. Στο Project Web App, τα μέλη της ομάδας μπορούν να καταχωρήσουν κινδύνους στις εργασίες και τα έργα που τους έχουν ανατεθεί. Αυτό θα μπορούσε ακόμη και να είναι ένα ανώνυμο κανάλι αναφορών κινδύνου, αν πιστεύετε ότι μπορεί να αποκομίσει καλύτερα αποτελέσματα.
Καταγραφή και παρακολούθηση κινδύνων στο Project Online
Στο Project Web App, το οποίο έχετε μέσω της συνδρομής σας στο Project Online, μπορείτε να δημιουργήσετε τη βάση δεδομένων κινδύνου για το έργο σας και να παρακολουθείτε και να ενημερώνετε συνεχώς το σχέδιο διαχείρισης κινδύνων. Σε αυτό το σύστημα παρακολούθησης κινδύνου, μπορείτε να ορίσετε την πιθανότητα και τη σπουδαιότητα, να την εκχωρήσετε σε ένα μέλος της ομάδας και να της δώσετε μια προθεσμία. Τα μέλη της ομάδας μπορούν επίσης να προβάλουν και να επεξεργαστούν τους κινδύνους στο Project Web App.
Καταγραφή κινδύνου
- Στην αρχική σελίδα Project Online, στην περιοχή Παρακολούθηση εργασίας, επιλέξτε Έργα.
- Στη σελίδα Κέντρο έργων , στη στήλη Όνομα έργου , επιλέξτε το όνομα του έργου για το οποίο θέλετε να προσθέσετε ή να επεξεργαστείτε έναν κίνδυνο.
- Στο αριστερό τμήμα παραθύρου, κάντε κλικ στην επιλογή Κίνδυνοι.
- Στη σελίδα Κίνδυνοι , κάντε κλικ στην επιλογή νέο στοιχείο.
- Συμπληρώστε τη φόρμα που εμφανίζεται. Τα απαιτούμενα πεδία είναι Τίτλος, Πιθανότητα και Επίδραση. Στα πρόσθετα πεδία περιλαμβάνονται οι εξής: Κάτοχος, Ανάθεση σε, Κόστος, Περιγραφή, Σχέδιο μετριασμού, Σχέδιο έκτακτης ανάγκης και Έναυσμα. Συμπληρώστε οποιοδήποτε από τα άλλα πεδία για τα οποία έχετε πληροφορίες. Μπορείτε πάντα να προσθέσετε περισσότερες πληροφορίες αργότερα.
- Στο κάτω μέρος της σελίδας, επιλέξτε το κουμπί Αποθήκευση .
Τροποποίηση πληροφοριών κινδύνου
- Στην αρχική σελίδα Project Online, στην περιοχή Παρακολούθηση εργασίας, επιλέξτε Έργα.
- Στη σελίδα Κέντρο έργων , στη στήλη Όνομα έργου , επιλέξτε το όνομα του έργου για το οποίο θέλετε να προσθέσετε ή να επεξεργαστείτε έναν κίνδυνο.
- Στο αριστερό τμήμα παραθύρου, κάντε κλικ στην επιλογή Κίνδυνοι.
- Στη σελίδα Κίνδυνοι , επιλέξτε το όνομα του κινδύνου που θέλετε να τροποποιήσετε.
- Επάνω από τη φόρμα που εμφανίζεται, επιλέξτε Επεξεργασία στοιχείου.
- Αλλάξτε ή ολοκληρώστε οποιοδήποτε από τα πεδία.
- Για να επισυνάψετε ένα αρχείο στην εγγραφή κινδύνου, στην καρτέλα Επεξεργασία , στην ομάδα Ενέργειες , επιλέξτε Επισύναψη αρχείου. Επιλέξτε Επιλογή αρχείου, μεταβείτε και επιλέξτε το αρχείο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.
- Στο κάτω μέρος της σελίδας, επιλέξτε το κουμπί Αποθήκευση .
Προβολή της λίστας των κινδύνων σε ένα έργο
- Στην αρχική σελίδα Project Online, στην περιοχή Παρακολούθηση εργασίας, επιλέξτε Έργα.
- Στη σελίδα Κέντρο έργων , στη στήλη Όνομα έργου , επιλέξτε το όνομα του έργου για το οποίο θέλετε να προσθέσετε ή να επεξεργαστείτε έναν κίνδυνο.
- Στο αριστερό τμήμα παραθύρου, κάντε κλικ στην επιλογή Κίνδυνοι.
- Στη σελίδα Κίνδυνοι , ελέγξτε τους κινδύνους που έχουν εισαχθεί για το τρέχον έργο.
- Για να ταξινομήσετε με αύξουσα σειρά κατά ένα πεδίο, για παράδειγμα, πεδίο Ανάθεση σε, Κατάσταση ή Έκθεση (το γινόμενο της πιθανότητας κατά παράγοντες επίπτωσης ), κάντε κλικ στην επικεφαλίδα στήλης. Για να ταξινομήσετε με φθίνουσα σειρά, κάντε κλικ στην επικεφαλίδα στήλης για δεύτερη φορά.
