Όταν ένας διαχειριστής τοποθεσίας ή λίστας ορίζει μια πολιτική ετικετών για μια βιβλιοθήκη εγγράφων σε μια τοποθεσία Microsoft Office SharePoint Server 2007 ή SharePoint Server 2010, μπορεί να σας ζητηθεί να εισαγάγετε ετικέτες σε έγγραφα κατά την αποθήκευση ή την εκτύπωσή τους. Αφού εισαγάγετε την ετικέτα και συμπληρώσετε όλες τις απαραίτητες πληροφορίες, μπορείτε να κλειδώσετε την ετικέτα για να αποτρέψετε την ενημέρωση των πληροφοριών. Για να ενημερώσετε τα περιεχόμενα της ετικέτας αργότερα, πρέπει να ξεκλειδώσετε την ετικέτα.
Η δυνατότητα πολιτικής ετικετών δεν είναι διαθέσιμη στο SharePoint 2013 και νεότερες εκδόσεις.
Σημείωση
Ένας διαχειριστής τοποθεσίας ή λίστας μπορεί επίσης να κλειδώσει την ετικέτα από προεπιλογή.
Σημαντικό
Η δυνατότητα κλειδώματος ή ξεκλειδώματος μιας ετικέτας είναι διαθέσιμη μόνο στα Microsoft Office Professional Plus, Microsoft Office Enterprise, Microsoft Office Ultimate και στις αυτόνομες εκδόσεις του Word, του Excel και του PowerPoint.
Πώς σχετίζονται οι πληροφορίες ετικετών με τις ιδιότητες ενός εγγράφου;
Τα πεδία της ετικέτας αντιστοιχούν σε στήλες της βιβλιοθήκης εγγράφων. Όταν εισάγετε μια ετικέτα σε ένα Word έγγραφο, βιβλίο εργασίας του Excel ή παρουσίαση του PowerPoint, η ετικέτα ενημερώνεται αυτόματα με πληροφορίες από τις ιδιότητες του εγγράφου. Μια ετικέτα μπορεί τότε να κλειδωθεί ή να ξεκλειδωθεί. Εάν η ετικέτα είναι ξεκλείδωτη, οι πληροφορίες ετικέτας και οι ιδιότητες του εγγράφου παραμένουν συγχρονισμένες:
- Όταν επεξεργάζεστε τις ιδιότητες του εγγράφου στη βιβλιοθήκη, αυτές οι ενημερώσεις εμφανίζονται στην ετικέτα.
- Όταν επεξεργάζεστε τις πληροφορίες ετικέτας και, στη συνέχεια, αποθηκεύετε το έγγραφο, οι ενημερώσεις αυτές εμφανίζονται στις στήλες της βιβλιοθήκης.
Με την προϋπόθεση ότι η ετικέτα είναι ξεκλείδωτη, οι αλλαγές στις ιδιότητες του εγγράφου αντικατοπτρίζονται πάντα στις πληροφορίες της ετικέτας και αντιστρόφως, όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα.
.
Ωστόσο, μπορείτε να κλειδώσετε μια ετικέτα, ώστε οι αλλαγές στις ιδιότητες του εγγράφου να μην ενημερώνονται αυτόματα στις πληροφορίες ετικέτας. Η παρακάτω εικόνα δείχνει ότι μια κλειδωμένη ετικέτα δεν ενημερώνεται αυτόματα ως απόκριση σε αλλαγές στις ιδιότητες του εγγράφου.
Το κλείδωμα μιας ετικέτας είναι χρήσιμο όταν η αρχική τιμή ετικέτας ενός εγγράφου θα χρησιμοποιηθεί ως όνομα του στοιχείου — για παράδειγμα, το "Coho Winery Contract" — επειδή η ετικέτα παραμένει η ίδια ακόμα και αν αναθεωρηθεί ο τίτλος ή άλλες ιδιότητες εγγράφου. Εάν το Coho Winery αλλάξει το όνομά του, τότε θα ξεκλειδώσετε την ετικέτα για να ενημερώσετε το όνομα του εγγράφου.
Σημείωση
Δεν μπορείτε να κλειδώσετε μια ετικέτα αν δεν συμπληρώσετε όλες τις πληροφορίες για την ετικέτα. Όλα τα πεδία σε μια ετικέτα είναι υποχρεωτικά. Σημειώστε επίσης ότι οποιοσδήποτε χρήστης που έχει δικαιώματα επεξεργασίας του αρχείου μπορεί να κλειδώσει ή να ξεκλειδώσει την ετικέτα.
Κλείδωμα ετικέτας
Μετά την εισαγωγή ή συμπλήρωση μιας ετικέτας, μπορείτε να κλειδώσετε την ετικέτα για να μην ενημερώνεται αυτόματα από τις ιδιότητες του εγγράφου. Οι ετικέτες μπορούν να κλειδωθούν μόνο όταν η ετικέτα έχει συμπληρωθεί πλήρως.
Εάν η βιβλιοθήκη δεν είναι ήδη ανοιχτή, κάντε κλικ στο όνομά της στη Γρήγορη εκκίνηση.
Εάν το όνομα της βιβλιοθήκης δεν εμφανίζεται στη Γρήγορη εκκίνηση, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή όλου του περιεχομένου τοποθεσίας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο όνομα της βιβλιοθήκης.Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στο έγγραφο, κάντε κλικ στο βέλος που εμφανίζεται και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Επεξεργασία στο όνομα προγράμματος του Microsoft Office. Για παράδειγμα, κάντε κλικ στην επιλογή "Επεξεργασία" στο Microsoft Office Word.
Στο έγγραφο, το βιβλίο εργασίας ή την παρουσίαση, κάντε δεξί κλικ στην ετικέτα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην εντολή "Κλείδωμα ετικέτας " από το μενού συντόμευσης.
Σημείωση
- Εάν η ετικέτα εμφανίζεται στην κεφαλίδα του εγγράφου, πρέπει πρώτα να κάνετε δεξί κλικ στην ετικέτα και, στη συνέχεια, να κάνετε κλικ στην εντολή Επεξεργασία κεφαλίδας από το μενού συντόμευσης.
- Εάν λείπουν πληροφορίες από την ετικέτα, θα σας ζητηθεί να συμπληρώσετε όλες τις απαιτούμενες πληροφορίες για να κλειδώσετε την ετικέτα.
Ξεκλείδωμα ετικέτας
Εάν η ετικέτα είναι κλειδωμένη, πρέπει να την ξεκλειδώσετε πριν επεξεργαστείτε τα περιεχόμενα της ετικέτας.
Εάν η βιβλιοθήκη δεν είναι ήδη ανοιχτή, κάντε κλικ στο όνομά της στη Γρήγορη εκκίνηση.
Εάν το όνομα της βιβλιοθήκης δεν εμφανίζεται στη Γρήγορη εκκίνηση, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή όλου του περιεχομένου τοποθεσίας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο όνομα της βιβλιοθήκης.Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στο έγγραφο, κάντε κλικ στο βέλος που εμφανίζεται και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Επεξεργασία στο όνομα προγράμματος του Microsoft Office. Για παράδειγμα, κάντε κλικ στην επιλογή "Επεξεργασία" στο Microsoft Office Word.
Στο έγγραφο, το βιβλίο εργασίας ή την παρουσίαση, κάντε δεξί κλικ στην ετικέτα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην εντολή "Ξεκλείδωμα ετικέτας " από το μενού συντόμευσης.
Σημείωση
Εάν η ετικέτα εμφανίζεται στην κεφαλίδα του εγγράφου, πρέπει πρώτα να κάνετε δεξί κλικ στην ετικέτα και, στη συνέχεια, να κάνετε κλικ στην εντολή Επεξεργασία κεφαλίδας από το μενού συντόμευσης.