Σημείωση: Θέλουμε να σας παρέχουμε το πιο πρόσφατο περιεχόμενο βοήθειας στη γλώσσα σας όσο πιο σύντομα γίνεται. Αυτή η σελίδα έχω μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας ενημερώσετε στο κάτω μέρος αυτής της σελίδας εάν οι πληροφορίες σάς φάνηκαν χρήσιμες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά , για να το συμβουλεύεστε εύκολα.
Οι υπολογιστές διευκολύνουν τις επιχειρήσεις στη δημιουργία μεγάλου όγκου και πολλών διαφορετικών ειδών περιεχομένου. Οι χρήστες αναζητούν πληροφορίες και παράλληλα τις καταγράφουν χρησιμοποιώντας ένα σημαντικό αριθμό διαφορετικών μεθόδων, όπως έγγραφα, μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, φύλλα εργασίας, διαγράμματα, παρουσιάσεις, βίντεο και ιστοσελίδες.
Εάν αυτό το περιεχόμενο δεν υποβληθεί σε διαχείριση, δυσχεραίνεται εξαιρετικά ο εντοπισμός και η παρακολούθηση στοιχείων. Η Διαχείριση εταιρικού περιεχομένου (Enterprise Content Management - ECM) του SharePoint παρέχει εργαλεία για την οργάνωση και τη διαχείριση περιεχομένου σε όλη τη διάρκεια του κύκλου ζωής του, από τη δημιουργία μέχρι την αρχειοθέτηση. Το SharePoint ECM ενοποιεί τα οικεία εργαλεία του Microsoft Office με τις δυνατότητες κεντρικής διαχείρισης και συνεργασίας των προϊόντων και των τεχνολογιών του SharePoint.
Σε αυτό το άρθρο
Διαχείριση εγγράφων
Το ECM σε προϊόντα και τεχνολογίες του SharePoint βελτιώνει την παραγωγικότητα και παρέχει τις ακόλουθες δυνατότητες, οι οποίες σας βοηθούν να διαχειρίζεστε συλλογές εγγράφων:
-
Κεντρική διαχείριση περιεχομένου διάφορων τύπων Αποθήκευση περιεχομένου σε ένα κεντρικό αποθετήριο που βοηθά τους χρήστες βρείτε, να μοιραστείτε και χρησιμοποιήστε τις πληροφορίες.
-
Διευκόλυνση εργασιών με τις ιδιότητες εγγράφου Το πλαίσιο πληροφοριών εγγράφου σας επιτρέπει να κάνετε αναζήτηση και επεξεργασία των ιδιοτήτων ενός εγγράφου (μετα-δεδομένα) απευθείας στο έγγραφο.
-
Καθολική διαχείριση μετα-δεδομένων Δημιουργήστε σύνολα όρων και ομάδες που διευκολύνουν την οργάνωση και την εύρεση περιεχομένου
-
Δημιουργία μοναδικών εγγράφων Τα αναγνωριστικά εγγράφων παρέχουν ένα μοναδικό αναγνωριστικό για κάθε διαθέσιμο στοιχείο στη συλλογή περιεχομένου.
-
Εξοικονόμηση χρόνου και επαναχρησιμοποίηση ρυθμίσεων Τύποι περιεχομένου σάς επιτρέπουν να αντιστοιχίζετε κοινόχρηστες ρυθμίσεις για ένα συγκεκριμένο τύπο περιεχομένου, όπως ένα εγχειρίδιο ή μια προδιαγραφή.
-
Έλεγχος της πρόσβασης στις πληροφορίες . Καθορισμένο μοναδικά δικαιώματα δώσει πληθώρα εργαλεία για τον έλεγχο της πρόσβασης στις πληροφορίες σε οποιοδήποτε επίπεδο, από ένα μεμονωμένο έγγραφο έως και την ίδια την τοποθεσία
-
Βελτιστοποίηση της επεξεργασίας εγγράφων μέσω συνεργασίας Οι ενσωματωμένες ροές εργασίας εγγράφων σάς επιτρέπουν να ξεκινάτε, να παρακολουθείτε και να συνεργάζεστε σε διεργασίες εγγράφων απευθείας από τα προγράμματα υπολογιστή του Office.
Διαχείριση ψηφιακών πολυμέσων
Τα προϊόντα και οι τεχνολογίες του SharePoint διαθέτουν ενσωματωμένες λειτουργίες για την αναπαραγωγή και τη διαχείριση περιεχομένου ψηφιακών πολυμέσων, όπως βίντεο και ήχου. Ακολουθούν ορισμένα βασικά χαρακτηριστικά αυτών των δυνατοτήτων:
-
Απευθείας αναπαραγωγή περιεχομένου πολυμέσων Τα προγράμματα αναπαραγωγής βίντεο και ήχου είναι ενσωματωμένα στα προϊόντα του SharePoint. Επιλέξτε την αναπαραγωγή βίντεο και ήχου απευθείας από μια τοποθεσία πύλης, ομάδας ή δημοσίευσης, από μια τοποθεσία κοινότητας, καθώς και από διαχειριζόμενες τοποθεσίες εκμάθησης και εκπαίδευσης.
-
Χρήση βελτιστοποιημένων βιβλιοθηκών πολυμέσων Οι βιβλιοθήκες διαθέσιμων στοιχείων πολυμέσων στον SharePoint Server έχουν βελτιστοποιηθεί για περιεχόμενο πολυμέσων. Ταυτόχρονα διαθέτουν όλες τις χρήσιμες δυνατότητες διαχείρισης μιας βιβλιοθήκης εγγράφων, όπως μετα-δεδομένα, τύπους περιεχομένου και μοναδικά αναγνωριστικά. Επιπλέον, οι βιβλιοθήκες πόρων πολυμέσων προσφέρουν προβολές μικρογραφιών για εικόνες και βίντεο, με ενσωματωμένη δυνατότητα αναπαραγωγής μιας προεπισκόπησης βίντεο.
Διαχείριση εγγραφών
Οι ενσωματωμένες δυνατότητες διαχείρισης εγγραφών στα προϊόντα του SharePoint παρέχουν στις εταιρείες τη δυνατότητα αποθήκευσης και προστασίας επιχειρηματικών εγγραφών στην τελική τους κατάσταση. Οι εταιρείες μπορούν να εφαρμόζουν πολιτικές διαχείρισης πληροφοριών στις εταιρικές εγγραφές. Αυτό συμβάλλει στη μείωση του κινδύνου διενέξεων, διασφαλίζοντας ότι οι πληροφορίες συμμορφώνονται με τους κανονισμούς ή τις εταιρικές πολιτικές.
-
Βελτίωση της συμμόρφωσης με τη νομοθεσία και τους κανονισμούς Υλοποιήστε πολιτικές για τη διατήρηση, την προστασία και τον έλεγχο των πληροφοριών σε εταιρικές εγγραφές, προκειμένου να διασφαλίσετε την κατάλληλη τήρηση των αρχείων. Τα ίχνη ελέγχου αποδεικνύουν σε εσωτερικούς και εξωτερικούς ελεγκτές ότι η τήρηση εγγραφών πραγματοποιείται με τον κατάλληλο τρόπο.
-
Συμβολή στην ασφάλεια της επιχείρησης και σημαντικών εγγραφών Ένα ασφαλές αποθετήριο σας βοηθά να εξασφαλίσετε ότι οι εγγραφές σας αποθηκεύονται σε κλειδωμένη, τελική κατάσταση.
Βεβαιωθείτε ότι εύκολου εντοπισμού διενέξεων Βεβαιωθείτε ότι μπορείτε να ανακτήσετε πληροφορίες που είναι απαραίτητη για νομικά εντοπισμού στο αποδοτικό. Τοποθετήστε ένα ειδικό διατήρησης σε συγκεκριμένες εγγραφές για να αποτρέψετε την καταστροφή.
Διαχείριση περιεχομένου Web
Οι δυνατότητες διαχείρισης περιεχομένου Web επιτρέπουν τα εξής:
-
Δημιουργία και δημοσίευση περιεχομένου γρήγορα και εύκολα Χρησιμοποιήστε οικεία εργαλεία για να δημιουργήσετε και να δημοσιεύσετε έγκαιρα περιεχόμενο Web.
-
Διατήρηση συνεπούς εμφάνισης σε όλες τις τοποθεσίες Web Δημιουργήστε εγκεκριμένες κύριες σελίδες και διατάξεις σελίδας που επιτρέπουν τον καθορισμό της εμφάνισης της εμπορικής επωνυμίας και της περιήγησης στην τοποθεσίας μία φορά, καθώς και την εκ νέου χρήση τους από τους συντάκτες περιεχομένου.
-
Χαμηλότερο κόστος ανάπτυξης και διαχείρισης για τις τοποθεσίες Web Υλοποιήστε μία υποδομή πολλαπλών επιπέδων για τη δημοσίευση περιεχομένου σε intranet, extranet και τοποθεσίες Internet.
