Διαχείριση ρυθμίσεων στις Βάρδιες

Σε αυτό το άρθρο

• Ορισμός της ζώνης ώρας

• Ορισμός της έναρξης της εβδομάδας

• Αντιγραφή βαρδιών

• Άνοιγμα βαρδιών

• Εναλλαγή αιτήσεων βάρδιας

• Υποβολή αιτημάτων βάρδιας

• Αιτήσεις άδειας

• Προσθήκη ή επεξεργασία χρονικών άθλων

• Ρολόι ώρας

• Ορισμός στοιχείων ελέγχου προστασίας προσωπικών δεδομένων για ορατότητα με βάρδιες

• Ετικέτες βάσει Shift στο Teams

Ορισμός της ζώνης ώρας

Ορίστε τη ζώνη ώρας για να βεβαιωθείτε ότι οι βάρδιες της ομάδας σας εμφανίζονται στη σωστή ζώνη ώρας με βάση την τοποθεσία της ομάδας σας. Στην περιοχή Ζώνη ώρας ομάδας, επιλέξτε τη ζώνη ώρας της τοποθεσίας της ομάδας σας και, στη συνέχεια , στην περιοχή Κοντινότερη πόλη, επιλέξτε την πόλη που βρίσκεται πιο κοντά στην τοποθεσία της ομάδας σας.  

Ορισμός της έναρξης της εβδομάδας

Ανάλογα με τις λεπτομέρειες της εταιρείας σας, μπορεί να θέλετε να προσαρμόσετε την έναρξη της εργάσιμης εβδομάδας σε διαφορετική ημέρα. Στην περιοχή Έναρξη εβδομάδας, επιλέξτε την ημέρα της εβδομάδας στην οποία θέλετε να ξεκινούν τα χρονοδιαγράμματά σας.

Αντιγραφή βαρδιών

Κατά τη ρύθμιση των χρονοδιαγραμμάτων σας, μπορείτε να αντιγράψετε και να επικολλήσετε βάρδιες (συμπεριλαμβανομένων των ανοιχτών βαρδιών) από τη μία ημέρα στην επόμενη.  

Επιλέξτε εάν θέλετε να συμπεριλάβετε δραστηριότητες όταν αντιγράφετε βάρδιες. Όταν οριστεί σε Ενεργό, οι δραστηριότητες που προσθέσατε στις αρχικές βάρδιες συμπεριλαμβάνονται αυτόματα και αντιγράφονται στις νέες βάρδιες.

Άνοιγμα βαρδιών

Επιλέξτε εάν θέλετε να δημοσιεύσετε ανοιχτές βάρδιες στο χρονοδιάγραμμα που θα ζητήσουν οι εργαζόμενοι.

Όταν η επιλογή Άνοιγμα βαρδιών είναι στην επιλογή Ενεργό:

• Μπορείτε να κάνετε τα εξής:

  • Προσθέστε και μοιραστείτε ανοιχτές βάρδιες με την ομάδα σας. 

  • Προβάλετε και εγκρίνετε ή απορρίψτε ανοιχτές αιτήσεις βάρδιας από την ομάδα σας. Λαμβάνετε επίσης ειδοποιήσεις όταν οι εργαζόμενοι κάνουν αιτήσεις. 

• Οι εργαζόμενοί σας μπορούν:

  • Προβάλετε και ζητήστε ανοιχτές βάρδιες που είναι κοινόχρηστες με την ομάδα.

  • Να παρακολουθούν τις δικές τους ανοιχτές αιτήσεις βάρδιας, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που βρίσκονται σε εξέλιξη και της έγκρισης του διαχειριστή σε εκκρεμότητα. Οι εργαζόμενοι ειδοποιούνται επίσης όταν τους ανατίθενται ανοιχτές βάρδιες. 

Εάν η επιλογή Άνοιγμα βαρδιών είναι Απενεργοποιημένη:

• Δεν μπορείτε να δημιουργήσετε ανοιχτές βάρδιες για την ομάδα σας. Εξακολουθείτε να μπορείτε να προβάλετε και να διαχειριστείτε τυχόν ανοιχτές αιτήσεις βάρδιας που έγιναν πριν να απενεργοποιήσετε αυτήν τη ρύθμιση.

• Οι εργαζόμενοί σας δεν μπορούν να δουν ή να ζητήσουν ανοιχτές βάρδιες. Εξακολουθούν να μπορούν να παρακολουθούν τυχόν ανοιχτές αιτήσεις βάρδιας που υπέβαλε πριν από την απενεργοποίηση αυτής της ρύθμισης.

Εναλλαγή αιτήσεων βάρδιας

Επιλέξτε εάν οι εργαζόμενοι μπορούν να δημιουργούν αιτήσεις για ανταλλαγή βαρδιών με συναδέλφους. 

Όταν η εναλλαγή βαρδιών είναι ενεργοποιημένη: 

• Μπορείτε να προβάλετε και να εγκρίνετε ή να απορρίψετε τυχόν αιτήσεις αλλαγής βάρδιας από την ομάδα σας. Λαμβάνετε επίσης ειδοποιήσεις όταν οι εργαζόμενοι κάνουν αιτήσεις. 

• Οι εργαζόμενοί σας μπορούν:

  • Δημιουργήστε αιτήσεις για ανταλλαγή βαρδιών με ένα συνάδελφο στην ομάδα.

  • Διαχειριστείτε και λάβετε ειδοποιήσεις για αιτήσεις βάρδιας ανταλλαγής που προέρχονται από έναν συνάδελφο.

  • Παρακολουθήστε τις δικές τους αιτήσεις αλλαγής βάρδιας, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που βρίσκονται σε εξέλιξη και της έγκρισης του διαχειριστή σε εκκρεμότητα.

Εάν η εναλλαγή βάρδιας είναι απενεργοποιημένη:

• Μπορείτε να διαχειριστείτε τυχόν αιτήσεις αλλαγής βάρδιας που έγιναν πριν να απενεργοποιήσετε αυτήν τη ρύθμιση.

• Οι εργαζόμενοί σας δεν μπορούν να δημιουργήσουν αιτήσεις για ανταλλαγή βαρδιών. Εξακολουθούν να μπορούν να παρακολουθούν τυχόν αιτήσεις ανταλλαγής βάρδιας που έχουν υποβάλει και να διαχειρίζονται εκείνες που ήλθαν σε αυτούς από άλλους συναδέλφους πριν από την απενεργοποίηση αυτής της ρύθμισης.   

Υποβολή αιτημάτων βάρδιας

Επιλέξτε εάν οι εργαζόμενοι μπορούν να δημιουργούν αιτήσεις για να προσφέρουν τις βάρδιες τους στους συναδέλφους τους.

Όταν η επιλογή Βάρδιες προσφοράς είναι ενεργοποιημένη: 

• Μπορείτε να προβάλετε και να εγκρίνετε ή να απορρίψετε αιτήσεις βάρδιας από την ομάδα σας. Λαμβάνετε επίσης ειδοποιήσεις όταν οι εργαζόμενοι κάνουν αιτήσεις. 

• Οι εργαζόμενοί σας μπορούν:

  • Δημιουργήστε αιτήματα για να προσφέρετε τις βάρδιες τους σε ένα συνάδελφο στην ομάδα.

  • Διαχειριστείτε και λάβετε ειδοποιήσεις για αιτήσεις βάρδιας προσφοράς που παραδίδονται σε αυτούς από άλλο συνάδελφο.

  • Παρακολουθήστε τις δικές τους αιτήσεις βάρδιας προσφοράς, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που βρίσκονται σε εξέλιξη και της έγκρισης του διαχειριστή σε εκκρεμότητα.

Αν η επιλογή Βάρδιες προσφοράς είναι απενεργοποιημένη:  

• Μπορείτε να διαχειριστείτε τυχόν αιτήσεις βάρδιας προσφοράς που έγιναν προτού απενεργοποιήσετε αυτήν τη ρύθμιση.

• Οι εργαζόμενοί σας δεν μπορούν να δημιουργήσουν αιτήματα για να προσφέρουν βάρδιες. Εξακολουθούν να μπορούν να παρακολουθούν τυχόν αιτήσεις βάρδιας προσφοράς που έχουν υποβάλει και να διαχειρίζονται εκείνες που έλαβαν από τους συναδέλφους τους πριν από την απενεργοποίηση αυτής της ρύθμισης.

Αιτήσεις άδειας

Επιλέξτε εάν οι εργαζόμενοι μπορούν να δημιουργούν αιτήσεις για άδεια.

Όταν οι αιτήσεις άδειας είναι ενεργοποιημενές: 

• Μπορείτε να κάνετε τα εξής:

  • Εκχώρηση και κοινή χρήση άδειας σε οποιονδήποτε εργαζόμενο της ομάδας σας.

  • Προβάλετε και εγκρίνετε ή απορρίψτε αιτήσεις άδειας από την ομάδα σας. Μπορείτε επίσης να λαμβάνετε ειδοποιήσεις όταν οι εργαζόμενοι κάνουν αιτήσεις.

Οι εργαζόμενοί σας μπορούν: 

• Προβάλετε και λάβετε ειδοποιήσεις για άδεια που τους έχει εκχωρηθεί.

• Δημιουργήστε αιτήσεις άδειας.

• Να παρακολουθούν τις δικές τους αιτήσεις άδειας, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που βρίσκονται σε εξέλιξη και της έγκρισης του διαχειριστή σε εκκρεμότητα.

Αν οι αιτήσεις άδειας είναι απενεργοποιημένες:  

• Εξακολουθείτε να μπορείτε να εκχωρήσετε και να μοιραστείτε άδειες σε οποιονδήποτε εργαζόμενο της ομάδας σας και να διαχειριστείτε τυχόν αιτήσεις άδειας που υποβλήθηκαν πριν από την απενεργοποίηση αυτής της ρύθμισης.

• Οι εργαζόμενοί σας δεν μπορούν να δημιουργήσουν αιτήσεις άδειας. Εξακολουθούν να λαμβάνουν ειδοποιήσεις όταν τους εκχωρείται άδεια. Επίσης, θα εξακολουθεί να μπορεί να παρακολουθεί τυχόν αιτήσεις χρονικών άθλων που υπέβαλε πριν από την απενεργοποίηση αυτής της ρύθμισης. 

Προσθήκη ή επεξεργασία χρονικών άθλων

Προσθέστε ή αλλάξτε τους λόγους άδειας που βλέπετε εσείς και η ομάδα σας στις Βάρδιες.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτές τις επιλογές όταν εκχωρείτε άδεια στους υπαλλήλους της ομάδας σας και οι εργαζόμενοι επιλέγουν από αυτές τις επιλογές όταν ζητούν άδεια.  

Οι Βάρδιες περιλαμβάνουν αυτούς τους προεπιλεγμένους λόγους άδειας: Διακοπές, Ημέρα ασθένειας, Απενεργοποίηση, Γονική άδεια και Μη αμειβόμενη άδεια. Μπορείτε να τα μετονομάσετε, να αλλάξετε τα εικονίδιά τους ή να τα καταργήσετε και μπορείτε να δημιουργήσετε τους δικούς σας προσαρμοσμένους λόγους άδειας.

Ρολόι ώρας

Με το χρονικό ρολόι, η ομάδα σας μπορεί να πραγματοποιεί είσοδο και έξοδο από τις βάρδιες, να καταγράφει διαλείμματα κατά τη διάρκεια των βαρδιών και όταν χρησιμοποιεί τις Βάρδιες σε κινητές συσκευές, να επεξεργάζεται και να επιβεβαιώνει τα αρχεία του φύλλου κατανομής χρόνου. Για να μάθετε περισσότερα, ανατρέξτε στο θέμα Είσοδος και έξοδος με τις Βάρδιες. 

Μπορείτε να εξαγάγετε και να προβάλετε την αναφορά χρόνου της ομάδας σας για οποιαδήποτε δεδομένη περίοδο. 

Κατά τη ρύθμιση του χρονικού ρολογιού, μπορείτε να συμπεριλάβετε τον εντοπισμό τοποθεσίας (προαιρετικό) για να καταγράψετε εάν οι εργαζόμενοι πραγματοποιούν είσοδο και έξοδο από τη θέση που έχετε ορίσει. 

Για να ενεργοποιήσετε το ρολόι ώρας:

1. Επιλέξτε Ενεργοποίηση ωραρίου.  

2. Αν θέλετε να συμπεριλάβετε τον εντοπισμό τοποθεσίας, επιλέξτε Συμπερίληψη εντοπισμού τοποθεσίας για την εφαρμογή για κινητές συσκευές και συμπληρώστε τις συντεταγμένες για τη θέση από την οποία αναμένετε από τους εργαζομένους να πραγματοποιούν είσοδο και έξοδο.  

   Για να λάβετε τις συντεταγμένες, θα χρειαστείτε ένα σύστημα χάρτη, όπως Χάρτες Bing ή χάρτες Google. 

   • Μεταβείτε στην Χάρτες Bing και πληκτρολογήστε τη διεύθυνση για την οποία θέλετε να λάβετε τις συντεταγμένες. Όταν εμφανιστεί το αποτέλεσμα, μεταβείτε στο παράθυρο πληροφοριών στα αριστερά. Στην περιοχή Κοντινά, θα δείτε πληροφορίες όπως τη χώρα ή την περιοχή της διεύθυνσης. Οι συντεταγμένες βρίσκονται ακριβώς κάτω από αυτό. 

   • Μεταβείτε στους Χάρτες Google και πληκτρολογήστε τη διεύθυνση για την οποία θέλετε να λάβετε τις συντεταγμένες. Όταν εμφανιστεί το αποτέλεσμα, κάντε δεξί κλικ στην κόκκινη καρφίτσα στο χάρτη για να δείτε τις συντεταγμένες.

3. Αφού ενεργοποιήσετε το ρολόι ώρας, μπορείτε να επιλέξετε Εξαγωγή για να εξαγάγετε και να προβάλετε την αναφορά χρόνου της ομάδας σας.
   
   

Ορισμός στοιχείων ελέγχου προστασίας προσωπικών δεδομένων για ορατότητα με βάρδιες

Ελέγξτε πόσο πίσω στο παρελθόν οι εργαζόμενοι μπορούν να δουν ο ένας τις βάρδιες του άλλου και το επίπεδο λεπτομερειών που βλέπουν.  

Χρησιμοποιήστε τις ακόλουθες ρυθμίσεις για να ελέγξετε το επίπεδο ορατότητας:

• Επιτρέψτε στους υπαλλήλους να βλέπουν όλες τις βάρδιες στο παρελθόν: Ενεργοποιήστε για να επιτρέψετε στους εργαζόμενους να βλέπουν τις βάρδιες όλων των συναδέλφων τους στο παρελθόν. Για να περιορίσετε την ορατότητα σε προηγούμενες βάρδιες, απενεργοποιήστε αυτήν τη ρύθμιση και, στη συνέχεια, επιλέξτε ένα χρονικό διάστημα (σε μήνες).

• Επιτρέψτε στους υπαλλήλους να δουν γιατί οι άλλοι εργαζόμενοι ζήτησαν άδεια και τις σημειώσεις που περιλάμβαναν στην αίτηση άδειας: Απενεργοποιήστε εάν θέλετε οι εργαζόμενοι να βλέπουν το χρόνο των συναδέλφων τους με γενικό τρόπο, χωρίς πρόσβαση σε σημειώσεις ή σε συγκεκριμένους λόγους. 

• Επιτρέψτε στους υπαλλήλους να βλέπουν τις σημειώσεις βάρδιας, τις δραστηριότητες και τα διαλείμματα που περιλαμβάνονται στις βάρδιες των άλλων υπαλλήλων: Απενεργοποιήστε για να περιορίσετε το επίπεδο λεπτομερειών που μπορούν να βλέπουν οι εργαζόμενοι στις βάρδιες του άλλου.

Ετικέτες βάσει Shift στο Teams

Οι ετικέτες βάσει βάρδιας σάς επιτρέπουν να επικοινωνήσετε με τους εργαζόμενους που βρίσκονται σε βάρδια σε πραγματικό χρόνο. Με αυτήν τη δυνατότητα, οι εργαζόμενοι αντιστοιχίζονται αυτόματα ετικέτες που ταιριάζουν με το χρονοδιάγραμμα και το όνομα της ομάδας τους στις Βάρδιες. 

Οι ειδοποιήσεις αποστέλλονται μόνο στους εργαζόμενους που βρίσκονται σε βάρδια τη στιγμή που χρησιμοποιείται η ετικέτα σε μια συνομιλία ή δημοσίευση καναλιού του Teams. 

Οι διαχειριστές πρώτης γραμμής μπορούν να επιλέξουν εάν θα χρησιμοποιούν ετικέτες βάσει βάρδιας στο Teams.  

1. Στο Teams, επιλέξτε την ομάδα σας. 

2. Επιλέξτε Περισσότερες επιλογές > Διαχείριση ομάδαςκαι,  στη συνέχεια, επιλέξτε την καρτέλα Ρυθμίσεις.

3. Στην ενότητα Ετικέτες, ενεργοποιήστε ή απενεργοποιήστε τον διακόπτη Βάρδιες .