Μπορείτε να συγχρονίσετε μια βιβλιοθήκη, μια λίστα επαφών, μια λίστα εργασιών, μια λίστα εργασιών έργου του SharePoint και έναν συγκεκριμένο τύπο εξωτερικής λίστας του SharePoint με το Microsoft Outlook 2010. Επειδή πολλοί χρήστες του SharePoint 2010 χρησιμοποιούν και το Outlook 2010 για τη συνεργασία και το συντονισμό δραστηριοτήτων και έργων, η δυνατότητα συγχρονισμού αυτών των βιβλιοθηκών και των λιστών μπορεί να σας βοηθήσει να γίνεται πιο αποτελεσματικοί, ιδιαίτερα αν εργάζεστε χωρίς σύνδεση ή αν δεν είναι εύκολη η σύνδεσή σας στις τοποθεσίες του SharePoint ανά πάσα στιγμή.
Σε αυτό το άρθρο
Εισαγωγή στο συγχρονισμό περιεχομένου του SharePoint 2010 με το Outlook 2010
Μπορείτε να συγχρονίσετε μια βιβλιοθήκη, μια λίστα επαφών, μια λίστα εργασιών, μια λίστα εργασιών έργου του SharePoint και έναν συγκεκριμένο τύπο εξωτερικής λίστας του SharePoint με το Outlook 2010. Επειδή πολλοί χρήστες του SharePoint 2010 χρησιμοποιούν και το Outlook 2010 για τη συνεργασία και το συντονισμό δραστηριοτήτων και έργων, η δυνατότητα συγχρονισμού αυτών των βιβλιοθηκών και των λιστών μπορεί να σας βοηθήσει να γίνεται πιο αποτελεσματικοί, ιδιαίτερα αν εργάζεστε χωρίς σύνδεση ή αν δεν είναι εύκολη η σύνδεσή σας στις τοποθεσίες του SharePoint ανά πάσα στιγμή.
Για να συγχρονίσετε αυτές τις βιβλιοθήκης και τις λίστες, πρέπει να έχετε εγκαταστήσει το Outlook 2010 στον υπολογιστή-πελάτη και να έχετε δικαιώματα "Συνεργάτης" στη βιβλιοθήκη ή στη λίστα.
Για να βρείτε περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση του SharePoint 2010 με το Outlook 2010, ανατρέξτε στην ενότητα Δείτε επίσης και στο σύστημα Βοήθειας του Outlook 2010.
Εργασία με συγχρονισμένη βιβλιοθήκη εγγράφων
Μπορείτε να συγχρονίσετε μια βιβλιοθήκη του SharePoint μεταξύ του Outlook 2010 και του SharePoint 2010. Αφού συγχρονίσετε τη βιβλιοθήκη, αυτή εμφανίζεται ως φάκελος στο παράθυρο περιήγησης του Outlook, στην περιοχή Λίστες SharePoint.
Όταν χρησιμοποιείτε την άμεση αναζήτηση, το Outlook αναζητά όλα τα συγχρονισμένα έγγραφα του SharePoint. Οι προεπισκοπήσεις εγγράφων που εμφανίζονται στο παράθυρο ανάγνωσης του Outlook σάς επιτρέπουν να περιηγηθείτε εύκολα στα αποτελέσματα αναζήτησης. Ίσως να σας εξυπηρετήσει περισσότερο και να διαπιστώσετε ότι το άνοιγμα και η αποθήκευση των αλλαγών σε έγγραφα του SharePoint γίνεται ταχύτερα μέσω του Outlook. Κατόπιν, μπορείτε να κάνετε προεπισκόπηση, να επεξεργαστείτε και να διαχειριστείτε τα έγγραφα μιας βιβλιοθήκης του SharePoint μέσα από το Outlook. Μπορείτε ακόμα να κατεβάσετε τη βιβλιοθήκη για εργασία χωρίς σύνδεση, να εργαστείτε με τα αρχεία του Office της βιβλιοθήκης, στη συνέχεια να τα ανεβάσετε και πάλι στο Internet και να συγχρονίσετε τις αλλαγές.
Αυτός ο συγχρονισμός είναι μίας κατεύθυνσης ή μονόδρομος, για τα αρχεία του Office. Μπορείτε να κάνετε λήψη των αλλαγών που γίνονται στα αρχεία της βιβλιοθήκης του SharePoint στο Outlook, αλλά δεν μπορείτε να κάνετε αλλαγές σε αρχεία που δεν είναι αρχεία Office στο Outlook και να τα αποστείλετε μετά στη βιβλιοθήκη του SharePoint. Εάν εργάζεστε με το Outlook χωρίς σύνδεση, μπορείτε να επεξεργαστείτε αρχεία του Office, όπως έγγραφα του Word, υπολογιστικά φύλλα του Excel και παρουσιάσεις του PowerPoint. Όταν συνδεθείτε και πάλι στο Internet, μπορείτε να αποστείλετε τις αλλαγές σας στη βιβλιοθήκη του SharePoint. Ωστόσο, το Outlook δεν παρακολουθεί τις αλλαγές που γίνονται σε αυτά τα αρχεία του Office μέσα στη βιβλιοθήκη του SharePoint. Για να έχετε καλύτερα αποτελέσματα, αναλάβετε πρώτα τον έλεγχο αυτών των αρχείων, εάν σχεδιάζετε να κάνετε αλλαγές σε αυτά εκτός σύνδεσης στο Outlook.
Εργασία με συγχρονισμένη λίστα επαφών
Μπορείτε να συγχρονίσετε μια λίστα επαφών του SharePoint μεταξύ του Outlook 2010 και του SharePoint 2010. Με τον συγχρονισμό, μπορείτε να αποθηκεύσετε, να κάνετε κοινή χρήση και να διαχειριστείτε πιο αποτελεσματικά τις επαφές του SharePoint στο Outlook. Μπορείτε ακόμα να κατεβάσετε τη λίστα επαφών για εργασία χωρίς σύνδεση, να εργαστείτε με τις επαφές, να τις ανεβάσετε και πάλι στο Internet και, στη συνέχεια, να τις συγχρονίσετε είτε από το Outlook 2010 είτε από το SharePoint 2010.
Από το Outlook 2010, η συγχρονισμένη λίστα επαφών του SharePoint λειτουργεί όπως και οι άλλοι φάκελοι επαφών του Outlook. Μπορείτε να προβάλετε, να επεξεργαστείτε, να εκτυπώσετε, ακόμα και να καλέσετε αυτές τις επαφές, χρησιμοποιώντας το Microsoft Office Communicator. Μπορείτε να τους στείλετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και αιτήματα συσκέψεων, να χρησιμοποιήσετε κατηγορίες με χρώματα, να αποθηκεύσετε πολλούς αριθμούς τηλεφώνων και διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να συμπεριλάβετε φωτογραφίες επαφής, ηλεκτρονικές επαγγελματικές κάρτες, καθώς και πληροφορίες γενεθλίων και επετείων.
Ο συγχρονισμός της λίστας επαφών είναι διπλής κατεύθυνσης ή αμφίδρομος. Οι αλλαγές που γίνονται στις επαφές στο Outlook συγχρονίζονται αυτόματα με τη λίστα επαφών του SharePoint. Οι αλλαγές που γίνονται στη λίστα επαφών του SharePoint συγχρονίζονται αυτόματα με τις επαφές του Outlook.
Όταν ανοίγετε μια επαφή του SharePoint στο Outlook ή όταν ανοίγετε τη λίστα επαφών στο SharePoint 2010, βλέπετε τις πιο πρόσφατες αλλαγές. Εάν γίνονται αλλαγές στην επαφή του Outlook, ενώ είναι ανοιχτή η λίστα επαφών του SharePoint, πρέπει να ανανεώσετε το πρόγραμμα περιήγησης, για να δείτε τις πιο πρόσφατες αλλαγές στη λίστα του SharePoint. Εάν γίνονται αλλαγές στη λίστα επαφών του SharePoint, ενώ είναι ανοιχτή η επαφή στο Outlook, πρέπει να χρησιμοποιήσετε την εντολή Αποστολή/Παραλαβή, για να δείτε τις πιο πρόσφατες αλλαγές στην επαφή του Outlook.
Εργασία με συγχρονισμένη λίστα εργασιών
Μπορείτε να συγχρονίσετε μια λίστα εργασιών του SharePoint μεταξύ του Outlook 2010 και του SharePoint 2010. Μπορείτε να εργαστείτε τόσο με μια τυπική λίστα εργασιών όσο και με μια λίστα εργασιών έργου, η οποία είναι παρόμοια με την τυπική λίστα εργασιών αλλά παρέχει και μια γραφική απεικόνιση των στοιχείων της εργασίας, που ονομάζεται προβολή Gantt. Μπορείτε ακόμα να κατεβάσετε τη λίστα εργασιών για εργασία χωρίς σύνδεση, να εργαστείτε με τις εργασίες, να τις ανεβάσετε και πάλι στο Internet και, στη συνέχεια, να τις συγχρονίσετε από το Outlook.
Τα περιεχόμενα της συγχρονισμένης λίστας εργασιών εμφανίζονται στην περιοχή "Άλλες εργασίες" του παραθύρου περιήγησης, ενοποιημένες σε μια γραμμή εκκρεμών εργασιών. Για να παρακολουθείτε την κατάσταση, την πρόοδο και το ιστορικό των έργων σας, μπορείτε εσείς και τα μέλη της ομάδας σας να δημιουργείτε, να αναθέτετε, να ενημερώνετε, να ανταποκρίνεστε και να διαγράφετε εργασίες στους δικούς σας φακέλους του Outlook.
Μπορείτε, επίσης, να ορίσετε σημαίες και κατηγορίες για τις συγχρονισμένες εργασίες, όπως θα κάνατε και με τις εργασίες του Outlook. Οι σημαίες και οι κατηγορίες δεν εμφανίζονται στην τοποθεσία του SharePoint, αλλά είναι διαθέσιμες, όταν εργάζεστε με τις συγχρονισμένες εργασίες στο Outlook. Οι ειδοποιήσεις εργασίας του SharePoint είναι πλήρως ενσωματωμένες με τις εργασίες και τα ημερολόγια και μπορείτε να επιλέξετε ρυθμίσεις για την αυτόματη δημιουργία μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ειδοποίησης και υπενθυμίσεων.
Ο συγχρονισμός της λίστας εργασιών είναι διπλής κατεύθυνσης ή αμφίδρομος. Οι αλλαγές που γίνονται σε αυτές τις εργασίες στο Outlook συγχρονίζονται αυτόματα με τη λίστα εργασιών του SharePoint ή με τη λίστα εργασιών έργου. Οι αλλαγές που γίνονται στη λίστα εργασιών του SharePoint ή στη λίστα εργασιών έργου συγχρονίζονται αυτόματα με τις εργασίες στο Outlook. Όταν ανοίγετε την εργασία στο Outlook ή όταν ανοίγετε τη λίστα εργασιών του SharePoint ή τη λίστα εργασιών έργου στο SharePoint 2010, βλέπετε τις πιο πρόσφατες αλλαγές.
Εάν γίνονται αλλαγές στην εργασία του Outlook, ενώ είναι ανοιχτή η λίστα εργασιών του SharePoint, πρέπει να ανανεώσετε το πρόγραμμα περιήγησης, για να δείτε τις πιο πρόσφατες αλλαγές στη λίστα. Εάν γίνονται αλλαγές στη λίστα εργασιών του SharePoint, ενώ είναι ανοιχτή η εργασία στο Outlook, πρέπει να χρησιμοποιήσετε την εντολή Αποστολή/Παραλαβή, για να δείτε τις πιο πρόσφατες αλλαγές στην εργασία του Outlook.
Εργασία με συγχρονισμένη εξωτερική λίστα
Μπορείτε να συγχρονίσετε μια λίστα SharePoint εξωτερικό μεταξύ Outlook 2010 και SharePoint 2010. Εξωτερική λίστα SharePoint δημιουργείται με χρήση υπηρεσιών επαγγελματικών σύνδεσης (BCS) στο SharePoint Designer 2010 και μπορεί να περιλαμβάνει πρόσβαση ανάγνωσης/εγγραφής γραμμή των επαγγελματικών δεδομένων από προελεύσεις δεδομένων, όπως οι SQL Server ή SAP.
Όταν δημιουργείτε έναν τύπο εξωτερικού περιεχομένου στο SharePoint Designer 2010, μπορείτε να τον αντιστοιχίσετε με έναν εγγενή τύπο στοιχείου του Office, όπως μια επαφή ή μια εργασία έτσι, ώστε τα εξωτερικά δεδομένα να φαίνονται και να συμπεριφέρονται ακριβώς όπως ένα στοιχείο επαφής ή εργασίας στο Outlook. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι τα εξωτερικά σας δεδομένα είναι μια λίστα πελατών και ότι θέλετε να προβάλετε αυτά τα εξωτερικά δεδομένα στο Outlook. Επειδή τα δεδομένα για τους πελάτες μοιάζουν πολύ με τις επαφές στο Outlook, μπορείτε να αντιστοιχίσετε αυτόν τον τύπο εξωτερικού περιεχομένου με το στοιχείο επαφής στο Outlook. Αφού συνδέσετε την εξωτερική λίστα με το Outlook χρησιμοποιώντας την εντολή Σύνδεση με Outlook, μπορείτε να δημιουργήσετε, να ενημερώσετε και να διαγράψετε τα εξωτερικά δεδομένα απευθείας από το Outlook, όπως ακριβώς θα δημιουργούσατε και θα ενημερώνατε τις επαφές και τις εργασίες του Outlook.
Πρόσθετα σημεία ενσωμάτωσης
Το Outlook 2010 διαθέτει πρόσθετα σημεία ενσωμάτωσης με το SharePoint 2010, συμπεριλαμβανομένων των εξής:
-
Συμμετάσχετε σε ηλεκτρονικές συζητήσεις με χρήση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
-
Εμφάνιση ημερολογίων του SharePoint 2010 και του Outlook 2010 σε παράθεση
-
Διαχείριση ειδοποιήσεων του SharePoint και τροφοδοσιών RSS
-
Δημιουργία χώρου εργασίας συσκέψεων
-
Χρήση Τμημάτων Web του Outlook στο SharePoint 2010 για την εμφάνιση, για παράδειγμα, μηνυμάτων του Outlook
-
Χρήση του προσθέτου Outlook Social Connector για τη διαχείριση τροφοδοσιών κοινωνικού δικτύου από συναδέλφους
Για να βρείτε περισσότερες πληροφορίες σχετικά με αυτά τα πρόσθετα σημεία ενσωμάτωσης, ανατρέξτε στα συστήματα Βοήθειας του Outlook 2010 και του SharePoint.
Συγχρονισμός βιβλιοθήκης του SharePoint με το Outlook 2010
-
Στο πρόγραμμα περιήγησης, μεταβείτε στην τοποθεσία του SharePoint όπου βρίσκεται η βιβλιοθήκη την οποία θέλετε να συγχρονίσετε.
-
Επιλέξτε το όνομα της βιβλιοθήκης στη Γρήγορη εκκίνηση ή κάντε κλικ στην επιλογή Ενέργειες τοποθεσίας, επιλέξτε το στοιχείο Προβολή όλου του περιεχομένου τοποθεσίας και, στη συνέχεια, στην κατάλληλη ενότητα βιβλιοθηκών, επιλέξτε το όνομα της βιβλιοθήκης.
Σημείωση: Μια τοποθεσία του SharePoint μπορεί να τροποποιηθεί σημαντικά σε εμφάνιση και περιήγηση. Εάν δεν μπορείτε να εντοπίσετε μια επιλογή, όπως μια εντολή, ένα κουμπί ή μια σύνδεση, επικοινωνήστε με το διαχειριστή του SharePoint.
-
Στην Κορδέλα, στην καρτέλα Βιβλιοθήκη, στην ομάδα Σύνδεση & Εξαγωγή, κάντε κλικ στην επιλογή Σύνδεση στο Outlook.
-
Όταν σας ζητηθεί να ανοίξετε ένα πρόγραμμα στον υπολογιστή σας, κάντε κλικ στο κουμπί Αποδοχή.
-
Εάν σας ζητηθεί να επιβεβαιώσετε τη λειτουργία, κάντε κλικ στο κουμπί Ναι.
Στο Outlook, η βιβλιοθήκη προστίθεται στη παράθυρο περιήγησης, στην περιοχή Λίστες SharePoint. Τα αρχεία της βιβλιοθήκης συμπεριφέρονται παρόμοια με τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Όταν πρόκειται για αρχεία του Office, κάντε κλικ στο αρχείο για να δείτε μια προεπισκόπησή του στο παράθυρο ανάγνωσης ή κάντε διπλό κλικ επάνω του για να το ανοίξετε. Κάντε δεξιό κλικ στο αρχείο για περισσότερες επιλογές.
Σημειώσεις:
-
Εάν η βιβλιοθήκη έχει υποφακέλους και θέλετε να έχετε πρόσβαση σε όλα τα αρχεία μέσω του Outlook, προβάλλετε το ανώτατο επίπεδο της βιβλιοθήκης και συνδέστε την με το Outlook. Από προεπιλογή, αν βρίσκεστε σε έναν υποφάκελο της βιβλιοθήκης και συνδέσετε τη βιβλιοθήκη στο Outlook, θα συνδεθούν μόνο τα περιεχόμενα του συγκεκριμένου φακέλου.
-
Για να αποκτήσετε πρόσβαση στα περιεχόμενα ενός μόνο φακέλου από το Outlook, έχετε δύο επιλογές. Εάν δεν είναι ανοιχτός ο φάκελος με τα αρχεία στα οποία θέλετε να αποκτήσετε πρόσβαση μέσω του Outlook, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στο φάκελο, κάντε κλικ στο βέλος με την ένδειξη Μενού "Άνοιγμα" που εμφανίζεται και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Σύνδεση στο Outlook. Εάν ο φάκελος με τον οποίο θέλετε να συνδεθείτε είναι ήδη ανοιχτός, ακολουθήστε τα βήματα για τη σύνδεση μιας βιβλιοθήκης.
-
Αφού συνδέσετε μια βιβλιοθήκη στο Outlook, μπορείτε να προσκαλέσετε άλλα μέλη της ομάδας να συνδεθούν με τη βιβλιοθήκη. Κάντε δεξιό κλικ στο όνομα της βιβλιοθήκης στο Outlook και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Κοινή χρήση αυτού του φακέλου.
Συγχρονισμός λίστας επαφών του SharePoint με τις επαφές του Outlook 2010
-
Στο πρόγραμμα περιήγησης, μεταβείτε στην τοποθεσία του SharePoint όπου βρίσκεται η λίστα επαφών την οποία θέλετε να συγχρονίσετε.
-
Κάντε κλικ στο όνομα της λίστας επαφών στη Γρήγορη εκκίνηση ή κάντε κλικ στην επιλογή Ενέργειες τοποθεσίας, κάντε κλικ στο στοιχείο Προβολή όλου του περιεχομένου τοποθεσίας και, στη συνέχεια, στην κατάλληλη ενότητα λίστας, επιλέξτε το όνομα της λίστας επαφών.
Σημείωση: Μια τοποθεσία του SharePoint μπορεί να τροποποιηθεί σημαντικά σε εμφάνιση και περιήγηση. Εάν δεν μπορείτε να εντοπίσετε μια επιλογή, όπως μια εντολή, ένα κουμπί ή μια σύνδεση, επικοινωνήστε με το διαχειριστή του SharePoint.
-
Στην Κορδέλα, στην καρτέλα Λίστα, στην ομάδα Σύνδεση & Εξαγωγή, κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα στο Outlook.
-
Όταν σας ζητηθεί να συνδέσετε τις επαφές του SharePoint με το Outlook, κάντε κλικ στο κουμπί OK.
Στο Outlook 2010, οι επαφές προστίθενται στην περιοχή Επαφές του παραθύρου περιήγησης.
Συγχρονισμός λίστας εργασιών του SharePoint με τις εργασίες του Outlook 2010
-
Στο πρόγραμμα περιήγησης, μεταβείτε στην τοποθεσία του SharePoint όπου βρίσκεται η λίστα εργασιών ή η λίστα εργασιών έργου τις οποίες θέλετε να συγχρονίσετε.
-
Κάντε κλικ στο όνομα της εργασίας ή της λίστας εργασιών έργου στη Γρήγορη εκκίνηση ή κάντε κλικ στην επιλογή Ενέργειες τοποθεσίας, κάντε κλικ στο στοιχείο Προβολή όλου του περιεχομένου τοποθεσίας και, στη συνέχεια, στην κατάλληλη ενότητα λίστας, επιλέξτε το όνομα της εργασίας ή της λίστας έργου.
Σημείωση: Μια τοποθεσία του SharePoint μπορεί να τροποποιηθεί σημαντικά σε εμφάνιση και περιήγηση. Εάν δεν μπορείτε να εντοπίσετε μια επιλογή, όπως μια εντολή, ένα κουμπί ή μια σύνδεση, επικοινωνήστε με το διαχειριστή σας.
-
Στην Κορδέλα, στην καρτέλα Λίστα, στην ομάδα Σύνδεση & Εξαγωγή, κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα στο Outlook.
-
Όταν σας ζητηθεί να συνδέσετε τη λίστα επαφών του SharePoint με το Outlook, κάντε κλικ στο κουμπί OK.
Στο Outlook 2010, οι εργασίες προστίθενται στην περιοχή Άλλες εργασίες του παραθύρου περιήγησης και στη γραμμή εκκρεμών εργασιών.
Σημείωση: Μπορείτε να εργάζεστε με τις εργασίες σας από την τοποθεσία του SharePoint παρόμοια όπως εργάζεστε με τις εργασίες σας στο Outlook. Μπορείτε να σύρετε ή να αντιγράψετε εργασίες μεταξύ των φακέλων για το Outlook και την τοποθεσία του SharePoint. Ωστόσο, οι αιτήσεις επαναλαμβανόμενων εργασιών από το Outlook μετατρέπονται σε κανονικές εργασίες στην τοποθεσία του SharePoint.
Συμβουλή: Αφού συνδέσετε μια λίστα εργασιών ή μια λίστα εργασιών έργου στο Outlook, μπορείτε να στείλετε ένα μήνυμα κοινής χρήσης σε άλλα μέλη της ομάδας, καλώντας τα να συνδεθούν στις εργασίες. Κάντε δεξιό κλικ στο όνομα της λίστας στο Outlook και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην εντολή Κοινή χρήση όνομα_λίστας_εργασιών. Με τον τρόπο αυτό δημιουργείται ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιέχει μια σύνδεση και μια εντολή για τη σύνδεση με τη λίστα.
