Ανάκτηση δεδομένων Συγκεντρωτικού Πίνακα ενός στοιχείου φίλτρου αναφοράς κάθε φορά

1. Βεβαιωθείτε ότι η εντολή Οδηγός Συγκεντρωτικού Πίνακα και Συγκεντρωτικού Γραφήματος βρίσκεται στη Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης. Εάν δεν το βλέπετε, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

   Πού βρίσκεται η Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης;

   1. Κάντε κλικ στο βέλος δίπλα από τη Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης και, στη συνέχεια, επιλέξτε Περισσότερες εντολές.

   2. Στην περιοχή Επιλογή εντολών από, επιλέξτε Όλες οι εντολές.

   3. Στη λίστα, επιλέξτε Οδηγός Συγκεντρωτικού Πίνακα και Συγκεντρωτικού Γραφήματος, κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

2. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο εικονίδιο του Οδηγού Συγκεντρωτικού Πίνακα και Συγκεντρωτικού Γραφήματος στη Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης.

3. Στη σελίδα Βήμα 1 του οδηγού, επιλέξτε Εξωτερική προέλευση δεδομένων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

4. Στη σελίδα Βήμα 2 του οδηγού, κάντε κλικ στην επιλογή Λήψη δεδομένων.

5. Σύνδεση με προέλευση δεδομένων.

   Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο σύνδεσης σε μια προέλευση δεδομένων ODBC, ανατρέξτε στο θέμα Χρήση του Microsoft Query για την ανάκτηση εξωτερικών δεδομένων.

6. Στη σελίδα Βήμα 3 του οδηγού, κάντε κλικ στην επιλογή Διάταξη.

7. Στο παράθυρο διαλόγου Διάταξη , σύρετε ένα ή περισσότερα πεδία στην περιοχή Φίλτρο αναφοράς .

8. Για κάθε πεδίο φίλτρου αναφοράς, κάντε τα εξής:

   1. Κάντε διπλό κλικ στο πεδίο.

      Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλογές πεδίου Συγκεντρωτικού Πίνακα για προχωρημένους .

   2. Για να ανακτάτε μόνο ενημερωμένα δεδομένα από την προέλευση δεδομένων κάθε φορά που επιλέγετε ένα νέο στοιχείο σε ένα φίλτρο αναφοράς, κάντε κλικ στην επιλογή Ερώτημα εξωτερικής προέλευσης δεδομένων καθώς επιλέγετε κάθε στοιχείο πεδίου φίλτρου αναφοράς (απαιτεί λιγότερη μνήμη).

      Για να αποτρέψετε τη μετακίνηση ενός πεδίου φίλτρου αναφοράς στις περιοχές Ετικέτες γραμμών, Ετικέτες στηλών ή Τιμές, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Απενεργοποίηση συγκεντρωτικής προβολής αυτού του πεδίου (συνιστάται).

      Για να επιστρέψετε στην προεπιλεγμένη λειτουργία, ανακτώνται όλα τα δεδομένα από την προέλευση δεδομένων κάθε φορά που επιλέγετε ένα νέο στοιχείο σε ένα φίλτρο αναφοράς, κάντε κλικ στην επιλογή Ανάκτηση εξωτερικών δεδομένων για όλα τα στοιχεία πεδίου φίλτρου αναφοράς (ταχύτερες επιδόσεις).

Μπορείτε να ρυθμίσετε τις παραμέτρους ενός φίλτρου αναφοράς για την ανάκτηση επιλεγμένων δεδομένων από την προέλευση δεδομένων ενός Συγκεντρωτικού Πίνακα, χρησιμοποιώντας το παράθυρο διαλόγου Επιλογές πεδίου Συγκεντρωτικού Πίνακα για προχωρημένους στον Οδηγό Συγκεντρωτικού Πίνακα και Συγκεντρωτικού Γραφήματος. Από προεπιλογή, το Microsoft Office Excel ανακτά όλα τα δεδομένα προέλευσης για έναν Συγκεντρωτικό Πίνακα, τα οποία περιλαμβάνουν δεδομένα που έχουν φιλτραριστεί (και, επομένως, δεν εμφανίζονται στην αναφορά), κατά τη δημιουργία ή την ανανέωση αναφοράς. Όταν ρυθμίζετε τις παραμέτρους ενός φίλτρου αναφοράς για την ανάκτηση δεδομένων μόνο για το στοιχείο που καθορίζετε στο φίλτρο, μπορείτε να ανακτήσετε μικρότερους όγκους δεδομένων ανάλογα με τις ανάγκες. Κάθε φορά που εμφανίζετε ένα διαφορετικό στοιχείο στο φίλτρο, ανακτάται μόνο το υποσύνολο των δεδομένων για το νέο στοιχείο. Μπορείτε να ρυθμίσετε όσα φίλτρα αναφοράς θέλετε και, στη συνέχεια, να τα εφαρμόσετε ανάλογα με τις ανάγκες σας.

Πώς επηρεάζονται οι επιδόσεις

Όταν ένα φίλτρο αναφοράς έχει ρυθμιστεί για την ανάκτηση δεδομένων για ένα ή περισσότερα (αλλά όχι για όλα) στοιχεία, το στοιχείο (Όλα) που συνοψίζει το πλήρες σύνολο δεδομένων δεν είναι διαθέσιμο (απενεργοποιημένο) και η εντολή Εμφάνιση σελίδων φίλτρου αναφοράς (στην καρτέλα Επιλογές , στην ομάδα Συγκεντρωτικός Πίνακας , όταν κάνετε κλικ στο βέλος δίπλα στο στοιχείο Επιλογές) δεν είναι επίσης διαθέσιμη. Κάθε φορά που επιλέγετε ένα διαφορετικό στοιχείο, ανακτάτε λιγότερα δεδομένα, αλλά εξακολουθείτε να πρέπει να περιμένετε την ανάκτηση των δεδομένων. Εάν ο υπολογιστής σας αποσυνδεθεί από την εξωτερική προέλευση δεδομένων, δεν θα μπορείτε να επιλέξετε ένα διαφορετικό στοιχείο μέχρι να μπορέσετε να συνδεθείτε ξανά με την προέλευση δεδομένων. Ωστόσο, αυτή η επιλογή σάς επιτρέπει να εργάζεστε με πολύ μεγαλύτερους όγκους δεδομένων από ό,τι θα μπορούσατε διαφορετικά.

Εάν ανακτήσετε όλα τα δεδομένα για όλα τα στοιχεία, η αρχική λειτουργία ανάκτησης δεδομένων μπορεί να διαρκέσει περισσότερο, αλλά, στη συνέχεια, μπορείτε να επιλέξετε νέα στοιχεία στο φίλτρο αναφοράς χωρίς καθυστέρηση, επειδή όλα τα δεδομένα που χρειάζεστε φορτώνονται στη μνήμη του υπολογιστή σας. Μπορείτε επίσης να ανοίξετε μια σύνοψη του πλήρους συνόλου δεδομένων, επιλέγοντας το στοιχείο (Όλα) και αναδιοργανώνοντας την αναφορά για να χρησιμοποιήσετε τα φίλτρα αναφοράς σε άλλες περιοχές. Η επιλογή (Όλα) παρέχει τη μεγαλύτερη ευελιξία όταν η συνολική ποσότητα των δεδομένων που θα ανακτηθούν βρίσκεται εντός των διαθέσιμων ορίων μνήμης του υπολογιστή σας.

Μετακίνηση φίλτρων αναφοράς

Εάν σύρετε ένα φίλτρο αναφοράς που έχει ρυθμιστεί για την ανάκτηση όλων των δεδομένων για όλα τα στοιχεία σε άλλη θέση, για παράδειγμα, εάν προσπαθήσετε να το μετατρέψετε σε ετικέτα γραμμής, το Excel προσπαθεί να ανακτήσει τα δεδομένα για όλα τα στοιχεία και ενδέχεται να εξαντληθούν οι πόροι του υπολογιστή. Ωστόσο, μπορείτε να εμποδίσετε ένα χρήστη να το κάνει αυτό. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στην ενότητα Ανάκτηση δεδομένων φίλτρου αναφοράς για κάθε στοιχείο ή για όλα τα στοιχεία.

Ανάκτηση δεδομένων για στοιχεία όταν ένα φίλτρο αναφοράς δεν είναι διαθέσιμο

Αυτή η δυνατότητα χρήσης αυτής της δυνατότητας δεν είναι διαθέσιμη στις ακόλουθες περιπτώσεις:

• Οι αναφορές που βασίζονται σε δεδομένα προέλευσης από OLAP βάσεις δεδομένων ζητούν αυτόματα δεδομένα ανάλογα με τις ανάγκες και, επομένως, μην χρησιμοποιήσετε αυτήν τη δυνατότητα.

• Ο Συγκεντρωτικός Πίνακας κάνει κοινή χρήση του cache δεδομένων με έναν ή περισσότερους άλλους Συγκεντρωτικούς Πίνακες.

• Το πρόγραμμα οδήγησης ODBC για την εξωτερική βάση δεδομένων που υποβάλετε ερώτημα δεν υποστηρίζει ερωτήματα παραμέτρων. Τα προγράμματα οδήγησης ODBC που παρέχονται με το Microsoft Office υποστηρίζουν όλα τα ερωτήματα παραμέτρων υποστήριξης. Μπορείτε να επικοινωνήσετε με τρίτους προμηθευτές προγραμμάτων οδήγησης, για να διαπιστώσετε αν τα προγράμματα οδήγησης έχουν αυτήν την υποστήριξη.